Slik gjennomfører du en innbygger­undersøkelse

Når du skal finne ut hva innbyggerne mener ved å samle data fra mange personer, kan du ha god nytte av å gjennomføre en digital spørreundersøkelse. 

laptop-g1cfb13e08_1920

Om innbyggerundersøkelser

Innbyggerundersøkelser skaper engasjement og forventninger hos de som blir spurt, og er godt egnet både til å kartlegge nåsituasjonen og til å få innspill til kommunens plan- og utviklingsarbeid. 

Distriktssenteret har utviklet mal for en enkel digital innbyggerundersøkelse basert på vår kunnskap om kommunens samfunns- og næringsutviklerrolle. Undersøkelsen er testet og videreutviklet i samarbeid med flere kommuner og fylkeskommuner som vi har fulgt over tid.

Innholdet i undersøkelsen (både introduksjonstekst og spørsmål) må tilpasses din kommune og det dere ønsker å få svar på.

Trinn 1 Forberedelse 

Forberedelsesfasen er perioden fra dere har bestemt dere for å gjennomføre en undersøkelse til den åpnes og kan ta imot svar. I denne fasen handler det om å planlegge alt fra å utvikle og tilpasse spørreskjema, lage en plan for gjennomføring og hvordan dere skal få inn svar fra innbyggere og næringsliv. Det handler også om hvordan undersøkelsen skal følges opp.

Det er spesielt 2 ting som er viktig i denne fasen. Det ene er at spørreskjemaet inneholder de spørsmålene kommunen trenger svar på. Det andre er at dere lager et konkret opplegg for å få oppmerksomhet om undersøkelsen, slik at dere får inn mange svar.

Før dere går i gang med å lage/tilpasse spørreskjemaet anbefaler vi at dere tar en kikk på punktene under:

Lag en arbeidsgruppe

Arbeidsgruppa har et felles ansvar for hele prosessen med undersøkelsen. Her er det en styrke om kommunens toppledelse, både politisk og administrativt, er tett på i alle faser. Dette sikrer både god forankring og at resultatet av undersøkelsen blir fulgt opp.

Ta gjerne med representanter fra målgruppene, for eksempel fra råd, foreninger, næringsliv og lignende. Dette bidrar også til bedre forankring, større mobilisering og mer oppmerksomhet

Avklar formål

En felles forståelse for hva hensikten med undersøkelsen er, og hva den skal brukes til, gjør det lettere å komme fram til de spørsmålene dere bør stille. Jobb derfor godt både med å etablere og tydeliggjøre formålet slik at alle stiller seg bak dette.

Anonyme besvarelser kan gi ærligere svar

Dersom målet med undersøkelsen er å få mange svar for å få frem samlet syn på tema eller problemstillinger, bør undersøkelsen gjennomføres anonymt. Dette bidrar til nødvendig tillit til at svarene ikke kan spores tilbake til den enkelte respondent. I tillegg bidrar anonymitet trolig til mer ærlige svar.

For å gjøre en undersøkelse anonym i MS Forms: Velg alternativet «Alle kan svare» under «Hvem som kan fylle ut dette skjemaet» i innstillinger.

Finn målgrupper og hvordan de skal nås

Dersom alle innbyggere er målgruppe for undersøkelsen, kan det være aktuelt å benytte kommunens system for SMS-varsling. 

Å nå bestemte målgrupper, for eksempel unge under 18 år, krever tilpasset kommunikasjon og oppfølging. Samarbeid med skolens ledelse om informasjon og tid til å gjennomføre undersøkelsen i skoletida kan være et slikt tiltak.

QR-kode på offentlige steder som nærbutikk, ferge eller buss kan i tillegg til omtale i sosiale medier og lokalmedier vere andre aktuelle tiltak for å nå innbyggerne.

Avklar ressurser og legg en plan for gjennomføring og oppfølging

Selve gjennomføringen av undersøkelsen er gjort i løpet av 2 - 3 uker. Det viktigste arbeidet, og ofte det mest krevende, er det som skal skje i etterkant. Legg en plan for både gjennomføring og oppfølging: Hvem gjør hva, og når? 

Å planlegge kommunikasjonen for å få inn svar og gi tilbakemelding til de som svarer er en del av planen. Husk å ta utgangspunkt i hva dere ønsker å oppnå med undersøkelsen. 

Lag en kommunikasjonsplan

En fullstendig kommunikasjonsplan bør inneholde plan for hele undersøkelsesprosessen. I tillegg til å skape oppmerksomhet i forkant, er det også viktig å ha en plan for hvordan resultater fra undersøkelsen skal kommuniseres tilbake til innbyggere/næringsliv som har svart, til politikere og til andre som har interesse  eller en rolle i samfunns- og næringsarbeidet.

Her kan du laste ned mal for enkel kommunikasjonsplan

Tilpass spørreskjemaet

Lag ditt eget eller tilpass spørreskjemaet basert på malen ovenfor. Bruk arbeidsgruppa i dette arbeidet. 

Vær oppmerksom på at mange åpne kan medføre mye arbeid med å analysere og oppsummere disse.

Test spørreskjemaet

Test spørreskjemaet på noen i målgruppa. Her er det noen spørsmål dere kan sjekke ut i målgruppa:

  • Forstår du spørsmålene?
  • Er det spørsmål som du vil ta ut? (hvorfor?)
  • Har du forslag til endringer/nye spørsmål?
  • Hva synes du om tidsbruken?

Drøft tilbakemeldingene og gjør de siste endringene av skjemaet.

Slett prøvesvar og send ut spørreskjemaet.

Trinn 2 Gjennomføring

Gjennomføringsfasen er perioden fra dere åpner undersøkelsen for svar til den lukkes. Den bør være åpen i 2 - 3 uker. En vellykket undersøkelse med mange svar forutsetter at du er godt forberedt når innbyggere inviteres til å svare. Følg kommunikasjonsplanen du satte opp som en del av forberedelsene.

Punkt nummer 1 er at dere jobber aktivt hele perioden når undersøkelsen først er åpen. For å sikre nødvendig bredde og representativitet, er det viktig å følge med på hvor mange som har svart og hvem respondentene er. Er det for eksempel kommet få svar fra ungdom i alderen 13 - 16 år, bør dere sette inn ekstra innsats for å nå disse.

Arbeidsgruppen som er ansvarlig for undersøkelsen bør komme sammen 1 - 2 ganger for å sjekke status og samordne oppfølgingstiltak.

Det er ofte nødvendig å minne om undersøkelsen flere ganger. Erfaring viser at ordfører har stor påvirkningskraft og klarer å få mange til å svare. For eksempel er det mulig å mobilisere gjennom redaksjonelle oppslag i lokalavisa, egen Facebook-side, telefon eller besøk mens undersøkelsen er åpen.

Slik kan du spre innbyggerundersøkelsen til flere

  • Bruk kommunens SMS-varsling til å sende ut selve spørreundersøkelsen. Det er god erfaring med en oppfølgings-SMS midtveis, men vær forsiktig med gjentatt SMS-varsling med kort mellomrom. Bruk andre kanaler til å skape blest om kommunens innbyggerundersøkelse. Ordfører bør være avsender.
  • Unge under 18 år nås ikke gjennom varslingssystemet til kommunen. De må nås gjennom skolehverdagen og kanaler de bruker.
  • Mange kan bidra til å løfte svarprosenten underveis i undersøkelsen:
    • Oppfordre kommunens administrasjon, politikere, ungdomsråd, eldreråd og lignende til å dele informasjon og lenke til undersøkelsen i møter og kanaler de er i.
    • QR-kode på ferger, kaffekroker og helseinstitusjoner og andre steder kan også hjelpe.

Trinn 3 Oppsummering av funn

Hvilke svar har vi fått, og hvordan skal vi sammenfatte svarene? Oppsummerings-fasen starter når undersøkelsen er stengt for svar, og slutter når resultatene er sammenfattet i en rapport.

Å analysere de åpne svarene er ofte omfattende og tidkrevende. Sett av nødvendig tid til dette arbeidet. Rapporten dere lager til slutt kan være i form av en powerpoint med grafisk fremstilling av svarene (diagram) og oppsummering av de åpne svarene.

Den første oppgaven er å ta ut rapporter i programvaren som er brukt til undersøkelsen. Har dere laget undersøkelsen i Microsoft Forms, kan dere generere rapporter basert på ulike bakgrunnsvariabler.

Til oppfølgingen av undersøkelsen trenger dere rapporter som skiller svarene på ulike grupper eller bakgrunnsvariabler. Gründere vil for eksempel ofte ha andre behov og gi andre svar enn en bedrift med flere enn 10 ansatte. Ungdom vil kanskje ha andre behov og gi andre svar enn pensjonister. I en næringsundersøkelse er det mest aktuelt å skille på etablerere/gründere og størrelse på bedrift. Dersom det skal være aktuelt å skille på bransje i rapporten, bør det være et visst antall svar pr. bransje, gjerne 10 eller flere for å sikre anonymitet og kvalitet.

Selv om du i rapporteringsarbeidet kan bruke teknikken i programvaren på å skille grupper med veldig få svar, bør det ikke gjøres. Med lokalkunnskap kan det være lett å identifisere enkeltpersoner eller enkeltbedrifter. Da blir undersøkelsen ikke lenger anonym.

I en enkel innbyggerundersøkelse vil den mest nyttige inndelingen være ulike aldersgrupper, eventuelt kjønn – se mal for spørreundersøkelse. I forberedelsesfasen har dere egentlig bestemt hvilke muligheter dere har for analyse i etterkant.

Kvantitative og kvalitative data

Undersøkelsen vil som hovedregel gi dere 2 typer data:

  1. Avkryssingssvar (kvantitative data)
  2. Fritekst/åpne svar (kvalitative data)

Rapporten eller rapportene dere lager etter at undersøkelsen er gjennomført må inneholde begge typer svar.

Avkryssingssvar

Avkryssingssvar er som regel enkle å ta ut av rapporteringssystemet til den plattformen dere bruker til å gjennomføre undersøkelsen, enten dette er MS Forms eller andre plattformer.

Avkryssingssvar oppsummeres av programvaren i søylediagram, kakediagram eller lignende.

Fritekstsvar

Fritekstsvar kan dere sortere på ulike bakgrunnsvariabler i programvaren (eks. fordelt på alder). Når det gjelder innholdet i svarene, må dere uansett gjøre en manuell jobb med å trekke ut hovedessensen i de svarene som er gitt. Å vise frem sitat som underbygger det mange mener gir ofte mer «liv» til oppsummeringen, og kan også være godt egna som grunnlag for å diskutere mål og tiltak.

Trinn 4 Oppfølging og etterarbeid

Hvordan skal vi bruke svarene vi har fått i undersøkelsen i det videre arbeidet? Det aller viktigste med å gjennomføre innbygger- eller næringsundersøkelse, er at svarene tas på alvor, og at de innarbeides i kunnskapsgrunnlag og får innvirkning på kommunens arbeid med planer og  samfunnsutviklingstiltak.

Innholdet i oppfølgingsfasen bestemmes først og fremst av formålet med undersøkelsen, og i hvilken fase av samfunnsplanleggingen eller utviklingsarbeidet undersøkelsen er gjennomført i.

Et viktig prinsipp i all involvering og medbestemmelse, er at innspill blir tatt med i det videre arbeidet. Det handler ikke om enkeltpersoners tilbakemelding, men hovedtrekkene i de svarene som blir gitt. Les mer om innbyggerinvolvering og hvilke positive effekter det gir.

Bruke en annen plattform enn MS forms?

Under finner du spørsmålene som ren tekst.