I følgje politisk og administrativ leiing i Fjord kommune har planprosessen bidratt til å bygge fellesskap og gi retning i kommunen. Medverknad frå innbyggarane gjer at planen i større grad speglar folkevilja, og den enkle forma på sjølve plandokumentet gjer det eigna som styringsdokument for heile den nye kommunen. I denne artikkelen syner vi korleis Fjord kommune har jobba.

Tidslinje

19. – 26. oktober 2020	Kort innbyggarundersøking
November 2020	Arbeidsverkstad i kommunestyret
4. februar 2021	Vedtak i kommunestyret, fastsetting av planstrategi og planprogram
Januar 2021	Brei innbyggarundersøking
02. september – 22. oktober 2021	Høyring av utkast til samfunnsplan
10. februar 2022	Verkstad og vedtak av plan i kommunestyret

Digital arbeidsgruppe bidrog til forankring og framdrift

Då Fjord kommune vedtok samfunnsdelen til kommuneplanen hadde landet akkurat opna etter nesten 2 år med pandemi og avgrensa sosial kontakt. Fleire gode arbeidsmåtar kom til i planprosessen: Arbeidet vart organisert meir digitalt, og dei nytta nye metodar for medverknad.

Kommunen oppretta tidleg ei arbeidsgruppe som fekk ansvar for å drive planprosessen. Gruppa bestod av prosjektleiar, ordførar og kommunedirektør (desse tre er vidare omtalt som «kommuneleiinga» i denne artikkelen).

I tillegg deltok representantar frå Distriktssenteret og Møre og Romsdal fylkeskommune som eksterne prosessressursar. Kommuneleiinga meiner dei eksterne bidragsytarane bidrog med viktig kompetanse inn i prosessen, særlig der det var behov for meir spissa kompetanse. I tillegg har det vore viktig for kommunen å ha gode diskusjonspartar undervegs i prosessen.

Arbeidsgruppa hadde faste møter, noko dei sjølv meiner var viktig for framdrifta. Kommuneleiinga opplevde at samarbeidet med fylkeskommunen og Distriktssenteret bidrog med viktig motivasjon internt i kommunen, og at samarbeidet utfordra kommunen til å halde framdrift i planprosessen og å prioritere planoppgåvene. Alle møta var digitale, dermed fekk dei eksterne også anledning til å delta fast. Desse faste møtepunkta bidrog i følgje kommuneleiinga til god kvalitet i rettleiinga, fordi alle partar vart godt kjent og hadde same kunnskap og innsikt om prosessen.

Pandemiperioden medførte lite reising i jobbsamanheng, og det vart enklare for både kommunedirektør og ordførar å delta aktivt i arbeidsgruppa. At både politisk og administrativ leiing hadde hatt stort engasjement for prosessen var svært viktig både for forankring og framdrift i arbeidet.

 – Det viktigaste suksesskriteriet i denne prosessen er at kommunedirektør og ordførar har vore så involvert. Dei har vore med heile vegen og engasjert seg og hatt eigarskap, så dei har planen under huda. Dei veit kva som var diskutert, og kvifor vi har gått for dette.
Aud Lindis Ødegaard, prosjektleiar Fjord kommune

Forenkling og forankring av planlegginga

Forenkling av planprosessane var eit ønska resultat ved arbeidet med ny samfunnsplan i Fjord. Kommuneleiinga ønskte å forenkle planlegginga der det var mogleg, spesielt på 2 områder:

1.  Å forenkle planprosessen, mellom anna ved å vedta planstrategi samstundes som planprogrammet for samfunnsdelen.
2. Å forenkle sjølve plandokumentet. Målet var eit enkelt, konkret og tydeleg styringsdokument som var enkelt å sette seg inn i.

Samstundes som kommuneleiinga ønskte å forenkle, såg dei at det var naudsynt å jobbe grundig med sjølve planprosessen. Ein godt forankra planprosess var ein føresetnad for å skape eit godt styringsverktøy for kommunen. For å definere dei rette innsatsområda og måla i planen, måtte arbeidet bygge på behova til både innbyggarane og dei folkevalde.

 – Det var fordi vi ønska at dette skulle vere ein plan for både innbyggarane og administrasjonen og politikarane. Det skal vere ein plan folk kjenner seg igjen i. Og det er viktig at vi har same situasjonsforståelsen om kvar Fjord er, kvar vi vil, og kva som er viktig for å komme dit.
Aud Lindis Ødegaard, prosjektleiar, Fjord kommune

I tillegg meinte kommuneleiinga det var behov for å styrke kunnskapen og eigarskapen i kommunestyret. I følgje kommunedirektøren, er det få kommunepolitikarar som har god forståing for kva ein samfunnsdel er og skal brukast til. Difor er det ofte vanskeleg å skape engasjement i kommunestyret for saker som gjeld samfunnsplanlegging. Kommuneleiinga meiner at det å bygge kunnskap og eigarskap mellom dei folkevalde difor var ein føresetnad for at samfunnsdelen kunne bli eit styringsverktøy for dei folkevalde.

Innbyggarane bidrog gjennom brei innbyggarundersøking

I arbeidet vidare med kunnskapsgrunnlag og utarbeiding av plan, gjennomførte kommunen ei større innbyggarundersøking. Kommuneleiinga meiner innbyggarundersøkinga danna eit veldig godt grunnlag for å sei noko om kva som var viktig for innbyggarane i kommunen, og at dette var ein av dei nyttigaste metodane dei tok i bruk i planprosessen.

Denne undersøkinga vart gjennomført i løpet av 2 veker i februar 2021. Målgruppa var både fastbuande, bortebuande studentar og fritidsinnbyggjarar. For å danne eit godt og mangfaldig bilete av innbyggarstemma, jobba arbeidsgruppa for å få inn så mange svar på undersøkinga som mogleg, og dei lukkast å samle svar frå over 900 personar!

Arbeidsgruppa meiner dei nådde ut til eit mykje breiare lag av innbyggarane enn det som hadde vore realistisk ved eit meir tradisjonelt folkemøte.

Kommuneleiinga meinte det var viktig å bygge fellesskap i heile kommunen, og ønskte difor å undersøke om det var skilnader mellom korleis innbyggarane i dei ulike delane av kommunen opplevde samfunnsutviklinga i Fjord. Alle respondentane vart difor bedt om å svare på kvar i kommunen dei budde, i tillegg til alder og om ein var fastbuande eller hadde anna tilknyting til kommunen.

Her kan du sjå spørsmåla som vart stilt i undersøkinga.

Innbyggarundersøkingar kan vere arbeidskrevjande

Kommuneleiinga legg ikkje skjul på at arbeidet med innbyggarundersøkinga var arbeidskrevjande. Både å utforme gode spørsmål, mobilisere kring undersøkinga og vurdere svara som kom inn, tok mykje tid og kravde kompetanse som kommuneleiinga sjølv opplevede at dei ikkje hadde innomhus. Kommuneleiinga meiner at den eksterne prosessbistanden som Distriktssenteret og fylkeskommunen bidrog med, var avgjerande for at kommunen greidde å gjennomføre den store innbyggarundersøkinga med så godt resultat.

Slik kan du lage og sende ut ei innbyggarundersøking

Brei medverknad styrkar samfunnsdelen som styringsverktøy

 – Eg er tydeleg på at dette skal vere eit styringsverktøy for heile samfunnet vårt, for innbyggarane, administrasjonen og politikarane. Og då tenker eg at alle, eller så mange som mogleg skal involverast frå start til slutt. Då blir dette eit verktøy for heile kommunen.
Karl Andre Birkhol, kommunedirektør Fjord kommune

Ein samfunnsplan åleine forpliktar ikkje kommunesamfunnet til å bidra til at den vert realisert. For å få kommunesamfunnet med på laget, er det viktig at innbyggarane har eigarskap til planen og at målsettingane speglar innbyggarvilja. Kommuneleiinga i Fjord meiner difor at den breie medverknaden i planprosessen har vore viktig for å styrke samfunnsdelen som styringsverktøy.

Kommuneleiinga fortel også innbyggarmedverknad har gitt kommunestyret god kunnskap å bygge vedtak på både med tanke på samfunnsdelen, men og i andre saker. I tillegg kan dei folkevalde styrke sine politiske argument ved å vise til innbyggarane sine syn på samfunnsutviklinga.

Råd for menneske med nedsett funksjonsevne, eldreråd og ungdomsråd, er etablert i dei fleste kommunar, og mange kommunar legg vekt på å involvere desse i planprosessane. I Fjord var kommunedirektør og ordførar ute i råda tidleg i prosessen for å orientere om utkast til plan. Sjølv om råda satte pris på å bli orienterte, var det i følgje kommuneleiinga likevel ikkje i desse formelle kanalane at dei konkrete innspela til planarbeidet kom. Men medlemmane i råda har også blitt inviterte med i prosessen om privatpersonar.

Metodar for medverknad i høyringsfasen

I Fjord valde kommunen å legge opp til brei medverknad frå innbyggarane i høyringsfasen. Kommuneleiinga sjølv er godt nøgde med dette grepet, og meiner det kan vere enklare å kome med konstruktive innspel til eit konkret utkast.

Dersom du vil nå breitt ut med medverknaden, må du tilpasse metoden til dei gruppene du vil nå. I Fjord nådde kommunen ut til mange ved å møte innbyggarane på deira eigne arenaer. Dei la også vekt på å tilpasse spørsmåla til ulike målgrupper.

 – Det å lage ei annonse om at det er anledning til å kome med innspel, kven treff du då? Jo, då treff du dei same som kjem på folkemøte, dei over 60. Det er dei same du treff kvar gang. Men vi var veldig bevisste på korleis vi kunne nå tak i den einskilde gruppa sine synspunkt. Frå hyttefolket, til pendlarar, til ungdommen.
Karl Andre Birkhol, kommunedirektør

Gjestebod

Fleire av medverknadstiltaka var ulike variantar av gjestebod. Eldre er ei innbyggargruppe i vekst i Fjord kommune, likevel var dei mindre representert i dei digitale undersøkingane. For å involvere dei eldre betre, samarbeida kommunen med Frivilligsentralen.

Frivilligsentralen arrangerte middagar i alle bygdene i kommunen, der alle innbyggarar over 65 år i vart inviterte. Det vart sett opp felles transport for gjere det enkelt å delta på tvers av bygdene. Til saman deltok 250 personar på desse middagane, og kommuneleiinga omtalar middagane som noko av det artigaste dei har vore med på i sin jobb i kommunen.

Representantar frå kommuneleiinga deltok på alle middagane, og leia eit enkelt program knytt til samfunnsdelen. Alle borda fekk utdelt ark med spørsmål, der deltakarane vart utfordra til å snakke om kva dei sett pris på i kommunen i dag, og om kva dei meiner er viktig å satse på framover. Representanten frå kommunen leia ei oppsummering i plenum.

I løpet av høyringsfasen reiste ordføraren på turné til alle bygdene i kommunen. Ho inviterte innbyggarane til å treffe ho på nærbutikken for å kome med innspel til samfunnsplanlegginga. Målet var både å profilere samfunnsplanen, bygge fellesskap i den nye kommunen, treffe folk og få innspel til planen. Nokre av innbyggarane hadde brukt mykje tid på å sette seg inn i planen og komme med overordna tilbakemeldingar, medan andre hadde hadde innspel til konkrete tiltak i lokalsamfunnet. Over alt fekk ordføraren tilbakemelding på at innbyggarane opplevde det som viktig at ho sette av tid  til å treffe lokalsamfunna.

På Stordal skule inviterte ei gruppe av elevane besteforeldra sine på lunsj på skulen. I tillegg til mat hadde elevane førebudd ark med spørsmål knytt til samfunnsdelen, som dei diskuterte saman med besteforeldra.

Slik kan du gjennomføre gjestebod

Medverknad gjennom skule og barnehage

Barn og unge var ei anna prioritert gruppe for arbeidet med samfunnsdelen. Alle skulane og barnehagane vart oppfordra av kommunen til å jobbe med samfunnsdelen. For enkelte av klassetrinna, vart arbeidet med samfunnsdelen knytt direkte opp til læringsmål i skulefag.

I mellomtrinnet samarbeida skulane med organisasjonen Ungt entreprenørskap om å gjennomføre ein modul om lokalsamfunnsutvikling. Prosjektet resulterte i at elevane i hadde ein felles presentasjon om kva dei synes er viktig for si aldersgruppe knytt til utviklinga av kommunen.

I ein av barnehagane fekk ungane i oppgåve å teikne framtida i Fjord. Eit av desse bileta vart brukt som framside av kommuneplanen. I tillegg vart fleire ungar intervjua i små filmsnuttar, der dei fortale om livet sitt og om sine tankar om Fjord. Desse filmane delte kommunen på nettsida og på Facebook.

Fortel om innspela som kjem inn

Etterkvart som arbeidsgruppa fekk inn innspel, brukte dei kommunen si heimeside og Facebook til å kommunisere tilbake til kommunesamfunnet om kva type innspel som var kome inn, og korleis desse innspela blei tatt med vidare i planprosessen.

Ordføraren brukte også si eiga facebook-side aktivt til å kommunisere kring planprosessen. Kommuneleiinga meiner dette var viktig for at innbyggarane skulle kunne følgje med på prosessen, noko som bidrog til innbyggarane sin motivasjon for å bidra vidare i planprosessen.

Samfunnseffekten av brei medverknad

Tiltak for medverknad kan ha viktige verdiar også ut over det å la folk kome med innspel til planen.

– Dette handlar ikkje berre om innspel til samfunnsdelen, men også om at sjølve prosessen med samfunnsdelen kan bidra med positive tiltak for samfunnet.
Aud Lindis Ødegaard, prosjektleiar

Møteplassar

Tidleg i planprosessen kom det fram at innbyggarane i Fjord sakna gode møteplassar, og at det var eit spesielt behov for å treffast på tvers av bygdene. Gjesteboda bidrog til å skape denne type møteplassar.  Gjennom middagane for eldre, fekk eldre innbyggarar ein sosial arena der ein traff kvarandre på tvers av bygdene. Generasjonane møttast då Stordal skule inviterte besteforeldre på lunsj. Og ordførar skapte  lågterskel-treffpunkt for bygdene på nærbutikkane.

Demokratisk opplæring

Prosjektleiaren for samfunnsdelen meiner at det å få moglegheit til å delta i ein planprosess bidreg til born si sjølvkjensle og erfaring av å vere del av eit samfunn: «Vi små er noko vi også!».

Frå møta med ungdomsskuleelevane erfarer kommunedirekøren at ein del av ungdommane har haldningar som at det «ikkje er vits i at dei engasjerer seg», fordi det «er ingen som gidd å gjere noko med det læll». For å bygge opp om den demokratiske læringa til elevane vert det difor både viktig å nå ut med god informasjon om korleis planarbeidet foregår, men kommunedirektøren meiner at det også er avgjerande at kommunen lukkast med å realisere nokre av innspela før det har gått for lang tid. 

Bygging av nye Fjord kommune

Kommuneleiinga er samde om at arbeidet med medverknad har bidrege å profilere den nye kommunen og å bygge haldningar knytt til fellesskap i den nye kommunen. At ordførar har engasjert seg aktivt og vore ute og møtt innbyggarane har vore samlande, og har synleggjort ordføraren som felles ansikt for kommunen.

Eit konkret og tydeleg styringsverktøy for heile kommunen

Kommuneleiinga i Fjord ønskte å forenkle samfunnsplanen og lage eit «konkret og tydeleg planverk som alle kan kjenne seg att i og forstå». Skal planen vere eit godt styringsverktøy, bør han vere enkel å skjønne, og lett å sette seg inn i.

Ein måte å sikre at ein kjem seg frå brei medverknad til eit godt styringsdokument, er i følgje prosjektleiaren å tidleg lage ei ramme for korleis plandokumentet skal sjå ut. I Fjord definerte prosjektgruppa tidleg kor mange hovudmål planen skulle ha og kor lang han skulle vere. Etter kvart som det kom inn innspel var desse vurderte opp mot den ramma som var definert. Slik bidrog medverknaden til både større og mindre justeringar kontinuerleg i prosessen.

I følgje prosjektleiar for samfunnsdelen er «designet av målstrukturen og plansystemet ein viktig del av det å vere eit styringsverktøy». Ein god målstruktur er tydeleg og enkel, men synleggjer også kven som har ansvar for oppfølging av måla og kva som er samanhengen til handlingsdelen og arealplanen.

Kommuneleiinga meiner at samfunnsplanen er til for heile kommunesamfunnet, og ikkje berre dei folkevalde og administrasjonen. Måla i samfunnsdelen er difor også lagt opp slik at dei tydeleggjer at kommunen ikkje skal stå for realiseringa åleine.

 – I samfunnsdelen seier vi «sånn vil vi ha det», og «dette gjer vi i lag». Og då viser jo det at dette er ikkje ein plan berre for Fjord kommunestyre eller Fjord administrasjon, men det er ein plan som legg til grunn eit vidare samarbeid mellom frivilligheit, næringsliv og kommune.
Eva Hove, ordførar Fjord kommune

Ordføraren opplever at det er stor semje i det politiske miljøet om dei langsiktige måla i samfunnsplanen, men meiner det likevel vil oppstå ulike politiske løysingar når det kjem til korleis planen skal bli følgt opp i praksis. For at samfunnsplanen skal stå seg som styringsverktøy over år, bør planen ikkje detaljstyre politiske løysingar, men nøye seg med å gje den strategiske retninga.

Vedtak og forankring i kommunestyret og kommuneorganisasjonen

Kommuneleiinga meinte det var viktig at slutthandsaminga i kommunestyret burde vere ei anledning til å forankre planen i kommunestyret. Dette innebar i følgje ordførar at kommunestyret fekk god nok tid, og også at den totale saksmengda i kommunestyremøtet ikkje var større enn at representantane hadde tid til å førebu seg godt.

Det er og viktig at saka er organisert på ein måte som gjer at kommunestyret får diskutere konsekvensane av planframlegget. Arbeidsgruppa planla difor ein verkstad for kommunestyret, som vart arrangert i forkant av det formelle kommunestyremøtet der planen skulle vedtakast.

Sjølv om planarbeidet i Fjord har vore godt forankra, meiner kommuneleiinga likevel at kommunestyret kunne vore meir involvert undervegs. I retrospekt foreslår kommunedirektøren at kommunestyret burde ha vore djupare involvert i forkant av vedtak om utlegging av plan på høyring. Ordførar meiner det er viktig å hugse at dei folkevalde også bidreg i planlegginga i form av andre roller dei har i samfunnet. Ho meiner planprosessen har gitt dei folkevalde mange moglegheiter til å bidra inn i planarbeidet, også utanfor kommunestyresalen.

– Politikarane er jo også innbyggarar i kommunen. Så eg greier ikkje lage noko veldig skarpt skilje mellom det å vere politikar og det å vere innbyggar.
Eva Hove, ordførar

Vedtaket av den første samfunnsdelen i Fjord kommune blir av kommuneleiinga omtalt som starten på arbeidet med å utvikle og ta i bruk samfunnsdelen som styringsverktøy for kommunen. Foran ligg jobben med å definere ein god samanheng mellom samfunnsdelen og resten av planverket i kommunen. Ordførar meiner kommunen no må jobbe med å forankre samfunnsplanen i dei ulike tenesteeiningane, slik at føringane i samfunnsdelen heng i hop med det som skjer i einingane. Samfunnsdelen må og reflekterast i budsjettet. For å lukkast med dette meiner ho at det er behov for felles rutinar.

---

Her finn du guide til prosessarbeid, arbeidsmetoder og verktøy.