Gjestebud som arbeidsmetode

Gjestebud er en enkel metode for medvirkning, særlig når man ønsker innspill fra spesifikke grupper som ellers kan være utfordrende å engasjere. 

startup-594090_1920

Hva et gjestebud?

Et gjestebud er et uformelt møte som ledes av en utnevnt vert som får ansvar for å invitere inn til og gjennomføre gjestebudet. Verten kan selv bestemme hvem hen vil invitere, og hvor gjestebudet skal finne sted.

De som blir invitert på gjestebud, får mulighet til å diskutere et eller flere tema basert på ferdige spørsmål som presenteres av verten. Her kan de komme med egne innspill og synspunkter som samles inn av verten. Alt foregår i en trygg og avslappet setting, og deltakerne kan gjerne dele et måltid sammen.

Når passer det å bruke gjestebud?

Fordi innbyggerne i stor grad selv kan styre gjennomføringen, er gjestebudet godt egnet til å høste innspill og synspunkter på deres premisser. Metoden fungerer godt i de fleste situasjoner, men er særlig godt egnet der dialog og samtale er viktig for å få gode innspill.

Gjestebud er et godt alternativ til tradisjonelle folkemøter - som kanskje ikke alle innbyggere er komfortable med å oppsøke og delta aktivt på.

Trinn 1 Forberedelse

Velg tema og lag spørsmål

Hva er det du ønsker å oppnå med gjestebudene? Hva slags innsikt ønsker du å få? 

Tenk gjennom hvilke tema som skal tas opp på gjestebudene, og hva dere vil få innspill på fra deltakerne. I lys av hva kommunen vil finne ut mer om, utformes spørsmål som gjestebudvertene drøfter med deltakerne.

I tillegg til spørsmålene, er det lurt å utforme en liten instruks til verten om hvordan innspillene skal samles inn underveis, og hvordan de skal overlevers til kommunen etter at gjestebudet er gjennomført.

Eksempel på spørsmål fra Fjord kommune

Høsten 2021 brukte Fjord kommune Gjestebud-metoden da de hadde kommuneplanens nye samfunnsdel ute på høring. Kommunen ville gjerne at gjestebudvertene skulle samle inn generelle tilbakemeldinger og innspill til planutkastet. I tillegg ønsket de at deltakerne diskutere følgende spørsmål:

  • Kva er det beste med å bo i Fjord kommune?
  • Kva skal til for at det blir endå bedre å bo her for di aldersgruppe?
  • Kva er dei tre viktigaste tiltaka å prioritere i åra framover?
  • Korleis skaper vi dei gode møteplassane?
  • Samfunnet har store klima og miljøutfordringar, korleis kan vi i Fjord møte denne utfordringa?

Etter at gjestebudet var ferdig, kunne verten sende innspill og svar enten via et dedikert skjema på kommunen sine nettsider, eller på e-post til kommunen.

Eksempel på spørsmål fra Arendal kommune

I 2019 ønsket Arendal kommune i forbindelse med en planprosess svar på blant annet følgende spørsmål:

  • Hva liker du best med Arendal?
  • Hva kan kommunen gjøre for at Arendal skal utvikle seg i den
    retningen du ønsker?
  • Hvem tror du må være med for å realisere mål og drømmer du har
    for Arendal?

I tillegg til spørsmålene, sendte Arendal kommune med en instruks til vertene om å diskutere ett og ett spørsmål om gangen og notere ned svar fortløpende. Svarene kunne vertene sende inn på e-post til kommunen med «Ny kommuneplan-gjestebud» i emnefeltet.

Trinn 2 Gjennomføring

Rekruttér verter og fortell hva som skal gjøres

Når du har forberedt gjestebud med spørsmål og instruksjoner, kan du gå i gang med å rekruttere verter. For å finne ut hvem som bør være verter, kan du for eksempel gjennomføre en aktøranalyse.

Du kan gå ut bredt og rekruttere verter, for eksempel på kommunens hjemmeside eller Facebook-side. Andre mer direkte metoder kan være å henvende seg til lag eller foreninger, eller rett og slett ta direkte kontakt med potensielle verter og spørre om de kan tenke seg å være med.

Fjord kommune og Arendal kommune laget begge enkle informasjonsskriv som inneholdt alt gjestebudvertene trengte å vite for å gjennomføre. Slike enkle informasjonsskriv er nyttige, spesielt i arbeidet med å rekruttere verter.

Verten inviterer og gjennomfører

Når du har rekruttert gjestebudverter, bør du gi dem noen enkle tips på hvordan de kan invitere deltakere til gjestebud. Dette kan du gjøre for eksempel ved å skrive forslag til invitasjonstekst som vertene kan sende til potensielle deltakere. Da blir det enkelt for vertene å invitere f.eks. via e-post til venner og kjente.

Eksempel på invitasjonstekst fra Fjord kommune

«Hei, [navn]. Eg vil invitere til gjestebod. Fjord kommune har laga utkast til ny samfunnsdel, og ønsker innspel frå deg og meg. Vi er oppfordra til å kome med tilbakemeldingar. Håper du vil kome (stad, dato, klokkeslett)».

Gjestebudvertene kan selv bestemme hvem de vil invitere. De står også fritt til å bestemme hvor gjestebudet skal finne sted. Det kan skje hjemme hos verten, på en kafé, over lunsjbordet eller mens de går en tur.

Du kan gjerne la det være opp til gjestebudverten å bestemme hvordan de vil gjennomføre gjestebudet. Likevel kan det være lurt å legge ved noen forslag til de vertene som ønsker råd til hvordan de skal gå fram.

Et godt råd til verten er å la deltakerne først tenke gjennom spørsmålene noen minutter på egenhånd, før diskusjonen starter. Du kan også tipse om IGP-metoden som kan være nyttig å bruke, særlig ved litt større grupper for å sikre at alle kommer til orde.

Digital gjennomføring

Det er naturligvis også mulig å invitere til en digital utgave av gjestebud – for eksempel på Teams, Zoom, Google Meet eller andre videomøteplattformer. Dersom en gjennomfører digitalt, kan verten notere og dokumentere i et delt dokument – for eksempel på Google Docs, slik at alle som deltar på møtet også kan se notatene og bidra til dokumentasjonen.

Trinn 3 Etterarbeid og oppfølging  

Plan for innsamling og videre behandling

Etter at gjestebudet er gjennomført sender verten innspillene over til initiativtaker i kommunen/lederen for utviklingsprosessen. Instrukser for hvordan innspillene skal overbringes videre bør som nevnt legges fram for verten før gjestebudet gjennomføres.

I tillegg bør prosess- eller prosjektleder i kommunen ha tenkt igjennom hvordan innspillene skal benyttes videre i prosessen.

Husk å informere om veien videre

Når innbyggere deltar på gjestebud, oppstår det gjerne en forventning om hva som kommer til å skje videre med innspillene de har kommet med. Slike forventninger er det viktig å følge opp, og det er derfor lurt å lage et opplegg med informasjon om hvordan innspillene vil bli brukt.

Du kan for eksempel lage klart et kort infoskriv om hvordan innspillene vil bli brukt videre, som gjestebudverten kan sende med deltakerne etter at de er ferdige. Eventuelt kan du publisere informasjon om veien videre på kommunens nettsider, som for eksempel Salangen kommune har gjort.

Eksempler på skjema for innspill med instruksjoner fra Salangen kommune

Da Salangen kommune i Troms og Finnmark skulle involvere innbyggerne i et stedsutvklingsarbeid i Sjøvegan sentrum, valgte de gjestebud som innspillsmetode.

Kommunen la både instruksjoner til hvordan gjestebud kan gjennomføres, og opplegg for innsending av innspill i ett og samme skjema i Microsoft Forms. Dermed ble både instrukser og innsamling av innspill samlet på en og samme lenke, som for eksempel kan sendes ut på e-post, sms, via kommunens hjemmeside eller andre kanaler på sosiale medier.

Dette bidro til å gjøre arbeidet med både rekruttering av verter, og innsamling av innspill enklere.

Her kan du se og kopiere skjemaet som ble brukt i Salangen.

Etter at innspillene var samlet inn, ble disse delt i form av ordskyer på kommunens stedsutviklingsside. I tillegg lå hele undersøkelsen tilgjengelig i eget dokument.