Forandring og framdrift krever forankring

Vellykket forankring skjer ikke i planer og strateiger – vellykket forankring skjer i mennesker. I regionale samarbeid må du jobbe for at de rette menneskene forstår at prosjektet ditt er nyttig – for dem selv eller for dem de representerer.

«Forankring, forankring, forankring» lød et av rådene fra en prosjektleder etter endt 4-årig regionalt samarbeid. De aller fleste er enige om at forankring er viktig. Spesielt viktig er det for alle som jobber med prosjektledelse eller endringsprosesser av ulike slag.

Et eksempel er Byregionprogrammet. Langt på vei de fleste av de 37 søknadene om å delta i dette programmet ble behandlet og vedtatt i enten kommunestyre, formannskap eller regionråd hos kommunene som deltok. Til tross for formell politisk forankring, opplevde mange prosjektledere likevel manglende støtte til gjennomføringen.

Hva vil det så egentlig si å forankre et regionalt prosjekt – på tvers av kommunegrenser – uten formell makt eller styring over samarbeidspartene?

Fra regionale samarbeidsprosjekt har vi 3 viktige erfaringer:

  1. Det må mer til enn et vedtak for at regionale prosjekter skal være forankret.
  2. Forankring må være en gjentakende aktivitet.
  3. Ledere har et særlig ansvar for at forankring skal skje i sine organisasjoner.

Disse punktene kan virke som en selvfølge. Hvorfor er det likevel så utfordrende å lykkes med forankring av regionale samarbeid? En mulig grunn kan være at vi ikke har en felles felles forståelse av hva ‘forankring’ faktisk betyr, og hvordan vi kan jobbe for å sikre det.

Vi vil derfor se nærmere på:

  • Hva er forankring?
  • Hvordan arbeide med forankring?

Hva er forankring?

Hva vil det si å forankre et regionalt samarbeidsprosjekt? Vi forstår gjerne begrepet intuitivt, men det kan være utfordrende legge noe helt konkret ned i det. Ordet «forankring» handler om å feste prosjektet ditt i noe. Du må unngå at det driver avgårde og ender utpå havet til ingen nytte. Det er vanlig å forstå forankring som noe du gjør for å sikre at et prosjekt faktisk blir gjennomført, og at de som er deltar i eller blir påvirket av det i størst mulig grad trekker i samme retning som prosjektet ønsker.

Mange tenker at forankring, eller det å feste et prosjekt, skjer ved å knytte det til en plan, en strategi eller andre styringsdokumenter. Samtidig vet vi at det er det folk som skaper endring. Forankring handler derfor først og fremst om å feste prosjektet hos mennesker – mennesker som er i posisjon til å påvirke prosjektet. Forankring i planer og strategier fungerer bare dersom målgruppa bruke disse aktivt som styringsdokument.

Men det er også slik at prosjekter som sådan ikke er noe som lar seg feste i et menneske. Det du må feste – eller forankre om du vil – er en erkjennelse av at prosjektet ditt er nyttig. Nyttig for menneskene selv, eller for dem de representerer.

Hvordan arbeide med forankring?

Forankring hos mennesker handler om å forstå eller åpne opp for deres ønske om å engasjere seg i prosjektet – både positivt og negativt. Du må derfor være bevisst på hvordan du legger til rette for dialog og medvirkning.

Uavhengig av om det er en liten gruppe, eller mange innbyggere, må prosjektet oppleves som nyttig og at det dekker konkrete behov. Du må derfor presentere eller samskape prosjektet på en slik måte at det oppstår en erkjennelse av nytte hos aktørene – altså de som direkte eller indirekte blir berørte av prosjektet. Slik erkjennelse oppnår du best om du lykkes med å koble prosjektet til kunnskap de har fra før, eller ny kunnskap som prosjektet selv presenterer.

Deltakerne vil oftest vurdere nytten ut fra egne behov eller behovene til noen de representerer. Skal du lykkes med forankringen av et regionalt prosjekt, må du få fram nytten i de enkelte kommunene som deltar i prosjektet.

Skaff deg oversikt over aktører

Forankring forgår både på individ- og gruppenivå. Noe av det første du må gjøre, er å skaffe en oversikt over hvem prosjektet må forankres hos. Dersom du mangler en slik oversikt, blir det vanskelig å drive et godt og systematisk forankringsarbeid. Gjennomfør derfor en aktørkartlegging som gir deg oversikt over hvem du må forankre hos. Dersom det er store utviklingsprosjekt, må du trolig gjøre flere aktørkartlegginger.

Du må selvfølgelig sikre god forankring hos ledere i samarbeidet. De kan legitimere og bidra til at den samla kapasiteten blir styrket gjennom å videreføre arbeidet inn i sine organisasjoner. Men kjenn dine ledere og deres mulighetsrom. Det er ikke uten videre sikkert at ledere har tilgjengelig tid til å faktisk bidra.

Under kan du se Mona Lindal, prosjektleder for byregion Salten, snakke om foranking i ledelse.

Kontaktinfo

Mona Lindal
Prosjektleder, byregion Salten
[email protected] +47 901 17 465

Gjennom aktørkartlegginga kan du danne deg en god oversikt over hvem som har motivasjon til å bidra med hva. Avhengig av type prosjekt, kan aktører være alt fra administrasjon og politikere i kommunene til frivillige lag og organisasjoner, næringsliv eller utdanning. Du må derfor ha god forståelse av hvilke behov prosjektet skal løse, og for hvem.

Sterkere forankring krever sterkere medvirkning

En måte å arbeide med forankring på, er å la berørte aktører i større eller mindre grad medvirke i prosjektet. Graden av medvirkning og innflytelse beveger fra enveis informasjon i den ene enden av skalaen til aktiv deltakelse og medbestemmelse i den andre. På generelt nivå kan vi si at til sterkere forankring du ønsker, til mer medvirkning og innflytelse må du legge opp til. Dersom du legger opp til enveis informasjon uten dialog, risikerer du at mottaker av informasjonen ikke oppfatter nytten av prosjektet, og du får ingen forankring. Gode dialoger gir bedre grunnlag for gjensidig forståelse.

Vi har tatt utgangspunkt i medvirkningstrappen. Dersom du ønsker stor grad av forankring, vil det medføre at du også må øke graden av medvirkning og innflytlese. Til venstre for den blå streken i grafen under, har prosjektet ingen reell forankring.

Graf som viser sammenheng mellom medvirkningsgrad og forankring.

Medvirkningstrappen (omtalt av Asle Farner – 2008) modifisert av Distriktssenteret.

På grunnlag av aktørkartleggingen kan du vurdere hvordan du legger opp medvirkningsprosessen, og hvor på medvirkningsskalaen du bør plassere ulike individer og grupper. Det er som regel noen aktører prosjektet bør forankres sterkere i enn andre, og hos disse bør du dermed legge opp til mer medvirkning og innflytelse.

Tenk gjennom utgangspunktet for forankingsarbeidet

Å etablere koblingen mellom erkjennelse, kunnskap,  behov og nytte er en prosess. Hvordan du legger opp denne prosessen vil være avhengig av utgangspunktet.

Bygger prosjektet på brei involvering og samskaping? Eller er det en idé, der du ønsker å få flere med på laget? I begge tilfellene bør prosessleder ha god kompetanse på hvordan målgruppen kan bruke sin kunnskap og hvordan de best mottar ny kunnskap.

Tenk derfor gjennom om utgangspunktet er en eller flere av følgende:

  1. å motivere gjennom å skape en sammenheng med deltakerne sin livssituasjon
  2. å legge til rette for at deltakerne kan være aktive og påvirke hvordan de deltar i prosessen
  3. å kombinere teori og praksis i prosessen
  4. hvilke problemer eller oppgaver må de løse

Dersom du gjennomfører et prosjekt som tar utgangspunkt i involvering og medvirkning med mange aktører, er det viktig at prosessen reelt sett er åpen. Den du velger som prosessleder må da ha kunnskap og evne til å sammenstille erfaringene og kunnskapen til deltakerne.

Lykkes du med å inkludere deltakere sine innspill, får de også en sterkere forankring, et sterkere eierskap, samt bedre grunnlag til forpliktelse og mobilisering. Involvering og medvirkning har også andre positive effekter. Det er også viktig å tenke på de yngre i samfunnet – her kan se hvordan og hvorfor involvere barn og unge.

Forankringsarbeid i praksis – eksempel fra Midt-Troms

Februar 2017 var 8 (!) kommunestyrer i Midt-Troms samlet for å diskutere felles strategisk næringsplan. Sammen med politikerne var også rådmenn, næringssjefer, regionalt ungdomsråd og representanter fra forsvaret. Til sammen var 175 mennesker samlet til det avisa Nye Troms omtalte som «Tidenes største kommunstyremøte«.

Det store antallet deltakere, og spredningen på tvers av alder, politikk og fag bidrog til at nye næringsplanen fikk en god og brei forankring. På storsamlingen fikk deltakerne kunnskapspåfyll, og de hadde dialog og gruppearbeid der innspillene ble oppsummerte i en SWOT analyse.  Ordførere og rådmenn som fasilitatorer i gruppearbeidene. Slike grep bidrar både til at prosjektet blir godt forankert i leder, og til at prosessen får ytterligere legitimitet.

Under kan du se Ragnvald Storvoll, prosjektleder for byrgeion Midt-Troms, fortelle om hvordan de gjennomførte prosessen.

Kontaktinfo

Ragnvald Storvoll
Prosjektleder, byregion Midt-Troms
[email protected] +47 905 31 848


Strategisk forankring

Strategisk forankring handler om å knytte prosjektets mål og tiltak til styringsdokument som blir aktivt brukt til å prioritere innsats og ressurser. Som nevnt fungerer dette bare i den grad noen bruke disse aktivt.

Jobber du med organisasjoner som bruker planer aktivt som styringsdokument, bør du forankre prosjektet i relevant plan. Du får da økt aksept for ressursbruken og målene prosjektet jobber etter. Gjennom å vise til forankring i plan, kan du også gi nye deltakere sterkere motivasjon til å bidra til felles mål og gjennomføring.

Under kan du se Tina Abrahamse, daværende  prosjektleder i byregion Kristiansandregionen, fortelle om hvordan forankring i en plan fungere i hennes arbeidshverdag.

Har prosjektet involvert mange i medvirkning, vil det være viktig at du viser deltakerne har hatt innflytelse på nye planer. Deltakere som finner igjen sine behov i planen får en sterkere tilknytning og forankring til målene.

Dersom du gjennom forankringsarbeidet får deltakerne til å ønske å realisere planen, blir den styrket som styringsdokument. Konkret innhold og målsettinger gir grunnlag til å bruke planen i den daglige styringen og gjennom det også opprettholde forankring til målene. De er da viktig med involvering, framdrift og at det skapes resultater som kommunisere ut til alle.

Forankring er en gjentakende aktivitet

For å ha god forankring over tid, må deltakerne bli jevnlig engasjert og oppleve at prosjektet har framdrift. Du må derfor tenke gjennom hvem, hvordan og hvor ofte du må gjennomføre dialog og oppfølging for å unngå at forankringen gradvis svekkes og støtten i verste fall forsvinner. Aktørkartleggingen du laget i oppstarten vil være nyttig å bruken når du skal følge opp forankringen gjennom prosjektperioden. Lykkes du med god forankring gjennom hele prosjektperioden, er det store muligheter for at eierskap er sikret hos de som skal fortsette med tiltak også etter at prosjektet er slutt.