Denne sida er basert på Distriktssenterets stil- og toneguide.
Hensikten med dette dokumentet er å:
- Skape et mer helhetlig og konsistent språk for alle ansatte i organisasjonen.
- Skape et mer helhetlig og konsistent språk på tvers av kanaler, men med kanaltilpassinger.
- Skape mer bevissthet om hvordan vi omtaler fagfeltene og saksområdene våre, inkludert hvordan vi omtaler kjennetegn og egenskaper ved Distrikts-Norge.
- Skape mer bevissthet om hvordan vi ordlegger oss overfor ulike brukergrupper.
Det er nettredaksjonen som eier stil og tone-guiden. Eventuelle spørsmål, ganning eller oppklaringer skal rettes til dem. Husk: Eksemplene i guiden er retningsgivende og ikke en fasit.
Hva er stil og tone?
Stil og tone er hvordan Distriktssenterets personlighet eller karakter kommer gjennom i ordene dine – både skriftlig og muntlig. Det handler ikke bare om hva du sier, men snarere om hvordan du sier det, og hvilket inntrykk det gir alle som leser om deg eller hører fra deg.
Stil og tone-guiden skal hjelpe deg med å kommunisere, uavhengig av hvilken avdeling du jobber i og hvilken rolle du har. Den skal både forsterke det du selv sier og forsterke organisasjonens samfunnsoppgave.
Distriktssenterets stil og tone
Distriktssenteret har valgt 4 ord som skal være styrende for kommunikasjonen ut av organisasjonen. Vi skal være tydelige, tilgjengelige, kunnskapsrike og fremtidsrettet.
Disse 4 ordene er en forlengelse, eller snarere enn forsterkelse, av verdiene våre som er folkelig, kompetent og engasjert. For å være folkelig må vi kommunisere i en tone som er tydelig og tilgjengelig. For å være kompetent må vi dele av den kunnskapen vi har – vår stemme må være kunnskapsrik. Og for å vise at vi er engasjerte i praksis, trenger vi å rette blikket fremover. Vi må kommunisere slik at det inviterer mottakeren til handling.
Fra informativ og byråkratisk til tydelig og fremtidsrettet
Disse 4 ordene er jobbet frem etter dybdeintervjuer med arbeidsgruppen og en kreativ forankringsworkshop med hele organisasjonen. Vi har tatt stilling til hvem Distriktssenteret er i dag og hvem Distriktssenteret skal være i fremtiden, samtidig har vi vært opptatt av at stil og tone skal speile Distriktssenterets verdier og samfunnsoppdrag. Ved å involvere hele organisasjonen i dette arbeidet er tanken at god kommunikasjon skal prioriteres.
Vårt ønske med denne guiden er at alle i Distriktssenteret skal få et felles verktøy for å kommunisere ulike budskap. Vi innhenter og formidler forskning og kunnskap, men det er også vår oppgave å gjøre alt dette forståelig for mottaker. Vi har vært flinke til å informere om hva vi gjør og hvorfor vi er til, men tonen har vært for byråkratisk og til tider utilgjengelig. Vår aller viktigste oppgave er å gjøre oss forstått. Dette skal denne stil- og toneguiden hjelpe oss med.
Etterlatt inntrykk for vår stil og tone
Kommunikasjonen vår skal gi et etterlatt inntrykk som både kler oss som avsender, og som passer den vi henvender oss til. Distriktssenteret har valgt 4 ord som skal være styrende for kommunikasjonen ut av organisasjonen. Vi skal være:
- tydelige
- tilgjengelige
- kunnskapsrike
- fremtidsrettet
Hvilket etterlatt inntrykk ønsker vi ved å bruke nettopp disse 4 ordene?
Hvordan kan vi styre kommunikasjonen slik at vi får nettopp dette etterlatte inntrykket?
Tydelig
Etterlatt inntrykk: «Takk! Dette var krystallklart!»
Dette innebærer at:
- Vi er en troverdig organisasjon som gir relevant og oppdatert kunnskap til mottakerne.
- Vi formidler innhold som er grundig faglig fundamentert, og vi kommuniserer dette på en lettfattelig måte.
- Vi er åpne om hvor informasjonen kommer fra når vi refererer til fagkunnskap.
- Vi etterstreber god kildekritikk og er tydelige når vi mener noe selv.
Tilgjengelig
Etterlatt inntrykk: «Jøss! Denne rapporten var lett å forstå og finne frem i.»
Dette innebærer at:
- Det enkle er ofte det beste – uavhengig av hvem vi snakker til og med.
- Språket i rapportene, på sosiale medier og på nettsiden er klart, åpent og inkluderende.
- Vi anerkjenner at ulike mottakergrupper oppfatter ulike budskap forskjellig.
- Vi er alltid er åpen for dialog og tilbakemeldinger.
Kunnskapsrik
Etterlatt inntrykk: «Wow! Nå lærte jeg noe nyttig.»
Dette innebærer at:
- Vi viser kunnskapen vår uansett hvor vi kommuniserer.
- Vi skal være kunnskapsrike på en slik måte at mottakerne forstår og handler.
- Vi også er kunnskapsrike når vi lytter, involverer og lærer av andre.
- Vi kjenner mottakerne og vet hvilken kunnskap de har bruk for.
Fremtidsrettet
Etterlatt inntrykk: «Flott! Nå føler jeg meg opplyst og oppdatert.»
Dette innebærer at:
- Vi til enhver tid gjør vårt beste for å bruke et moderne språk.
- Vi følger med i tiden og bruker et språk med oppdatert begrepsbruk fra det offentlige ordskiftet og Språkrådet.
- Vi har en optimistisk tone og begrepsbruk.
- Vi skal gi folk handlingsrom og vise mulighetene som finnes.
Verktøykasse for kommunikasjon
1 Stemmekart
Stemmekartet er en skjematisk oversikt over hva stil- og toneguiden betyr for kommunikasjonen vår.
Vil du klippe fra eller skrive ut stemmekartet? Last ned som PDF.
Trykk på kartet for større versjon.
2 Klarspråk og skrivetips
Her finner du tips og retningslinjer for hvordan vi kan kommunisere og formidle på en tydeligere måte til målgruppene våre – uavhengig av kanal. Du kan og også bruke hjelpemidlene disponeringsverktøy for presentasjoner, og stolpemanus.
Hver gang vi kommuniserer på vegne av Distriktssenteret, er målet at mottakeren forstår budskapet. Dette handler om å være tydelig og tilgjengelig for målgruppene.
Budskap, informasjon og fakta skal være lett å oppfatte – og det du kommuniserer skal gjerne stimulere til handling eller endring. Dette gjelder uavhengig om målet er å få folk til å lytte, forstå og handle, eller ta i bruk kunnskapen slik som Distriktssenteret ønsker.
Hver gang vi skal kommuniserer bør vi stille oss følgende spørsmål:
Hva er det jeg skal kommunisere?
Altså, jeg må ha klart for meg innholdet jeg skal formulere.
Hvorfor skal jeg kommunisere det?
Hva er det endelige målet? Er det å få noen til å endre mening? Til å utføre en handling? Til å svare på et spørsmål? Til å diskutere med meg? Dette er viktig å ha klart for seg for å oppnå det du ønsker med teksten.
Hvem er det jeg kommuniserer til?
Her må jeg se for meg en eller flere målgrupper og tenke gjennom hvordan jeg bør snakke til dem. Det er viktig å vite hvem du snakker til – og formulere deg slik at målgruppen forstår deg.
Hvor og når bør dette publiseres for å få best mulig effekt?
Her er det kanalvalg som gjelder: passer dette i en e-post eller på Facebook? Burde det være en kronikk i lokalavisen – eller er det kanskje best egnet som seminarinnlegg?
Er det noe spesielt i mediebildet eller i organisasjonen min som jeg bør ta hensyn til når jeg kommuniserer?
Det du formidler skal passe inn i en viss tid og et visst rom. Vi må ha god oversikt over samfunnet rundt oss og medievirkeligheten vi lever i når vi lager innhold som skal formidles videre.
Hvorfor er akkurat dette budskapet relevant for min målgruppe?
Om jeg ikke får et godt svar – hvordan kan jeg gjøre det relevant? Et tips er å henvise til aktuelle hendelser som målgruppen kjenner til, eller å finne noe som målgruppen har felles, og henvise til dette når du kommuniserer.
Vet du hva målgruppen trenger, og hva de bryr seg om?
Hvis ikke, kan du få vite det? Å ha god innsikt er viktig for å treffe målgruppen. Innsikt er kjennskapen til de du kommuniserer til og for, som gjør budskapene dine mer slagkraftige. Det er vanskelig å få budskapet til å treffe uten å være godt informert om hvem som skal motta det.
Kan du argumentere for det du vil fortelle?
Kan du fortelle hva du formidlet og hvorfor du formidlet det? Om du skal kunne kommunisere tydelig, må du kunne svare på: Hva er målet med det jeg skal si, og hva gjorde jeg for å komme dit? Hvorfor valgte jeg nettopp disse ordene og begrepene, og ikke noen andre? Forbered deg på konstruktiv kritikk eller vanskelige spørsmål. Det er i slike prosesser vi blir bedre. Kvalitetssikring og tilbakemelding er en essensiell del av skriveprosessen.
Hva er den gode historien her?
Hvilken verdi har det jeg formidler for mottakeren? Et budskap treffer sjelden godt uten en skikkelig god historie i bunn. En god historie vekker følelser og gjenkjennelighet hos leseren. Hvis historien ikke finnes: Hvordan gjør du det du skal formidle mer interessant for leseren? Tenk at du skal fange mottakeren eller leseren allerede i første setning. Det er for eksempel svært virkningsfullt å kunne vise til eksempler fra virkeligheten.
3 Stil og tone i praksis – eksempler tilpassa kanal og målgruppe
Kanal: presentasjoner
Her er eksempler på små tekster til presentasjoner, og huskeregler for bedre presentasjoner.
Opprinnelig tekst: Konkretisering av samarbeid mellom fylkeskommunen og Distriktssenteret
Ny tekst: Hvordan skal samarbeidet mellom fylkeskommunen og Distriktssenteret være i fremtiden?
Opprinnelig tekst: Samarbeidsformer med kommuner og fylker
Ny tekst: Slik samarbeider vi
Opprinnelig tekst: Distriktssenteret – Mandat og rolle
Ny tekst: Vårt mandat og vår rolle
Opprinnelig tekst: «Veilederpiloten»: Lokal samfunnsutvikling i Sande, med Distriktssenteret og Møre- og Romsdal fylkeskommune på laget
Ny tekst: «Veilederpiloten» Hvordan styrker vi utviklingspotensialet i Sande kommune? / «Veilederpiloten» Sammen styrker vi utviklingspotensialitet i Sande kommune
Huskeregler for bedre presentasjoner
- Start gjerne presentasjonene med et spørsmål eller en kontekstualisering av tematikken. Det fanger interessen til dem som hører på en annen måte enn bare en tittel eller et rapportnavn.
- Husk aktive setninger – du snakker alltid til noen som skal lytte, lære og gjøre!
- Prøv å unngå gjentakelser. De som hører på, har fått med seg at dere er fra Distriktssenteret på første slide. Bruk heller ord som vår, vi og oss utover i presentasjonen.
- Unngå stappfulle slides – for mange poenger, eller for mye informasjon, kan resultere i at dere mister publikums oppmerksomhet. Prøv å være så konkret som mulig og gi detaljene i muntlig tale.
- Ikke glem verdien av det Distriktssenteret leverer når dere presenterer. Bruk gjerne eksempel fra tidligere prosesser for å vise hva dere er gode for. Gode resultater kan også hjelpe på lytternes motivasjon.
Kanal: nettartikler
Her er 3 eksempler på nettartikler med opprinnelig og ny ingress.
Eksempelartikkel
Opprinnelig overskrift: Kommunen sikrer bygdas dagligvarebutikk
Ny overskrift: Ingen nærbutikk uten kommunen på laget
Opprinnelig ingress: Det er ikke en kommunal oppgave å drive nærbutikk. Men servicetilbudet som butikken gir, er viktig for både fastboende og tilreisende. Derfor gir mange kommuner lån eller tilskudd for å sikre at innbyggerne får tilgang til dagligvarer der de bor.
Ny ingress: – Butikken er en del av livsnerven i et så lite lokalsamfunn. Uten butikk vil ingen flytte hit, sa rådmann Anne Kristi Johnsen i Røyrvik kommune i 2017. Første uka i november kunne ordfører Hans Oskar Devik klippe snora og åpne en splitter ny dagligvarebutikk i den vesle fjellbygda med 460 innbyggere. Dette hadde ikke skjedd uten drahjelp fra kommunen.
Bilde: Bruk bilder av folk fra lokalsamfunnet i lokalsamfunnet
Kilde: https://distriktssenteret.no/artikkel/kommunen-sikrer-bygdas-dagligvarebutikk/
Litteraturomtale
Overskrift=Navn på rapport: Næringslivets betydning for stedsutvikling, boligutvikling og inkludering i distriktskommuner
Opprinnelig ingress: «Dette notatet handler om hvordan næringslivet i distriktskommuner påvirker og har betydning for lokal samfunnsutvikling i distriktene utover arbeidsplasser og verdiskaping. Notatet er avgrenset til temaene stedsutvikling, boligutvikling og inkludering av innvandrere.»
Ny ingress: Hvilken betydning har næringslivet for lokal samfunnsutvikling i distriktene utover arbeidsplasser og verdiskaping? I denne rapporten dekker vi temaene stedsutvikling, boligutvikling og inkludering av innvandrere.
Huskeregler for nettartikler
Fremtidsrettet: En kort og presis overskrift, tenk gjerne som en journalist.
Tydelig og tilgjengelig: Ingressen til fagartikkelen, blogginnlegget eller rapportnotatet skal ikke bare fange leserens interesse, men gi h*n en følelse av at dette angår meg og min kommune. Tilgjengeligheten sikres ved å gjøre teksten mer menneskelig; bruk bilder for å gjøre teksten enklere å lese (helst av folk), bruk et tilgjengelig og aktivt språk og unngå for lange setninger. Dette gjelder spesielt for artikler med nyhetsverdi.
Husk aktive setninger (med et aktivt subjekt), spesielt i ingresser i rapportnotater. Start gjerne med et kontekstualiserende spørsmål. Dette vil gjøre leseren mer involvert og motivert til å lese hele rapporten.
Kunnskapsrik: Bruk tid på å finne hovedessensen i teksten du skriver, og bygg opp fagartikkelen eller blogginnlegget rundt fire-fem punkter. Husk å ikke gi selve løsningen, eller detaljene i historien, i ingressen, men fokuser heller på hvilken verdi løsningen gir til kommunen.
Kanal: Facebook
Her er 4 eksempler på Facebookposter med forklaring.
1 Post til en ung målgruppe eller til folk som jobber med og for ungdommer
Tekst: «Vi spurte ungdommer i småkommuner over hele landet om å dele noe positivt som har skjedd i deres distrikt i år. Les (og se) hva Thea, Nicolai og Yasmin svarer! ✨Har det skjedd noe spennende der du bor?»
Bilde: En glad ungdomsgjeng som har blitt spurt om å dele.
Mål: Treffer på tilgjengelig og fremtidsrettet. Fremtid: inkluderer, engasjerer og involverer ungdommen i distriktet. Personliggjør de unge med navn, og er derfor nær, men holder en informativ og proff tone. Bruker ordet «positivt» knyttet til ordet «distrikt». Den blinkende stjerne-emojien gir assosiasjoner til en lys fremtid.
2 Post om webinar rettet mot kommunalt ansatte
Tekst: «3. september arrangerer vi «Sammen for å lykkes»! Hvordan kan fylket bli mer attraktivt for innvandrere, og hvilken kunnskap har vi om hva som skal til for at innvandrere velger å bli boende? I år er konferansen heldigital, og som sist: Det er gratis å delta. Håper vi sees her 👇 »
Bilde: Bilde av relevant person i kjekt miljø, med tommel opp! + link til påmelding med beskrivende setning for webinaret.
Mål: Treffer på tilgjengelig, kunnskapsrik og fremtidsrettet! Viser at Distriktssenteret deler av kunnskapen sin og inviterer folk inn. Ord som kunnskap og innvandrere blir brukt med positive fortegn og fylket er forbundet med attraktivitet. Husk å kontekstualisere og bruk gjerne et spørsmål som er relevant for målgruppen for å fange oppmerksomheten deres.
3 Julehilsen
Tekst:«Til alle dere som jobber med utvikling i kommunene, tusen takk for innsatsen i 2021 ❤️
Vi håper alle får noen fine dager med julefeiring, det har dere fortjent!
God jul og godt nyttår fra oss i Distriktssenteret🎄 »
Bilde: Julebilde fra en av Distriktssenterets lokaliteter
Mål: Treffer på fremtidsrettet og tilgjengelig. Distriktssenteret ønsker å se og takke målgruppene sine direkte. Vi gir dem honnør for å bruke kunnskapen fra Distriktssenteret, og sette utvikling i kommunene på dagsordenen. Å bruke dette i en julehilsen er et godt grunnlag og gir lav terskel for videre dialog med Distriktssenteret.
4 Post om presentasjon av hovedfunn fra rapporter
Tekst: «Ønsker du at kommunen din skal lykkes med næringsutvikling? Vi anbefaler å
💡 koordinere arbeidet med næringsutviklingen,
💡 skaffe forståelse for hva det lokale næringslivet trenger, og
💡 vise bedriftene og gründerne hva dere kan hjelpe med.
Les mer i vår nye rapport om XXYYZZ»
Bilde: Levende bilde, gjerne fra en gründerbedrift, med mennesker i fokus.
Mål: Vi begynner med et spørsmål for å engasjere leseren, peker på noe konkret og gjenkjennelig, viser vei videre. Vi gir også informasjon som målgruppen kan bruke i sitt arbeid. Treffer på: Tydelig og tilgjengelig; vi gjør kunnskapen tilgjengelig og tydeliggjør hovedpoengene på en annen måte enn vi ville gjort i selve rapporten.
Kilde: Teksten er basert på denne ingressen.
Kanal: media
Her er noen tips å ta med seg dersom du skal snakke med media:
- Fokuser på de positive sidene ved distriktene, f.eks: «Innvandrere skaper nytt liv i bygde-Norge.»
- Fortell de gode historiene fra distriktene, f. eks: «Leyla i Salangen fikk hjelp til å starte butikk av kommunen.»
- Still spørsmål tilbake, f.eks: «Hva skjer hvis vi slutter å si ressurssvak kommune, og heller omtaler distriktene som fremtidsrettede og innovative?»
- Øv inn noen gode one-linere, f.eks: «To tredjedeler av oss nordmenn bor utenfor byene.»
- Understøtt argumentene deres med ny forskning for å aktualisere problemstillinger og utfordre gjengs oppfatning, f.eks: «Tall fra Ungdata-undersøkelsen i 2020 viser at det er små forskjeller mellom ungdomslivet på bygda og i byene.»
- Bruk stemmekartet og ordlisten aktivt!
4 Ordliste for omtale av distriktene
Denne listen gir en oversikt over hvilke ord vi bruker når vi skal omtale distriktene, og hvilke ord vi ikke skal bruke. Disse ordene er diskutert og stemt frem av alle medarbeiderne i organisasjonen. På denne måten sikrer vi at ordlisten er både forankret hos og forstått av alle ansatte.
10 ord vi bruker for å omtale Distrikts-Norge
- Distriktskommune
- Kommune i Distrikts-Norge
- Kommuner med store avstander (og spredt bosetting)
- Småkommuner/Småsamfunn
- Distriktene
- De 209 kommunene i sentralitetsklasse 5 og 6
- Kommuner i sentralitetsklasse 5 og 6
- Kommuner i vår målgruppe
- Bygde-Norge / Bygdene
- Kommuner med rurale fordeler
10 ord vi ikke bruker for å beskrive Distrikts-Norge
- Forvitringskommuner
- Bakevja-kommuner
- Ressurssvak kommune
- Forgubbingskommuner
- Uttynningskommune
- Fraflyttingskommune
- Kommuner med manglende kompetanse og kapasitet
- Utflyttingskommune
- Krympende kommuner
- Usentrale kommuner
5 Huskeliste
Her er generell huskeliste du kan ta med deg inn språk- og kommunikasjonsarbeidet ditt.
- Tonen vår skal være tydelig, tilgjengelig, kunnskapsrik og fremtidsrettet.
- Vi gjør kompliserte tema lett å forstå.
- Vi snakker med en tilgjengelig stemme som er åpen og inkluderende.
- Vi er flinke til å formulere oss og tar gjerne en ekstra korrekturrunde.
- Vi er aktive, derfor foretrekker vi korte og tydelige setninger.
- Vi har én idé i hver setning, slik at budskap blir levert og forstått på en god måte.
- Vi holder tegnsettingen enkel – ingen liker å bli møtt med et hav av utropstegn eller lese lange setninger uten komma.
- Vi er tydelige i formidlingen om hvorfor vi eksisterer – og åpne om hvordan vi jobber.
- Vi er konkrete om hva som er mulig å gjøre noe med – og hvilke handlinger som bidrar til utvikling og gode resultater.
- Alt vi sier skal gi mening og være forståelig.