Samarbeid om frivillige på festivalar

I Tromsø har tre ulike festivalar gått saman om å satse på ein vesentleg ressurs: dei frivillige. Ikkje berre under festivalen, men gjennom heile året.

Dette prosjektet er nå videreført i prosjektet Samdrift 2

Prosjektet Samdrift er eit samarbeid mellom tre store aktørar i kulturlivet i Tromsø: ein filmfestival, ein rockefestival og ein festival for elektronisk musikk. Dei har ulike målgrupper og byggjer drifta på forskjellig filosofi.

  • Tromsø internasjonale filmfestival (TIFF) er ein veletablert og profesjonalisert festival som blir arrangert for 23. gong i januar 2013.
  • Bukta-festivalen er ein utandørs rockefestival som går føre seg i Telegrafbukta i juli. Også Bukta har eigne tilsette, men festivalen er yngre enn TIFF. Festivalen blir arrangert for tiande gong i juli 2013.
  • Insomniafestivalen er landets største festival for elektronisk musikk. Festivalen vart etablert i 2002 og blir arrangert kvar haust. Insomnia tilsette sin første festivalsjef i 2013 og på veg til å bli profesjonalisert.

– Det er ikkje eit heilt opplagt samarbeid, men det fungerer, seier Ylva Maria Pavval, som er leiar for det Bulyst-finansierte prosjektet.

Vil bli meir kompetente

Det festivalane har gått saman om, er å bli betre på arbeidet med frivillige, altså personar som melder seg til ubetalt teneste for festivalane og utfører eit breitt spekter av oppgåver. Gjennom Samdrift håpar dei tre festivalane å heve kompetansen sin på frivillig festivalarbeid og gjere arbeidet med dei frivillige i Tromsø meir strukturert. Mellom anna handlar det om å få på plass administrative verktøy for rekruttering, sørgje for opplæring og halde oppe motivasjonen til dei fleire hundre personane som gjer ein ubetalt innsats for TIFF, Bukta eller Insomnia.

– Vi arbeider med å gje dei frivillige gode opplevingar som gir dei lyst til å kome att, seier Pavval.

Ei gulrot for dei frivillige

Det første året arrangerte Samdrift-prosjektet 12 større og mindre fagtreff for dei frivillige, og til saman 600 møtte fram. Treffa tok føre seg tema som førstehjelp, sosiale media, grafisk design og handtering av frivillige.

– Oppslutninga har variert med det faglege innhaldet. Vi merkar at det kjem mange når temaet er føreslege av deltakarane sjølve, seier Pavval.

Samdrift har òg hatt fire sosiale treff, mellom anna filmvisingar, der til saman 350 har møtt opp.

– Dette er ei slags gulrot for dei som jobbar for festivalane. Invitasjonen til treffa er open, og går alltid ut til andre festivalar. Vi skal ikkje vere ekskluderande, seier prosjektleiaren.

Veit meir om kven dei er

Ylva Maria Pavval veit at gruppa ho arbeider med tel omtrent 800 personar. På grunn av samarbeidet i Samdrift, har TIFF, Insomnia og Bukta fått oversikt over alderen på dei frivillige, kva som motiverer den enkelte og kor vidt folk kjem att. Mellom anna kan dei no konstatere at personar som jobbar eitt skift og så går heim att, er dei som får minst ut av frivillig-satsinga i Tromsø.

– For dei frivillige som har teke på seg meir ansvar, er det derimot svært viktig med ein møteplass av den typen vi tilbyr. Ved å møte likesinna frå andre festivalar, får dei høve til å utveksle nyttige erfaringar.

Kompetansesenter

Samdrift er finansiert med Bulyst-midlar frå Kommunal- og regionaldepartementet. Prosjektet skal etter planen avsluttast i oktober 2013. Målet til festivalane som står bak satsinga, er å etablere eit kompetansesenter for kulturell frivillighet i Tromsø eller få Samdrift til å leve vidare i ei anna form. Tanken er då at samarbeidet om frivillige skal utvidast til fleire av festivalane i Troms.

Prosjektet er ikkje blitt evaluert av Distriktssenteret. Det kan bli aktuelt å evaluere Samdrift når prosjektet går mot ei avslutning.

Målformulering

Samdift er ikkje blitt vurdert av Distriktssenteret. Det kan bli aktuelt å evaluere Samdrift når prosjektet går mot ei avslutning.

Måla i prosjektet

Ei overordna målsetjing med Samdrift er å utvikle festival-Tromsø til å bli landsleiande på kulturell frivilligheit.

Delmål:

  • Profesjonalisere organiseringa av frivillige gjennom auka samarbeid om rekruttering, administrasjon og motivasjon av frivillige
  • Heve kompetansen til dei frivillige gjennom faglege og sosiale tiltak som fremmar kunnskap og forståing for arrangement- og festivalarbeid
  • Utvikle ein nettverks- og læringsarena som gir unge menneske frå lokalmiljøet høve til å utvikle seg gjennom frivillig innsats for festivalar

Resultatmål:

  • Syte for effektiv koordinering (rekruttering, administrasjon og motivasjon) av dei frivillige under festivalane som blir arrangerte i prosjektperioden
  • Arrangere inntil 6-8 faglege kurs- og opplæringstiltak i året for mellom 600 og 800 frivillige og medlemmer av staben med fokus på problemstillingar som HMS, tryggleik, arbeidsleiing, økonomistyring, service, skjenkeløyve, logistikk, kommunikasjon/informasjon, kultur/leiing osb.
  • Arrangere 3-4 sosiale tiltak for å bidra til motivasjon og rekruttering av dei frivillige kvart år i prosjektperioden
  • Utarbeide og implementere rutinar for rapportering av informasjon, kunnskap og kompetanse som blir opparbeidd i prosjektperioden
  • Utarbeide ein endelig evalueringsrapport som dokumenterer prosjektet si utvikling og i kva grad ein har oppnådd resultat
  • Utvikle driftsgrunnlag for vidareføring av prosjektet i festivalane sin basisøkonomi og administrasjon

Samdrift sitt bidrag til lokal samfunnsutvikling vil gå ut på å heve tilbodet til frivillige, skape ressurspersonar som vil kome samfunnet, kulturmiljøet og næringslivet til gode og å skape økonomiske ringverknader for lokalt næringsliv.

For festivalane sin del handlar det om ei profesjonalisering. Samdrift vil gjere arrangørar i Tromsø meir løysingsorienterte, effektive og samarbeidsvillige. Dette kan bidra til å få framtidige kultur- og idrettsarrangement til Tromsø.

Samdrift skal leggje til rette for danning og utvikling av nye sosiale og faglege nettverk hos frivillige, som på sikt vil bidra til å skape nye relasjonar, samarbeid og synergieffektar mellom   enkeltpersonar og mellom kulturorganisasjonar. Større forutsigbarheit og meir samhandling mellom festivalarrangørar om rekruttering, administrasjon og motivasjon av frivillige er tenkt å gje ein positiv samfunnseffekt i form av auka bulyst og ringverknader for kultur- og næringslivet i regionen.