Slik kan du rigge en tilflyttertjeneste

Introduksjon

Denne artikkelen tar for seg hvordan en distriktskommune kan etablere en velfungerende tilflyttertjeneste med mange lokale medspillere. Det handler ikke om et enkelt vedtak eller å opprette en stilling, men et langsiktig arbeid for å etablere en tjeneste som hele kommunen - både i og utenfor rådhuset - står samlet om.

Lokalt handlingsrom til å påvirke egen utvikling

Selv om det finnes forhold, som sentralisering og andre samfunnskrefter, som verken kommunen eller næringslivet rår over, finnes det alltid et lokalt handlingsrom til å påvirke egen utvikling. Innsats for at folk skal trives og velge å bli boende er en vinn-vinn-situasjon. Lykkes kommuner, næringsliv og lokalsamfunn med dette, gir det grunnlag for vekst og god samfunnsutvikling.

Det er spesielt viktig å være oppmerksom på at innvandreres stedstilhørighet ofte er svak. De trenger derfor ekstra oppmerksomhet dersom kommunen og næringslivet ønsker at de skal bli.

Anbefalinger, råd og inspirasjon

Dette er ingen fasit på hva som er den beste måten å etablere en tilflyttertjeneste, men heller en mulighet til å bli inspirert og lære av hva andre kommuner har gjort. Vi støtter oss på kunnskap om inkludering- og tilflyttingsarbeid i norske distriktskommuner, satt i sammenheng med medvirkning og betydningen av gode prosesser i samfunnsutviklingsarbeid. Både fagkunnskap, verktøy og metoder er prøvd ut av Namsskogan kommune i Trøndelag. De vedtok i 2019 å etablere en ny tjeneste og ansette en etableringskoordinator for å motvirke befolkningsnedgang.

Arbeidet kan ta utgangspunkt i at en eller flere personer tar initiativ til å sette igang et arbeid for å bremse fraflyttingen. Det kan være en politiker eller kommunal leder som ser sammenhengen mellom grunnlaget for å opprettholde viktige tjenester som skole og barnehage, og at folk flytter fordi de ikke trives i lokalsamfunnet eller mangler jobb. Det kan også være et initiativ som fremmes overfor kommuneledelsen fra næringsliv, bygdelag, eller lignende i et lokalsamfunn.

Denne teksten tar for seg fasene fra idé eller erkjennelse av at vi har et problem med fraflytting, til at kommunen klarer å realisere/etablere en tjeneste som er godt forankret hos politikere, ansatte i kommunen og i lokalsamfunnet. En slik tjeneste vil påvirke politiske prioriteringer, arbeidet i kommunens tjenesteområder og innsats fra næringsliv, frivillighet og innbyggere.

En prosjektleder eller en enkelt kommuneansatt kan ikke klare jobben alene. I arbeidet med å rigge en velfungerende tilflyttertjeneste trengs det vilje, forankring, kommunikasjon, prioritering og mobilisering. Det tar tid å få mange med på laget, og det tar tid å bygge utviklingskapasitet. Det første steget kan være å invitere en eller flere i kommunes ledergruppe til å reflektere over disse spørsmålene:

  • Hvorfor setter vi igang disse prosessene nå?
  • Hva kan bli effekten av dette på sikt?
  • Hva drømmer vi om?

Det videre utviklingsarbeidet kan gå over mange måneder, kanskje ett helt år og i flere faser.

Betydningen av gode prosesser som foregår i flere faser

Vi anbefaler at kommunen i arbeidet med å etablere en ny tilflyttertjeneste planlegger en prosess som går over tid og i flere faser. Disse fasene vil gli over i hverandre, og kan i noen tilfeller også bevege seg både frem og tilbake. Nøkkelen til å lykkes er å ikke hoppe over enkeltfaser, men heller å stoppe opp og reflektere over hva du trenger mer kunnskap om, og hvilke videre prosesser du bør gjennomføre.

Hvor arbeidskrevende det blir kommer også an på hva kommunen allerede har gjort, og hvilket ståsted de og samarbeidspartnere i lokalsamfunnet har fra før. Arbeidet påvirkes også av hvor i kommunens planverk dette hører hjemme, og av eventuelle pågående planprosesser.

Artikkelen er delt inn i faser som handler om:

  • innsikt i kommunes situasjon
  • planlegging
  • politisk og administrativ behandling
  • utvikling og organisering
  • samarbeid (samfunnskontrakter) med næringsliv, frivillighet og innbyggere
  • realisering

Det trenger ikke nødvendigvis å være en kronologisk rekkefølge. Før målet er nådd vil du ha behov for mange delprosesser, som hver må bestå av åpne- og lukkefaser. Det meste kan du planlegge og gjennomføre digitalt, selv om det noen ganger kan være et ønske om å samles fysisk. Namsskogan kommune har for eksempel gjennomført delvis digital folkevalgtopplæring med hele kommunestyret, hovedtillitsvalgte og den administrative ledelsen som et ledd i forankringsarbeidet

Artikkelen tar videre for seg fagstoff du kan bringe inn de ulike fasene, og forslag til prosesser du kan gjennomføre.

Eksempel fra Namskogan

Namsskogan kommune har etablert en tilflyttertjeneste (2020/2021) og ansatt en prosjektleder (etableringskoordinator) over 3 år, inspirert av tilflyttertjenesten i Åre kommune i Sverige. Prosjektleder er direkte underlagt kommunedirektøren, men samarbeider tett med daglig leder i Namsskogan utvikling (kommunen og næringslivet sin næringssatsing) i det daglige arbeidet. Erfaringer som Namsskogan kommune har gjort seg i arbeidet med å etablere tilflyttertjenesten er en del av grunnlaget for denne artikkelen.

Distriktssenteret følger kommunen tett, og artikkelen oppdateres etterhvert som det kommer nye erfaringer til.

Se også artikkel i Namdalsavisa (3. mai 2020) om kommunen som skal ta bedre vare på innflyttere slik at de gror fast.

Les disse rådene før du setter i gang!

01 Fase 1 Innsikt i kommunens situasjon

Ønsket resultat av fase 1

Økt innsikt og realitetsorientering. Kommunens administrative ledelse og politikere erkjenner egen situasjon, og at noe må gjøres.

Forslag til tiltak for å oppnå ønsket resultat: Arbeidsverksted med kunnskapspåfyll og prosessarbeid. Ett verksted med kommunens administrative ledelse, og ett arbeidsverksted med kommunestyret. Inviter gjerne næringsliv og frivillighet inn. Verkstedene kan gjennomføres fysisk eller på video.

Denne fasen handler om å gi kommunens politiske og administrative ledelse en omforent forståelse av kommunens behov for å holde på tilflyttere. Lokalpolitikere og administrasjon er hovedmålgruppe her.

Samtidig kan du gjerne starte arbeidet med å involvere næringsliv og frivillighet. Næringsliv og frivillighet er en avgjørende del av løsningen, og det er en fordel om de er med på "reisen" fra starten av. Det vil alltid være behov for reforankring. Denne fasen kan derfor gjenbesøkes ved behov og er særlig aktuell i overgangen til ny kommunestyreperiode. Se også fase 4 for en prosess som også kan fungere for reforankring.

Ordfører og rådmann har hovedansvar for denne fasen. Kommuneledelsen kan få en omforent forståelse gjennom arbeidsverksted som består av både kunnskapspåfyll og diskusjonsgrupper (drøfting). Det vil ofte være aktuelt med to ulike verksteder: Ett med administrasjonen og ett med kommunestyret. Hvilket som bør arrangeres først må du tilpasse din egen kommune. For politikerne kan arbeidsverkstedet legges som en bolk i kommunestyremøtet, eller som del av folkevalgtopplæringen.

Kunnskapspåfyll

De siste 10 - 15 årene har innvandrere bidratt med arbeidskraft, og til å opprettholde befolkningen i mange distriktskommuner. På mindre steder har de gjort det mulig å opprettholde skoler, barnehager og andre viktige tjenestetilbud.

Stadig flere distriktskommuner opplever nå negativ befolkningsutvikling. Prognoser fremover viser at de minst sentrale distriktskommunene går en usikker framtid i møte. Aldrende befolkning, unge som flytter i forbindelse med utdanning og karrierevalg, og stor usikkerhet om innvandringen fremover, gjør det stadig viktigere å ta vare på de nye innbyggerne. Nedenfor finner du noen aktuelle kunnskapskilder for å forstå din egen kommunes situasjon.

Forslag til prosess

Selve prosessen kan gjennomføres ved at deltakerne er samlet fysisk eller på video.

Gjennom et prosessarbeid får alle mulighet til å diskutere hva de har hørt, hva tilflyttere (innvandrere) betyr for kommunen, og de får bidra med innspill om prioriteringer og mulige tiltak i kommunen. Tilrettelegg for både refleksjon og diskusjon. Bruk gjerne metoden individuell-gruppe-plenum (IGP). Da får alle bearbeidet inntrykk individuelt, før kommentarer, meninger og forslag deles med andre. En bordvert bør sørge for at alle kommer til orde, og at tidsplan holdes. Til slutt deles gruppediskusjonen i plenum for å få fram mangfold i synspunkt, og synspunkt det er enighet om.

Passe gruppestørrelser er 4 - 6 personer. Ved gjennomføring på video kan gruppene sitte sammen fysisk, og koble seg på plenum via nett. Om ingen sitter sammen fysisk, kan du lage egne virtuelle rom for hver gruppe som hver enkelt person kobler seg på. I Teams kan du lage egne møteinnkallinger eller chatter for hver gruppe. I videokonferanseverktøyet Zoom er det gode løsninger for veksling mellom grupper og plenum i samme møte. Andre videokonferanseverktøy kan også brukes.

02 Fase 2 Planlegge

Ønsket resultat

Sammenstilt innsikt om din egen kommunes situasjon, og overordnet prosessplan frem mot etablering og realisering av tilflyttertjeneste.

Rådmannen har hovedansvar og må eventuelt peke ut en person som har ansvar for å gjennomføre og koordinere. Den administrative personen holder tak i prosessene og sikrer fremdriften. Tett og god dialog med politisk ledelse underveis sikrer et relevant og godt beslutningsgrunnlag.

I denne fasen bør du også planlegge hva som skal skje i etterkant av et eventuelt positivt kommunestyrevedtak.

Denne fasen glir over i, og må sees i sammenheng med, den administrative og politiske behandlingen.

Viktige spørsmål:

  • Har innsikt i egen kommunes situasjon gitt kommunens ledelse grunnlag for å ta fatt på et utviklingsarbeid?
  • Hva trenger vi å vite mer om for å lage et godt beslutningsgrunnlag for politikerne?
  • Har vi behov for å vite mer om næringslivet sitt ståsted og deres behov for arbeidskraft?
  • Finnes det allerede planlagte eller igangsatte prosesser dette arbeidet bør kobles på? (for eksempel planprosesser)
  • Hvem må vi ha med på laget? Før politisk behandling (på kort sikt) og for å iverksette et eventuelt positivt politisk vedtak?
  • Skal vi ansette folk eller omprioritere ressurser vi allerede har?
  • Har vi behov for å etablere en helt ny tjeneste i kommunen, eller bør vi se på innholdet i de eksisterende tjenestene?
  • Hva er realistisk fremdriftsplan?
  • Hva bør politikerne få mene noe om, og hva kan administrasjonen planlegge og sette igang av tiltak?
  • Hvilke aktiviteter kan vi foreslå allerede nå?

03 Fase 3 Politisk og administrativ behandling

Ønske resultat av fase 3

Konsensus og vilje. Enstemmig kommunestyrevedtak om å prioritere ressurser og sette i gang.

På bakgrunn av innsiktsfase, planlegging og videre utredning har rådmannen fått frem argumenter som innarbeides i saksframlegget. Rådmannen bør presentere forslag til en prosessplan og ønsket resultat som politikerne kan ta stilling til og komme med innspill på.

En viktig nøkkel for å lykkes, er bredest mulig enighet om ønsket resultat og det å sette i gang utviklingsarbeidet. Når saken legges frem til politisk behandling, er det allerede gjennomført prosesser i administrasjonen og blant politikere (innsiktfase) som har ført til god forståelse for at det er nødvendig å ta grep, og at alle er enige om hvor en vil.

I samfunnsutviklingsarbeid bør det ikke være «godt nok» med flertall. Når saken kommer opp til politisk behandling bør saken være så godt utredet at det ikke oppstår uenighet om hva vi vil, men heller en diskusjon om prioriteringer og hvordan.

Forhold som bør være utredet:

 

  • Avklare de interne ressurser som skal brukes i saksforberedelsen og til oppfølging av kommunestyrevedtak.
  • Organisering (Forslag til bredt sammensatt styringsgruppe, kobling til næringssatsing og annet samfunnsutviklingsarbeid).
  • Forslag til overordnet prosjektplan/prosessplan
  • Kostnader og finansieringsmuligheter (lønn og drift)
  • Interne ressurser ut over eventuell prosjektleder, behov for arbeidsgruppe.
  • Fordeler og ulemper ved samarbeid med nabokommuner, regionråd, fylkeskommunen eller andre
  • Støtte i det gjeldende planverket. Eventuelt se i sammenheng med planlagte/pågående planprosesser.

I klippet under forteller Tillväxtchef i Åre kommune, Martin Söderström, om hvor viktig det er at satsingen forankres i kommunalt planverk. Mange temaplaner kan bli byråkratisk og tungvint. Isteden for en egen temaplan for inkludering og tilflytting, kan satsingen forankres i kommuneplanens samfunnsdel.

04 Fase 4 Utvikle og organisere

Ønsket resultat av fase 4

Innhentet kunnskap som vi trenger for å detaljplanlegge og realisere. Detaljert prosessplan for arbeid frem mot realisering. Fortsatt konsensus og vilje. 

Forslag til tiltak for å oppnå ønsket resultat: Innhente erfaringer fra andre, interessent-/aktøranalyse, studiebesøk, dialog med nøkkelpersoner i næringsliv og frivillighet, dialog med tilflyttere om deres erfaringer og behov, folkevalgtopplæring (ved behov for å reforankre i nytt kommunestyre), lage kommunikasjonsplan, lyse ut stilling.

Å stille gode spørsmål er noe av det viktigste vi gjør i utviklingsarbeid. Når arbeidet med å utvikle og organisere den nye»tilflyttertjenesten» har kommet igang, er problemet snudd til et ønske om å oppnå en effekt som ellers ikke ville kommet. Spørsmålet er nå: Hvordan kan vi oppnå denne effekten? Ordet hvordan er et kraftfullt spørsmål som ansporer nysgjerrighet og utforsking av muligheter.

Et overordnet ønsket resultat bør formuleres så tidlig som mulig i prosessen, justér heller underveis. Vi har etablert en tjeneste for å ta vare på tilflyttere kan for eksempel være formuleringen som brukes om ønsket resultat.

Spørsmål å stille i denne fasen kan være:

  • Hvilke konkrete tjenester eller resultater vil vi sitte igjen med når prosessen er ferdig?
  • Hva er delmålene underveis i prosessen? Hva trenger vi av kunnskap og prosesser for å nå de?
  • Hvem har vært involvert og hvilke prosesser har vi gjennomført?
  • Har vi god nok interessent-/aktøranalyse?
  • Hvilke prioriteringer har kommunens administrative og politiske ledelse gjort underveis?
  • Hva ønsker vi at de som har vært involvert forteller når prosessen er over og vi har etablert en ny tjeneste?
  • Hvilke nye relasjoner er dannet internt i kommuneorganisasjonen og med aktører i næringsliv, frivillighet og samfunn for øvrig?
  • Kan erfaringer fra andre gi inspirasjon og nyttige innspill. Hvordan kan vi lære av andres erfaringer?

Felles studietur kan gi nye tanker og sterkere felles forståelse for at dette er noe vi skal gjøre sammen. Den politiske og administrative ledelsen i Namsskogan, leder for frivilligsentralen og den lokale næringsforeningen reiste til Åre og ble inspirert til å fortsette arbeidet hjemme. Representanter fra næringslivet og frivilligheten oppsummerer det de lærte slik:

Representanter for administrativ og politisk ledelse oppsummerer hva de tar med seg i sitt arbeid slik:

Kunnskapspåfyll og forslag til prosess

05 Fase 5 Kontakt med næringslive, frvillighet og innbyggere

Ønsket resultat av fase 5

Opplevd felles ansvar for inkludering av tilflyttere hos kommune, næringsliv og frivillighet. En inkluderende kultur. Aktiviteter og tiltak eies og gjennomføres av flere aktører.


Forslag til tiltak for å oppnå ønsket resultat: Dialog med næringsliv, frivillighet, tilflyttere og innbyggere generelt.


I denne fasen er oppmerksomheten på aktører utenfor kommuneorganisasjonen: næringsliv, frivillighet og innbyggerne generelt. Glem ikke å involvere dem de gjelder - tilflytterne. Å inkludere tilflyttere er et felles ansvar. Tidligere i prosessen har nøkkelpersoner i næringsliv og frivillighet vært med. Nå er tiden inne for å involvere bredere og dypere.

For å treffe bredest og best mulig, bør du bruke ulike måter å involvere. Flere trinn i medvirkningstrappa er aktuelle. Folk er ulike og er på ulike arenaer. Ved å bruke forskjellige metoder treffer du sannsynligvis flere. Samtidig er det begrenset hvor omfattende involvering som er mulig med få ressurser. Vær bevisst på hva du bør prioritere.

Se artikkel om argumenter for innbyggerinvolvering for informasjon om hva  du kan oppnå gjennom god involvering, samt en del tips og verktøy. I denne artikkelen om Piteå kommune, kan du lese om hvordan du kan forankre involveringarbeidet i kommuneorganisasjonen, samt gode råd om hvordan gjennomføre prosesser.

Utover konkrete medvirkningstiltak som folkemøter og lignende, er den uformelle dialogen viktig. Hvordan nøkkelpersoner som lokalpolitikere, næringslivsledere, skoleledere, og andre med større nettverk og høyere status snakker og oppfører seg kan ha like mye å si som aktiviteter og tiltak som skal engasjere folk. Det er viktig å være oppmerksom på at nøkkelpersoner kan fungere som rollemodeller.

Arbeid er bli-faktor nummer én, og uten det lokale næringslivet på laget vil ikke tilflyttertjenesten fungere. Det er svært viktig at næringslivet involveres tidlig, slik at arbeidet blir godt forankret og at de har mulighet til å bidra med sin kunnskap og kompetanse. Et godt samarbeid med næringslivet handler om at tilflyttertjenesten skal fungere slik den er ment: Tjenesten bør ta noe av belastningen som kan oppstå når personer fra andre kulturer og med annet morsmål ansettes, eks. ved å oppklare misforståelser og bidra til å ordne opp i konflikter. Veiledning er sentralt. Samtidig må selvsagt næringslivet selv, være sitt samfunnsansvar bevisst.

Nøkkelpersoner, som for eksempel leder i frivillighetssentral og leder i næringsforening, skal nå ha god kjennskap til arbeidet, og er viktige ressurser for å involvere sitt nettverk i arbeidet. Et lurt grep for å involvere næringsliv, kan være å la leder for næringsforening e.l. invitere til møte med næringslivet. Dette er et kritisk punkt, og det kan bli mest vellykket dersom det er personen som står næringslivet tettest som har ledelsen på møtet.

Leder for Namsskogan næringsforening Inge Staldvik sier: «Det er ikke alltid den kommunale ledelsen som skal stå i spissen. De er absolutt med, men skal vi få med oss alle parter kan vi også ta en rolle».

Hva er de beste rådene fra Åre kommune til en person som skal jobbe som tilflytterkoordinator?

06 Fase 6 Realisere

Ønsket resultat

Det er ansatt en person som skal koordinere arbeidet, eller det er kommet nytt innhold i eksisterende stilling. Kommunen har etablert en tilflyttertjeneste.

Vi er i mål! Men samtidig har vi bare kommet halvveis til det endelige målet. Nå gjenstår realiseringen av de tiltakene som trengs for å bremse fraflyttingen og få flere til å bli. Innholdet i tilflyttertjenesten skal formes, prøves ut og videreutvikles. Nå er det tid for å iverksette de konkrete planene.

Tips i denne fasen og det videre arbeidet:

  • Forankre hele tiden tilbake til alle som har/er involvert i etableringen.
  • Jobben skal ikke foregå på siden av annen virksomhet i kommunen, men være en del av hele virksomheten.
  • Alle deler av kommunen involveres i det operative arbeidet. Dersom det ikke allerede er gjort bør du vurdere «kontrakter» internt i kommunen og med frivillighet og næringslivet.
  • Vurder om det kan være hensiktsmessig å samarbeide med aktører utenfor kommunegrensene. Kan vi styrke vårt arbeid gjennom samarbeid med nabokommuner, regionrådet, fylkeskommunen?
  • Sjekk ut om det finnes det lignende tjenester andre steder som vi kan ha kontakt med og lære av? Distriktssenteret kan bidra med tips.
  • Personen som har ansvar for å koordinere arbeidet bør være mest mulig ute i felt og bruke minst mulig tid på kontoret. Se gjerne til utviklingssjefen i Træna kommune som starta arbeidet med å være lærling i lokale bedrifter og som legger stor vekt på «samtalen» med næringsliv og innbyggere. Åre bruker betydelige kommunale ressurser på å veilede arbeidstakere for å redusere byrden på arbeidsgiver. Et lokalt sysselsettingsteam er tett på både arbeidsgivere og arbeidstakere. Disse og andre erfaringer kan du lese mer om i artikkelen Åre lykkes med å beholde nye innbyggere.