Aktøranalyse

Når du jobber med prosjekter og prosesser, er det viktig å finne ut hvem som kan, bør og må være med på laget. Da er det nyttig å gjennomføre en aktøranalyse. Her viser vi deg hvordan.

En aktøranalyse er en gjennomgang av hvilke aktører – det vil si personer eller organisasjoner – som på ulike måter kan komme til å bli involvert i et prosjekt eller en utviklingsprosess. Med komme til å bli involvert mener vi i denne sammenheng aktører som for eksempel kan

  • bli berørt av
  • ha innvirkning på
  • være interesserte i
  • være mostander av
  • være tilhenger av
  • tjene på
  • ha kunnskap og kompetanse på

prosjektet, prosessen eller utviklingsarbeidet du jobber med.

Aktøranalysen gir eiere, ledere og prosjektgrupper oversikt over hvem disse aktørene er. Å være bevisst disse aktørene, og ikke minst hvordan du skal nå ut til dem med kommunikasjon, er en viktig del av prosess- og utviklingsarbeidet. En prosess er gjerne avhengig av disse aktørene for at den skal oppnå det resultatet du ønsker.

Slik kan du gjennomføre en aktøranalyse

Aktøranalysen kan gjennomføres på egenhånd av en prosjektleder, men vi anbefaler at en gruppe bestående av kommunens politiske og administrative ledelse og sentrale fagpersoner samarbeider om å gjøre den. Et arbeids- eller prosjektgruppemøte er en god anledning til å gjennomføre en aktøranalyse. I tilfeller der arbeidet handler om samarbeid mellom kommune og sivilsamfunn eller næringsliv, er det lurt å invitere sentrale samarbeidspartnere fra «utsiden av rådhuset» med på drøftingen.

Den kan gjøres ved å samle folk fysisk eller digitalt. Ved fysiske møter er tusjer, gule lapper, flipover og tavle gode og velprøvde hjelpemiddel. Ved digitale møter kan nettbaserte samarbeidsverktøy som Google Docs, Padlet eller Miro være gode alternativer.

Hvor mye tid du trenger til å gjennomføre hele aktøranalysen er selvsagt avhengig av tiltakets omfang og størrelse, men vi anbefaler å sette av 2 til 2,5 timer til ei slik arbeidsøkt. Dersom det er en litt større gruppe som skal gjennomføre analysen, kan det vere lurt å bruke IGP-metoden.

Ta utgangspunkt i det dere ønsker å oppnå med prosessen, reflekter over og still dere spørsmålene:

  • Hvem har interesse av denne satsingen?
  • Hvem tjener på det?
  • Hvilke makt- og motkrefter finnes, og hva gjør vi med dem?
  • Hvem er viktige «bjellesauer» som kan lede?
  • Hvem kan, bør og må bidra?

Å drøfte og reflektere seg frem til gode svar på alle disse spørsmålene, vil hjelpe dere å få oversikt over hvem som bør involveres og hvordan. Svarene dere gir vil bidra til å avdekke hvem som har interesse av og innvirkning på utviklingsprosessen dere er i. Her vil dere også få frem hva det er viktig å være særlig oppmerksom på når det gjelder hver enkelt aktør.

Når dere har funnet fram til disse aktørnavnene, er det viktig å drøfte og sjekke ut:

  • Hvorfor vil dere ha med aktøren?
  • Hvilke interesser og behov har aktøren?
  • Hvilken rolle/posisjon (formelt og uformelt) har aktøren til arbeidet? Eks. hvordan kan hen hemme eller fremme arbeidets/prosjektets fremdrift og resultat?
  • Hvordan når vi, og hvordan kommuniserer vi med aktøren?

Svarene på alle disse spørsmålene danner innholdet i aktøranalysen. Bruk denne malen til å fylle inn aktørens navn og oppsummere aktøranalysen:

Last ned mal: Aktøranalyse bokmål MS Word
Last ned mal: Aktøranalyse nynorsk MS Word
Last ned mal: Aktøranalyse bokmål ODT
Last ned mal: Aktøranalyse nynorsk ODT

Her kan du se et eksempel på ferdig utfylt aktøranalyse.

Planlegg kommunikasjonen

I forlengelsen av aktøranalysen, bør du planlegge hvordan du skal kommunisere med de som på ulike måter bør og må involveres i prosessen. Både den politiske og administrative ledelsen, fagpersoner og prosjektledere må være bevisst og oppmerksom på hva vi vil si, hvordan vi sier det, når vi sier det og til hvem.

Det er for eksempel viktig å være oppmerksom på hva dere som ledende personer i utviklingsarbeidet sier og gjør, og at dette kan påvirke folks oppfatning og deres motivasjon til å engasjere seg.

Slik kan du lage en enkel kommunikasjonsplan.

Når er det lurt å gjennomføre en aktøranalyse?

Det er alltid nyttig å gjøre en aktøranalyse når vi er avhengig av å få med flere aktører for å oppnå ønsket resultat. Du bør gjennomføre analysen allerede i utviklingen av tiltaket eller prosessarbeidt, og gjerne i flere omganger. Du kan ta den fram, og drøfte den med for eksempel en prosjektgruppe underveis og mellom ulike faser i arbeidet. Aktøranalysen er et verktøy for utvikling av både strategier og tiltak.

Mann skriver på flipover. Lager aktøranalyse. Foto.

Aktøranlyse kan gjøres enkelt ved bruk av flipover. Analysen kan gjøres av en prosjektleder alene, men fungerer ofte best dersom en arbeidsgruppe gjør det sammen.