Kommunikasjon i utviklingarbeid

Det er viktig å fortelje omverda om utviklingsarbeidet! Planlegg kommunikasjonen frå starten, og sett av nok tid og ressursar. Ein kommunikasjonsplan eller ein kommunikasjonsstrategi hjelper deg på veg!

Dersom eit lokalsamfunn utviklar seg i skogen og ingen høyrer det, lagar det lyd då? Kommunikasjon er ein viktig del av alt utviklingsarbeid. Når du jobbar med lokal samfunnsutvikling, må du heile tida tenke på korleis du skal fortelje om arbeidet du gjer.

Forvetningsstyring og balanse

Kommunikasjon er eit viktig verktøy for å oppnå det du ønskjer med utviklingsarbeidet ditt. Du bør planlegge kommunikasjonen din parallellt med prosjektet eller prosessen du arbeider med, og måla for kommunikasjonen bør samanfalle med måla for prosjektet elles.

Å love for mykje og ikkje innfri, kan lett skape misnøye og kan vere verre enn å ikkje love noko som helst. Å kaste ballar i lufta som berre forsvinn uten at nokon forstår kor dei blei av, kan vere til stor skade. Kommunikasjon handler om å skape interesse og å legge grunnlag for deltaking, tillit og tryggleik. Å vere bevisst kva for forventningar du skapar, og balansere dette opp mot det som faktisk skjer er ein kunst det kan vere vel verdt å trene på.

Planlegg kommunikasjon for både store og små prosjekt

Det manglar ikkje på ting å ta stilling til når du skal legge eit løp for korleis du skal kommunisere med verda utanfor kommunehuset. Skal du kun sende ut ei pressemelding i starten eller ved slutten av eit prosjekt?Eller skal du dele informasjon og bilder av oppnådde delmål via fleire kanalar undervegs? Skal du opprette ei eiga nettside, eller ei underside på kommen si nettside?

Ingen utviklingsprosjekt er like, korkje i storleik eller fagleg og tematisk breidde. Dermed vil behovet for kommunikasjon variere. Det er også skilnad på kor mykje ressursar som er tilgjengeleg i kommunen din, både av tid og pengar. Difor er det viktig at du tilpassar kommunikasjonsarbeidet til eit nivå som passar din kommune og ditt utviklingsprosjekt.

Store prosjekt – som til dømes ei kommunesamanslåing – krev gjerne større innsats med eigen kommunikajsonsstrategi, eiga arbeidsgruppe, og liknande. For mindre prosjekt kan det gjerne være nok å sette seg ned og lage ein enkel plan med oversikt over mål, tiltak og ansvarsfordeling.

Uansett storleiken på utviklingsarbeidet du jobbar med, er det viktig å vere klar over at kommunikasjonsarbeidet krever både ressursar og arbeidsinnsats. Derfor bør du bruke tid på å planlegge dette arbeidet godt, slik at gjennomføringa ikkje krever meir enn den treng. I det følgjande gir vi deg dømer på korleis du kan lage ein enkel kommuniksajonsplan, og korleis du kan arbeide for å lage ein kommunikasjonsstrategi.

Mal for kommunikasjonsplan

Eit relativt enkelt grep kan vere å sette seg ned og lage ein enkel kommunikasjonsplan. Under finner du en enkel mal der du kan fylle inn:

  • Mål for kommunikasjonen din
  • Målgrupper
  • Bodskap
  • Kanalar

I tillegg inneheld malen eit enkelt skjema der du kan planlegge aktivitetar og fylle tidspunkt og ansvarlege. Malen er tilgjengeleg i MS Word og opent ODT-format.

Last ned mal: kommunikasjonsplan nynorsk MS Word
Last ned mal: kommunikasjonsplan nynorsk ODT
Last ned mal: kommunikajsonsplan bokmål MS Word
Last ned mal: kommunikajsonsplan bokmål ODT

Tips til korleis du kan bruke malen

Mål for kommunikasjonen

Kva skal målet med kommunikasjonen din vere? Du jobber gjerne med eit eller anna utviklingsprosjekt. Ta utgangspunkt i måla for dette prosjektet, og lag mål for kommunikasjonen din basert på desse. Målet for kommunikasjonen din bør samanfalla med det som er målet for prosjektet ditt.

Målgrupper

Prøv gjerne å definere målgruppa for kommunikasjonen din så konkret som råd. Då er det enklare å tilpasse kommunikasjonen din. For lite konkret: «alle innbyggjarar i kommunen.» Konkret nok: «alle som eig hytte innanfor kommunegrensene!».

Ein konkret definisjon vil óg gje ein peikepinn på kva kanal du bør velje for kommunikasjonen din.

Bodskap

Prøv å formulere eit bodskap som du sørger for at blir med i kommunikasjonen din. Bodskapet ditt er det som skal bidra til at du oppnår det som er målet med kommunikasjonen din.

Kanalar

Gjer ei vurdering av kva kanalar du vil kommunisere bodskapen din i. Nokre målgrupper treffer du best på sosiale medium som Facebook, Instagram, Snapchat eller TikTok. Men ikkje gløym meir tradisjonelle kanalar som redaksjonell omtale og annonsering i lokalavis. Andre aktuelle kanalar er kommunen sine nettsider, plakatar og inforskjermar, og samarbeid med skular eller andre institusjonar.

Tiltak

Tiltaka er kommunikasjonen du faktisk utfører. Det kan vere å poste noko på eit sosialt medium, publisere ein artikkel på kommunen sine nettsider eller sende ei pressemelding til lokalavisa. Tenk gjerne kreativt rundt kva tiltak og aktivitetar du vil gjennomføre, og hugs å planlegge kven som sørger for at aktiviteten vert gjennomført. Ansvaret for kommunikasjonen bør ligge hjå den som er ansvarleg for prosjektet i linja, til dømes ein prosjektleiar eller ordførar/rådmann, men ansvaret for sjølve gjennomføringa kan bli delegert til andre.

Hugs å evaluere undervegs

Hugs å ta fram kommunikasjonsplanen din med jamne mellomrom. Det er ikkje alltid at ting går som ein hadde tenkt, og det kan difor vere lurt å evaluere planen din undervegs og gjere eventuelle justeringar dersom det trengs.

Kommunikasjonsstrategi – døme frå Namsos kommune

Ein kommunikasjonsstrategi er eit dokument som på overordna nivå skildrar kva du ønskjer å oppnå med kommunikasjonen din, kva du må gjere og kva ressursar du kan bruke for å nå desse måla. Med utgangspunkt i strategien, kan du så gå i gang med å lage planar og tiltak som på praktisk nivå seier noko om korleis du skal gå fram for å nå måla.

Å lage ein kommunikasjonsstrategi krev tid og ressursar, men gevinsten er at du får laga langsiktige mål å styre etter. I tillegg kan prosessen med å lage strategien gi deg moglegheit til å få diskutert kva du ønskjer å oppnå med kommunikasjonen, og dermed gjere viktige bodskap ekstra tydelege.

Strategien løftar kommunikasjonen opp på leiarnivå

1. januar 2020 oppstod Namsos kommune etter at Fosnes, Namdalseid og Namsos vedtok å slå seg saman. Arbeidet med å lage ein kommunikasjonsstrategi fekk sitt formelle startskot då fellesnemnda i 2017 vedtok at den nye kommunen skulle ha ein slik.

Dette vedtaket vart følgt opp då rådmann i (nye) Namsos kommune i januar 2020 sette ned ei arbeidsgruppe til å lage kommunikasjonsstrategi. Arbeidsgruppa vart leia av kommunalsjef for strategi og samfunnsutvikling. Dermed vart kommunikasjonsarbeidet også løfta opp på leiarnivå i kommunen.

Arbeidsgruppa bestod elles av ytterlegare 4 kommunalsjefar i tillegg til kommunen sin kommunikasjonsrådgjevar. Sistnemnde fungerte også som sekretær for arbeidet.

Praktisk arbeid med kommunikasjonsstrategien

Arbeidsgruppa organiserte arbeidet i form av ei handfull interne møter i starten av prosessen. I arbeidsmøta diskuterte dei kva strategien skulle innehalde, og kva konsekvensar strategien kunne komme til å få. Dei brukte mykje tid på å diskutere korleis dei skulle omgjere innhaldet i strategien til praktiske planar og kommunikasjonsaktivitetar ute i kommunen sine sektorar og einingar.

Etter innleiande møter gjekk kommunikasjonsrådgjevar og leiar for arbeidsgruppa i gang med sy saman diskusjonane, og skrive utkast til kommunikasjonsstrategien. Utkast vart sendt fram og tilbake i arbeidsgruppa og til slutt godkjent. Utkastet vart til sist politisk godkjent av kommunestyret i Namsos.

Før strategien vart lagt fram for politisk handsaming, vart den sendt på høyring til alle einingane i kommunen. Desse høyringane utgjer forankringsarbeidet kommunen har gjort i samband med strategien.

Arbeidet tok alt i alt ca. 5 månadar – frå nedsetting av arbedsgruppa i januar 2020 til godkjenning i kommunestyret i mai 2020.

Ein kommunikasjonsstrategi må komme frå ein stad

Korleis kjem ein i gang med å lage ein kommunikasjonsstrategi? Namsos hadde fleire kjelder og føringar å sjå til då dei skulle lage sin. Dei hadde styringsdokumentet frå 2017, som sa mellom anna at kommunen sin kommunikasjon skal vere prega av openheit, respekt og truverde. Dei hadde også kommunen sine øvrige strategiar, og ikkje minst kommuneplanens samfunnsdel.

Til sist såg dei til kommunikasjonsstrategiar som andre kommunar hadde laga. Spesielt såg dei mykje til Larvik kommune sin kommunikasjonsstrategi.

Kommunikasjonsstrategien må bli meir enn dei gode intensjonane

Kontaktinformasjon

Ole Morten Melgård
Kommunikasjonsrådgiver, Namsos kommune
[email protected]
+47 928 16 662

Ole Morten Melgård – kommunikasjonsrådgjevar i Namsos kommune – fortel om arbeidet med å lage kommunikasjonsstrategien:

– Då vi jobba med kommunikasjonsstrategien, var det viktig for oss å knesette prinsippet om at kommunikasjonsansvaret må følgje leiaransvaret. Dette betyr mellom anna at kommunikasjon som tema må inn på alle leiarmøter i alle einingane i kommunen, og at det er leiar for dei ulike einingane som er ansvarleg for kommunikasjon av bodskap frå si avdeling. Vidare er det viktig å jobbe godt med korleis du skal operasjonalisere innhaldet i strategien, for å kunne omsetje den i konkrete planar og aktivitetar. “Kven gjer kva?” Dei gode intensjonane som ligg inne i arbeidet du legg ned i å lage strategien er det jo tross alt ingen av innbyggjarane som får med seg dersom du ikkje greier å gjere desse om til faktiske kommunikasjonsaktivitetar.

Sjå Namsos kommune sin kommunikasjonsstrategi