Slik lager du en enkel kommunikasjonsplan

En viktig del av arbeidet i utviklingsprosesser er å sørge for en god og tydelig kommunikasjon underveis. Med en kommunikasjonsplan er det enklere å lykkes når du skal holde omverdenen oppdatert på hva dere jobber med og hvorfor, hvordan dere jobber og hva som til slutt blir resultatene av arbeidet.

17-Distrikssenteret

Trinn 1 Lag kommunikasjonsmål

Hva skal målet med kommunikasjonen din være? Jobber du med en utviklingsprosess kan du ta utgangspunkt i målene for prosessarbeidet, og utvikle kommunikasjonsmål basert på disse.

Målet for kommunikasjonen bør altså samsvare med mål eller ønsket resultat for prosessarbeidet. Har du delmål underveis i prosessarbeidet, bør du også ha del-kommunikasjonsmål i kommunikasjonsplanen din.

Trinn 2 Definer målgruppe

Prøv gjerne å definere målgruppa for kommunikasjonen din så konkret som mulig. Da er det enklare å spisse kommunikasjonen din mot denne målgruppa.

Eksempelvis vil «alle innbyggere i kommunen» være en lite konkret definisjon,  mens «alle som eig hytte innanfor kommunegrensene» kan være konkret nok i mange sammenhenger.

En konkret definisjon av målgruppen vil også gi deg en pekepinn på hvilke kanaler du bør velge for kommunikasjonen din. 

For å gå enda mer i dybden på målgruppene kan også lage personas som gjør det enklere å se ting fra innbyggernes perspektiv.

Trinn 3 Utvikle kjernebudskap

Hva må du fortelle for å nå målene du har satt deg? Prøv å formulere et kjernebudskap som blir gjenkjennbart og som går som en rød tråd i alle kommunikasjonstiltakene dine.

Fokuser gjerne på hva dere skal oppnå med prosessarbeidet og hvorfor, slik at det oppleves betydningsfullt nok til å skape engasjement og begeistring.

Vær etterettelig på hvordan det jobbes med dette, og hvilke grep som er gjort for å skape medvirkning og involvering. Husk at budskapet skal hjelpe deg å oppnå ditt kommunikasjonsmål, som igjen skal bidra til at du oppnår ønsket resultat for prosessarbeidet.

Trinn 4 Avklar kanalvalg

Gjør en vurdering av hvilke kanaler du vil kommunisere budskapet ditt i. Noen målgrupper treffer du best på sosiale medier som Facebook, Instagram, Snapchat eller TikTok. Men ikke glem mer tradisjonelle kanaler som redaksjonell omtale og annonsering i lokalavisen. Andre aktuelle kanaler kan være kommunen sine nettsider, plakater og infoskjermer eller kanskje samarbeid med skoler eller andre institusjoner. 

Trinn 5 Lag tiltaksplan

Kommunikasjonstiltakene er det du gjør av kommunikasjon i praksis. Det kan være å poste noe på sosiale medier, publisere en artikkel på kommunen sin nettside eller sende inn ei pressemelding til lokalavisa.

Tenk gjerne kreativt rundt hvilke tiltak og aktiviteter du vil gjennomføre, og husk å planlegge hvem som har ansvar for at hvert enkelt tiltak utføres, og i hvilket tidsrom det skal skje.

Ansvaret for kommunikasjonen bør ligge hos den som er ansvarlig for prosjektet i linja, for eksempel en prosjektleder eller ordfører/rådmann, mens ansvaret for selve gjennomføringen kan delegeres til andre.

Trinn 6 Evaluer planen underveis

Husk å ta fram kommunikasjonsplanen din med jevne mellomrom. Det er ikke alltid at ting går som man hadde tenkt, og det kan derfor være lurt å evaluere planen din underveis og gjøre eventuelle justeringer ved behov.