Korleis auke interessa for samfunnsplanlegging hos lokale folkevalde?

Kommunestyret og kommunalsjefane i Vanylven fikk ei meir positiv oppfatning av fylkeskommunen og Statsforvaltar etter ein skreddarsydd fagdag om strategisk samfunnsplanlegging og berekraftig arealforvaltning.

Et konferanserom med 40-50 mennesker som sitter rundt bord med plass til 6-7 personer. En kvinne holder et innlegg i bakgrunnen.

Foto: Distriktssenteret

Fagdagen vart arrangert i samarbeid mellom kommunen, Statsforvaltaren og fylkeskommunen i Møre og Romsdal og Distriktssenteret. Målet for dagen var at politikarane skulle auke forståinga si av plansystemet og betydninga av strategisk samfunnsplanlegging som verktøy for utvikling og styring av kommunen.

Denne artikkelen gir eit innblikk i førebuingane og gjennomføringa av fagdagen. Vi beskriv det faglege innhaldet og gruppeoppgåvene. Avslutningsvis gir vi innblikk i erfaringar og resultata frå evalueringa av dagen.

Meir samarbeid mellom kommune og Statsforvaltaren

Kommunestyret i Vanylven opplevde det som krevjande at Statsforvaltaren blanda seg borti plan- og byggesaker, og følte at avstanden var stor mellom kommune og statsforvaltar. Difor ba dei Statsforvaltaren halde eitt innlegg for kommunestyret om dispensasjonsregelverket frå Statsforvaltaren. I dialog med kommuneleiinga fant dei ut at kommunestyret truleg ville få større utbytte av ein fagdag der dei knytte temaet til resten av plansystemet og ei meir heilskapleg og overordna systemforståing.

7 personer sitter rundt et bord og jobber med en gruppeoppgave. Noen snakker sammen og en person noterer på en post-it lapp.

Foto: Distriktssenteret

Førebuingar og deltakarar

Saman med fylkeskommunen i Møre og Romsdal og Distriktssenteret planla Statsforvaltaren ein fagdag der teamet var strategisk samfunnsplanlegging og berekraftig arealforvaltning. Dei utarbeidde ein felles presentasjon, der dei også samordna det faglege innhaldet med kommunen. 

Kommunen tok ansvar for det praktiske med invitasjonar, møterom og mat. Totalt deltok ca. 30 deltakarar, inkludert heile kommunestyret, to listekandidatar og fleire kommunalsjefar.

Sjå program for dagen

Et bilde delt i 2. På venstre side ser vi en kvinne som holder et foredrag. På høyre side ser vi en mann som holder et foredrag foran sammen talerstol.

Foto: Distriktssenteret

Innhaldet i fagdagen

Ordførar og kommunedirektør ønskte velkomen til fagdagen. Dei presenterte bakgrunnen for dagen, og nokre utviklingstrekk i kommunen.

Dagen var delt inn i to hovuddelar: strategisk samfunnsplanlegging og berekraftig arealforvaltning. Kvar del hadde ein stafett av talarar med korte innlegg med tydelege bodskap. Etter dei faglege innlegga var det gruppearbeid.

Del 1: Strategisk samfunnsplanlegging

Under er ei oversikt over innlegga og nokre utvalde bodskap frå dei. Dersom du ønsker å sjå heile powerpoint-presentasjonen, ta kontakt med Distriktssenteret.

Berekraft

  • Kommunen har ei viktig rolle i arbeidet med berekraft fordi mykje må løysast lokalt.
  • FNs berekraftsmål er verdas plan for å fjerne fattigdom, ulikskap og klimaendringar. Ein må sjå målat i samanheng.
  • Prosjektet Berekraftsfylket Møre og Romsdal er eigd av fylkeskommunen. Statsforvaltaren er støttespelar og samarbeidspartnar. Prosjektet starta i 2019, då dei nasjonale forventingane til planlegging slo fast at FN17 er eit hovudspor.
  • Det er laga ein fylkesdekkande berekraftsrapport som anbefaler samarbeid på seks punkt.

Plansystemet på 1-2-3

  • Kvifor planlegg vi? Planlegging gir oversikt og forståing for oppgåvene som skal løysast. Vi står i dag overfor komplekse samfunnsutfordringar, noko som gjer det nødvendig å planlegge.
  • Kvifor har vi eit plansystem? Plansystemet bidreg til å sikre demokratiske prinsipp. Det er ein arena for å ta avgjerder på vegner av fellesskapet. Plan- og bygningsloven gir dei rettslege rammene. Plansystemet bidreg til å sikre styring gjennom plan og ikkje enkeltavgjerder.

Samfunnsdelen som strategisk styringsverktøy

  • Kommuneplanens samfunnsdel er det strategiske styringsverktøyet til kommunen.
  • Ein plan er ikkje berre eit plandokument. Like viktig er prosessen fram mot vedtak av dokumentet.
  • Den kommunale planstrategien er den einaste obligatoriske øvinga kvart fjerde år, som kommunen skal gjere etter kommunevalet.
  • I samfunnsdelen gjer ein val om kva utvikling kommunen ønskjer framover og set mål for samfunnsutviklinga. Måla må vere realistiske, elles gir dei lita meining som strategi.

Korleis lukkast med strategisk samfunnsplanlegging?

  1. Sett av tid til planlegging.
  2. Ordførar og kommunestyret må eige planen.
  3. Kommuneplanen er kommunedirektøren si oppgåve. Plansjefen er tilretteleggar.
  4. Sett av personellressursar til å gjere oppgåva og sikre framdrift.
  5. Heile kommuneorganisasjonen må med i planarbeidet – både i utarbeidinga og gjennomføring av planen.
  6. Planen skal byggje på kunnskap om kva som er kommunen sine utfordringar og moglegheiter.
  7. Engasjer innbyggjarar, organisasjonar og rådgjevande utval.
  8. Ha god dialog med næringslivet.
  9. Snakk med nabokommunar – kva kan vi få til ilag?
  10. Lag eit plansystem der planar heng saman og blir følgt opp med midlar i økonomiplan og budsjett og i handlingsplanar og verksemdsplanar.
  11. Vis fram at de når måla dykkar – hugs å feire!
  12. Om du står fast – ring ein ven, for eksempel fylkeskommunen, Statsforvaltaren eller Distriktssenteret.

Utfordringbilete og status i Vanylven

  • Det er store endringar kommunen skal handtere. Auke i talet eldre og auke i helse og omsorgsbehov. Nedgang i fødselstal og sentralisering. Innvandring og eit meir mangfaldig samfunn. Fleire står utanfor samfunns- og arbeidsliv. Aukande ulikskap og fattigdom. Aukande barrierar for kulturell deltaking og endring i korleis innbyggarar, lag og organisasjonar deltek i frivillig arbeid. Klima-, natur- og miljøutfordringane tiltar. Trongare økonomiske rammer for kommunesektoren. Digitalisering av arbeidsoppgåver og digital infrastruktur. Risiko for uønskte hendingar. Lokaldemokratiet er utfordra frå fleire hald. Vedvarande mangel på personell og kompetanse.
  • Mange kommunar er optimistiske om eiga befolkningsutvikling. Vi ser at fleire har for høge og urealistiske forventingar. Å utvikle seg kan handle om å bremse befolkningsnedgangen og gi god livskvalitet og tenester til dei innbyggjarane kommunen har. Sjølv om det er mange tilhøve kommunen ikkje rår over er det mogleg å påverke noko av det som gjer at folk vel å bli.

Arbeidsverkstad – strategisk samfunnsplanlegging

Tips til gjennomføring av arbeidsverkstad:

På denne verkstaden var kommunalsjefane sekretær på kvart sitt bord og deltakarane frå Statsforvaltaren, fylkeskommunen og Distriktssenteret var bordvertar.

  • Tenk gjennom gruppestorleik og samansetning. På denne verkstaden var det representantar frå ulike politiske parti på gruppene. På kvart bord var det 6-7 personar, inkludert bordvert og sekretær.
  • Legg ut lappar med namn på deltakarane på dei ulike gruppeborda. Då sitt folk der dei skal når gruppearbeida startar.
  • Møt alle bordvertane og sekretærane i forkant og førebu dei.
  • Be bordvertane hjelpe til slik at alle kjem til orde og at tidsplanen vert heldt. Bordvertane legg til rette slik at gruppa fungerer.
  • Sekretærane bør ha med eigen pc for å notere.
  • Gi beskjed kven oppsummeringa skal sendast til i etterkant – gjerne ein person i kommuneadministrasjonen som kan samordne innspela/diskusjonane/prioriteringane.
  • Vurder om det er nødvendig å presentere alle som deltek. Dersom deltakarane ikkje kjenner kvarandre frå før er det fint å ta ein kort presentasjonsrunde på gruppeborda før gruppearbeidet sett i gang.

Les meir om gjennomføring av arbeidsverkstader.

Gruppeoppgåve 1 (18 min)

  • Kva betyr strategisk samfunnsplanlegging for deg som lokalpolitikar?
  • Kva meiner du skal til for at samfunnsdelen blir et reelt styringsverktøy?

Arbeidsmetode (IG):

  • Reflekter kvar for dykk i 2 minutt (noter gjerne på lappar)
  • Del med kvarandre (8 min)
  • Drøft fellesnemnarar og prioriter 2-3 på kvart spørsmål (8 min)

Gruppeoppgåve 2 (18 min)

Introduksjon til oppgåva: Kunnskapen kvar enkelt av dykk har er ein viktig del av kunnskapsgrunnlaget til kommunestyret. Tenk på kunnskap du har frå eige liv med organisasjonserfaring, skole og arbeidsliv. I denne oppgåva vil vi at de også har i mente det de har høyrt så langt i dag.

  • Kva er den viktigaste kunnskapen du har med deg inn i kommunestyret?
  • Kva meiner du kommunestyret trenger meir kunnskap om?

Arbeidsmetodar (IG)

  • Individuell: 2 minutt
  • Gruppe: Runde rundt bordet 2 minutt på kvar. Drøft viktige fellesnemnarar (8 + 8 min).

IGP-metoden

Arbeidsverkstaden om strategisk samfunnsplanlegging brukte IGP-metoden. IGP står for Individ, Gruppe, Plenum. Metoden legg til rette får dialog der alle får delta aktivt. Det er ein velprøvd involveringsmetode som skapar engasjement og passar for dei fleste.

Les meir om IGP-metoden.

Høyrt i deling i plenum

Kommunalsjefane sat ved kvart sitt gruppebord og noterte frå gruppearbeida. Etter kvar oppgåve la gruppene fram sine synspunkt i plenum. Her er nokre eksempel på refleksjonar frå delinga i plenum.

Kva betyr strategisk samfunnsplanlegging for deg som lokalpolitikar?

  • «Strategisk samfunnsplanlegging har stor betydning. Det er eit viktig arbeid. Det gir oss eit styringsverktøy, som blir viktig når politikarane skal behandle saker».
  • «Planane bør vere kortfatta og enkle, og rullerast ofte dersom dei skal styrast etter».

Kva meiner du skal til for at samfunnsdelen blir et reelt styringsverktøy?

  • «Alle som blir nemnt i planen må involverast. Det har vore lite gruppearbeid i lag med politikarane den siste tida. Det må til for at planen skal vere eit reelt styringsverktøy som du kan bruke».
  • «Ein god plan bør vere godt forankra både administrativt og blant politikarane».

Kva er den viktigaste kunnskapen du har med deg inn i kommunestyret?

  • «Eg tek med meg livskunnskap og kunnskap om det å vere medmenneske. Eg ønskjer å vere ein lyttepost for folket, og bringe det vidare inn i kommunestyret».
  • «Eg har brei arbeidserfaring, erfaring frå frivillig arbeid og utdanning som eg tek med meg inn i prosessane».

Kva meiner du kommunestyret trenger meir kunnskap om?

  • «Vi treng meir konkret politikaropplæring og opplæring i planarbeid».
  • «Vi treng kunnskap om reglar og lovverk ein gong i året, og det er spesielt viktig når det kjem nye inn i kommunestyret».

Del 2: Berekraftig arealplanlegging

Kva er berekraftig arealforvaltning?

  • Berekraftspyramiden er en av fleire måtar å synleggjere samanhengen mellom dei tre berekraftsdimensjonane. Kva betyr det for arealplanlegginga?
  • Det første ein må erkjenne er at alt skjer på ein stad. Det er mykje å hente på å ha kontroll på kvar ulike ting skjer. For det andre ligg mynde til å gjere vedtak om arealbruk til kommunen (med visse unntak). Kommunane har det primære ansvaret for å halde orden på arealbruken. For det tredje så rører arealpolitikken ved alle dei tre berekraftsdimensjonane.
  • Regjeringa sine forventningar til kommunal og fylkeskommunal planlegging legg FNs berekraftsmål til grunn for samfunns- og arealplanlegginga.
  • KS peikar i sitt utfordringsdokument sterkare enn nokon gong på arealforvaltinga som verkemiddel.

Klima og natur

  • Sjølv om utfordringa med klimaendringar og tap av natur er global, må arbeidet for å redusere klimagassutslepp og å tilpasse oss eit nytt klima gjerast lokalt.
  • Verden har allereie blitt 1,1 grader varmare. Utviklinga skjer fortare enn vi tør tenke på.
  • Natur- og klimakrisa må sjåast og løysast i samanheng.
  • Korleis vi brukar og forvaltar areala våre er avgjerande for om vi greier å bremse klimaendringane, tilpasse oss eit klima i endring og stanse tapet av natur. De har stor påverknadskraft som planmyndigheit.
  • Korleis legge til rette for berekraftig utvikling?
    • Bruk klimabudsjett som styringsverktøy.
    • Få med næringslivet på forpliktande tiltak.
    • Legg til rette for redusert transportbehov.
    • Legg til rette for redusert forbruk gjennom delingssystem og kvalitetsprodukt som kan reparerast.

Jordvern og strandsone

Jordvern

  • Matjorda er ei føresetnad for at vi skal kunne produsere mat i framtida. Det må vi ta eit større ansvar for. Jordvern bidreg til å oppretthalde naturmangfaldet, til flomdemping, karbonbinding, verdiskaping, arbeidsplassar og gode lokalsamfunn.
  • Stortinget seier at matproduksjonen skal aukast tilsvarande befolkningsauken. I dag er sjølvforsyningsgraden under 50 prosent.
  • Jordvernet er eit viktig plantema i plan- og bygningslova. Vi har ein nasjonal jordvernstrategi og ein regional jordvernstrategi. I Hurdalsplattforma vert jordvernmålet stramma inn.

Strandsone

  • Strandsona er den arealtypen i Noreg med sterkast utbyggingspress. Den er svært attraktiv for friluftsliv, rekreasjon og naturopplevingar, men også for ulike næringar som bustadbygging og fritidsbustader.
  • Plan- og bygningsloven § 1-8: Generelt byggeforbod i 100-metersbeltet for å sikre allemannsretten. Miljøverdiar og allmenne interesser skal takast vare på. Statlege planretningslinjer for strandsona.
  • Heilskapleg og langsiktig planlegging gjennom kommuneplanen er viktig.

Kulturmiljø

  • Kulturmiljøa blir skapt av samspelet mellom menneske og omgivnadane.
  • I den siste stortingsmeldinga kom ein ny felles nemning: kulturmiljø. Kulturmiljø er område der kulturminna inngår som del av en større heilskap eller samanheng (Kulturminnelova § 2).
  • Imponert over plan for kulturarv i Vanylven. Et godt lagarbeid mellom frivillige, administrasjon og politikarar.
  • Kulturmiljø=berekraft. Sosial og kulturell, miljømessig og økonomisk.
  • Løft arbeidet med kulturmiljøa dykkar til eit av de politisk viktige felta.

Arbeidsverkstad – berekraftig arealforvaltning

Gruppene fekk delt ut eit kart over kommunen. Gruppeoppgåvene:

Merk av i kartet dei næringsareala som er best eigna for vidare utvikling.

  • Kvifor er desse areala best egna?
  • Kva slags næring er dei ulike areala eigna for?

Merk av i kartet dei næringsareala som er mindre eigna for vidare utvikling.

  • Er det areal som er sett av til næring i dag, som ikkje er tatt i bruk og som kan tilbakeførast?
  • Er det areal som er sett av til næring i dag som kan kome i konflikt med klima, natur, strandsone, jordvern eller kulturmiljø?

Gruppene fekk 45 minutt til oppgåva, før dei delte kort i plenum det dei hadde snakka om. Deltakarane ga tilbakemelding om at det var fint å arbeide på denne måten. Dei tykte det var nyttig å ha eit fysisk kart.

I etterkant ser vi at vi kunne ha venta med å legge fram karta. Diskusjonane handla fort om konkrete område og grunneigarar, framfor at det vart ein diskusjon om strategi knytt til arealplanlegging.

Dispensasjon med medverknadsopplegg

Kommunens handlingsrom i dispensasjonssaker etter plan- og bygningslova.

Det faglege innlegget om dispensasjonar var ikkje ei rein juridisk innføring i vilkåra for å gje dispensasjon. Målet var å vise plan- og bygningslova sitt system og korleis dispensasjonsføresegnene passar inn. Kva handlingsrom har kommunen ved handsaming av saker etter plan- og bygningslova? Ein snakka om kva handlingsrom politikarane og forvaltninga har i ulike type saker, og spissa dette inn mot plan- og bygningslova.

Etter det faglege innlegget var det ei gruppeoppgåve. Gruppene fekk presentert to tidlegare avgjorte klagesaker hjå Statsforvaltaren. Gruppene fekk presentert dei aktuelle sakene og skulle diskutere desse, før dei fekk vete kva den endelege avgjerda hadde vorte. Diskusjonen om sakene skapte engasjement og forståing for prosessane i dispensasjonssaker.

Sakene som vart diskuterte handla om:

  • Bruksendring frå naust til rorbu: Ei spesifikk sak som omhandla ei bruksendring frå naust til rorbu. Saka gjaldt eit naust som var regulert til naustformål og ligg i 100-metersbeltet langs sjøen.
  • Terrasse/platting ved bustadhus: Ein søknad om å rive ein eldre veranda og bygge ein ny platting rundt huset. Området var avsett til LNFR formål og byggegrense langs vatnet nedanfor huset.

Evaluering av fagdagen 

Fagdagen ga stort utbytte, både for kommunestyret og administrasjonen og deltakarane frå Statsforvaltaren, fylkeskommunen og Distriktssenteret. Den er eit eksempel på ein måte å jobbe og lære saman på, med ein kombinasjon av fagleg påfyll og sosialt samvær.

På slutten av dagen ga deltakarane tilbakemeldingar på fagdagen. Det blei gjennomførte ei kort menti-undersøking og ei digital spørjeundersøking.

Sjå alle spørsmåla vi stilte

Anbefaler å gjennomføre ein likande dag

Tilbakemeldingane i den digitale spørjeundersøkinga var gode. Dei viste mellom anna at deltakarane lærte noko nytt om ei rekke tema og at dei hadde fått ei meir positiv oppfatning av fylkeskommunen og Statsforvaltar. Alle deltakarane vil anbefale andre å gjennomføre ein liknande dag.

Statsforvaltaren, fylkeskommunen og Distriktssenteret gjennomførte også eit evalueringsmøte i etterkant, i  tillegg til eit møte med kommuneleiinga.

ca. 20 personer sitter å arbeider i en konferansesal.

Foto: Distriktssenteret

Gode diskusjonar rundt borda

Kommunen var eit svært godt vertskap og laga ei god fysisk og sosial ramme for fagdagen. Det var gode diskusjonar rundt borda på alle gruppearbeida. Da kartet kom på bordet gjekk diskusjonane fort på kven gjer kva kor.

Det fungerte godt å ha korte innlegg og variasjon i foredragshaldarar. Samstundes kunne det ha vore rom for fleire spørsmål frå deltakarane undervegs for å engasjere og få meir dialog. Bodskapa i innlegga kunne  vore meir relatert til lokale saker. Då vert lokalkunnskapen til kommunens politikarar og administrasjon viktig. Kommunen og «laget rundt» kunne i større grad vore med i planlegginga, og med det fått enda større eigarskap til gjennomføringa.

Samspelet vert annleis

Fagdagen ga læring for kommunen, Statsforvaltaren, fylkeskommunen og Distriktssenteret. Statsforvaltar og fylkeskommunen fekk moglegheit til å bli godt kjent med utfordringane kommunen opplever, og til å svare på spørsmål ansikt-til-ansikt. Å vere fysisk til stades og tilgjengeleg kan bidra til å byggje tillit.

Når ein går frå å utøve myndigheit til å legge til rette for meir dialog og å vere ein støttespelar vert samspelet annleis. Det kan handle om å vere ein rettleiar som kjem tidleg inn i prosessane framfor å skrive lange høyringsbrev.

Vegen vidare

I videre arbeid er det nødvendig å vurdere alternative måtar å gjennomføre tilsvarande opplegg med færre folk som deltek fysisk. Det kan handle om å skalere ned innhaldet, eller å vurdere moglegheitene for ein kombinasjon der foredragshaldarane deltek både fysisk og digitalt. Det blir mellom anna planlagt å spele inn faglege innlegg på utvalde tema, som kan ligge opent tilgjengeleg. Slike videoar supplert med oppskrifter på gruppearbeid kan kommunen nytte i planlegging og gjennomføring av eigne verkstader. Videoane kan for eksempel brukast som faglege oppspel i forkant av gruppearbeid i kommunestyret.

Distriktssenteret trur at med god støtte, rettleiing og samarbeid med kommunen i forkant kan kommunens eigne folk ta større ansvar i gjennomføring av ein liknande fagdag, inkludert prosessleiing.

Sjå eksempel på fleire metodar og verktøy på distriktssenteret si heimeside. ​

Refleksjonar frå arrangørane

Fagdagen bidrog til at vi fekk god innsikt i situasjonen i kommunen. Det gjer det lettare å kunne tilpasse vår rettleiing når vi skjønnar kor skoen trykker. Vi følte at vi kom meir i dialog og reelle diskusjonar. Vi fekk eit godt utbytte av dagen, og den gir oss eit godt utgangspunkt for å kunne utvikle en måte å gjennomføre liknande opplegg som er foreinleg med ressursane vi har tilgjengeleg

– Frida Farstad Brevik, plansamordnar hjå Statsforvaltaren i Møre og Romsdal.

 

Å møte kommunen fysisk har også stor betyding for oss i fylkeskommunen. Å møte dei i kommunen og vite kven vi snakkar med. At administrasjonen i kommunen kan snakke med administrasjonen i fylkeskommunen. Det var ikkje noko som var ei uttalt målsetting med dagen, men noko som skjedde. Samstundes er det viktig å møte kommunepolitikarane, som skal lese svara vi gir på plansaker

– Ingunn Bekken Sjåholm, fylkesplansjef Møre og Romsdal fylkeskommune.

 

Fagdagen underbygde behovet for meir skreddarsydd og differensiert politikaropplæring. Det kan handle om samhandling og om nye måtar å vere i dialog med kommunen på, mellom anna i arbeidet med planstrategi og revidering av samfunnsdelen. Dette var også ein test på eit samarbeid mellom oss tre i møte med ein kommune. Vi valte ein motivert kommune som hadde lyst til å ha dialog med oss. Deltakarane var disiplinerte, engasjerte og lærevillige

– Frida Farstad Brevik, plansamordnar hjå Statsforvaltaren i Møre og Romsdal.