Slik kan du rigge en tilflyttertjeneste

En kommunal tilflyttertjeneste kan bidra til å bremse befolkningsnedgang ved at flere av de som har kommet velger å bli boende fremfor å flytte videre. Dersom kommunen lykkes, klarer de å utnytte sitt handlingsrom til å skape god utvikling.

Målet med denne artikkelen er at du som leder eller fagperson får kunnskap og verktøy som gjør deg bedre rustet til å koordinere og lede et utviklingsarbeid som resulterer i ny praksis for å beholde nye innbyggere.

Denne artikkelen tar for seg hvordan en distriktskommune kan etablere en velfungerende tilflyttertjeneste med mange lokale medspillere. Det handler ikke om et enkelt vedtak eller å opprette en stilling, men et langsiktig arbeid for å etablere en tjeneste som hele kommunen – både i og utenfor rådhuset – står samlet om.

Lokalt handlingsrom til å påvirke egen utvikling

Selv om det finnes forhold, som sentralisering og andre samfunnskrefter, som verken kommunen eller næringslivet rår over, finnes det alltid et lokalt handlingsrom til å påvirke egen utvikling. Innsats for at folk skal trives og velge å bli boende er en vinn-vinn-situasjon. Lykkes kommuner, næringsliv og lokalsamfunn med dette, gir det grunnlag for vekst og god samfunnsutvikling.

Det er spesielt viktig å være oppmerksom på at innvandreres stedstilhørighet ofte er svak. De trenger derfor ekstra oppmerksomhet dersom kommunen og næringslivet ønsker at de skal bli. 

Anbefalinger, råd og inspirasjon

Dette er ingen fasit på hva som er den beste måten å etablere en tilflyttertjeneste, men heller en mulighet til å bli inspirert og lære av hva andre kommuner har gjort. Vi støtter oss på kunnskap om inkludering- og tilflyttingsarbeid i norske distriktskommuner, satt i sammenheng med medvirkning og betydningen av gode prosesser i samfunnsutviklingsarbeid. Både fagkunnskap, verktøy og metoder er prøvd ut av Namsskogan kommune i Trøndelag. De har vedtatt å etablere en ny tjeneste og ansette en etableringskoordinator for å motvirke befolkningsnedgang.

Arbeidet kan ta utgangspunkt i at en eller flere personer tar initiativ til å sette igang et arbeid for å bremse fraflyttingen. Det kan være en politiker eller kommunal leder som ser sammenhengen mellom grunnlaget for å opprettholde viktige tjenester som skole og barnehage, og at folk flytter fordi de ikke trives i lokalsamfunnet eller mangler jobb.

Denne teksten tar for seg fasene fra idé eller erkjennelse av at vi har et problem med fraflytting, til at kommunen klarer å realisere/etablere en tjeneste som er godt forankret hos politikere, ansatte i kommunen og i lokalsamfunnet. En slik tjeneste vil påvirke politiske prioriteringer, arbeidet i kommunens tjenesteområder og innsats fra næringsliv, frivillighet og innbyggere.

En prosjektleder eller en enkelt kommuneansatt kan ikke klare jobben alene. I arbeidet med å rigge en velfungerende tilflyttertjeneste trengs det vilje, forankring, kommunikasjon, prioritering og mobilisering. Det tar tid å få mange med på laget, og det tar tid å bygge utviklingskapasitet. Det første steget kan være å invitere en eller flere i kommunes ledergruppe til å reflektere over disse spørsmålene:

  • Hvorfor setter vi igang disse prosessene nå?
  • Hva kan bli effekten av dette på sikt?
  • Hva drømmer vi om?

Det videre utviklingsarbeidet kan gå over mange måneder, kanskje ett helt år og i flere faser.

Betydningen av gode prosesser som foregår i flere faser

Vi anbefaler at kommunen i arbeidet med å etablere en ny tilflyttertjeneste planlegger en prosess som går over tid og i flere faser. Disse fasene vil gli over i hverandre, og kan i noen tilfeller også bevege seg både frem og tilbake. Nøkkelen til å lykkes er å ikke hoppe over enkeltfaser, men heller å stoppe opp og reflektere over hva du trenger mer kunnskap om, og hvilke videre prosesser du bør gjennomføre.

Hvor arbeidskrevende det blir kommer også an på hva kommunen allerede har gjort, og hvilket ståsted de og samarbeidspartnere i lokalsamfunnet har fra før. Arbeidet påvirkes også av hvor i kommunens planverk dette hører hjemme, og av eventuelle pågående planprosesser.

Artikkelen er delt inn i faser som handler om:

  • innsikt i kommunes situasjon
  • planlegging
  • politisk og administrativ behandling
  • utvikling og organisering
  • samarbeid (samfunnskontrakter) med næringsliv, frivillighet og innbyggere
  • realisering

Det trenger ikke nødvendigvis å være en kronologisk rekkefølge. Før målet er nådd vil du ha behov for mange delprosesser, som hver må bestå av åpne- og lukkefaser. Det meste kan du planlegge og gjennomføre digitalt, selv om det noen ganger kan være et ønske om å samles fysisk. Namsskogan kommune har for eksempel gjennomført delvis digital folkevalgtopplæring med hele kommunestyret, hovedtillitsvalgte og den administrative ledelsen som et ledd i forankringsarbeidet

Artikkelen tar videre for seg fagstoff du kan bringe inn de ulike fasene, og forslag til prosesser du kan gjennomføre.

Bordduk – et nyttig prosessverktøy

Denne borduken kan du laste ned og skrive ut, gjerne i A3. Den er et hjelpemiddel når dere skal kartlegge og planlegge hva som trengs av kunnskapspåfyll og hva som trengs av prosesser i de ulike fasene.

Eksempel fra Namsskogan

Namsskogan kommune er i 2020 midt i prosessen med å etablere en tilflyttertjeneste. Inspirert av tilflyttertjenesten i Åre kommune i Sverige, er de iferd med å utvikle innhold for tjenesten, rekruttere prosjektleder for bosetting («etableringskoordinator») og inngå samfunnskontrakter med næringsliv og andre. Erfaringer de gjør seg er en del av grunnlaget for denne artikkelen. Vi følger kommunen tett og innholdet i artikkelen oppdateres etterhvert som nye erfaringer gjøres.

Se også artikkel i Namdalsavisa (3. mai 2020) om kommunen som skal ta bedre vare på innflyttere slik at de gror fast.

Les disse rådene før du setter igang!

Reflekter, evaluer og dokumenter før, underveis og i etterkant

Reflekter, evaluer og dokumenter før, underveis og i etterkant

  • Hvordan vil vi dokumentere resultater?
  • Hvordan vil vi evaluere hvilke konkrete resultater som kommer ut av prosesser underveis og til slutt? Hvilke kriterier vil vi bruke?
  • Hvordan kan refleksjonene og evalueringen i seg selv bidra til å sette fart i de neste trinnene i prosessen?
  • Underveis og til slutt: Hva har vært den viktigste læringen og hvordan kan det hjelpe oss i det videre arbeidet? Hvordan kan vi bygge videre på resultater som er oppnådd så langt?

Har vi de prosessferdighetene vi trenger?

For nå nå mål og ønsket resultat, er det behov for struktur og plan. For å få forløst potensiale som finnes, trengs samskaping og samhandling. I tillegg til god planlegging og gjennomføringsevne, vil det være behov for prosessledelse. Prosessledere har kunnskap om hvordan de som kan og bør delta motiveres og aktiveres slik at de blir bidragsytere i utviklingsarbeidet. Evnen til å stille spørsmål som gir energi og lyst til å bevege i ønsket retning er en nøkkelegenskap hos prosesslederen.

Å lykkes med utviklingsarbeidet handler om å ta i bruk kunnskap om ulike fagområder kombinert med prosessledelse. God kunnskap og evne til prosessledelse er noe kommunen har behov for i flere sammenhenger. Et slikt utviklingsarbeid kan derfor være en anledning til å styrke kommunens egen prosesskunnskap.

Spørsmål du kan stille deg selv:

  • Hvilke prosessferdigheter har vi i egen organisasjon, og hvordan kan vi kompensere for svakheter?
  • Dersom du selv er ansvarlig for å lede prosessene; hvordan kan jeg  trekke inn andre ressurser til være medhjelpere?

Den menneskelige faktoren - glem ikke å juble, applaudere og feire underveis

Det er viktig å feire små og store seire! Vær óg oppmerksom på at det ikke alltid at den personen som har ansvar for samhandlingen som har lært hva som skaper den.

Kobling til kommuneplanens planverk

Planlegging er viktig for samfunnsutvikling. Når ressurser til å drive samfunnsutvikling mangler, er det lett å komme inn i en ond sirkel som gjør det vanskelig å ta nødvendige grep for å snu eller bremse en negativ folketallsutvikling. Behovet for ekstraordinær innsats for å ta vare på tilflyttere kan være forankra i  samfunnsplanen. Det kan også være et behov som avdekkes i forbindelse med en planprosess eller ved at kommunale ledere, næringsliv eller innbyggere erkjenner at kommune og lokalsamfunn ikke er gode nok til å ta vare på tilflyttere – og at dette har konsekvenser for kommunens framtid på en rekke områder. Det mest alvorlige for noen kan være at skoler og barnehager må legges ned og de minste lokalsamfunnene forvitrer.

Dårligere kommuneøkonomi som følge av færre innbyggere og mangel på arbeidskraft kan være andre alvorlige signal om at noe må gjøres. En slik erkjennelse hos enkelte politikere eller administrative ledere kan også være starten på et arbeid med å revidere kommuneplanens samfunnsdel. Når kommunen har liten kapasitet og kompetanse til å gjennomføre slike prosesser blir det ekstra viktig å tilpasse den til behov og kontekst, og ikke gjøre den mer omfattende enn nødvendig.

Bruk Medvirkningstrappa som verktøy

En kommune som er opptatt av lokal samfunnsutvikling involverer næringsliv, frivillighet og innbyggere. Gode prosesser krever kunnskap om og evne til å gjennomføre ulike former for medvirkning. Kommunen legger grunnlaget for livskraftige lokalsamfunn gjennom ulike aktiviteter som fremmer medbestemmelse.

Bred involvering som inkluderer og tar med innbyggere i alle aldre med ulik bakgrunn og ståsted i lokalsamfunnet gir:

  • Kunnskap og treffsikre beslutninger
  • Lettere iverksetting av politiske vedtak
  • Medansvar, mobilisering og frivillighet
  • Tilhørighet, identitet og fellesskap
  • Politisk rekruttering

Når kommuneledelsen planlegger involvering av innbyggere, er det tre ting de må vite:

  1. At det er nok ressurser til gjennomføring og oppfølging
  2. At saken er noe som innbyggerne kan påvirke
  3. At beslutningstakerne er støttende

Medvirkningstrappa kan brukes som verktøy for kommunen når den skal planlegge og gjennomføre innbyggerinvolvering. Kommunen må ta et aktivt valg om nivå (stegene i trappa) på bakgrunn av ønsket grad av medvirkning i de ulike fasene av utviklingsarbeidet. Trappa beskriver premissene og ulike former for involvering.

Trinn 1 Informasjon

Kommunen informerer innbyggere om at det er satt i gang et arbeid for å ta bedre vare på tilflyttere. Det kan skje gjennom kommunens informasjonsskriv, nettside eller sosiale media, digital oppslagstavle på nærbutikken, lokalavis, strømming av kommunestyremøter der saken behandles eller lignende. Å gi informasjon i seg selv er ikke medvirkning, men et viktig grunnlag for engasjement og videre involvering.

Trinn 2 Dialog

Kommunens ledelse og/eller fagpersoner finner egnede møteplasser for dialog med mindre grupper. Det kan være å delta på næringslivsfrokost, lokale bygdearrangement eller reise ut til arbeidsplasser, voksenopplæring og skoler. Ordfører sin «åpne kontordag» på nærbutikken, frivilligsentralen eller ungdomsklubben kan også være gode arena for dialog. Når kommuneledelsen inviterer til dialog, må de samtidig ta ansvar for å ivareta innspill som kommer.

Trinn 3 Samarbeid

Kommunen tar med involverte parter i utviklingen av tilflyttertjenesten. Kommunens ledelse kan for eksempel ta initiativ til felles studietur med representanter for næringsliv og frivillighet. Det kan også være felles arrangement for skape oppmerksomhet, forankring og begeistring i lokalsamfunnet.

Trinn 4 Medbestemmelse

Kommunen legger til rette for at det er reell samskaping i likeverdige partnerskap. Samfunnskontrakt med næringsliv, frivillighet og innbyggere forutsetter at de involverte partene tar og har eierskap til saken.

Trinn 5 Beslutning

De involverte partene er reellt med å bestemmer. Det betyr at de får tilført myndighet, kunnskap og ressurser (tid, økonomi, personer osv.) slik at de kan ta selvstendige avgjørelser om konkrete tiltak og tjenester.

 

Fase 1 Innsikt i kommunens situasjon

Ønsket resultat: Økt innsikt og realitetsorientering. Kommunens administrative ledelse og politikere erkjenner egen situasjon, og at noe må gjøres.  
Forslag til tiltak for å oppnå ønsket resultat: Arbeidsverksted med kunnskapspåfyll og prosessarbeid. Ett verksted med kommunens administrative ledelse, og ett arbeidsverksted med kommunestyret. Inviter gjerne næringsliv og frivillighet inn. Verkstedene kan gjennomføres fysisk eller på video.

Denne fasen handler om å gi kommunens politiske og administrative ledelse en omforent forståelse av kommunens behov for å holde på tilflyttere. Lokalpolitikere og administrasjon er hovedmålgruppe her.

Samtidig kan du gjerne starte arbeidet med å involvere næringsliv og frivillighet. Næringsliv og frivillighet er en avgjørende del av løsningen, og det er en fordel om de er med på «reisen» fra starten av. Det vil alltid være behov for reforankring. Denne fasen kan derfor gjenbesøkes ved behov og er særlig aktuell i overgangen til ny kommunestyreperiode. Se også fase 4 for en prosess som også kan fungere for reforankring.

Ordfører og rådmann har hovedansvar for denne fasen. Kommuneledelsen kan få en omforent forståelse gjennom arbeidsverksted som består av både kunnskapspåfyll og diskusjonsgrupper (drøfting). Det vil ofte være aktuelt med to ulike verksteder: Ett med administrasjonen og ett med kommunestyret. Hvilket som bør arrangeres først må du tilpasse din egen kommune. For politikerne kan arbeidsverkstedet legges som en bolk i kommunestyremøtet, eller som del av folkevalgtopplæringen.

Kunnskapspåfyll

De siste 10 – 15 årene har innvandrere bidratt med arbeidskraft, og til å opprettholde befolkningen i mange distriktskommuner. På mindre steder har de gjort det mulig å opprettholde skoler, barnehager og andre viktige tjenestetilbud.

Stadig flere distriktskommuner opplever nå negativ befolkningsutvikling. Prognoser fremover viser at de minst sentrale distriktskommunene går en usikker framtid i møte. Aldrende befolkning, unge som flytter i forbindelse med utdanning og karrierevalg, og stor usikkerhet om innvandringen fremover, gjør det stadig viktigere å ta vare på de nye innbyggerne. Nedenfor finner du noen aktuelle kunnskapskilder for å forstå din egen kommunes situasjon.

Attraktivitetsanalyser og framtidsscenarier

Disse rapportene inneholder mye relevant informasjon. Se spesielt punkt 4.2 Scenarier for din kommune. Punkt 4.2.2 viser befolkningsframskrivinger for ulike attraktivitetsscenarier. Disse framskrivningene er basert på SSB-data, men beregner flyttedata på en måte som i større grad tar inn over seg sentraliseringen.

Denne figuren viser i hovedsak 2 ting:

  1. For de fleste distriktskommuner er disse beregningene mindre optimistiske enn SSBs prognoser. Dette gir ofte grunn til å justere evt. målsettinger om befolkningsøkning.
  2. Spennvidden blant ulike utfall er stor. Selv der alle utfall peker noe nedover, har kommunen et handlingsrom til å påvirke egen utvikling. Å bremse en forventet befolkningsnedgang kan kreve stor innsats.

Merk at framskrivningene blant de ulike kommunene er ulike, og hver kommune må dra slutninger ut ifra egen analyse.

Figur 4.2.5 «forsørgerbyrden» er også relevant. Den viser at kommunen vil ha færre i arbeidsfør alder pr. pensjonist i årene som kommer. Dette er også et bakteppe kommunen må ha med seg. Kommunen trenger alle innbyggere de har.

Statistikk fra IMDi
I statistikk fra IMDi finnes mye relevant kunnskap om kommunens befolkningssammensetning.

  • Hvor kommer de utenlandske tilflytterne fra?
  • Hva er utdanningsnivået?
  • Hvor stor andel av barn i skole og barnehage utgjør de?

Dette siste spørsmålet tydeliggjør ofte hva evt. fraflytting av familier med innvandringsbakgrunn har å si for tjenesteområdet.

Kommunefakta - SSB
Mange er allerede godt kjent SSBs kommunefakta. Tabellen med flyttedata er spesielt relevant for verkstedet. De fleste er også godt kjent med tallene på nettoflyttingen i sin kommune. Mange blir overrasket når de ser hvor mange som kommer flyttende til over en 10-årsperiode, og hvor mange som flytter ut. Flyttestrømmene både inn og ut kan være ganske store. Hva gjør kommunen for å holde på de som kommer flyttende til?
Kommuneøkonomi
Hvordan påvirker befolkningsutviklingen kommuneøkonomien? Se denne presentasjonen som er laget av fylkesmannen i Trøndelag. Fylkesmannen kan bidra med å framstille data og analyser på kommunenivå, og sammenligning med sammenlignbare kommuner.

Se også Økonomiplanlegging for folkevalgte og Veileder i økonomistyring for folkevalgte som fylkesmannen i Nordland har laget. Veilederne er laget før den nye kommuneloven.

Kunnskap om tilflytting og bli faktorer
På Distriktssenteret sine nettsider under fanene tilflytting og inkludering har vi samlet kunnskap om hva som får tilflyttere generelt, og innvandrere spesielt til å bli værende ett sted. Bruk gjerne erfaringene fra Åre kommune som har suksess med sin tilflyttertjeneste.
Lokalkunnskap
Glem ikke å ta inn den lokale kunnskapen som offentlig og privat næringsliv har om behovet for arbeidskraft. Bruk gjerne lokale stemmer fra ledere i arbeidsliv og frivillighet for å få frem hva tilflyttere betyr for steder, og evt. hvilke utfordringer de ser med hensyn til å ta vare på dem. Allerede i denne fasen kan det også være svært nyttig å få frem tilflytterne sine erfaringer med lokalsamfunnet og deres møte med arbeidslivet. I Namsskogan har de for eksempel gitt nye innbyggere en stemme i kommunes informasjonsblad Namsin.

Forslag til prosess

Selve prosessen kan gjennomføres ved at deltakerne er samlet fysisk eller på video.

Gjennom et prosessarbeid får alle mulighet til å diskutere hva de har hørt, hva tilflyttere (innvandrere) betyr for kommunen, og de får bidra med innspill om prioriteringer og mulige tiltak i kommunen. Tilrettelegg for både refleksjon og diskusjon. Bruk gjerne metoden individuell-gruppe-plenum (IGP). Da får alle bearbeidet inntrykk individuelt, før kommentarer, meninger og forslag deles med andre. En bordvert bør sørge for at alle kommer til orde, og at tidsplan holdes. Til slutt deles gruppediskusjonen i plenum for å få fram mangfold i synspunkt, og synspunkt det er enighet om.

Passe gruppestørrelser er 4-6 personer. Ved gjennomføring på video kan gruppene sitte sammen fysisk, og koble seg på plenum via nett. Om ingen sitter sammen fysisk, kan du lage egne virtuelle rom for hver gruppe som hver enkelt person kobler seg på. I Teams kan du lage egne møteinnkallinger eller chatter for hver gruppe. I videokonferanseverktøyet Zoom er det gode løsninger for veksling mellom grupper og plenum i samme møte. Andre videokonferanseverktøy kan også brukes.

Forslag til spørsmål i arbeidsverksted

Behov for prosess må veies opp mot knapp tid. Derfor er det viktig å velge noen få gode spørsmål.

Spørsmål 1:  Hva har vi hørt som er relevant for din kommune?

Hensikten med det første spørsmålet er oppvarming, refleksjon og bearbeiding av kunnskapspåfyllet.

Deltakerne reflekterer først individuelt i 2 minutter. Deretter deler de refleksjonene sine i grupper. Dersom tid og «setting» tillater det, kan deltakerne også dele refleksjoner i plenum.

Hjelpespørsmål: Hva er situasjon i dag og utfordringer fremover? Erfaringsdeling og felles forståelse for virkeligheten er en god ballast når en sammen skal peke ut kursen og konkretisere hva som bør gjøres.

Spørsmål 2: Hva vil vi gjøre noe med?

Hensikt med spørsmål 2 er å idémyldre om mulige tiltak.
Deltakerne reflekterer først individuelt i 2 minutter, og deler deretter refleksjonene i grupper som på spørsmål 1.
Etter refleksjon i grupper, prioriterer deltakerne ett til tre konkrete tiltak/arbeidsområder, og diskuterer hvordan vi skal få det til. Deltakerne forbereder presentasjon av denne diskusjonen i plenum. Spørsmål 2 er er det viktigste spørsmålet, og det er viktig at dette blir delt i plenum.

Hjelpespørsmål – må tilpasses til om det er kommunestyret eller administrasjonen verkstedet holdes for:

  • Hvilke resultater kan tiltakene gi?
  • Tenk dere gjerne 4 år frem i tid (kommunestyreperioden) – hva har dere fått til?
  • Hva vil vi konkret sette i gang/gjennomføre i år og neste år?
  • Hvordan skal vi jobbe?
  • Hva vil det kreve av oss som kommunestyrerepresentanter/administrasjon?
  • Hvilke ressurser trenger vi?
  • Hvem ønsker vi å ha med på laget?

Dette er starten på et arbeid som etter denne samlingen skal ende opp med en «prosjektplan»/handlingsplan, og forarbeid til økonomiplan.

Ordfører eller rådmann oppsummerer det som er sagt i arbeidsverkstedet, og forteller om veien videre.

Praktiske tips om prosessen skal gjennomføres på video

Dersom enkeltgruppene sitter sammen fysisk:

  • Rigg en større skjerm slik at alle ser godt.
  • Bruk bordmikrofon så lyd fra gruppen fanges godt opp. Høyttaler for god lyd ut er også viktig.

Dersom deltakerne sitter hver for seg bør alle bruke headsett med mikrofon, eller annen løsning med eksternt tilkoblet ekkodempende mikrofon/høytaler.

Generelle råd:

  • Test lyd og bilde, og evt. deling av skjerm før selve verkstedet, for eksempel 30 minutter før eller dagen før, om det er mulighet for det.
  • Deltagerne muter mikrofonen når de ikke snakker
  • Bruk kablet nettilgang om det er mulig

Hvordan involvere næringsliv, frivillighet, og innbyggere?

I denne fasen handler involveringen av innbyggerne først og fremst om informasjon. Aktiviteter kan være strømming av verksted i kommunestyremøte (kunnskapspåfyll), bruk av kommunal infoavis, eller lokalavis.

Involvering kan også innebære dialog. Å invitere for eksempel leder av næringsforening og frivilligsentral som tilhørere til kommunestyret, eller som diskusjonspartnere i gruppearbeid i kommunestyret, kan være et godt grep. Disse er nøkkelpersoner for å involvere næringsliv og frivillighet senere, og det kan derfor være lurt å involvere dem tidlig. Samtidig har de mye relevant kunnskap og kompetanse som er nyttig i denne fasen.

Slik kan du presentere kunnskap om egen situasjon
Vi har laget en presentasjon av hvordan kunnskap og prosess legges fram for f.eks kommunestyre eller kommunens administrasjon. Presentasjonen er laget med utgangspunkt i Namsskogan, men den kan lastes ned og tilpasses din egen kommune:

Vær obs på å bli utfordret på spørsmål som: Hva med oss da?

Stor oppmerksomhet på tilflytterne kan få andre innbyggere, for eksempel folk som har bodd her mesteparten av livet, til å stille spørmål: Er ikke også vi viktige?

Her gjelder det å være i forkant av en slik reaksjon. Disse grepene kan virke avvæpnende: For det første kan det å vise hvor mange som faktisk er tilflyttere, selv om de har bodd her lenge, være et godt grep. Hvor mange i kommunestyret har kommet flyttende til (en gang i tiden)? Det andre grepet er å vise gjennom kunnskapsgrunnlaget at inkludering av tilflyttere er et fellesgode som kan handle om kommuneøkonomi, større tilbud av varer og tjenester, mangfoldige og inkluderende lokalsamfunn, og framtiden til kommunen generelt sett. Det siste grepet er tidlig involvering. La innbyggere følge reisen gjennom informasjon og dialog, ettersom hva som passer best i de ulike fasene.

En annen reaksjon som kan komme handler om den aldrende befolkningen som en del av kunnskapsgrunnlaget. Å legge på bordet utfordringen med en aldrende befolkning og lavere forsørgergrad kan oppleves som sårende blant seniorer. Er de eldre ett problem?

Å være i forkant vil være viktig her også. Pass på å vise til at pensjonister også er en stor ressurs, og kan være en del av løsningen. Å tilrettelegge for at eldre får brukt sine ressurser forebygger ensomhet, og er bra for deres egen helse – i tillegg til å være viktig samfunnsbidrag. Samtidig må kommuneledelsen ikke legge skjul på at de eldste blir eldre, og at dette legger press på kommunens helse- og omsorgsbudsjett. Å begrense fraflyttingen (som gjerne skjer blant de yngste) er bra for kommunekassa, og dermed grunnlag for å kunne tilby alle gode tjenester.

Fase 2 Planlegge

Ønsket resultat: Sammenstilt innsikt om din egen kommunes situasjon, og overordnet prosessplan frem mot etablering og realisering av tilflyttertjeneste.

Rådmannen har hovedansvar og må eventuelt peke ut en person som har ansvar for å gjennomføre og koordinere. Den administrative personen holder tak i prosessene og sikrer fremdriften. Tett og god dialog med politisk ledelse underveis sikrer et relevant og godt beslutningsgrunnlag.

I denne fasen bør du også planlegge hva som skal skje i etterkant av et eventuelt positivt kommunestyrevedtak. Denne fasen glir over i, og må sees i sammenheng med, den administrative og politiske behandlingen.

Viktige spørsmål:

  • Har innsikt i egen kommunes situasjon gitt kommunens ledelse grunnlag for å ta fatt på et utviklingsarbeid?
  • Hva trenger vi å vite mer om for å lage et godt beslutningsgrunnlag for politikerne?
  • Har vi behov for å vite mer om næringslivet sitt ståsted og deres behov for arbeidskraft?
  • Finnes det allerede planlagte eller igangsatte prosesser dette arbeidet bør kobles på? (for eksempel planprosesser)
  • Hvem må vi ha med på laget? Før politisk behandling (på kort sikt) og for å iverksette et eventuelt positivt politisk vedtak?
  • Skal vi ansette folk eller omprioritere ressurser vi allerede har?
  • Har vi behov for å etablere en helt ny tjeneste i kommunen, eller bør vi se på innholdet i de eksisterende tjenestene?
  • Hva er realistisk fremdriftsplan?
  • Hva bør politikerne få mene noe om, og hva kan administrasjonen planlegge og sette igang av tiltak?
  • Hvilke aktiviteter kan vi foreslå allerede nå?

 

Fase 3 Politisk og administrativ behandling

Ønsket resultat: Konsensus og vilje. Enstemmig kommunestyrevedtak om å prioritere ressurser og sette i gang.

På bakgrunn av innsiktsfase, planlegging og videre utredning har rådmannen fått frem argumenter som innarbeides i saksframlegget. Rådmannen bør presentere forslag til en prosessplan og ønsket resultat som politikerne kan ta stilling til og komme med innspill på.

En viktig nøkkel for å lykkes, er bredest mulig enighet om ønsket resultat og det å sette i gang utviklingsarbeidet. Når saken legges frem til politisk behandling, er det allerede gjennomført prosesser i administrasjonen og blant politikere (innsiktfase) som har ført til god forståelse for at det er nødvendig å ta grep, og at alle er enige om hvor en vil.

I samfunnsutviklingsarbeid bør det ikke være «godt nok» med flertall. Når saken kommer opp til politisk behandling bør saken være så godt utredet at det ikke oppstår uenighet om hva vi vil, men heller en diskusjon om prioriteringer og hvordan.

Forhold som bør være utredet:

  • Avklare de interne ressurser som skal brukes i saksforberedelsen og til oppfølging av kommunestyrevedtak.
  • Organisering (Forslag til bredt sammensatt styringsgruppe, kobling til næringssatsing og annet samfunnsutviklingsarbeid).
  • Forslag til overordnet prosjektplan/prosessplan
  • Kostnader og finansieringsmuligheter (lønn og drift)
  • Interne ressurser ut over eventuell prosjektleder, behov for arbeidsgruppe.
  • Fordeler og ulemper ved samarbeid med nabokommuner, regionråd, fylkeskommunen eller andre
  • Støtte i det gjeldende planverket. Eventuelt se i sammenheng med planlagte/pågående planprosesser.

I klippet under forteller Tillväxtchef i Åre kommune, Martin Söderström, om hvor viktig det er at satsingen forankres i kommunalt planverk. Mange temaplaner kan bli byråkratisk og tungvint. Isteden for en egen temaplan for inkludering og tilflytting, kan satsingen forankres i kommuneplanens samfunnsdel.

 

Fase 4 Utvikle og organisere

Ønsket resultat: Innhentet kunnskap som vi trenger for å detaljplanlegge og realisere. Detaljert prosessplan for arbeid frem mot realisering. Fortsatt konsensus og vilje. 

Forslag til tiltak for å oppnå ønsket resultat: Innhente erfaringer fra andre, studiebesøk, dialog med nøkkelpersoner i næringsliv og frivillighet, dialog med tilflyttere om deres erfaringer og behov, folkevalgtopplæring (ved behov for å reforankre i nytt kommunestyre), lage kommunikasjonsplan, lyse ut stilling.

Å stille gode spørsmål er noe av det viktigste vi gjør i utviklingsarbeid. Når arbeidet med å utvikle og organisere den nye»tilflyttertjenesten» har kommet igang, er problemet snudd til et ønske om å oppnå en effekt som ellers ikke ville kommet. Spørsmålet er nå: Hvordan kan vi oppnå denne effekten? Ordet hvordan er et kraftfullt spørsmål som ansporer nysgjerrighet og utforsking av muligheter.

Et overordnet ønsket resultat bør formuleres så tidlig som mulig i prosessen, justér heller underveis. Vi har etablert en tjeneste for å ta vare på tilflyttere kan for eksempel være formuleringen som brukes om ønsket resultat.

Spørsmål å stille i denne fasen kan være:

  • Hvilke konkrete tjenester eller resultater vil vi sitte igjen med når prosessen er ferdig?
  • Hva er delmålene underveis i prosessen? Hva trenger vi av kunnskap og prosesser for å nå de?
  • Hvem har vært involvert og hvilke prosesser har vi gjennomført?
  • Hvilke prioriteringer har kommunens administrative og politiske ledelse gjort underveis?
  • Hva ønsker vi at de som har vært involvert forteller når prosessen er over og vi har etablert en ny tjeneste?
  • Hvilke nye relasjoner er dannet internt i kommuneorganisasjonen og med aktører i næringsliv, frivillighet og samfunn for øvrig?
  • Kan erfaringer fra andre gi inspirasjon og nyttige innspill. Hvordan kan vi lære av andres erfaringer?

Felles studietur kan gi nye tanker og sterkere felles forståelse for at dette er noe vi skal gjøre sammen. Den politiske og administrative ledelsen i Namsskogan, leder for frivilligsentralen og den lokale næringsforeningen reiste til Åre og ble inspirert til å fortsette arbeidet hjemme. Representanter fra næringslivet og frivilligheten oppsummerer det de lærte slik:

Representanter for administrativ og politisk ledelse oppsummerer hva de tar med seg i sitt arbeid slik:

Kunnskapspåfyll og forslag til prosess

Forslag til prosess med kommunestyret

Denne prosessen kan du også gjennomføre ved at deltakerne er samlet fysisk eller på video. Det bør alltid være en bordvert som har ansvar for å fasilitere og dokumentere det gruppene kommer frem til. Å bruke kommunens toppledelse (etatsjefer) som bordverter kan sikre sterkere eierskap i alle deler av kommuneorganisasjonen. Om saken må sees i lys av kommunens økonomi og tjenesteområder, kan det også være en fordel å invitere hovedtillitsvalgte med som en egen gruppe i prosessen.

Se til prosessforslag under Fase 1 for generell prosessgjennomføring.

Forslag til spørsmål du kan stille i en arbeidsprosess med kommunestyret:

Spørsmål 1: Samfunnsutvikling i kommunen: Hva har vi klart å gjøre noe med innen 3-5 år? (ca. 20 minutter).

Deltakerne reflektere først individuelt 2-3 minutter. Deretter deler de refleksjoner i grupper, og blir enige om en til tre «områder» som kommunen som lokalsamfunn har lykkes med. Hvorfor har vi lykkes?

Notér ned overskrifter på store ark. Bordverten hjelper til med å notere og å styre tida.

Hjelpespørsmål:

  • Hva har vi lykkes med?
  • Hva har vi prioritert å gjøre noe med som kan forklare hvorfor vi har lykkes?

Spørsmål 2: Hva har vi som lokalpolitikere bidratt med? (ca. 20 minutter).

Deltakerne reflektere først individuelt 2-3 minutter, og deler deretter refleksjonene i grupper. Bruk siste 5 minuttene til å forberede en kort presentasjon (2 minutter) i plenum.

Hjelpespørsmål:

  • Hva har vi gjort?
  • Hva har vært vanskelig?
  • Hvordan har vi jobbet?
  • Hvem har vi hatt med på laget?
  • Hvilken kunnskap har vi trengt/brukt?

Ordfører leder presentasjonene i plenum, oppsummerer det som er sagt, og forteller om veien videre. Husk å dokumentere det som blir sagt i gruppene og i plenum. Innspillene fra oppsummeres og brukes i videre planlegging.

Hvordan sikrer vi god kommunikasjon og medvirkning?

Medvirkningstrappa (se under generelle råd) kan brukes som verktøy når du skal planlegge og gjennomføre involvering av ansatte i kommunen, næringsliv, frivillighet og innbyggere. Kommunens ledelse må ta et aktivt valg om nivå (stegene i trappa) på bakgrunn av ønsket grad av medvirkning i de ulike fasene av utviklingsarbeidet og hva den ønsker involvering på.

En interessentanalyse kan gi eiere og prosjektteam oversikt over og bevisstgjøring på hvilke aktører de bør være oppmerksomme på, og som bør involveres i arbeidet. Ta utgangspunkt i målet med satsingen og still deg spørsmålene:

  • Hvem har interesse av denne satsingen?
  • Hvem tjener på det?
  • Hvem kan bidra?
  • Hvem kan utgjøre en trussel for arbeidet?

Videre kan spørsmålene være:

  • Hva er deres forventninger og motivasjon?
  • Hvordan kan de hemme eller fremme prosjektets fremdrift og resultat?

Gode svar på alle disse spørsmålene  vil hjelpe ledelsen for arbeidet med å få oversikt over hvem som bør involveres og hvordan.

Kommunikasjon er det aller viktigste verktøyet kommuneledelsen har når mange skal jobbe sammen mot et felles mål. Ordfører, andre politikere og kommunens administrative ledelse må være bevisst og oppmerksom på hva vi vil si, hvordan vi sier det, når vi sier det og til hvem. Det er viktig å være oppmerksom på at det ledende personer i kommunen, næringslivet og lokalmiljøet sier og gjør kan påvirke folks oppfatning og deres motivasjon til å engasjere seg.

Hvordan formidle kommuneøkonomi til innbyggerne?

Kommunale budsjett er komplekse. Samtidig skal kommuneledelsen ikke undervurdere innbyggernes evne til å ta inn over seg slik informasjon. Budsjett og rammebetingelser kan framstilles på gode og forenklede måter.

Et eksempel til inspirasjon og som kan tilpasses lokalt er hvordan Hampton (Virginia, USA) kommuniserer og involverer i sitt budsjettarbeid etter at de måtte gjøre større budsjettkutt etter finanskrisen i 2010. Dette har de fortsatt med hvert år siden. I Hampton bruker de også denne prosessen til å få konkrete innspill om prioriteringer. Budsjettframlegget kan også brukes kun til informasjon.

Forslag til utforming av stillingsutlysing

Denne utlysningsteksten ble brukt av Namsskogan kommune da de skulle rekruttere prosjektleder til den nye tilflyttertjenesten.

Prosjektleder bosetting

Har du lyst til å jobbe med å gjøre det mer attraktivt å bo og leve i Namsskogan?
Som vår kollega vil du inngå i et utviklingsorientert og positivt arbeidsmiljø, der din rolle vil være å bygge bro mellom kommunen, næringsliv, Nav og frivilligheten, og bidra til at Namsskogan-samfunnet får gode vilkår for å blomstre!

Til vårt 3-årige prosjekt ser vi etter en person som:

  • Brenner for distriktsutvikling og det gode liv i rurale strøk
  • Har relevant høyskoleutdanning
  • Har gode egenskaper innen kommunikasjon og relasjonsbygging
  • Er positiv og løsningsorientert
  • Har gode samarbeidsevner og kan arbeide strukturert og selvstendig
  • Har god kulturforståelse
  • Har erfaring fra privat næringsliv

Sentrale oppgaver i stillingen vil være:

  • Bli kjent med det lokale arbeidsmarkedet og etablere gode relasjoner til arbeidsgivere og arbeidsplasser i Namsskogan kommune og omegn.
  • Skaffe oversikt over jobbmuligheter og kompetansebehov i det lokale næringslivet.
  • Være vertskap for nye innbyggere, og bidra til at disse blir kjent med mulighetene som finnes i kommunen/regionen.
  • Følge opp og støtte arbeidsgivere som sysselsetter personer med en annen språk/kulturbakgrunn.
  • Skaffe oversikt over boligmarkedet i kommunen, og knytte kontakt med eventuelle utleiere. Bistå nye innbyggere med å finne egnet bolig.
  • Bidra til at det utvikles arenaer der innbyggere med felles interesser kan knytte kontakter og møtes.
  • Markedsføre og framsnakke kommunen.
  • Bistå i arbeidet med å utarbeide prosjektplan og søknad om prosjektmidler.
  • Mye «feltarbeid» og mindre kontorarbeid.

Prosjektleder Bosetting forventes å ha et tett samarbeid med leder i Namsskogan Utvikling AS og ulike sektorer i kommunen. Organisatorisk er stillingen underlagt rådmannen.

Skifte av nøkkelpersonell og reforankring

I prosesser som går over tid er det alltid fare for at nøkkelpersonene endrer seg, for eksempel i forbindelse med at noen får ny jobb. Ordførerskifte eller ansettelse av ny rådmann/kommunedirektør kan være spesielt kritisk, dersom initiativet og eierskapet ligger primært hos en av disse. Dersom det er mange som føler et sterkt eierskap til prosjektet før et slikt skifte, tåles endringen bedre.

Det kan også være kommunevalg underveis i prosessen, og sannsynligvis nye personer i kommunestyret. Uansett mengde og antall skifter vil det være nødvendig med en reforankring. Se tilbake på Fase 1 om det er kunnskap eller prosessgrep som kan gjentas, eller om det er ny kunnskap og prosesser som gir god reforankring. Dersom kommunen er i en ny kommunestyreperiode, kan dette gjøres som del av folkevalgtopplæringen.

 

Fase 5 Kontrakt med næringsliv, frivillighet og innbyggere

Ønsket resultat: Opplevd felles ansvar for inkludering av tilflyttere hos kommune, næringsliv og frivillighet. En inkluderende kultur. Aktiviteter og tiltak eies og gjennomføres av flere aktører.

Forslag til tiltak for å oppnå ønsket resultat: Dialog med næringsliv, frivillighet, tilflyttere og innbyggere generelt.

I denne fasen er oppmerksomheten på aktører utenfor kommuneorganisasjonen: næringsliv, frivillighet og innbyggerne generelt. Glem ikke å involvere dem de gjelder – tilflytterne. Å inkludere tilflyttere er et felles ansvar. Tidligere i prosessen har nøkkelpersoner i næringsliv og frivillighet vært med. Nå er tiden inne for å involvere bredere og dypere.

For å treffe bredest og best mulig, bør du bruke ulike måter å involvere. Flere trinn i medvirkningstrappa er aktuelle. Folk er ulike og er på ulike arenaer. Ved å bruke forskjellige metoder treffer du sannsynligvis flere. Samtidig er det begrenset hvor omfattende involvering som er mulig med få ressurser. Vær bevisst på hva du bør prioritere.

Se artikkel om argumenter for innbyggerinvolvering for informasjon om hva  du kan oppnå gjennom god involvering, samt en del tips og verktøy. I denne artikkelen om Piteå kommune, kan du lese om hvordan du kan forankre involveringarbeidet i kommuneorganisasjonen, samt gode råd om hvordan gjennomføre prosesser.

Utover konkrete medvirkningstiltak som folkemøter og lignende, er den uformelle dialogen viktig. Hvordan nøkkelpersoner som lokalpolitikere, næringslivsledere, skoleledere, og andre med større nettverk og høyere status snakker og oppfører seg kan ha like mye å si som aktiviteter og tiltak som skal engasjere folk. Det er viktig å være oppmerksom på at nøkkelpersoner kan fungere som rollemodeller.

Arbeid er bli-faktor nummer én, og uten det lokale næringslivet på laget vil ikke tilflyttertjenesten fungere. Det er svært viktig at næringslivet involveres tidlig, slik at arbeidet blir godt forankret og at de har mulighet til å bidra med sin kunnskap og kompetanse. Et godt samarbeid med næringslivet handler om at tilflyttertjenesten skal fungere slik den er ment: Tjenesten bør ta noe av belastningen som kan oppstå når personer fra andre kulturer og med annet morsmål ansettes, eks. ved å oppklare misforståelser og bidra til å ordne opp i konflikter. Veiledning er sentralt. Samtidig må selvsagt næringslivet selv, være sitt samfunnsansvar bevisst.

Nøkkelpersoner, som for eksempel leder i frivillighetssentral og leder i næringsforening, skal nå ha god kjennskap til arbeidet, og er viktige ressurser for å involvere sitt nettverk i arbeidet. Et lurt grep for å involvere næringsliv, kan være å la leder for næringsforening e.l. invitere til møte med næringslivet. Dette er et kritisk punkt, og det kan bli mest vellykket dersom det er personen som står næringslivet tettest som har ledelsen på møtet.

Leder for Namsskogan næringsforening Inge Staldvik sier: «Det er ikke alltid den kommunale ledelsen som skal stå i spissen. De er absolutt med, men skal vi få med oss alle parter kan vi også ta en rolle».

Hva er de beste rådene fra Åre kommune til en person som skal jobbe som tilflytterkoordinator?

6. Realisere

Ønsket resultat: Det er ansatt en person som skal koordinere arbeidet, eller det er kommet nytt innhold i eksisterende stilling. Kommunen har etablert en tilflyttertjeneste.

Vi er i mål! Men samtidig har vi bare kommet halvveis til det endelige målet. Nå gjenstår realiseringen av de tiltakene som trengs for å bremse fraflyttingen og få flere til å bli. Innholdet i tilflyttertjenesten skal formes, prøves ut og videreutvikles. Nå er det tid for å iverksette de konkrete planene.

Tips i denne fasen og det videre arbeidet:

  • Forankre hele tiden tilbake til alle som har/er involvert i etableringen.
  • Jobben skal ikke foregå på siden av annen virksomhet i kommunen, men være en del av hele virksomheten.
  • Alle deler av kommunen involveres i det operative arbeidet. Dersom det ikke allerede er gjort bør du vurdere «kontrakter» internt i kommunen og med frivillighet og næringslivet.
  • Vurder om det kan være hensiktsmessig å samarbeide med aktører utenfor kommunegrensene. Kan vi styrke vårt arbeid gjennom samarbeid med nabokommuner, regionrådet, fylkeskommunen?
  • Sjekk ut om det finnes det lignende tjenester andre steder som vi kan ha kontakt med og lære av? Distriktssenteret kan bidra med tips.
  • Personen som har ansvar for å koordinere arbeidet bør være mest mulig ute i felt og bruke minst mulig tid på kontoret. Se gjerne til utviklingssjefen i Træna kommune som starta arbeidet med å være lærling i lokale bedrifter og som legger stor vekt på «samtalen» med næringsliv og innbyggere. Åre bruker betydelige kommunale ressurser på å veilede arbeidstakere for å redusere byrden på arbeidsgiver. Et lokalt sysselsettingsteam er tett på både arbeidsgivere og arbeidstakere. Disse og andre erfaringer kan du lese mer om i artikkelen Åre lykkes med å beholde nye innbyggere.
Stikkord: