Helhetlig innbyggerinvolvering i Piteå kommune

Svenske Piteå kommune har gjort innbyggerinnvolvering til en sentral del av sitt styringssystem. Her kan du lese om hvordan arbeidet organiseres i kommuneorganisasjonen, og om deres innholdsrike verktøykasse for involvering av innbyggerne.

– Piteå har en systematikk for dialog med ulike målgrupper. Politikere er i spissen for arbeidet og de har dyktige tjenestemenn. Piteå har klart å gå fra ildsjel, til at det faktisk sitter i kommuneorganisasjonen.

Lena Langlet, SKL – Sveriges Kommuner och Landsting (tilsvarer KS i Norge)

Rapporten Medvirkning med virkning? Innbyggermedvirkning i den kommunale beslutningsprosessen  inneholder en rekke anbefalinger for innbyggerinvolvering. Piteå har en helhetlig og gjennomgående praksis som er i tråd med disse. Denne praksisen dreier seg både om arbeidet innad i kommuneorganisasjonen, og de metodene de bruker i innbyggerinvolvering. Her har norske kommuner mye og lære.

Bakgrunnen for innbyggerinvolveringen i Piteå

Piteå kommune har en lang tradisjon for å jobbe aktivt ut mot innbyggere, foreninger og næringsliv. Blant annet benyttet de studiesirkler for å få innbyggernes svar på spørsmål kommunen hadde om for eksempel framtidens Piteå eller arealplaner. Interessen for å delta i studiesirkler avtok imidlertid, særlig fra de yngre, og kommunen hadde få alternative metoder for involvering.

Samtidig avdekket Kommunekompasset (felles verktøy for norske, svenske og danske kommuner) svakheter ved styringssystemet. Piteå har latt seg undersøke av Kommunekompasset tre ganger, i 2003, 2008, og 2011. I alle tre undersøkelsene var «offentlighet og demokrati», og «kommunen som samfunnsbygger» blant Piteås sterke sider. I 2003 var spesielt «virksomhetsutvikling» og «politisk styring og kontroll» de svakeste sidene.

Trykk på figur for å forstørre:

Figur 1: Utviklingen av utvalgte kategorier i Kommunekompasset. I 2010 ble undersøkelsen revidert, og kategoriene i de nyeste undersøkelsene har noe ulike navn. De nyeste navnene på kategoriene er brukt i figuren.

Mens «offentlighet og demokrati» og «kommunen som samfunnsbygger» har vært høyt hele veien, har det vært en stor forbedring i kategoriene «politisk styring» og «virksomhetsutvikling». I prosessen har Piteå koblet demokrati, innbyggerinvolvering, og samfunnsbyggerrollen til styrelses- og ledelsessystemet og virksomhetsutviklingen.

I kjølvannet av Kommunekompasset 2003 tok kommuneledelsen grep og gjennomførte i løpet av ett år fem workshops der både politiske og administrative ledere deltok. De vedtok at involvering innbyggere og næringsliv skal være en sentral del av kommunens ledelse og styringssystem. Kommunens sterke sider (demokrati og samfunnsbygging) ble brukt i utviklingen av de svakere (virksomhetsutvikling og politisk styring). Alle tjenesteområder og kommunale virksomheter var involvert i prosessen.

Politikere og ansatte laget sammen en struktur for hvordan kommunen skulle håndtere involveringen av innbyggerne. Piteå utmerker seg ved at politisk ledelse nå er aktiv i og tydelig i styringen av involveringen av innbyggerne. I en siste rundet av Kommunekompasset (2011) framheves det at kommunen benytter seg av mange metoder for å nå ulike målgrupper i god tid før politiske beslutninger, og at de anvender resultater både i budsjett- og utviklingsprosesser.

Piteå deltar som de fleste kommuner i jevnlige undersøkelser, og bruker resultatene i utviklingen. Å la seg bli forsket på er og har i mange år vært en sentral del av den kontinuerlige virksomhetsutviklingen.

Læringsverdier

  1. La kommunen bli undersøkt, og bruk identifiserte problem som en mulighet til utvikling og forbedring.
  2. I utviklingsprosesser som for eksempel bygging av en ny kommune, bør politikere og administrative ledere i kommunale tjenesteområder og foretak jobbe sammen over tid om å fornye styringssystemet og hvordan de skal håndtere involveringen av innbyggere.

Arbeidet i kommuneorganisasjonen: Innbyggerinvolvering er ikke et sideprosjekt

Arbeidet med innbyggerinvolvering inngår i kommunens kvalitetsarbeid som alle ansatte (3.800 personer) er forpliktet til å følge. Dialog med innbyggerne gjennomsyrer hvordan kommunen drives, og kommer til uttrykk gjennom rutiner og arbeidsmåter. Innbyggerinvolveringen foregår ikke som en isolert prosess, men er integrert i alles arbeidsoppgaver og er en del av styrings- og ledelsessystemet.

– Om menneskene som bor her ikke har tillit til det vi gjør, ikke har tillit til de offentlige virksomhetene, og ikke kjenner at det er en attraktiv plass – så vil vi få en utvikling som handler om frustrasjon. Medborgerdialogen er superviktig for denne tilliten.

Anna-Lena Pogulis, Tidligere Strategisk Chef i
Kommuneledningsförvaltningen

Den viktigste begrunnelsen for at involering innbyggere og næringsliv skal være en sentral del av styringssystemet er at det øker innbyggernes tillit til kommunen. Tillit skapes gjennom dialog, og kan motvirke frustrasjon. For Piteå er innbyggerinvolvering også en forutsetning for sosial bærekraft, og et middel for å håndtere komplekse samfunnsutfordringer. Virksomhetsstyringen preges av sterk bevissthet om at kommunens legitimitet handler om hvordan de ivaretar innbyggerenes interesser og behov (Bjurström, 2013).

Helena Stenberg. Møte i bakgrunnen. Foto.

– For meg er det selvfølgelig at medborgerdialog er en del av styringssystemet. Skulle kommunen sette den på siden, slik mange kommuner gjør, da blir det et sidespor som ikke har noen betydning, sier Helena Stenberg, kommunalråd og ordfører i formannskapet.

Kommuneorganisasjonen har i mange år vært kjennetegnet av en sterk uformell styring med nærhet mellom politisk ledelse og ansatte. Nærhet i hverdagen gjennom direkte møter og kontakt oppleves som veldig effektivt av begge parter. Det er ikke kostnadskontroll og rapportering som preger den tette kontakten, men hvordan kommunen kan involvere, og tjene innbyggerne på en best mulig måte.

Som i mange kommuner står de ovenfor et generasjonsskifte. Utskiftninger av ansatte og/eller politikere skaper utfordringer dersom rutinene for hvordan styringen skal foregå ikke er formaliserte. Kommunen har i en forskningsrapport fått råd om at styringssystemet må bli tydeligere og mer formelt (Bjurström, 2013).

Læringsverdier:

  • Dialog med innbyggere er viktig for å opprettholde og styrke tilliten mellom kommunen og alle deler av befolkningen.
  • Nærhet og åpenhet mellom politikk og administrasjon gir effektiv styring. 

Politisk styrt innbyggerinvolvering styrker det representative demokratiet

Kommunestyret vedtar kommunens visjon, overgripende mål og hvordan disse skal følges opp. Det er en sterk politisk vilje til innbyggerinvolvering, selv om posisjon og opposisjon kan være uenige om metodene.

Det er alltid politikerne som har ansvaret for innbyggerinvolveringen. Formannskapet beslutter om involvering skal gjennomføres, eller om saken skal behandles administrativt eller i de politiske partiene. Den politiske ledelsen gjennomfører ofte innbyggerinvolveringen selv.

Når det handler om større prosesser, er det alltid det politiske lederskapet som tar hand om involveringen. Et eksempel er en større involveringsprosess om arealplan og utvikling av lokalsamfunn utenfor byen (landbygddialog), der hele formannskapet (15 personer) deltok og stilte som bidragsytere, samtalepartnere og bordverter. På denne måten ble det veldig synlig at politikerne eide og styrte prosessen. Om involveringen framstår som styrt kun av administrasjonen, kan det svekke det representative demokratiet.

En annen diskusjon om innbyggerinvolvering og det representative demokratiet, er om det bidrar til at folk i større grad engasjerer seg i enkeltsaker mellom valg, framfor å stemme ved valg. For å sikre høy valgdeltagelse, prioriterer Piteå et bredt informasjon- og tilgjengelighetsarbeid knyttet til valg. I perioden med forhåndsstemming er valglokaler både geografisk spredt, og på steder der de kan nå ulike målgrupper.

Piteå har svært høy valgdeltagelse. Det er altså ingenting som tyder på at innbyggerinvolveringen svekker kommunen sitt representative demokrati .

Læringsverdi:

  • Innbyggerinvolvering kan styrke det representative demokratiet når politikerne tar ansvar og er synlige i prosessen. 
Den store mangfoldsdialogen – eksempel på politisk styrt innbyggerinvolvering som påvirker verdigrunnlaget til kommunen og samfunnsutviklingen

I 2013 kom mangfoldspørsmålet opp på bakgrunn av et politisk initiativ. Kommunale virksomhetsledere uttrykte at de ikke visste hva mangfold betydde for kommunen, og hvordan de skulle jobbe med det. Politikerne hadde ikke svaret og bestemte at det trengtes et kommuneovergripende arbeid, og at kommunen skulle gjennomføre omfattende av mange innbyggere. Initiativet fra politikerne hang også sammen med økende uro om hva flyktningsituasjonen ville innebære for kommunen, og behovet for å ha handlingsplaner for hvordan kommunen skal håndtere og jobbe med ekstraordinære hendelser.

Den omfattende involveringsprosessen viste at innbyggerne ville ha et Piteå for alle, med menneskerettigheter i sentrum. I tillegg til etnisk tilhørighet, handler det om kjønnsidentitet, legning, funksjonsnivå, alder, utdanning- og inntektsnivå, sosial status, og religion. Arbeid med holdninger, integrering, samfunnsbygging og likestilling står sentralt i dette.

Mellom 1500 og 2000 innbyggere deltok i prosessen. Det ble blant annet gjennomført 16 gruppeintervjuer, en workshop med videregåande-elever og studenter, og en åpen workshop der alle piteboere var invitert. I tillegg var mangfold tema i sprørreundersøkelsene Unga tycker og Student tycker. Politikerne var selv aktivt med, og hele prosessen ble gjennomført i tett samarbeid mellom administrativ og politisk ledelse. I prosessen kom det fram at innbyggerne mente at arbeid med menneskerettigheter og inkludering av innvandrere vil være en forutsetning for å få til god utvikling.

Sammenfatningen og gjennomgangen av innspill resulterte i et styringsdokument som politikere og alle kommunens ansatte er pliktig til å jobbe etter. Her finnes retningslinjer for hvordan hele kommuneorganisasjonen skal følge opp arbeid med menneskerettigheter og mangfold som en del av den ordinære driften. Styringsdokumentet tok blant annet utgangspunkt i at nye innbyggere skal trives, bli boende og bidra til kommunen sin utvikling. Retningslinjer og handlingsplan følges opp av kommunens administrative og politiske ledelse og revideres annethvert år.

Ifølge kommuneledelsen har den omfattende involveringsprosessen og oppfølgingen også hatt stor betydning for at det er et godt klima – både i kommuneorganisasjonene og blant innbyggere – for å ta imot nye tilflyttere fra utlandet. Mangfold og tilflytting sees på som en viktig faktor for kommunens utvikling.

Parallelt med involveringsprosessen det gjennomført risikoanalyser for hva som kunne gå feil om det plutselig skulle komme mange flyktninger og asylsøkere. Dette arbeidet handlet om å planlegge for ekstraordinære hendelser. Fagpersoner, forskere, media, nabokommuner, fylkesmann (Länsstyrelsen) og fylkeskommune (Region Norrbotten) var involvert via fokusgrupper. Uten å være klar over hvordan flyktningestrømmen kom til å utfordre kommunen, ble det i 2015 laget ferdig en avis om flyktningsituasjonen som lå klar på trykkeriet få uker før flyktningene for alvor begynte å strømme inn over landegrensene. Når situasjonen oppsto, var handlingsplanen klar og det gikk ut informasjon til alle husstander om hva som kommer til å skje, hva kommunen gjør og hvilke regler som gjelder. Politikere og kommuneansatte fikk samtidig opplæring i hvordan de skal jobbe med en ekstraordinær hendelse som flyktningsituasjonen er et eksempel på. Innbyggerne ble rustet til å være godt vertskap gjennom informasjon og involvering, og stilte opp. Kommunen fikk ikke massive demonstrasjoner slik mange svenske kommuner har opplevd.

I følge kommuneledelsen var timingen for igangsettingen av prosessen og at det ble laget avis som skulle til alle husstander ekstremt god. Litt flaks, men kanskje mest et eksempel på at den politiske ledelsen er proaktiv og tar grep når det dukker opp situasjoner og hendelser der det trengs et kommuneovergripende arbeid. Kommunen har lært av disse prosessene, og skal på nytt øve på ekstraordinære hendelser – et annet scenario, men eksakt samme tenking.

Læringspunkt mangfoldsdialogen:

  • Planlegg for ekstraordinære hendelser ved å involvere innbyggere, politikere, egne ansatte og andre fag- og myndighetspersoner. Lag en handlingsplan som de involverte har vært med å påvirke. Øv på iverksetting.
  • Politisk ledelse har et særskilt ansvar og mulighet til å initiere og iverksette omfattende involveringsprosesser på verdispørsmål. Både politikere og kommunalt ansatte kan være involvert i selve arbeidet, og målgruppe i seg selv.

Dedikert stilling i sentraladministrasjonen

Anette Christoffersen. Foto.

At medborgerdialogen inngår som en del av styrelse- og ledelsessystemet og ikke ligger som en parallell prosess ved siden av er en viktig forutsetning for at arbeidet skal fungere og tas på alvor, sier Anette Christoffersen, prosessleder.

Kommunens politiske ledelse forventer at innbyggerinvolvering er en arbeidsmåte, og at hele kommuneorganisasjonen prioriterer dette arbeidet på samme måte som de forventer at alle jobber med mangfold. Likevel er det nødvendig med en dedikert prosessleder i strategisk enhet som jobber tilnærmet heltid med kommunens innbyggerinvolvering. Koordinering og samordning, slik at det ikke skjer store involveringsprosesser parallelt er en viktig del av arbeidet.

Prosesslederen disponerer et budsjett på SEK 200.000.-. Ingen avdeling i kommunen får tilført egne midler til involvering av innbyggere. Kommunen har ikke gjort beregninger på hva den samla innsatsen krever i tid og penger. Dette er et bevisst valg fordi å involvere innbyggerne i virksomhets- og samfunnsutviklingen inngår i kommunens grunnoppdrag.

I følge prosesslederen er det utfordrende at nyutdannede tenker at det er privat sektors sin ledelsesmodell som gjelder. Derfor har kommunen interne kurs om Piteås styrelses- og ledelsessystem for å peile alle inn på samme spor.

En dedikert stillig er en styrke, men det kan samtidig være sårbart om det kun er én person som kjenner rutinene og holder i trådene. Dersom arbeidsprosesser og rutiner ikke er dokumentert, forankret og tilgjengelig for resten av organisasjonen, er det en fare for at det gode arbeidet stopper opp om den ene sentrale personen forsvinner ut. Dokumentasjon og synliggjøring kan også være nyttig for andre kommuner som vil lære av det kommunen har gjort.

Læringsverdi

  • Sett av en dedikert stilling til å jobbe sentralt i kommuneadministrasjonen. Sørg samtidig for å dokumentere arbeidsmåter og erfaringer. Oppdater jevnlig.
  • Gjør det lett for andre kommuner å lære av det dere gjør. Publiser oppskrifter, erfaringer og resultat av innbyggerinvolvering.

Tydelig skille mellom innbyggerinvolvering og brukermedvirkning

Innbyggerinvolveringen er kommuneovergripende og henvender seg til alle kategorier innbyggere. Det er alltid politikerne som avgjør når og hvordan det skal gjennomføres innbyggerinvolvering. Kunde og brukermedvirking på sin side, henvender seg kun til kunder/brukere av kommunens service og tjenester på enhetsnivå. Kommunens prosessleder for innbyggerinvolvering bistår enhetene med metoder og veiledning når de skal gjennomføre brukerundersøkelser, men er ikke delaktig i gjennomføring og etterarbeid.

Et større prosjekt handlet om fremtidens eldreomsorg, eldres livskvalitet og hvordan kommunen kan jobbe for at folk skal få et lengre og friskere liv. Dette er spørsmål som berører hele befolkningen og har stor betydning for kommunens utvikling. Det ble derfor gjennomført en bred innbyggerinvolveringsprosess. Brukermedvirkning gjennomføres for eksempel dersom eldreomsorgen ønsker å få svar på om beboere er fornøyde med kommunens tjenester.

Ærlighet og gjennomsiktighet

Å være gjennomsiktig og tørre å vise fram kommunens resultat – både positive og negative – øker tilliten kommunen, og det åpner opp for å løse utfordringer sammen med innbyggerne. På kommunens nettside er det et eget område som viser kommunens resultat og rangeringer i forhold til andre kommuner.

I Svensk Næringslivs rangering av landets næringslivsklima, ble Piteå i 2017 rangert som 226 av 290. Rangeringen er basert på en undersøkelse der bedriftsledere er spurt om hvordan de opplever at allmennheten, politikere, media m.fl. ser på bedriftene. Det svært dårlige resultatet ble brettet ut og synliggjort samtidig som politisk ledelse inviterte næringslivet til kvällsfika (uformelt åpent møte) for samtale om hvordan de kan forbedre næringslivsklimaet. Ut ifra kvällsfikaen skal kommunen lage en plan som de igjen diskuterer i en workshop der næringslivet deltar.

Dialog om næringslivsklima

 Vi i kommunen elsker gnällermøter. Skal vi forbedre oss, må vi også ha gnäller. Vi må skape et klima for å kunne si ifra. Folk skal kjenne seg trygge på at det er greit å være kritisk – til og med mot meg og Helena.

Anders Lundkvist, kommunalråd (sammen med kommunalråd Helena Stenberg)

 Det kan forbedre næringslivsklimaet om dialogen fortsetter og ikke bare blir et engangstilfelle. Det er allerede satt en ny dato. Skal vi få til å forandring, må vi være med på slike møter. Jeg kjenner at kommunen vil – de har innsett at det er et problem. Det er positivt at kommuneledelsen tar tak.

Roger Blombäck, næringslivsrepresentant og deltager på møtet

Politikerne innledet kvällsfikaen med å si at Piteå lå dårlig an på rankingen. De var samtidig tydelige på at kommunen må styrke relasjonen og kommunikasjonen med bedriftene for kunne gjøre noe med næringslivsklimaet.

På møtet ble det reflektert over om de mest kritiske stemmene i undersøkelsen ikke tidligere har blitt involvert i medvirkningsprosesser med kommunen, og at de heller ikke møter på slike arrangement. Deltakerne på møtet utrykte ønske om at en større bredde av bedrifter deltar i slike prosesser.

Folk samlet rundt bord, møte. Foto.

Fra Piteås kvällsfika. Foto: Distriktssenteret.

Å være åpen og gjennomsiktig er ikke alltid lett. Lokalavisredaktøren i Piteå Tidningen, Bengt Larsson, gir et eksempel. Tidligere opplevde avisen at ansatte i kommunen nektet å svare på spørsmål fra avisen dersom de ikke ville oppgi navnet på kilden. Bevissthet rundt åpenhet i kommuneorganisasjonen har nå ført til at dette ikke lenger er et problem.

Læringsverdier:

  • Vis fram problemer og dårlige resultat. Dersom det finnes løsninger i samarbeid mellom kommune, næringsliv og lokalsamfunn, inviter til dialog og innspill.
  • Følg opp med konkrete handlingsplaner som inkluderer dialog. Dialog bidrar til informasjon, forankring, og ansvarliggjøring.
  • Sørg for å invitere bredt, og vær ekstra oppmerksom på grupper som kommunen sjelden møter på slike arenaer, og som kan være ekstra kritiske.
  • Møt ubehagelige spørsmål med svar og åpenhet. Lokalavisen er en samfunnsaktør som kan bidra til å løfte fram spørsmål som ellers ikke ville blitt belyst.

Bruken av den innholdsrike verktøykassen

Innbyggerinvolvering handler ikke bare om ha en rekke metoder for involvering, men også ha kunnskap om når og hvordan de ulike metodene skal brukes.

Kommuneledelsen med politikerne i spissen har som utgangspunkt at innbyggerinvolvering skal kjennes viktig og det skal være på riktig. Det innebærer at kommuneledelsen har tenkt gjennom at svarene som kommer inn skal ha betydning for sakens utfall. Dersom de ikke vil ha svar – stiller de heller ikke spørsmålet.

Kommunen må også vite hvordan de vil bruke resultatet, og at de har kapasitet til å behandle svarene. Det skal være tydelig hvem som har bruk for resultatet, og på hvilken måte. Dersom innbyggerne ikke har reell mulighet til å påvirke, vil dette lett oppfattes som en skinnprosess som kan svekke engasjementet og tilliten til kommunen.

Involveringen skal alltid skje tidlig i beslutningsprosessen. Dersom saken har kommet for langt til at den kan påvirkes, skaper ikke kommunen forventning om at innbyggerne har mulighet til å påvirke. Kommunen er bevisst på å vise hva som er status i den pågående saken. De er opptatt av å ikke undervurdere innbyggernes kompetanse, eller fremstille seg selv som om de vet best. Dette skal komme til uttrykk når de i møter innbyggerne i en involveringsprosess.

Synlighet

En forutsetning for at innbyggerne skal kunne delta i samfunnsutviklingen, er at de faktisk vet om at muligheten finnes. Derfor er det viktig kommunens arbeid med innbyggerinvolvering er godt synlig.

Informasjon om hvordan innbyggere kan påvirke kommunens utvikling er tilgjengelig og godt synlig på kommunens hjemmeside. Et godt eksempel er informasjon om hvordan en person kan komme med innbyggerforslag.  Oppskriften er tydelig beskrevet, inkludert hvilke forventninger forslagsstiller skal ha til hvordan saken blir behandlet. Det finnes også en fullstendig oversikt over innbyggerforslag fra flere år tilbake.

I kommunens egen Piteå-app finner du blant annet skolenes og sykehjemmenes matmenyer, åpningstider, arrangement, påmelding til å bli flyktningvenn, mulighet til å legge igjen synspunkt, informasjon om pågående involveringsprosesser. I tillegg brukes Facebook og Youtube. Ansatte i kommunikasjonsenheten administrerer disse sosiale mediene og oppdaterer ofte.

Appen er et effektivt verktøy for å få korte svar fra mange personer, og brukes aktivt i kommunens involveringsarbeid. Erfaringen er at undersøkelser via app kun fungerer når den brukes samtidig med dialog ansikt til ansikt. Undersøkelsen må markedsføres og kommunen får få svar om den kun ligger ute i appen. I en undersøkelse om om høyhus kom det for eksempel mange svar via appen da politikerne samtidig var ute på gata og snakket med folk om undersøkelsen.

Skjermdump fra Piteå kommunes app

Piteå kommunes app

Læringsverdier:

  • Vis fram at involvering av innbyggerne er viktig for å få til god samfunnsutvikling. Vis hvordan innbyggere konkret kan være med å påvirke, og synliggjør status, resultat og oppfølging.
  • Sett av tilstrekkelig med ressurser til å holde kommunens nettsider oppdaterte.
  • Vær oppmerksom på at undersøkelser via app ikke erstatter direkte kontakt mellom politikere og innbyggere, og å være ute blant folk

Å være der folk er

Å møte folk på deres egen hjemmebane er et viktig utgangspunkt når politikere og prosessledere planlegger hvilke de vil stille og hvem de vil nå. Dersom kommunen ønsker en temperaturmåling på hva folk mener, reiser de ofte ut på skoler, arbeidsplasser og steder der folk oppholder seg på fritiden. Under følger noen eksempler.

Det er vanlig at politikere og prosessledere i administrasjonen reiser ut til grunnskolen, videregående, universitetet og i sentrum der de kan møte folk. På universitetet blir for eksempel studenter påspandert en enkel frokost samtidig som de svarer på undersøkelsen Student Tycker. Et annet eksempel er at kommunen oppsøker ungdom som er på spill-kafé, og får de til å svare på undersøkelsen. Å møte folk i lunsjpauser på arbeidsplassen er også en vanlig metode. Summen av dette betyr at kommunen når både barn, voksne og studenter.

Synspunkt fra innbyggerne

–  En blir inkludert i avgjørelser om en går på møtene, men jeg går ikke. Jeg får vite via avisen. Jeg har bodd i Piteå i 65 år. Jeg tror de er mer interessert i innbyggerne nå enn de var før.
Stig Bergvall

– Jeg skulle ønske det fantes mer informasjon fra kommunen i lokalavisa. Kommunen går ikke ut til allmenheten, ting skjer bare. En kjenner seg litt utenfor og vet ikke hva som skjer (hva som hender) før lenge etterpå. Kommunen må vise hva som fins og informere mer via media. 
Cecilie Wikberg

– Jeg tror det er avhengig av om en selv leser avisen. Jeg tror kommunen vil at en skal engasjere seg. Jeg savner likevel at allmenheten får en stemme når det skjer en stor endring. Det ble for eksempel innført at parkeringsavgift skal betales gjennom en app. De eldre har problemer med å ta i bruk denne appen. Jeg synes allmenheten burde fått en stemme i denne saken før dette ble bestemt.
Rickard Johansson

Da kommunen skulle etableres et nytt asylmottak, ble et folkemøte lagt til det aktuelle nabolaget slik at kommunen kunne ha direkte dialog med de som ble mest berørt. I planprosesser og større utviklingsprosjekter reiser kommunen ut med fagfolk, prosessledelse og og hele formannskapet.

Medborgerplassen er et eksempel på en uformell arena der kommunen kan informere om pågående prosesser, og ha dialog med innbyggerne. Den befinner seg vanligvis på folkebiblioteket, men den kan flyttes til andre steder i kommunen. Erfaringen så lang viser at medborgerplassen fungerer mer som utstilling enn en arena for dialog.

Mann foran skilt "Piteå Tidningen". Foto.

Det er vi som står for innbyggerinvolveringen i Piteå, sier Bengt Larsson, redaktør i Piteå Tidningen. Foto: Distriktssenteret.

Åtti prosent av husstandene i kommunen abonnerer på lokalavisen Piteå Tidningen. Gjennom god pressehåndtering som å stille til intervju, være tilgjengelig og sende ut pressemeldinger, kan kommunen nå ut til mange. Kommunen kan også benytte seg av lokalavisens distribusjonsnettverk til å sende ut innstikk.

Læringsverdier:

  • Møt innbyggere på deres egen hjemmebane. Det kan bidra til større deltagelse og engasjement, og gi en tryggere ramme for dialog.
  • Vurder hvordan lokalavisa kan brukes for å informere og engasjere. 

Dilemmaer rundt de tause, sinte, eller likegyldige

Kommunen er bevisst på at det ofte er de ressurssterke og godt voksne som involverer seg. Å gå glipp av de stemmene som er vanskeligere å få tak i, gir dårligere beslutningsgrunnlag i tillegg til å være et demokratisk problem. Det er spesielt viktig å bruke metoder som når særskilte grupper og å være på deres arena. For å få nå de tause stemmene spør kommunen seg: Hvem er de tause? Hvordan kan de nås?

Det er også et dilemma at mange kun er opptatt av spørsmål som berører dem direkte, og ikke av kommunens utvikling som sådan. En måte å komme i dialog med disse, er å bruke metoder som er svært enkle å delta i. For eksempel reiser kommunen ut til arbeidsplasser og deler ut korte spørreundersøkelser i lønsjpausen.

At noen aldri deltar på tross av gode evner kan skyldes ren likegyldighet, eller det kan skyldes at terskelen for å delta oppleves som høy. Da må det legges inn en ekstra innsats for å engasjere de som av ulike grunner har høy terskel for å delta, men som er viktige å høre.

Likestillingsdialogen - eksempel på hvordan få tause stemmer i tale

Har kvinner og menn like gode forutsetninger for å leve og bo i Piteå? var spørsmålet da politisk ledelse tok initiativ til en omfattende involveringsprosess om likestilling. Bakgrunnen for prosessen var tydelige ulikheter mellom kjønn når gjelder arbeid, inntekt, psykisk og fysisk helse.

En viktig forutsetning for prosessen var å legge til rette for at et bredt lag av befolkningen skulle involveres. Involveringen foregikk i fokusgrupper med ulike innbyggergrupper som unge, eldre, frivillige lag og foreninger, innvandrerkvinner, innvandrermenn og ledere fra offentlig og privat sektor. Kommunen la ned ekstra innsats for å rekruttere og sette sammen fokusgrupper av kvinner som enten er sykmeldte, helt utenfor arbeidslivet, og/eller mottar sosialhjelp.

Erfaring fra tidligere er at dette er en vanskelig gruppe å nå og, prosessledelsen bestemte seg for å samarbeide med sosialtjenesten om å rekruttere disse. Sosialsekretæren fikk informasjonsmateriale om saken og gikk i dialog med enkeltmennesker for å rekruttere dem til fokusdialoger og et eget arrangement (kvällsfika) om kvinners helse. Resultatet av denne måten å rekruttere på var at nådde ut til personer som ellers ville værer vanskelige å få i tale.

I fokusgruppene la kommunen fram fakta om ulikheter mellom kvinner og menn i Piteå mht. fysisk og psykisk helse, inntekt, arbeidsliv, og ulønnet arbeid i hjemmet. Deretter spurte de deltakerne: Hvorfor er det slik, og hva kan vi gjøre?

Samtlige fokusgrupper svarte at kultur og holdninger er viktig, og synspunktene bidro til å forsterke tidligere analyser. Prosessen endte i en tredelt handlingsplan der kommunen arbeider  likestilling ovenfra (styrelse og ledelse), fra siden (kjønnsdelt statistikk og nøkkeltall), og nedenfra (kartlegginger og tiltak i virksomhetene). Foruten det direkte resultatet av prosessen fikk kommunen også mulighet til å spre kunnskap om hvordan situasjonen er. Mange ble for eksempel veldig forundret over de store lønnsforskjellene.

Læringsverdi

  • Finn ut hvem du vil rekruttere og, og hvordan du kan nå dem. Noen målgrupper har kanskje allerde et kontaktpunkt hos kommunen. Bruk eksisterende kontaktpunkt til å rekruttere deltakere.

I jakten på enda bedre representativitet har det dukket opp spørsmål og dilemma som for eksempel: skal den politiske ledelsen og de ansatte delta i grupper på Facebook der tonen ikke er hyggelig? 

På Facebook finnes det nemlig Piteå-grupper som ikke tilhører kommunen. I noen av gruppene er ikke tonen av en hyggelig art, og i noen grupper har dialogen vært preget av rasisme. Både kommuneansatte og politikere er usikre på om de skal delta i dialoger på slike facebookgrupper, om de skal svare på spørsmål, og hvordan dialogen på slike arenaer skal håndteres. Dette diskuteres både i politikken og på tjenestenivå i kommunen.

System for tilbakemelding til innbyggerne

Å delta i innbyggerinvolvering uten å få tilbakemelding kan redusere sjansen for at du deltar neste gang.

I noen tilfeller, for eksempel ved prosesser i skolen, bringes de unike resultatene fra den enkelte skole tilbake slik at de også kan jobbe videre med disse. Representanter fra kommuneledelsen opptrer ofte personlig ved at de reiser ut til hver skole og melder tilbake. Det er vanlig å presentere resultatene på plakater i tillegg. Et år ble det laget t-skjorter med hovedfunn/budskap som ble delt ut på skolen.

Når en innbygger melder inn synspunkt på kommunens tjenester og service, blir hun lovet tilbakemelding innen fem dager. Selv om dette i de fleste tilfeller kan defineres som brukermedvirkning, kommer det også inn synspunkt som er gjelder samfunnsutviklingen i kommune.

Kommunen har en brukervennlig nettside der de viser fram resultat av involveringsprosesser:

I mange saker kommer resultatene av ulike involveringsprosesser fordelt over en lang tidsperiode. I slike tilfeller opplever kommuneledelsen at det er utfordrende å vise sammenheng mellom innbyggernes innspill og resultatene. Å presentere resultat på kommunens hjemmeside er bra, men ofte ikke godt nok. Når for eksempel en planprosess er avsluttet, bør kommunen tenke  gjennom hvilke formidlingsformer de skal bruke, og  hvilke kanaler resultatene skal presenteres i. Lokalavisen har som regel en større leserskare enn en kommunal nettside, og kan være én viktig kanal.

Piteå scorer dårligere enn landsgjennomsnittet på den nasjonale spørreundersøkelsen om innbyggerinvolvering. Kommuneledelsen antar at det har sammenheng med at folk ikke er klar over at de har deltatt, eller ser at de ikke ser at engasjement deres har hatt betydning for resultatet. Løsningen med de svake resultatene trenger ikke å være at flere innbyggere skal delta, men at kommunen må bli bedre på kommunikasjon slik at innbyggerne opplever at de er med å påvirke. Nettopp derfor er det viktig at systematsike tilbakemeldinger er en del av prosessen.

Læringspunkt:

  • Tillit til kommunen og engasjement til å delta i innbyggerinvolvering henger sammen med hvordan kommunen kommuniserer resultater og oppfølging.
  • Skreddersy form og kanal for tilbakemelding til målgruppen. I tillegg til presentasjon på kommunens nettside, facebook og lignende, kan det være andre kanaler som kommuniserer bedre og når flere. Det er ingenting som slår en form for personlig tilbakemelding.
  • Pass på at det er ressurser nok både til informasjon og innhenting av synspunkt, og til å gi tilbakemeldinger til innbyggerne.

Metoder som utfyller hverandre

Erfaringer fra Piteå viser at metoder må skreddersys hver enkelt aneldning. For å komme fram til hvilke metoder som skal brukes, bør kommunen tenke gjennom:

  • Er det spesielle grupper som det er spesielt viktig å få i tale i dette spørsmålet?
  • Hvordan kan vi nå dem?
  • Hvilken informasjon har kommunen behov for? Hvilken dialogform passer til å få inn denne informasjonen?
  • Hvor mye tid og personressurser kan kommunen bruke?

For å finne de beste metodene er det ofte nødvendig å teste nye ting, og lære av det. Dette har Piteå gjort, og de har opparbeidet seg en stor og innholdsrik verktøykasse som gjør dem i stand til å nå mange målgrupper. Med ulike metoder får kommunen også ulik type informasjon. Det er gjerne slik at der de vil ha svar fra mange personer, er informasjonen fra hver enkelt person kortfattet. Når kommunen søker mye informasjon fra hver person, bruker de færre deltakere fordi disse metodene er mer ressurskrevende. I større involveringsprosesser får kommunen komplementær informasjon ved å bruke metoder fra begge sider av spekteret.

Mange deltakere Få deltakere Medvirkningsgrad
Hjemmeside

Sosiale medier

Piteå-appen

Informasjon

Å få vite.

Å få kunnskap.

Innbyggerundersøkelse (gjennom SCB)

Unga tycker

Student tycker

Lunsjdialog

Piteåpanelet

Trygghetsvandringer

Unga granskar

Unga frågar

Fokusgrupper

Konsultasjon

Å få ta stilling til, si sin mening om

Synspunkt

Medborgerforslag

Medborgerplassen/Møteplasser

Kvällsfika Delaktighet

Sammen med andre

PÅPP – lommepengeprosjekt som unge planlegger og gjennomfører selv Medbestemmelse

Bestemme innenfor visse rammer

Summen av ulike metoder bidrar til beslutningsgrunnlag for politikerne.

Dialog med unge

Dialog med unge har høy prioritet, og kommunen har flere metoder de gjennomfører årlig. I tillegg spesifikke metoder for involvering av unge, er kommunen også bevisst på hvordan de skal nå unge i prosesser der hele befolkningen er målgruppe.

Unga granskar

Unga granskar handler om å få ungdommenes perspektiv på en problemstilling ved at ungdommen selv får i oppdrag å granske den. Det blir politisk bestemt hva de unge skal granske. Metoden kan brukes på avgrensende problemstillinger som for eksempel skolemat, eller læremidler. Ungdommene presenterer selv resultatene i form av en rapport, film eller lydopptak. Formidlingsformen bestemmer de unge selv. Metoden har forandret seg over tid, og brukes også til å innhente synspunkt i saker der hele befolkningen involveres, ble blant annet i den store involveringsprosessen om mangfold i 2014.

Nå brukes metoden ofte som verktøy i den kommunale planleggingen. Eksempel på dette er prosesser i forbindelse med kommunens arealplanlegging. Fagfolk, politikere og prosessleder jobbet en formiddag sammen med elever i syv ulike klasser. Plan- og næringssjefen innledet med å fortelle om hva en arealplan er, deretter var det gruppearbeid der elevene jobbet på store kart. De brukte både byggeklosser, papir og klistrelapper. Arbeidet ble dokumentert og resultatet fra hver klasse ble brukt som underlag til arealplanen. Flere innspill ble tatt inn i planen.

Neste trinn i denne prosessen er fordypning i hver grend. Nye skoleklasser og elever i barneskolen får besøk av fagfolk fra kommunene og politikere, og blir spurt om hvordan de opplever sin egen grend? Metoden Unga granskar har altså utviklet seg til å bli et verktøy i planleggingsarbeid.

Det mest vanlige er at Unga granskar blir brukt i ungdomsskolen, videregående og høyskole/universitet.

Unge frågar

Unga frågar er det de unge som stiller politikerne spørsmål. Det er motsatt av metoden Unga granskar, der det er politikerne som stiller ungdommene spørsmål.

I begynnelsen gikk Unga frågar ut på at skoleklasser kom til rådhuset og stilte spørsmål til politisk ledelse. I dag har de snudd om slik at kommunestyremedlemmer drar ut til skolene. Skoleklassene kan sende inn spørsmål på forhånd, slik at politikerne har tid til å forberede gode svar. Erfaringen er at dialogen fungerer bedre når de treffer de unge på deres arena.

Å åpne opp for at de unge stiller spørsmål, gir politikerne god kunnskap om hva de unge ønsker og mener. Spørsmålene handler gjerne om kollektivtrafikk, skolemat, fritidsområder og fritidsaktiviteter. I blant kan det være mer samfunnsaktuelle spørsmål. Et eksempel er flyktningkrisen, der elevene var opptatt av hva kommunen gjør for de nyankomne, og spesielt av at manglende busstilbud gjorde at barna på asylmottaket finn liten mulighet til å delta på ulike tilbud og fritidsaktiviteter.

Unga tycker og Student tycker

Unga tycker og Student tycker er en elektronisk spørreundersøkelse. Undersøkelsen gjennomføres årlig og er tilgjengelig på kommunens hjemmeside i omtrent én måned, ofte på høsten. Innholdet i undersøkelsene kan handle om samme tema, men spørsmålene skreddersys med hensyn til at målgruppen i Unge tycker og Student tycker er forskjellig.

Det er ulike tema i undersøkelsene fra år til år. Dette bestemmes politisk. I 2016 inneholdt begge undersøkelsene spørsmål om mangfold, likestilling, og fordeler og ulemper med å bo i/flytte til Piteå. I 2015 var temaene omdømme og innbyggerinvolvering.

Undersøkelsene annonseres på hjemmesidene til kommunen og informasjon går til skolene direkte. Det henges opp plakater, sendes e-post til alle lærere i grunnskole og videregående, og det informeres via sosiale media og på ulike arrangement.

Å være tilstede der unge er har vist seg å være en suksessfaktor for å få høyere svarprosent. Skolen er en svært viktig samarbeidspartner, der møter kommunen elevene direkte og oppfordrer til å besvare undersøkelsene. Kommunen har også erfaring med å møte på spillkafe-kvelde. Her treffer de også ungdommer som har stort fravær på skolen, og på denne måten ble også deres stemme hørt. I Student tycker tilbyr kommunen i samarbeid med studentorganisasjonen frokost for studentene, samtidig som de får tid til å svare på undersøkelsen.

Unga tycker er gjennomført hvert år siden 2007, mens Student tycker er gjennomført siden 2011.

Tre personer rundt firkantet salongbord. Laptoper på bordet. Foto.

Studenter ved Musikhögskolan i Piteå – Alice Hartvig i midten. Foto: Distriktssenteret. 

En av studentene som deltok i Student tycker høsten 2017 svarte på spørsmålet om hun har lært noe av dialogen som hun vil ta med i egen jobb etter utdannelsen:

– Virkelig. Det med kommunikasjon er jo så himmla viktig. Når jeg blir lærer vil jeg ikke bare tenke hva jeg kan lære eleven, men også hva jeg kan lære av eleven, og være bevisst på maktbalansen. Denne tenkemåten har jeg fått mer etter engasjementet i studentorganisasjonen og dialogen med kommunen; det å lytte til hverandre – det å lære av hverandre på samme nivå, sier Alice Hartvig, student ved Musikhögskolan i Piteå.

Samarbeid med skolen

Skolen er en viktig samarbeidspart og arena for å nå barn og unge. Lærere og skolens ledelse ser innbyggerinvolveringen som en del av samfunnskunnskapen, og metodene Unga granskar, Unga frågar, Unga tycker og Student tycker legges inn i skolens årsplanlegging. Selv om metodene forandres over tid og tema varierer fra år til år, har kommunen noen faste rutiner og tidsrom for når de skal ha dialog med de unge. Dette skaper forutsigbarhet for skolen i deres årsplanlegging. Skolen er opptatt av å følge læreplanen og er for eksempel mindre samarbeidsvillig når politiske partier ønsker å komme inn i skolen. Dette kan være spesielt utfordrende i valgår, og for den videregående skolen som opplever press fra politiske partier.

Et representativt innbyggerpanel – Piteåpanelet

Piteåpanelet er kommunens innbyggerpanel og en kontinuerlige metode som kommunen anvender flere ganger i året. Panelet består av 70 samfunnsengasjerte og interesserte personer som er villige til å stille på møter, svare på spørsmål og delta i prosesser som går over tid. For kommunen er dette en svært verdifull gruppe. En annen fordel med panelet er at det er den mest representative metoden de har. Deltakerne kan dermed brukes til kompliserte spørsmål, og kommunen har mulighet til å få med seg deltakerne på dype og tidkrevende prosesser.

For å sikre best mulig representativitet, er panelet tilfeldig utvalgt fordelt på kjønn, alder og sted/postnummer. Det er mulig å takke nei til invitasjonen om å delta. Flere unge takker nei, og kommunen har derfor valgt invitere flere unge for å veie opp for dette. Et stort flertall i panelet er tilfeldig utvalgte, men innbyggere som har meldt interesse for å være deltar også.

Politisk ledelse bestemmer hvilke spørsmål som stilles panelet. Enkelte ganger får panelet korte enkle spørreundersøkelser, andre ganger får de mange og omfattende spørsmål. Svarprosenten er vanligvis mellom 50 og 70 prosent, avhengig av tema. Panelet blir også benyttet i større involveringsprosesser. Her kan kommunen invitere panelet til ett eller flere møter.

Et eksempel på en større prosess er temaet framtidens eldreomsorg. Her ble panelet brukt i en møterekke i tre deler. Slik kunne de samme personene diskutere

  1. hva de mener støtte og omsorg innebærer
  2. hvilke utfordringer som finnes rundt temaet
  3. mulige løsninger på utfordringene

Her deltok 28 personer fra panelet på alle møtene. Mellom møtene gikk de ut i egne nettverk og diskuterte spørsmål og samlet innspill.

Piteåpanelet ble brukt i arbeidet med ny klima- og miljøplan. Panelet svarte på spørreundersøkelse om kollektivtrafikk, og deltok på et dialogmøte om bærekraftig kommune. Bruken av panelet førte til at planen ble mer tydelig og ambisiøs enn den ellers ville blitt, samt at vedtakene fikk større legitimitet (Vesterberg, 2012).

Andre eksempler på spørsmål som er stilt til panelet handler om innovasjon: hvordan vil de som piteboer være med å utvikle kommunen? Et annet spørsmål handler om planlegging av nye boligområder: hvilken service bør være i nærheten? Savner dere det en boform?.

Piteåpanelet fornyes hvert fjerde år i forbindelse med kommunevalg.

Læringsverdier

  • Ta i bruk forskjellige metoder for å nå ulike målgrupper. Test gjerne ut nye måter for å nå et mangfold av innbyggere, og lær av det.
  • Skreddersy opplegget til målgruppa, tema og hensikten med prosessen.
  • Sørg for samarbeid med skolen om hvordan innbyggerinvolvering kan inngå som en del av skolens fag og læreplan.
  • Vurder om innbyggerpanel er en god metode dersom det er behov for å ha en dypere dialog med innbyggere om spesifikke problemstillinger.
Fakta om Piteå

  • 42.200 innbyggere og ligger ved kysten i Norbotten. Kommunen har positiv befolkningsutvikling, mens de fleste kommuner i regionen har negativ utvikling. Regionen sett under ett vokser på grunn av innvandring.
  • Kommunen har en lang industritradisjon. Utviklingen har gått i retning av mer tjenesteproduksjon, nyetableringer og bredde i næringslivet. Industrien er fortsatt viktig. Det har vært sosialdemokratisk ledelse i over 70 år, men de har ikke lenger rent flertall.
  • Vedvarende høy valgdeltakelse. Valgdeltakelsen er over landsgjennomsnittet og den høyeste i fylket. Ved kommunevalget 2014 stemte 86,9 prosent av innbyggerne med stemmerett. (Landgjennomsnitt 82,7). Piteå har hatt den høyeste valgdeltakelsen i regionen siden 1970 tallet.

Begrepsavklaringer: politisk organisering i Pietå kommune

Høyeste beslutningsorgane er kommunfullmäktige som tilsvarer et norsk kommunestyre. Kommunstyrelsen er kommunens ledende politiske forvaltningsorgan og tilsvarer et slags norsk formannskap. De følger opp at virksomheten drives i samsvar med de mål og retningslinjer som kommunfullmäktige har bestemt, samt lov og forskrifter.

Kommunestyrelsen har stor innflytelse og et særskilt ansvar for hele kommunens utvikling og økonomiske situasjon. Kommunestyrelsen ledes av en ordfører og varaordfører, som også kalles kommunalråd. Begge jobber full tid. Det er en egen ordfører for kommunfullmäktige.

De kommunale tjeneste- og forvaltningsområdene ledes av nämder som tilsvarer et norsk hovedutvalg. Barne- og utdanningsnämden er den største og har en egen ordfører på halv tid. De øvrige ordførere jobber deltid eller er fritidspolitikere. Piteå kommune har mange bolag som tilsvarer norske kommunale foretak.