Prosessplan

En prosessplan gir deg oversikt over prosessarbeidet, og bidrar til trygg gjennomføring av prosessen! Her finner du en mal for prosessplan, og veiledning i hvordan du kan fylle den ut.

Last ned: Lang prosessplan – 1 år

Last ned: Kort prosessplan – 3 timer

Begge malene kan tilpasses din prosess, last ned den malen som passer best. Malen er et Excel regneark, men du kan bruke andre formater – alt fra gråpapir til Miro – dersom du heller ønsker det.

I malen har vi lagt inn enkle grafiske element som du kan bruke når du skal planlegge aktivitetene som inngår i prosessplanen. I den påfølgende teksten forklarer vi hvordan du kan bruke malen til å planlegge prosessarbeidet.

Slik kan du legge opp prosessplanen

I svært korte trekk er det minimum 3 ting du må gjøre når du skal planlegge en prosess:

  1. Definer ønska resultat for prosessen.
  2. Sett opp en tidslinje for prosessen.
  3. Planlegg aktiviteter.

Husk på at du hele tiden kan oppdatere planen din med nye aktiveter og nytt innhold etterhvert som prosessen skrider framover. En lang prosess vil gjerne også inneholde flere delmål – med dertilhørende aktiviteter – som først blir synlige etter at selve prosessen er i gang. Ta derfor fram prosessplanen med jevne og mellomrom og legg inn nye aktiviteter når det trengs.

Det kan også være lurt å samarbeide om å lage selve prosessplanen. Ta gjere planen opp på en stor skjerm, eller sitt sammen rundt et bord når dere jobber med den. Da får dere samtidig samlet hele arbeidgruppen om planen, og dere får sikret at alle enige om hva som skal gjøres.

Start i mål: Definer ønska resultat

Den beste måten å bygge opp en prosessplan på er å starte med slutten! Det betyr at du må definere hva som er det ønska resultatet av prosessen du vil gjennomføre. Det er dette som er selve intensjonen med prosessarbeidet dere har foran dere.

Et ønska resultat er en formulering av hva som har skjedd når prosessen er ferdig. Eksempler på ønska resultat er:

  • «Vi har vedtatt en plan som blir tatt aktivt i bruk og som er godt forankra gjennom bred og god medvirkning.»
  • «Vi er blitt enige om valg av felles mål og strategier for den kommende planperioden.»
  • «Vi har bestemt oss for 12 ulike tema for neste sesongs rullerende ukemeny.»
  • «Vi har fordelt ansvar for booking av møtelokaler til lagledere i alle alderstrinnene i kretsen.»

Enten det er en lang prosess, eller kun et arbeidsmøte du skal gjennomføre, start alltid med å definere ønska resultat av arbeidet ditt. Dersom prosessen er lang, bør du også definere flere ønskede resultat underveis i prosessen.

Dersom dere ikke klarer å komme fram til et ønska resultat som alle som arbeider direkte med prosessene er enige om, så er dette et stort rødt faresignal for det videre arbeidet. Vi vil på det sterkeste anbefale å ikke gå videre i en prosess der det ikke er kommet på plass et ønska resultat.

Slik setter du inn ønska resultat i prosessplanen

Når dere er blitt enige om dette, kan dere skrive det inn i den store grønne boksen til høyre i prosessplanen. Trykk på boksen og dra i hjørnet dersom du trenger å gjøre den større.

Trykk for å se en større versjon

Slik setter du del-ønska resultat inn i prosessplanen

I en lengre prosess vil det som regel være behov for å legge inn del-ønska resultat på veien fram mot ønska resultat. Disse del-ønska resultatene kan du tenke på som delmål eller milepæler du må passere for å lykkes med prosessarbeidet. Disse kan du legge inn i bokser som ligger over tidslinjen, slik at du får oversikt over når du må oppnå disse. For å kopiere en boks: klikk på kanten av boksen, høyreklikk og velg ‘kopier’, høyreklikk der du vil sette inn boksen, velg ‘lim inn’.

Du kan klikke på boksene og dra i hjørnet dersom du trenger å lage dem større. Dersom du vil legge til flere del-ønska resultat i planen din, kan du klikke på kanten av boksen boksen, kopiere den og lime den inn der du vil ha den.

Trykk for å se en større versjon

Skaff deg oversikt over hvor mye tid du har til rådighet: Sett opp en tidslinje

Når dere er blitt enige om hva dere ønsker å få ut av prosessen, kan dere gå i gang med å planlegge alle aktivitetene som må til for at dere skal oppnå det ønska resultatet. Alt etter hva som er ønska resultat for prosessen din, må dere gjøre deg opp en mening om hvor mye tid dere kan bruke på å komme dere dit. Dette gjør dere ved å sette opp en tidslinje i toppen av prosessplanen din.

Dersom ønska resultat er «Vi har vedtatt en plan som blir tatt aktivt i bruk og som er godt forankra gjennom bred og god medvirkning», kan vi anta at det er snakk om en lengre prosess – for eksempel 1 år. I så fall setter du opp en tidslinje som går fra f.eks 1. mars 2021 til 1. mars 2022. En slik tidslinje er det naturlig å dele opp i måneder og uker.

Dersom ønska resultat er «Vi har blitt enige om hvordan vi skal jobbe for å involvere innbyggerne i arbeidet med ny samfunnsdel», kan vi anta at prosessen er relativt kort, for eksempel 3 timer. I så fall setter du opp en tidslinje som går fra kl 09:00 til kl 12:00. En slik tidslinje er det naturlig å dele opp i timer og 10-minuttsbolker.

Slik setter du opp tidslinjen i prosessplanen

Prosessplanen er et Excel regneark med en grønn pil der du kan plotte inn hvor mye tid du har til rådighet. Dersom du vil legge til for eksempel flere uker og måneder i planen din, legger du til flere kolonner i regnearket. Sett markøren der du vil legge til kolonner og velg «sett inn arkkolonner» fra sett inn knappen i verktøylinjen.

Dersom du har en prosessplan som kun går over noen timer, gjør du det på samme måte, men setter inn klokkeslett i stedet for måneder eller uker.

Trykk for å se en større versjon

Bruk tidslinjen til å skaffe deg oversikt

Tidslinjen er også et svært viktig verktøy for å holde oversikten over prosessen og alle de ulike aktivitetene som inngår i den. Enkelte aktiviteter må nødvendigvis komme før andre aktiviteter, og når du organiserer alle aktivitetene dine inn i en tidslinje, får du kontroll på hva som kommer først og sist. Dette gir deg oversikt, og bidrar til at du kan føle deg trygg i arbeidet du gjør.

Å sette opp en tidslinje for prosessen, gir deg også en god oversikt over prosessen som en visuell helhet. Den gir deg rett og slett det overblikket du trenger for å planlegge godt.

I prosessplanmalen er det også et felt der du kan skrive inn og holde oversikt over de aktørene som er involverte i prosessen.

Planlegg og plott inn aktiviteter

Det er mange ulike aktiviteter du bør planlegge for å sikre en god gjennomføring av prosessen. Bruk prosessplanen aktivt til å plotte inn de ulike aktivitetene, når de skal skje og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre aktiviteten. Dette planleggingsarbeidet bidrar til at du får bedre oversikt over hva som skal gjøres og hvor lang tid det tar. Når du får bedre oversikt, blir du også tryggere på at du har kontroll på det som skal skje i prosessen.

Ikke glem at du kan ta fram planen med jevne mellomrom, og oppdatere den med nye aktivieter etterhvert som det treng. All planleggingen er ikke nødvendigvis gjennomfrørt i starten av prosessen.

Slik plotter du inn aktiviteter i prosessplanen

Når du vil legge inn en aktivitet i prosessplanen din, kopierer du en av boksene og limer den inn under den tidsperioden du planlegger at aktiviteten skal gjennomføres. For å kopiere en boks: klikk på kanten av boksen, høyreklikk og velg ‘kopier’, høyreklikk der du vil sette inn boksen, velg ‘lim inn’.

Vi har laget enkel fargekoding av boksene:

Grå boks: faglig aktivitet
Aktiviteter som handler om faglige ting knyttet til prosessen. Eksempler: gå gjennom plandokumenter, forberede arbeidsmetoder, lage spørreundersøkelser, bearbeide innspill og lignende

Lyseblå boks: praktisk aktivitet
Aktiviteter som er praktiske avklaringer i prosessen. Eksempler: bestille møterom, kjøpe inn materiell til arbeidsverksted og lignende

Hvit boks: møter og lignende aktiviteter
Aktiviteter der det foregår konkret prosessarbeid. Eksempler: arbeidsverksted, Gjestebud, dialogmøter, folkemøter, møter med politikere, innbyggerundersøkelser og lignende.

Dersom du vil legge inn en aktivitet som går over litt lenger tid, kan du strekke boksen utover i bredden. Klikk på boksen og trekk i kanten.

Du kan legge inn så mange bokser du trenger etter hvert som du legger til flere aktviteter i planen din. Dersom du trenger mer plass til flere ativeter innenfor samme tidsperiode, legger du til flere rader i Excelarket. Sett markøren der du vil legge til en rad, og velg «sett inn arkrader» fra sett inn knappen i vertkøylinjen.

Etterhvert som du legger inn flere aktiviteter i prosessplanen din, kan den komme til å se ut mer og mer som dette:

Trykk for å se en større versjon

Inni disse boksene kan du skrive en rask oppsummering av hva aktiviteten går ut på, hvem som er ansvarlig for gjennomføring, og eventuelt dato dersom det er relevant for aktiviteten.

Med innhold i boksene, kan planen din se omtrent sånn ut:

Trykk for å se en større versjon

Få kontroll på viktige aktiviteter

Noen typer aktiviteter er ekstra viktige for at prosessen skal bli god. Disse er det viktig å være oppmerksom på, og få oversikt over slik at du sikrer at de blir gjennomført. Eksempel på slike typer aktiviteter er:

Refleksjon

Aktivitet der dere stopper opp og tenker gjennom hva som er gjort så langt, og hva som skal skje videre.

Springende punkt

Aktivitet som er slik at dersom den ikke blir gjennomført, så står prosessen i fare for å ikke oppnå ønska resultat.

Forventningsavklaring

Aktivitet der en blir enig om en vei videre eller gjør andre typer forventningsavklaringer.

I prosessplanmalen har vi lagt inn grafiske elementer som du kan kopiere og lime på de aktivitetene som tilsvarer disse. På denne måten kan du holde oversikt over alle slike aktiviteter, slik at du sikrer at disse blir gjennomført. Slik kan planen din komme til å se ut etter at du har limt inn slike:

Trykk for å se en større versjon.

Ulike typer aktiveter

Det finnes mange ulike aktiviteter du kan gjennomføre i løpet av en prosess. Her er noen av dem:

Aktøranalyse – hvem blir berørt av prosessen?

SWOT-analyse – hva er styrkene og svakhetene dine?

Gjestebud – innsamling av innspill i en trygg atmosfære

Videre fins det ulike arbeidsmetoder du kan anvende når du gjennomfører disse aktivitetene:

IGP-metoden – sørger for at alle kommer til orde

Personas – hjelper deg å innta innbyggernes eller næringslivets perspektiv

Husk at du i tillegg må legge en plan for hvordan du skal jobbe med kommunikasjon i prosessarbeidet:

Mal for enkel kommunikasjonsplan

Trenger du mer veiledning?

Dersom du trenger mer veiledning for å ta prosessplanen i bruk, ta gjerne kontakt med en av våre rådgivere under.