Slik lykkes du med arbeidsverksted

Arbeidsverksted er en god metode når dere er flere som skal produsere innhold i et pågående arbeid, eller du ønsker å få frem meninger, ønsker og behov fra flere aktører i forbindelse med planlagte utviklingstiltak. Med aktiv deltakelse fra alle som er med er verkstedet godt egnet for å fremme engasjement og medvirkning.

idea-gfff6c4ac0_1920

Hva er et arbeidsverksted?

Som navnet tilsier, handler et arbeidsverksted om at deltkarne er virksomme og jobber med noe. Det er derfor viktig å skille mellom møter som primært dreier seg om informasjonsformidling eller opplæring av passive mottakere, og verksted hvor de oppmøtte bidrar med aktiv deltakelse og samhandling gjennom hele økta. 

Arbeidsverksted er en metode som fremmer engasjement og medvirkning ved at deltakerne får bidra med ideer og innspill, eksempelvis i planprosesser. Det kan også brukes når det er behov for innspill til idé- og prosjektutvikling, for å få fram aktuelle tiltak, og der det er viktig å lytte til innbyggeres eller deltakernes meninger, ønsker og behov.

Når passer det å gjennomføre et arbeidsverksted?

  • Når du i hovedsak vil få fram deltakernes innsikter, meninger og ideer
  • Når det er viktig med god involvering og forankring
  • Når det er viktig å forebygge dominans fra enkeltpersoner eller - grupper
  • Når du ønsker å legge til rette for samhandling og samskaping

Trinn 1 Forberedelse

Definer ønsket resultat

De ansvarlige for arbeidsverkstedet bør samles og definere et tydelig ønsket resultat i form av en «har skjedd»-formulering. Se for deg helt konkret hva som har skjedd når verkstedet er gjennomført , for eksempel:

  • «Alle deltakerne kjenner seg hørt i prosessen og vi har fått inn konkrete og nyttige ideer til utforming av flerbrukshuset»

Når det er gjort, har du momentet å planlegge ut fra. Tenk også på hvem andre som bør være med å definere resultatformuleringen.

Sett av tid

Sett en tidsramme for arbeidsverkstedet. 3 timer kan være greit som et utgangspunkt, men hvor lang tid dere faktisk trenger avhenger av formålet og hva dere ønsker å oppnå. Gjør en vurdering av dette slik at dere setter av nok tid. Husk at det kan gå med litt tid til å komme i gang, og husk også å legge inn tid til pauser hvis det blir en lengre arbeidsøkt.

Hvem skal delta?

Dere må bestemme dere for hvem som skal delta i arbeidsverkstedet. Ofte er dette kommunestyret, kommuneadministrasjon eller lovpålagte råd. Men det kan også være næringsliv, frivillighet eller innbyggerne generelt. Dette kommer an på hva som er tema og hensikt med arbeidsverkstedet. Handler det om å bedre samarbeidet mellom kommune og næringsliv, så er det naturlig å invitere næringsliv, politikere og representanter fra administrasjonen.

Dersom det er behov for å sikre nok bredde innenfor et tema, kan det vere nyttig å gjennomføre en enkel aktøranalyse.

Inviter i god tid og informer tydelig om hva som skal skje og hvorfor. 

Velg arbeidsmetoder

Husk at i et verksted så skal tiden vies til deltakernes arbeid, så legg opp til aktiviteter hvor alle får delta. Et møte som i hovedsak handler om å dele informasjon bør ikke kalles «verksted».

Alt arbeidet i verkstedet bør veksle mellom individ, gruppe og plenum. Det vil si følg IGP-metoden. Det er også viktig å sørge for at verkstedet inneholder både åpne- og lukkefaser.

Velg verktøy og arbeidsmetoder som passer til det du vil oppnå med arbeidsverkstedet. Her er noen eksempler:

  • SWOT-analyse - hjelper deg å finne styrkene og svakhetene dine
  • Personas - hjelper deg å innta innbyggernes eller næringslivets perspektiv

Hvem gjør hva?

Et arbeidsverksted innholder gjerne flere ulike roller som må defineres og fylles. Det er viktig at de som har en rolle vet hva de skal gjøre.

Prosessleder - person som har ansvar for å lede arbeidsverkstedet fra start til mål. Prosessleders viktigste oppgave er å skape engasjement og aktiv deltakelse. Les mer om prosessledelse.

Bordvert - person som noterer det som blir sagt og diskutert i gruppa. Bordverten kan også ha ansvar for å passe tiden og lede diskusjonen, men det kan også velges en engen gruppelder leder diskusjonen og presenterer resultatet av gruppearbeidet. Bordvert bør ha med seg PC, gjerne med notatmaler klare.

Teknisk ansvarlig - person som kan passe på at lyd, bilde og alt av tekniske ting fungerer som det skal. Dette er spesielt viktig dersom dere arrangerer digitalt arbeidsverksted. Test gjerne alt på forhånd.

Praktisk tilrettelegger - person som sørger for at alle praktiske ting er ordnet: At lokalet er klart, plassering av bord og stoler, alt av tusjer og gul-lapper, kaffe/drikke og pausemat med mer.

Formøte og alt på plass?

Gjennomfør gjerne et formøte før arrangementet. Her kan dere gå gjennom programmet, og sikre at alle som har en rolle vet klart og tydelig hva de skal gjøre. 

Er ellers alt av praktisk på plass, slik som flip-over, tusjer, post-it, spørsmålsark, gruppeinndeling eller annet?

Dersom dere arrangerer verkstedet digitalt, er det lurt å sette opp digitale grupperom og nettbaserte samarbeidsverktøy på forhånd.

Trinn 2 Gjennomføring

Her er noen nyttige tips til selve gjennomføringen av verkstedet:

Vertskapsrollen: Som arrangør er det viktig å sette av litt god tid til å ta imot deltakerne, med ro og fokus. Stemninga settes allerede før du starter.

Ha kontroll på tiden: Presisjon i tidsstyringen er en viktig faktor for et vellykket verksted. Dette skaper tilfredshet og trygghet både hos deltaker og arrangør. Ha gjerne en som passer tiden sammen med deg.

Felles forståelse fra start: Informer om det som er nødvendig av fellesinformasjon før arbeidsverkstedet. Trengs faglig input før deltakerne setter i gang? Trengs inspirasjon eller eksempler? Vis gangen i verkstedet, slik at eller er kjent med prosessen.

Prosessledelse: Vær lyttende og tilstede for deltakerne, selv om du følger planen. Et verksted bør være dynamisk, og det bør tas høyde for evt. nødvendige justeringer eller innfall som passer godt til ønsket resultat.

Husk å takke: I et verksted har deltakerne bidratt til et felles formål. Det er viktig å huske å takke for innsatsen og informere om hva som skjer videre. Dette er en såkalt muntlig «kontrakt» med deltakerne.

Debrief: Like etter arbeidsverkstedet er ferdig er det lurt at arrangørene møtes til en kort debrief. Her kan dere evaluere verkstedet og diskutere videre oppfølging av av arbeidet som er blitt gjort.

Trinn 3 Etterarbeid og oppfølging  

Gjennomfør oppfølgingsplanen

Sørg for å ha en konkret plan for oppfølging av det som er produsert i verkstedet, og gjennomfør denne slik at arbeidet som er lagt ned får en praktisk betydning i den videre prosessen.

Ettersom medvirkning er et av formålene med å gjennomføre et arbeidsverksted, er det viktig at arbeidet som utføres her får en reell innvirkning på prosessen den er en del av, og at dette synliggjøres overfor deltakerne. 

Dersom reell medvirkning ikke er formålet, bør du velge andre arbeidsformer. Det er lett å skape misnøye gjennom å invitere til et arbeid som ikke følges opp videre eller kommer til nytte i etterkant.

Kommuniser resultatet av innsatsen

Vis fram det som er gjort og hva det skal brukes til. Legg det gjerne på nettsiden, og vær transparente. Husk at arbeidet er fellesgods. 

Undersøkelser viser at innbygger gjerne vil bidra, særlig om de oppfatter at egen innsats bidrar inn i en større sammenheng (Skavhaug, Godal, Vangsnes 2022).