Aktiv planfaglig veiledning gir resultater i kommunene

Fylkeskommunen har sammen med kommunene utforsket og utviklet en arbeidsmåte og lært av hverandre. Mer aktiv veiledning viser seg å ha god effekt for kommunene.

En mann holder en presentasjon

Agder fylkeskommune startet i 2022 prosjektet Kompetanseløft for samfunnsplanlegging, også kalt kompetansepiloten, med mål om å ta en sterkere og mer aktiv rolle som planfaglig veileder for distriktskommunene. Distriktssenteret har vært tett på prosjektarbeidet. Vi har intervjuet representanter fra fylkeskommunen, Lister regionråd og pilotkommunene Iveland og Hægebostad.

Bakgrunnen for kompetansepiloten
I forbindelse med handlingsprogram for Regionplan Agder 2030 kom det innspill fra de 11 ordførerne i «Innlandet Agder», at de ønsket fylkeskommunal støtte til planarbeid og samfunnsplanlegging.
Dette ble fulgt opp i handlingsprogrammet for Regionplan Agder 2030 med prosjektet «Kompetanseløft for samfunnsplanlegging». Rammeverket var å få til bedre regionale og kommunale planprosesser knyttet til FNs 17 bærekraftsmål.
Målene i regionalplanen for Kompetanseløftet var disse:
  • Utvikle og gjennomføre et kompetanseløft for samfunnsplanlegging
  • Etablere piloter for å bistå og veilede kommuner som ønsker mer aktive prosesser i samfunnsplanleggingsarbeidet
  • Få til bedre sammenheng mellom kommune og regionale planprosesser og styringsdokumenter
Kompetansepiloten er i sluttfasen. Prosjektet varer helt til kommuneplanens samfunnsdel er vedtatt.
Distriktssenteret har vært en aktiv deltaker og samarbeidspartner gjennom hele prosessen. Vi har bidratt med vår kunnskap og kompetanse inn i prosjektet.

Kompetanseløft for samfunnsplanlegging

Distriktskommunene ønsket seg mer fylkeskommunal støtte til planarbeid og samfunnsplanlegging. Det ble etterspurt kompetansehevende tiltak for å hjelpe kommunene, spesielt i arbeidet med samfunnsdelen i kommuneplanen.

Agder fylkeskommune ønsker at Kompetanseløft for samfunnsplanlegging skal bidra til at kommunene lykkes i å gjennomføre planprosesser og lage planer som er i tråd med nasjonale forventninger til regional og kommunal planlegging.

Hvorfor er det et behov for kompetanseløft for samfunnsplanlegging?

  • Kom som et initiativ fra distriktskommunene på Indre Agder.
  • Begrenset plankapasitet og kompetanse i kommunene.
  • Setter samfunnsplanlegging på dagsorden for både folkevalgte og administrasjon.

Ny veilederpraksis i arbeidet med samfunnsplanlegging

Fylkeskommunen er planfaglig veileder for kommunene. Tradisjonen i Agder er at de gir veiledning og bistand gjennom høringssvar og regionalt planforum. I dette prosjektet har ansatte i fylkeskommunen fra avdeling analyse og plan, og folkehelse arbeidet tett opp i mot utvalgte kommuner og  med god kontakt mot administrasjonen og politikere. De har også hentet inn ressurser fra andre avdelinger etter behov.

Hvordan har fylkeskommunen endret sin veiledning om samfunnsplanlegging?

  • Gi og få veiledning allerede ved oppstart av planarbeidet.
  • Fra skrivebordsveiledning til aktive besøk i kommunene.
  • Fylkeskommunen har ikke bare levert kunnskapsgrunnlag til kommunene, men også bidratt i dialog og refleksjon om hva kunnskapsgrunnlaget betyr.
  • Dialog om samfunnsplanlegging på tvers av kommuner gjennom fylkeskommunale nettverksarenaer.

Engasjement og politisk eierskap i arbeidet med samfunnsplanlegging

Gjennom prosjektet har Agder fylkeskommune skapt en god ramme og dialog i den tidlige fasen av kommunenes planprosess. Fylkeskommunen og Distriktssenteret har sammen med kommunene planlagt grundig, lagt til rette for gode prosesser og så gjennomført politiske verksteder i deltakerkommunene. Dette har resultert i engasjement og eierskap til samfunnsplanene blant de folkevalgte i kommunene.

Her er et eksempel med kjøreplan og presentasjon om hvordan det politiske verkstedet ble rigget i Hægebostad.

Hva var resultatet av de politiske verkstedene?

  • Styrket engasjement og motivasjon til samfunnsplanlegging gjennom obligatorisk deltakelse i politisk arbeidsverksted.
  • Politikerne fikk fordypet seg i relevante og aktuelle temaer.
  • Arbeidsformen stimulerte de folkevalgte til å oppdage nye sammenhenger ved å tenke mer helhetlig og langsiktig.

Prosjektet har styrket fylkeskommunen i rollen som planfaglig veileder

Fylkeskommunen har hatt jevnlige digitale og fysiske samlinger med enkeltkommuner og fellesmøter med pilotkommunene i prosjektet. De har også hentet inn eksterne bidragsytere til samlingene, som har gitt verdifull kunnskap til kommunen og bidratt til å styrke fylkeskommunen sin veilederrolle. Tema som blant annet kunnskapsgrunnlag, statistikkgrunnlag, arealforvaltning og bærekraftig samfunnsutvikling ble tatt opp.

 Fylkeskommunen mener at en viktig del av en aktiv veilederrolle, er å være «lyttepost» som fanger opp de problemstillingene som kommunene ser som mest utfordrende. Denne innsikten bidrar til at fylkeskommunen lettere kan tilpasse veiledningen til kommunens behov.

På hvilken måte har Kompetansepiloten styrket fylkeskommunen sin veiledningsrolle?

  • Behovtilpasset veiledning har gitt fylkeskommunen økt innsikt i kommunens situasjon. 
  • Fylkeskommunen har hatt fokus på bedre intern samordning mellom de ulike avdelingene. 
  • God sparring og tett oppfølging har vært viktig for å gi god og oppdatert kunnskap, blant annet om statistikk.
  • Aktiv veiledning har styrket kontakten med enkeltkommuner og på tvers av kommuner på Agder. 

Overgang mellom gammelt og nytt kommunestyre

Opprinnelig ønsket kommunestyrene både i Hægebostad og Iveland kommune å vedta samfunnsdel av kommuneplan før valget høsten 2023. Underveis i prosjektet så kommunene at det var viktigere å utarbeide et godt kunnskapsgrunnlag og skape sterkt engasjement blant politikerne, enn å bli raskt ferdig med arbeidet. Derfor valgte kommunestyrene å lage utkast til ny samfunnsdel. Endelig vedtak ble da overlatt til det nye kommunestyret.

Håpet er at det nye kommunestyret legger kunnskapsgrunnlaget til grunn for vedtak av planstrategien i kommende valgperiode. Da kan administrasjonen bistå og sikre at det nye kommunestyret blir grundig kjent med utkastet til samfunnsdelen, legge til rette for at politikerne kan foreta eventuelle justeringer og ta eierskap til den nye planen. En slik overlevering kan være en praktisk og god måte å gjøre det på. Målet for både Iveland og Hægebostad er å vedta samfunnsdelen av kommuneplanen første halvår i 2024.

Hvordan få til en god overgang i samfunnsplanarbeidet mellom gammelt og nytt kommunestyre?

  • God tilrettelegging for oppdatert kunnskapsgrunnlag mellom gammelt og nytt kommunestyre.
  • Skape god forankring for å gjøre det relevant og interessant å komme i gang med arbeidet i det nye kommunestyret.

Råd og refleksjoner til andre fylkeskommuner

Agder fylkeskommune har sammen med kommunene utforsket og utviklet en arbeidsmåte og lært av hverandre underveis i prosjektet. For å styrke rollen som planfaglig veileder er det viktig å kunne bidra med relevant fagkunnskap. Samtidig må man legge til rette for gode prosesser, som bl.a. arbeidsverksteder for administrasjon og politikerne. Sammen med kommunene har de ansatte i fylkeskommunen lært mye og fått praktisk erfaring.

Tips og råd til andre fylkeskommuner

  • Sett av ressurser slik at fylkeskommunen har tid og anledning til å jobbe i og med kommunene. 
  • Kast deg ut i nye arbeidsmåter som styrker den planfaglige veiledningen.
  • Oppmuntre til læring og utforsking sammen med kommunene. 
  • Ha mot til å feile og vokse gjennom erfaringene.
  • Ta tak i planarbeidet i tidlig fase, skap god kontakt med kommunene og finn ut hva de trenger bistand til.
  • Bidra til å fremme gode prosesser som skaper engasjement og fremdrift. Det bygger bånd.
  • Samle flere kommuner som jobber med plan samtidig gjennom nettverk, det gjør også at problemstillinger som er felles for flere kommuner kan løses i fellesskap.
  • Skap politisk og administrativt samarbeid på tvers av kommunestyrene.

Den viktige veiledningsrollen

Det er fylkeskommunen sin rolle som planfaglig veileder som har vært i fokus i prosjektet Kompetanseløft for samfunnsplanlegging.

Distriktsmeldingen peker på at fylkeskommunene og statsforvalterne har ansvar som favner flere sektorer. De regionale aktørene har ulike virkemidler, veilednings- og samordningsroller. Sist, men ikke minst: De har relevant kunnskap om utfordringer. Flere småkommuner ønsker mer veiledning om planlegging fra fylkeskommunen og statsforvalteren.

Generalistkommuneutvalget mener at veiledning og dialog med statlige myndigheter, KS og fylkeskommunene er med på å tilrettelegge for at kommunene skal kunne ivareta sitt ansvar.

Demografiutvalget peker på at distriktskommuner har svært få ansatte som jobber med planlegging og samfunnsutvikling. God veiledning av distriktskommuner kan derfor være et tiltak som styrker utviklingskraften.

I en kartlegging av regionale myndigheters veiledning av distriktskommuner, stiller forskerne spørsmål om hvorvidt småkommuner har særegne veiledningsbehov:

«Både fra fylkeskommunene og statsforvalterne opplever de at problemstillingene som tas opp fra småkommunene er annerledes enn fra de større kommunene. Det kan f.eks. dreie seg om å drøfte bruken av juridisk skjønn, og andre diskusjoner der fagfolk i kommunene bruker regionale myndigheter som sparringspartnere, nærmest i mangel av kollegaer innen feltet.»

Distriktssenterets prosjekt Distriktskommune 3.0 utforsket hvordan distriktskommuner kan jobbe godt med planlegging og utvikling med få ressurser, og hvordan planlegging kan gjøres enkelt og samtidig ha ønsket effekt. Hvordan kan kommuner med få innbyggere og små administrasjoner jobbe godt med planlegging og utvikling? Kan planlegging gjøres enklere og samtidig fungere bedre? Sluttrapporten gir noen svar.

Relevante råd for fylkeskommuner fra Distriktskommune 3.0:

  • Etablerer gode arenaer for å diskutere og utarbeide samfunnsplaner.
  • Ha et godt og oppdatert kunnskapsgrunnlag.
  • Interkommunalt samarbeid.
  • Snakk med andre kommuner med lignende utfordringsbilde.
  • Benytt tilgjengelige veiledningsressurser i fylkeskommunen.
  • Opprett tidlig dialog med statsforvalter, spissede veiledningsteam i fylkeskommunene.
  • Etabler og drift nettverk på regionalt nivå og ha veiledningsmateriell som er bedre tilpasset de minste kommunenes behov.

Distriktssenterets erfaringer fra prosjektet Veiledningspiloten, viser at distriktskommunene trenger og ønsker veiledning. Dette handler både om faglig veiledning og støtte til å gjennomføre gode prosesser.

Følgeforskningen viser her at kommunene trenger betydelig støtte i prosesshåndtering og veiledning, spesielt i å strukturere medvirkningsprosesser, utvikle prosessplaner og håndtere vanskelige problemstillinger. Langsiktig oppfølging av kommunene er ofte nødvendig og gir resultater i form av en plan som har blitt vedtatt og godt forankret i alle ledd av lokalsamfunnet. Forskere sier at distriktskommuner er forskjellige, og lokal ledelse og engasjement fra ordførere og kommunedirektører er avgjørende. Veiledning tilpasset kommunens behov har vært avgjørende for suksess i utviklingsarbeidet, pekes det på videre.

Distriktssenteret mener

Agder fylkeskommune er godt i gang med å utforme sin mer aktive rolle som planfaglig veileder. Fylkeskommunen har tatt distriktskommunenes behov på alvor, og endret sin arbeidsmåte. Vi mener dette bidrar til å styrke kommunenes utviklingskraft på sikt.

Det er særlig fylkeskommunens rolle som samtalepartner for de kommunale planleggerne som er viktig suksessfaktor. Fylkeskommunens ansatte og planleggerne i nettverkskommunene har utviklet et felles faglig nettverk som ikke eksisterte før prosjektet. Dette fagnettverket er det viktig å opprettholde også etter prosjektperioden. Det utfordrer Agder fylkeskommune i vurdering og prioritering av hvordan ansatte skal bruke arbeidstida si.

En annen suksessfaktor er at noen av fylkeskommunens ansatte har turt å bruke nye verktøy og metoder i eget arbeid. De har lært gjennom å gjøre selv. Distriktssenteret har bidratt underveis, mye i første del og mindre mot slutten av prosjektperioden. Vi ser at noen av de ansatte nå er trygge i bruken av metodene, og bruker dem også i andre oppgaver. Ansatte i Agder fylkeskommune vil ha nytte av å ta verktøyene i bruk. Vi anbefaler Agder fylkeskommune å vurdere felles kompetanseheving og utprøving av mer aktiv veiledning, som del av arbeidet med virksomhetsstyring.

Felles arbeidsverksteder for lokale politikere og kommunale ledere er tredje suksessfaktoren vi vil trekke fram. Fylkeskommunen har lagt til rette for en ny måte å snakke sammen på. Resultatet av verkstedene er tydelige og positive: både de folkevalgte og kommunens ansatte har økt engasjement for lokal samfunnsutvikling. Både kommunene og Agder fylkeskommune bør sette av tid og ressurser til tiltak som ivaretar engasjementet gjennom valgperioden.