Din guide til vellykket prosessarbeid

01 Introduksjon til prosessarbeid

Hos Distriktssenteret har vi lang erfaring med å veilede distriktskommuner som skal lede prosesser innenfor lokal samfunnsutvikling. Fordi vi vet at det er flere som ønsker bistand enn det vi har anledning til å følge opp fysisk, har vi utviklet denne digitale veilederen til prosessarbeid. Vi håper den kan være til nytte for utviklingsarbeidet i din kommune.

I dette kapittelet skal vi bli kjent med hva prosessarbeid er, og hvorfor ledelse og planlegging er så viktig for å lykkes med dette.

Hva er en prosess?

En prosess er i sin enkleste forstand en bevegelse fra én tilstand til en annen: En systematisk rekke av aktiviteter som tar dere fra der dere er, til der dere ønsker å være.

Med «prosess» mener vi her prosesser som er en del av arbeidet kommunen gjør for å utvikle lokalsamfunn der det er attrakti å bo i, besøke eller drive næring. Vi kaller det gjerne også for en utviklingsprosess.

En prosess kan gå over lang tid. For eksempel når en kommune skal lage ny samfunnsdel til kommuneplanen, eller utvikle et større geografisk område med både boligbygging og næringsaktivitet.

En prosess kan også vare i kort tid - for eksempel i form av et møte, arrangement eller arbeidsverksted. Prinsippet er likevel det samme: En prosess er en rekke aktiviteter og tiltak som er systematisert for å ta oss fra tilstand A til tilstand B.

Prosessplanlegging - er det så viktig?

En god prosess krever god ledelse og god planlegging. Det tar tid og ressurser, men det er vel verdt investeringen: Gjennomføringen blir trygg og stødig - og du øker sjansene for å oppnå resultatet du ønsker.

God planlegging er nøkkelen til vellykket prosessarbeid
plan-gfcaa64d56_1920

For å få en mest mulig ryddig og enkel prosess, som utløser det resultatet du ønsker, er det lurt å bruke tid på planlegging.

Vi setter sjelden i gang med å bygge et hus uten å ha hustegninger og en god forståelse for hvordan vi ønsker at huset skal bli. Det er også sjelden at du bygger et hus helt på egenhånd. Det er gjerne arkitekter som skal tegne, tømrere som skal bygge, kommuner som skal godkjenne og banker som skal finansiere. I tillegg skal både voksne og barn bo og leve i huset i framtiden, og det skal som regel stå i et nabolag i lag med andre hus og naboer du også må ta hensyn til. Alle disse, og kanskje enda flere, må på ulike måter involveres i husbyggings-prosessen din.

Selv om det kan være fristende å bare peise på og komme i gang med byggingen, så er det absolutt klokeste å legge tid og krefter ned i god planlegging. Heldigvis har folk bygd hus før, og det finnes arbeidsmetoder og verktøy som er velprøvde og effektive slik at både du, familien din, og de andre aktørene er fornøyde med både prosessen og resultatet den dagen drømmehuset ditt er klart for innflytting.

På samme måte kan du tenke om utviklingsprosesser i en kommune: Du må gjennomføre mange ulike aktiviteter, og du må involvere mange ulike aktører før du er i mål. For å få en mest mulig ryddig og enkel prosess som utløser det resultatet du ønsker, er det lurt å bruke tid på planlegging. Her kan du med fordel ta i bruk noen velprøvde metoder og verktøy slik at du både får oversikt over arbeidet som ligger foran deg, og gode forutsetninger for å få folk med deg - ikke mot deg.

Enklere prosessledelse med god planlegging

En prosess består ofte av mange deler, aktiviteter og aktører. Alt dette kan det noen ganger være lett å miste oversikten over. Uoversiktlige prosesser kan være vanskelige å jobbe med, og det kan bidra til at de som jobber med prosessen kan føle seg usikre når de skal prioritere hvordan de skal gå fram for å nå målene sine.

For å unngå dette, er det svært viktig å bruke god tid på å planlegge prosessen godt - både i starten av prosessen og underveis. Husk at planlegging er noe som skjer gjennom hele prosessen, ikke bare i starten.

Raskere vei til mål når alle trekker i samme retning
pexels-jens-johnsson-66100

Ved å bruke tid på planlegging får både du som prosessleder og de andre prosessdeltakerne bedre oversikt over hva som skal gjøres når, av hvem, hvordan og ikke minst hvorfor. 

Gode prosesser kjennetegnes gjerne av at de som jobber med den evner å trekke i samme retning. God prosessledelse er avgjørende for å lykkes med dette. Å lede en prosess er noe som krever litt trening og ikke minst forberedelser. For å være trygg i rollen som prosessleder er det vesentlig å ha oversikt over hva som skal gjøres når, og med hvem. God tid til planlegging som resulterer i en oversiktlig plan vil bidra til at prosesslederen får kontroll og blir trygg i sin rolle. 

Hvem som leder (de ulike delene av) en prosess kan variere, alt etter hensikt. Å vurdere hva som vil fungere best til enhver tid, er en del av prosessplanleggingen. Det kan dreie seg om overordnet ledelse av en lengre planprosess, eller ledelse av aktiviteter i et arbeidsverksted. Det er ikke nødvendigvis slik at det er samme person som leder både den overordnede prosessen og alle aktivitetene underveis. Å analysere ressursene og aktørene rundt et arbeid gir innsikt i hvordan prosessen best kan gjennomføres.

"Planning is as natural to the process of success as its absence is to the process of failure." - Robin Sieger

02 Prosessarbeidets ulike faser

Prosessarbeidet kan deles inn 3 hovedfaser:

  1. innsiktsfase
  2. konkretiseringsfase
  3. gjennomføringsfase

Først skal vi få innsikt til å definere hvor vi er, altså utgangspunktet som vi skal jobbe videre fra. Så konkretiserer vi hvor vi vil hen, altså hva vi ønsker å oppnå. Avslutningsvis gjennomfører vi tiltak for å komme oss dit vi vil, og oppnå ønska resultat av prosessen.

I tillegg har vi såkalte åpne- og lukkefaser som markerer start og slutt på ulike aktiviteter og faser underveis i prosessen, men også på prosessarbeidet i sin helhet.

I dette kapittelet ser vi nærmere på hva som bør være i fokus i de ulike fasene, slik at vi er oppmerksomme på dette når vi skal gå i gang med prosessplanen i neste kapittel.

Åpne- og lukkefaser

Dersom du ønsker en god prosess, er det avgjørende å legge til rette for tydelige åpne- og lukkefaser underveis i prosessen.

Begge fasene må vies tid og flid. Det er viktig å være bevisst på forskjellene mellom dem og sørge for at deltakerne i prosessen får tydelig informasjon om hvilken type fase arbeidet til enhver tid befinner seg i. En prosess der deltakerne følger premissene for de ulike fasene har større sjans for å lykkes.

Uten navn

Åpnefaser er kreative og mulighetsorienterte

Åpnefasen i et prosessarbeid eller i en gruppeprosess, er selve innhøstingen av ideér, innspill og kunnskap. I åpnefasen skal det ukritisk myldre av idéer, tanker og kreativitet. Jo flere jo bedre! Alt er lov! Blant hundre idéer dukker det kanskje opp en som er glimrende. Arbeid fritt og lekent, ryddingen kommer senere. Det vil danne grunnlaget for lukkefasen som skal komme.

I åpnefasen legger vi vekt på:

  • Mange ideer
  • Absolutt ukritisk holdning
  • «Ja, og» - ikke «ja, men»
  • Spille på hverandre
  • Assosiere
  • Alt er mulig

Det finnes mange teknikker for å stimulere kreativitet og idérikdom. Kanskje være i andre lokaliteter eller rom enn vanlig, bruke billedkort, rolleskifte, metaforer, sansene, lek, overraskelser etc.

Lukkefaser er avgrensende og prioriterende

I lukkefasen er det tid for å vurdere, prioritere, velge og spisse. I denne fasen skal vi plukke det vi vil ta med videre fra åpnefasen.

I lukkefasen legger vi vekt på:

  • Analysere for og imot
  • Vurdere
  • Prioritere
  • Se på muligheter og begrensninger
  • Konkludere

Åpenfasen og lukkefasen er adskilt i tid. Enten det gjelder et gruppearbeid der dere skal både åpne og lukke i løpet av noen minutter, eller et prosessarbeid som går over flere måneder.

Forventningsavklaring er viktig

Noen mennesker er spesielt glad i åpnefasen: De er gjerne kreative, idérike og fantasifulle. Andre mennesker trives best i lukkefasen: De er gjerne systematiske, ettertenksomme og gode til å se for seg mulige konsekvenser av ulike valg de tar.

Forventningsavklaring og god informasjon er viktig. Dersom deltakerne er klare over hvilken fase prosessen er i og hvorfor, kan det bidra til å hindre misnøye hos dem som foretrekker en annen fase enn den som pågår.

Noen foretrekker åpnefaser - andre lukkefaser
04-Distrikssenteret

Sett sammen grupper som kan jobbe godt i begge fasene, og sørg for at alle er orienterte om hva som vektlegges i den fasen dere jobber i.

Dette er det viktig å være bevisst på når du setter sammen grupper som enten skal jobbe sammen i en prosess, eller som skal komme med forslag og innspill til et prosjekt. Ulike mennesker utfyller hverandre, og det er viktig at du prøver å få med deltakere som kan bidra godt både i åpnefasen og lukkefasen.

Under et lengre prosessarbeid kan det være flere åpne- og lukkefaser tilknyttet ulike aktiviteter som skal gjennomføres. Disse fasene skiller seg fra de tre hovedfasene som markerer starten, midten og slutten av prosessen, og som vi skal se nærmere på nå.

De 3 hovedfasene i prosessarbeidet

De 3 hovedfasene kan sammenlignes med innledningen, hoveddelen og avslutningen i en fortelling. De inntreffer kronologisk, selv om noen av aktivitetene i fasene kan ha en viss overlapping mellom to av fasene.

1 Innsiktsfase: Hvem er vi og hvor står vi?

I denne første fasen søker vi innsikt til å definere utgangspunktet som vi skal jobbe videre ut i fra. Vi skaffer oss oversikt over hva vi har tilgjengelig av ressurser, og hva vi eventuelt trenger mer av for å ha et godt utgangspunkt for det videre arbeidet i prosessen. Vi fordeler også roller og ansvar for det vi skal jobbe videre med.

Eksempler

I en planprosess kan det eksempelvis dreie seg om å få innsikt fra innbyggerne i tillegg til det som foreligger av fakta og analysemateriale. Hva finnes i andre planverk som kan tas med videre? Hvem og hva trengs spesifikt for å danne et godt kunnskapsgrunnlag? 

I et møte eller arbeidsverksted handler denne fasen gjerne om hva som det bør orienteres om, altså hvilken felles kunnskap, forståelse eller inspirasjon som bør tilføres, og som skal legge grunnlaget for resten av møtet eller prosessen.

2 Konkretiseringsfase: Hva vil vi?

Etter å ha skaffet oss nødvendig innsikt, går vi over til å konkretisere hvor vi vil. Her definerer vi ønska resultat, som beskriver hva vi ønsker skal komme ut av prosessen.

Til forskjell fra mål som kan være mer visjonære og som derfor kanskje bare delvis innfris, så forventes det at ønska resultat skal være oppnådd når prosessen avsluttes.

I denne fasen jobber vi også med delresultat, som skal innfris underveis i prosessen, og vi ser fortløpende på om det er behov for justering av disse.

Eksempler

I en planprosess vil det handle om å utarbeide framtidsbilde, visjoner og mål. 

I et møte eller arbeidsverksted er det ikke alltid naturlig å trekke inn en slik fase, det kommer an på hensikten med møtet. Det kan likevel bidra til en bevisstgjøring av progresjonen i møtet eller verkstedet. 

3 Gjennomføringsfase: Hva gjør vi?

I den tredje og siste fasen ser vi på hvordan vi best kan komme oss dit vi vil: Vi planlegger og gjennomfører tiltak for å realisere ønska resultat for prosessen. Her ser vi også på hvordan framtidsbilde, mål og visjoner skal oppnås.

De to foregående fasene brukes som grunnlag, slik at alle deler av arbeidet i prosessen henger godt sammen. Det er her kunnskapsgrunnlag, medvirkning og undersøkelser som sikrer involvering skal få sin synliggjøring og konkretisering.

Gjennomføringsfasen brukes til å definere hvilke handlinger som fører dere eller kommunen dit dere ønsker. Dette er en typisk lukkende del av prosessen, der det skal avgrenses, velges og prioriteres. 

Sentrale spørsmål i denne fasen kan være:

  • Hva bør man tenke på? 
  • Hvordan bør man gå fram? 
  • Hva har andre gjort? 
  • Hvordan sørge for god framdrift?

"A good process produces good results." - Nick Saban

03 Slik lager du en prosessplan

Prosessplanen gir deg oversikt over prosessarbeidet ditt, og bidrar til trygg gjennomføring av prosessen. Den fungerer som et veikart som tydeliggjør for alle involverte hvordan man kommer seg fra startlinje til målstrek, og hva man må være oppmerksom på underveis i prosessen. 

I dette kapittelet skal vi se nærmere på hvordan du jobber med en prosessplan.

Trygg gjennomføring med en prosessplan
student-g643263d0d_1920

Med en prosessplan er det enklere å tydeliggjøre for deltakerne hva dere skal oppnå og hvordan slik at alle trekker i samme retning. Ved å involvere deltakerne aktivt i arbeidet med utarbeidelsen av planen sikrer du forankring og øker engasjementet for det dere skal oppnå sammen.

Før du starter

Du velger selv hvilket verktøy du skal bruke når du skal lage prosessplan. For en kort prosess holder det kanskje å tegne den opp på ei tavle eller på gråpapir. Men i en lengre prosess vil du ha behov for enkel tilgang på planen slik at du kan jobbe aktivt med den underveis. Da er det mer hensiktsmessig med en digital prosessplan.

En lang prosess vil gjerne også inneholde flere delmål - med dertilhørende aktiviteter - som først blir synlige etter at selve prosessen er i gang. Derfor er det viktig å ta fram prosessplanen med jevne mellomrom for å oppdatere den.

Det kan også være lurt å involvere flere prosessdeltakere når du jobber med planen. Ta den gjerne opp på en stor skjerm, og sitt sammen rundt et bord når dere jobber med den. Da får du samlet hele arbeidgruppen om planen, og det blir enklere å sørge for at alle forstår, og er enige om, hva som skal gjøres.

Det er mange digitale verktøy som kan brukes til å lage en prosessplan. Selv har vi gode erfaringer med å sette opp planen som et regneark i Excel. Lenke til malverktøy og trinn-for-trinn-guide til hvordan du jobber med denne finner du nederst i dette kapittelet.

Definer ønska resultat

Den beste måten å bygge opp en prosessplan på er å starte med slutten! Det betyr at du må definere hva som er det ønska resultatet av prosessen du vil gjennomføre. 

Vi velger her bevisst bort begrepet «mål», som er noe ambisiøst vi jobber mot men ikke nødvendigvis klarer å innfri 100% og bruker i stedet begrepet «ønska resultat», som er noe håndfast og realistisk som vi faktisk skal oppnå. 

Et ønska resultat er altså en formulering av hva som skal ha skjedd når prosessen er ferdig, og dermed selve intensjonen med prosessarbeidet dere har foran dere.

I en lengre prosess vil det som regel være behov for å definere flere del-ønska resultater underveis i prosessen. Disse kan betraktes som delmål eller milepæler du må oppnå for å lykkes med prosessarbeidet på vei mot det overordnede ønska resultatet.

Eksempler på ønska resultat kan være:

  • «Vi har vedtatt en plan som blir tatt aktivt i bruk og som er godt forankra gjennom bred og god medvirkning.»
  • «Vi er blitt enige om valg av felles mål og strategier for den kommende planperioden.»
  • «Vi har bestemt oss for 12 ulike tema for neste sesongs rullerende ukesmeny.»
  • «Vi har fordelt ansvar for booking av møtelokaler til lagledere i alle alderstrinnene i kretsen.»

Ikke gå videre uten ønska resultat

Dersom dere som skal jobbe sammen under prosessen ikke klarer å komme fram til en felles enighet om hva som skal være ønska resultat, så er dette et stort rødt faresignal for det videre arbeidet. Vi vil på det sterkeste anbefale å ikke gå videre i en prosess hvor deltakerne i prosessen ikke har greid å bli enige om et ønska resultat.

Sett opp en tidslinje med faser og sluttdato

Når dere er enige om ønska resultat for prosessarbeidet, er det straks klart for å gå i gang med å planlegge aktivitetene som skal gjøre dere i stand til å oppnå dette. Men først må dere få oversikt over hvor mye tid dere har til rådighet: Når er det realistisk at ønska resultat kan være oppnådd? 

Hvor mye tid du trenger avhenger av hva dere skal oppnå, og det kan være lurt å gjøre et grovt estimat over hvilke ressurser som er tilgjengelige og hvilke aktiviteter som skal gjennomføres. 

Når dere har satt en realistisk sluttdato, er det klart for å sette opp ei tidslinje som skal definere hvor mye tid dere kan bruke på de ulike fasene i prosessarbeidet. Med tidslinja får du en god visuell oversikt over når de ulike aktivitetene som inngår i prosessen skal gjennomføres, og i hvilken rekkefølge.

Eksempel

Dersom ønska resultat er «Vi har vedtatt en plan som blir tatt aktivt i bruk og som er godt forankra gjennom bred og god medvirkning», kan vi anta at det er snakk om en lengre prosess - for eksempel 1 år. I så fall setter du opp en tidslinje som går fra f.eks 1. mars 2021 til 1. mars 2022. En slik tidslinje er det naturlig å dele opp i måneder og uker.

Dersom ønska resultat er «Vi har blitt enige om hvordan vi skal jobbe for å involvere innbyggerne i arbeidet med ny samfunnsdel», kan vi anta at prosessen er relativt kort, for eksempel 3 timer. I så fall setter du opp en tidslinje som går fra kl 09:00 til kl 12:00. En slik tidslinje er det naturlig å dele opp i timer og 10-minuttsbolker.

I tillegg til selve tidslinja er, det også lurt å visualisere når de 3 hovedfasene er aktive:

Skjermbilde 2022-03-24 kl. 11.51.38

1 Innsiktsfase

Hvem er vi?

2 Konkretiseringsfase

Hva vil vi?

3 Gjennomføringsfase

Hva gjør vi? 

Da blir det enklere å fylle tidslinja med aktiviteter som er hensiktsmessige for hvor i prosessen man befinner seg.

Tidslinjen er også et svært viktig verktøy for å holde oversikten over prosessen og alle de ulike aktivitetene som inngår i den. Enkelte aktiviteter må nødvendigvis komme før andre aktiviteter, og når du organiserer alle aktivitetene dine inn i en tidslinje, får du kontroll på hva som kommer først og sist. Dette gir deg oversikt over arbeidet dere skal gjennomføre, og bidrar til at du kan føle deg trygg i rollen som prosessleder.

Planlegg aktiviteter

Det er mange ulike aktiviteter du bør planlegge for å sikre en god gjennomføring av prosessen. Hvilke aktiviteter som bør gjennomføres varierer ut fra hva man vil oppnå, samt hvilke ressurser og hvor mye tid man har til rådighet. 

Bruk prosessplanen aktivt til å plotte inn de ulike aktivitetene på tidslinja slik at du ser når de skal skje. Legg også inn informasjon om hvem som er ansvarlig for å gjennomføre hver enkelt aktivitet innenfor gitt tidsfrist. 

Dette planleggingsarbeidet bidrar til at du får bedre oversikt over hva som skal gjøres av hvem, og hvor lang tid det tar. Når du får bedre oversikt, blir du også tryggere på at du har kontroll på det som skal skje i prosessen.

For bedre oversikt skiller vi mellom tre hovedtyper av aktiviteter i prosjektplanen:

  • Faglig aktivitet: Aktiviteter som handler om faglige ting knyttet til prosessen. Eksempler: Gå gjennom plandokumenter, forberede arbeidsmetoder, lage spørreundersøkelser, bearbeide innspill og lignende.
  • Praktisk aktivitet: Aktiviteter som er praktiske avklaringer i prosessen.
    Eksempler: Bestille møterom, kjøpe inn materiell til arbeidsverksted og lignende.
  • Aktivitet/prosess: Møter og lignende aktiviteter der det foregår konkret prosessarbeid. Eksempler: arbeidsverksted, gjestebud, dialogmøter, folkemøter, møter med politikere, innbyggerundersøkelser og lignende.

Ikke glem at du kan ta fram planen med jevne mellomrom, og oppdatere den med nye aktiviteter etterhvert som det trengs. All planleggingen er ikke nødvendigvis gjennomført i starten av prosessen. 

Underveis i prosessen er prosessplanen et levende dokument. Når prosessen avsluttes vil den være et synlig bevis på arbeidet som er lagt ned og hvem som har bidratt til å oppnå det ønska resultatet. Den kan også tjene som erfaringsgrunnlag dersom dere eller andre skal sette i gang med lignende prosesser senere.

Få kontroll på viktige aktiviteter

Noen typer aktiviteter er ekstra viktige for at prosessen skal bli god. Disse er det viktig å være oppmerksom på, og få oversikt over slik at du sikrer at de blir gjennomført.

Eksempler på slike type aktiviteter er:

  • Refleksjon: Aktivitet der dere stopper opp og tenker gjennom hva som er gjort så langt, og hva som skal skje videre.
  • Springende punkt: Aktivitet som er slik at dersom den ikke blir gjennomført, så står prosessen i fare for å ikke oppnå ønsket resultat.
  • Forventningsavklaring: Aktivitet der man blir enige om en vei videre eller gjør andre typer forventningsavklaringer.

I prosessplan-malen har vi lagt inn grafiske elementer som du kan kopiere og lime på slike viktige aktiviteter. På denne måten kan du enklere holde oversikt og sikre at disse blir gjennomført.

Vær bevisst på åpne- og lukkefasene

På samme måte som du markerer viktige aktiviteter, kan det også være hensiktsmessig å markere de ulike åpne- og lukkefasene underveis i prosessen. Dette kan bidra til økt bevissthet på hvordan dere bør jobbe i de ulike fasene, og synliggjør start og slutt på mindre «underprosesser» i et større prosessarbeid.

"It is easier to achieve the desired result in short pieces." - Gustav Mahler

04 Kartlegg nåsituasjonen

Nå som du er kjent med viktigheten av god prosessplanlegging og har lært hvordan en prosessplan settes opp, er du kanskje klar for å planlegge aktiviteter du kan plotte inn i planen og ikke minst utføre. En god start på dette kan være å gjennomføre en eller flere aktiviteter for å kartlegge nåsituasjonen. 

Å se nærmere på utgangspunktet dere har for det videre prosessarbeidet er spesielt nyttig i innsiktsfasen. Slik kan dere bli mer bevisste både på hvilke ressurser dere har til rådighet, og på hvilke eksterne krefter og omstendigheter som kan bidra til å påvirke utkommet av prosessarbeidet deres.

I dette kapittelet skal vi se nærmere på hvilke metoder og verktøy du kan bruke til en slik kartlegging.

SWOT-analyse

Når du skal få innsikt i hvilke fordeler dere kan dra nytte av og hvilke utfordringer dere står ovenfor på veien mot ønska resultat, kan en SWOT-analyse være et nyttig verktøy. Metoden bidrar til både kunnskapsinnhenting, samt medvirkning og involvering gjennom en systematisk kartlegging.

Kartlegg nåsituasjonen med en SWOT-analyse
woman-gd35913929_1920

Få oversikt over styrker, svakheter, muligheter og trusler som kan påvirke prosessarbeidet og resultatet dere jobber mot. 

SWOT står for styrker (Strengths), svakheter (Weaknesses), muligheter (Opportunities) og trusler (Threats). En SWOT-analyse kan bidra til å styrke kommunens innsikt i og forståelse for egen situasjon ved å avdekke sterke og svake sider, muligheter og trusler knyttet til et arbeid eller en prosess.

Ved å analysere interne og eksterne omstendigheter knyttet til nåsituasjonen for prosessarbeidet, og se på i hvilken grad disse kan være til nytte eller skade for oppnåelsen av ønska resultat, vil dere være i bedre stand til å gjøre prioriteringer og fatte beslutninger i det videre arbeidet.

Metoden kan også benyttes til utforskning av nye løsninger til et problem eller en situasjon.

Når er det lurt å gjennomføre en SWOT-analyse?

En SWOT-analyse egner seg godt i de fleste tilfeller der du trenger å skaffe deg oversikt over situasjonen du står i, gjerne i en tidlig fase. En forutsetning er at prosjektet/planen er tydelig definert. 

SWOT-analysen er i tillegg anvendelig både på strategisk langsiktig nivå, for eksempel dersom du skal vurdere et prosjekt eller en prosess med overordna blikk. Men den er og anvendelig på et konkret nivå, for eksempel dersom du vil vurdere om hvordan et konkret tiltak vil slå ut på kort sikt.

Aktøranalyse

For å ivareta informasjonsbehov og bidra til involvering av aktører som er sentrale for en god og vellykket prosess er det hensiktsmessig å skaffe seg oversikt over hvem disse aktørene er. 

Aktøranalyse er en metode som benyttes for å systematisk kartlegge personer og organisasjoner som vil bli berørt av, og/eller som kan ha påvirkningskraft på, utfallet av en prosess. I tillegg til å bli bevisst på mulige problemstillinger som kan oppstå og hensyn som bør tas, er aktøranalysen nyttig for å se på hvem som kan, bør og må være med på laget i prosessarbeidet du skal lede.

Få oversikt over aktører som er sentrale for prosessarbeidet
09-Distrikssenteret

Med en aktøranalyse er det enklere å få oversikt over hvilke personer og organisasjoner som bør involveres i prosessarbeidet, og som det er viktig å holde informert underveis. 

En aktøranalyse er altså en gjennomgang av hvilke aktører som på ulike måter kan komme til å bli involvert i et prosjekt eller en utviklingsprosess. Med "komme til å bli involvert" mener vi i denne sammenheng personer og organisasjoner som for eksempel kan...:

  • …bli berørt av...
  • …ha innvirkning på...
  • …være interesserte i...
  • …være motstander av...
  • …være tilhenger av...
  • …tjene på...
  • …ha kunnskap og kompetanse på...

...prosjektet, prosessen eller utviklingsarbeidet du jobber med.

Aktøranalysen gir eiere, ledere og prosjektgrupper oversikt over hvem disse aktørene er. Å være bevisst disse aktørene, og ikke minst hvordan du skal nå ut til dem med kommunikasjon, er en viktig del av prosess- og utviklingsarbeidet. Årsaken til det er at prosessen gjerne vil være avhengig av disse aktørene for at den skal oppnå det resultatet du ønsker.

Når er det lurt å gjennomføre en aktøranalyse?

Det er alltid nyttig å gjøre en aktøranalyse når du er avhengig av å få med flere aktører for å oppnå ønsket resultat. Den er et nyttig verktøy for utvikling av både strategier og tiltak.

Kartlegging av sentrale aktører vil være en naturlig del av prosessarbeidets innsiktsfase, og gjennomføring av en aktøranalyse vil bidra til en strukturert tilnærming til dette arbeidet. 

Analysen kan med fordel gjennomføres i flere omganger, og ikke bare innledningsvis i prosessen. Du kan gjerne ta den fram, og drøfte den med for eksempel en prosjektgruppe både underveis og mellom de ulike fasene i prosessarbeidet.

Bruk av personas i utviklingsarbeidet

Personas er fiktive personer som skal representere en typisk innbygger i kommunen eller lokalsamfunnet. Når du lager slike fiktive personer, bidrar det til at du i større grad setter deg inn i innbyggernes perspektiv og forstår behovene deres.

Metoden kan være en nyttig metode i prosess- og utviklingsarbeidet til en kommune, både som en refleksjonsøvelse når du jobber med innsikt, og for å utvikle målrettede budskap i kommunikasjonsarbeidet.

Innta innbyggernes perspektiv med personas
jacek-dylag-PMxT0XtQ--A-unsplash

Personas er fiktive personer som skal representere en gruppe innbyggere i kommunen og som bidrar til at du i større grad forstår behovene og utfordringene deres.

Når passer det å lage personas?

  • I alle situasjoner der du bør vurdere hvordan ulike grupper i et lokalsamfunn kan komme til å forholde seg til noe du skal gjøre, si eller lage.
  • Når du ønsker å få bedre innsikt i innbyggernes behov og utfordringer som er relevante for det dere skal oppnå med prosessarbeidet.
  • Eksempelvis i en stedsutviklingsprosess der du skal legge til rette for en utendørs møteplass i kommunesenteret, i forbindelse med tjenesteutvikling eller i forbindelse med planprosesser.
  • Du kan også lage personas når du skal sende ut ei pressemelding, eller lage spørsmål til ein innbyggerundersøkelse.

Enkle digitale spørreundersøkelser

Det er ikke alltid mulig å kartlegge nåsituasjonen i fysiske eller digitale arbeidsmøter. I enkelte tilfeller trenger vi mer omfattende innsikt, fra flere personer enn vi kan invitere til slike møter. 

Når du skal samle data fra mange personer kan du ha god nytte av å gjennomføre en digital spørreundersøkelseInnbygger- og næringsundersøkelser er godt egnet til å kartlegge nåsituasjonen, og få innspill til kommunens plan- og utviklingsarbeid. Slike undersøkelser skaper engasjement og forventninger hos de som blir spurt.

Bred innsikt med digitale spørreundersøkelser
laptop-g1cfb13e08_1920

Når du trenger innspill og tilbakemeldinger fra flere enn du kan invitere til et arbeidsmøte, kan digitale spørreundersøkelser være et godt alternativ.

Før dere bestemmer dere for å gjennomføre en slik undersøkelse, må dere vite hva dere vil med den, og at dere har tid og kapasitet til å gjennomføre og følge den opp i etterkant.

Når vi gjennomfører en undersøkelse har vi tatt på oss en forpliktelse til å forvalte viljen og engasjementet til de som svarer.

«Ikke gjør det om du ikke mener det og ikke har tid.»

- Distriktssenteret om innbygger- og næringsundersøkelser

Viktige punkter før undersøkelsen settes opp:

  • Lag en arbeidsgruppe
  • Avklar formål
  • Definer ønskede respondenter
  • Avklar ressurser
  • Lag plan for gjennomføring og oppfølging
  • Lag en kommunikasjonsplan
  • Tilpass spørreskjemaet til din kommunes behov 
  • Test spørreskjemaet

Spørreundersøkelsen bør være åpen i 2-3 uker, og i denne perioden bør man aktivt følge opp arbeidet for å sikre bred nok deltakelse. Når svarene er samlet inn analyseres og funnene oppsummeres disse i en rapport. Denne innsikten taes deretter med videre i arbeidet med utviklingsprosessen.

Nedenfor finner du snarveier til veiledning for hvordan du henholdsvis setter opp en innbyggerundersøkelse eller en næringsundersøkelse. 

"It is easier to reach our potential when we learn the value of including others in our quest." - John Wooden

05 Forankre prosessarbeidet gjennom involvering og medvirkning

For å skape engasjement og oppslutning, både rundt ønska resultat og arbeidet blir gjort for å komme dit, er det viktig å involvere sentrale aktører i utviklingsprosessen. Alle som har påvirkningskraft på eller som blir berørt av resultatet dere ønsker å oppnå er slike aktører. 

Gjennom å gi disse aktørene mulighet til å bli hørt, bidra med innspill eller gjøre en innsats, øker du sannsynligheten for at de stiller seg bak ønsket resulat og bidrar til en smidigere prosess.

I dette kapittelet skal vi se på hvilke prosessverktøy du kan bruke for å lykkes med involvering og medvirkning i prosessarbeidet. 

Indirekte vs. direkte medvirkning 

For hvert tiltak som planlegges bør du først spørre deg hvem det er viktig å engasjere (les mer om aktøranalyse i kapittel 4). Deretter må du ha en plan på hvordan du skal engasjere dem. Her kan det være aktuelt å bruke prosessverktøy som bidrar til at så mange som mulig blir hørt, ut i fra hva som er hensiktsmessig for det man ønsker å oppnå. 

Det er ikke alltid mulig eller hensiktsmessig å inkludere alle som blir berørt av en prosess. Hvis du likevel ønsker å få innsikt i hva mange ønsker eller mener om noe som er relevant for utviklingsprosessen du leder, så kan det være lurt å gjennomføre spørreundersøkelser rettet mot innbyggerne eller næringslivet i kommunen. Slike undersøkelser sikrer en indirekte medvirkning gjennom en kvantitativ tilnærming hvor flest mulig får sjanse til å uttale seg. Svarene vil da påvirke prosessarbeidet ved at dere vil vektlegge og hensynta det flertallet mener og ønsker i det videre arbeidet. 

Se kapittel 04.3 for hvordan man kan gjennomføre enkle digitale spørreundersøkelser. 

Hvis antallet aktører er av en størrelse som gjør det mulig å gjennomføre arbeids- og dialogmøter hvor aktørene får mulighet til en direkte medvirkning vil dette være å foretrekke ettersom man da legger til rette for et sterkere engasjement og gir aktørene bedre muligheter til å bli hørt og forstått. En slik kvalitativ tilnærming vil høste færre svar men gå mer i dybden, eksempelvis på problemstillinger og løsningsforslag, enn hva som vil være mulig i en spørreundersøkelse.

Videre i dette kapittelet skal vi se på ulike arbeidsmetoder som kan benyttes for å sikre en direkte medvirkning og involvering av sentrale aktører i utviklingsprosessen.

Arbeidsverksted 

Arbeidsverksted er en ypperlig arbeidsform når flere deltakerne sammen skal produsere innhold i et pågående arbeid, og på den måten bidra til hvilke prioriteringer som gjøres videre i prosessen. 

Som navnet tilsier, et arbeidsverksted handler om å være virksomme. Det er derfor viktig å skille mellom møter som primært dreier seg om informasjonsformidling eller opplæring av passive mottakere, og verksted hvor de oppmøtte bidrar med aktiv deltakelse og samhandling gjennom hele økta. 

Et verksted fremmer engasjement og medvirkning ved at deltakerne får bidra med ideer og innspill til eksempelvis planprosesser. Det kan også brukes når det er behov for innspill til idé- og prosjektutvikling, for å få fram aktuelle tiltak, og der det er viktig å lytte til innbyggeres eller deltakernes meninger, ønsker og behov.

Arbeidsverksted fremmer aktiv deltakelse
13-Distrikssenteret

I et arbeidsverksted jobber alle aktivt sammen om å definere og oppnå ønsket resultat. Her legges det til rette for å skape engasjement og sikre god medvirkning i utviklingsprosessen.

Verksted som arbeidsmetode er et godt valg når:

  • Du i hovedsak vil få fram deltakernes innsikter, meninger og ideer
  • Det er viktig med god involvering og forankring
  • Det er viktig å forebygge dominans fra enkeltpersoner eller - grupper
  • Du ønsker å legge til rette for samhandling og samskaping

God planlegging og organisering er avgjørende for å komme fram til et vellykket og godt resultat. Arbeidsverkstedet kan gjennomføres i ulike formater og med ulike øvelser på agendaen. Det viktigste er at opplegget tilrettelegger for aktiv deltakelse og at det skreddersys med tanke på hva man ønsker å oppnå.

Gjestebud som arbeidsmetode

Gjestebud er en enkel metode for medvirkning, særlig når man ønsker innspill fra spesifikke grupper som ellers kan være utfordrende å engasjere.

Her utnevner man en vert som inviterer innbyggerne til et uformelt møte for å besvare spørsmål og komme med innspill som kommunen kan ta med inn i prosessarbeidet.

Verten kan selv bestemme om hen vil invitere deltakerne hjem, ta dem med på kafébesøk eller en spasertur, eller kanskje ta en prat over lunsjbordet. Under gjestebudet kan deltakerne dele et enkelt og hyggelig måltid sammen, og snakke om et tema i uformelle og kjente omgivelser.

Gjestebud-metoden brukes til å skape en trygg møteplass som får folk til å slappe av og som senker terskelen for å delta aktivt i dialogen. Slik kan du få mobilisert enda flere av kommunens innbyggere, og du får gjerne flere og bedre innspill og synspunkter enn ved mer formelle sammenkomster.

Gjestebud engasjerer og åpner for flere innspill
startup-594090_1920

Verten inviterer til gjestebud i uformelle omgivelser. Under et kafèbesøk, en lunsj eller en gåtur inviteres deltakerne til å diskutere spørsmål knyttet til et eller flere tema som man ønsker å få innspill til.

Gjestebud som arbeidsmetode er et godt valg når:

  • Du skal hente innspill og synspunkter fra innbyggerne gjennom dialog og samtale. 
  • Du ønsker et alternativ til tradisjonelle folkemøter for å øke mobiliseringen og senke terskelen for å aktiv deltakelse
  • Du ønsker å jobbe målrettet med svært spesifikke grupper, for eksempel «familier med barn i skolealder» eller «personer med innvandrerbakgrunn». Gjennom å rekruttere en vert i ønsket målgruppe som får med seg flere, kan du lettere få flere innspill fra denne målgruppen.
  •  

IGP-metoden

IGP-metoden er et verktøy som kan være aktuelt i mange sammenhenger, eksempelvis arbeidsmøter i prosessgruppa hvor beslutninger om tiltak og prioriteringer skal gjennomføres. Her veksles det mellom individuell refleksjon, gruppedialog og framlegg/diskusjon i plenum. 

IGP står for Individ, Gruppe, Plenum. IGP-metoden legger til rette for balansert dialog der alle får delta aktivt. Det er en velprøvd involveringsmetode som skaper engasjement og passer for de fleste.

IGP er en enkel metode som legger til rette for refleksjon, engasjement og aktiv deltagelse i møter, arbeidsverksted eller lignende. Den brukes gjerne for å unngå at sterke enkeltstemmer blir dominerende eller at noen deltakere forblir passive. IGP-metoden kan brukes i både store og små forsamlinger til alt fra kreative prosesser til prioriterende og avgrensende arbeid.

IGP-metoden sikrer at alle kommer til ordet
15-Distrikssenteret

IGP-metoden gjør det enklere at alle får komme til ordet, spesielt når mange er samlet. Her jobber man først individuelt og deretter i en mindre gruppe før man presenterer i plenum.

IGP-metoden er et godt valg når:

  • Det er mange deltakere som skal jobbe sammen eksempelvis i plan- eller utviklingsprosesser og du vil sikre en god involvering og medvirkning.
  • Du ønsker at alle i arbeidsmøtet/arbeidsverkstedet skal bli hørt og få komme med sine innspill.
  • Du ønsker å legge til rette for en balansert dialog som ikke styres av noen få, sterke stemmer.

"Good communication is the bridge between confusion and clarity." - Nat Turner

06 Kommunikasjon i prosessarbeidet

Dersom et lokalsamfunn utvikler seg i skogen og ingen hører det, lager det lyd da? Kommunikasjon er en viktig del av alt utviklingsarbeid. Når du jobber med lokal samfunnsutvikling, må du hele tiden tenke på hvordan du skal fortelle om arbeidet du gjør.

Uansett størrelsen på utviklingsarbeidet du jobber med så er det viktig å være klar over at kommunikasjonsarbeidet krever både ressurser og arbeidsinnsats. Derfor bør du bruke tid på å planlegge dette arbeidet godt, slik at gjennomføringen ikke krever mer enn den trenger å gjøre.

Forventningsstyring og balanse

Kommunikasjon er et viktig verktøy for å oppnå det du ønsker med utviklingsarbeidet ditt. Du bør planlegge kommunikasjonen din parallellt med prosjektet eller prosessen du arbeider med, og målene for kommunikasjonen bør sammenfalle med målene for prosjektet forøvrig.

Å love for mye og ikke innfri, kan lett skape misnøye og kan være verre enn å ikke love noe som helst. Å kaste baller i lufta som bare forsvinner uten at noen forstår hvor de ble av, kan være til stor skade. Kommunikasjon handler om å skape interesse og å legge grunnlag for deltakelse, tillit og trygghet. Å være bevisst hvilke forventningar du skaper, og balansere dette opp mot det som faktisk skjer er en kunst det kan være vel verdt å trene på.

Hold omverdenen orientert med en kommunikasjonsplan

Med en kommunikasjonsplan er det enklere å lykkes når du skal formidle fra utviklingsarbeidet og skape engasjement hos innbyggerne.

Størrelsen på prosjektet legger føringer

Det mangler ikke på ting å ta stilling til når du skal legge et løp for hvordan du skal kommunisere med verden utenfor kommunehuset. Skal du kun sende ut ei pressemelding i starten eller ved slutten av et prosjekt? Eller skal du dele informasjon og bilder av oppnådde delmål via flere kanalar underveis? Skal du opprette ei egen nettside, eller nøye deg med ei underside på kommunen sin nettside?

Ingen utviklingsprosjekter er like, hverken i størrelse eller faglig og tematisk bredde. Dermed vil behovet for kommunikasjon variere. Det er også forskjell på hvor mye ressurser som er tilgjengelig i kommunen din, både av tid og penger. Derfor er det viktig at du tilpasser kommunikasjonsarbeidet til et nivå som passer din kommune og ditt utviklingsprosjekt.

For mindre prosjekter kan en enkel kommunikasjonsplan med oversikt over mål, tiltak og ansvarsfordeling være tilstrekkelig for å nå ut til de viktigste målgruppene.

Trenger du en kommunikasjonsstrategi?

Store prosjekter - som for eksempel ei kommunesammenslåing - krever gjerne en større innsats med en egen kommunikasjonsstrategi, egen arbeidsgruppe og lignende.

En kommunikasjonsstrategi er et dokument som på overordnet nivå skildrer hva du ønsker å oppnå med kommunikasjonen din, hva du må gjøre og hvilke ressurser du kan bruke for å nå disse målene. Med utgangspunkt i strategien, kan du så gå i gang med å lage planer og tiltak som på praktisk nivå sier noe om hvordan du skal gå fram for å nå målene.

Å lage en kommunikasjonsstrategi krever tid og ressurser, men gevinsten er at du får etablert langsiktige mål å styre etter. I tillegg kan prosessen med å lage strategien gi deg mulighet til å få diskutert hva du ønsker å oppnå med kommunikasjonen, og dermed gjøre viktige budskap ekstra tydelige.