Slik gjennomfører du en SWOT-analyse
Under arbeidet med en prosess eller et prosjekt, er det viktig å begynne med å kartlegge hvilke styrker og muligheter som kan gi dere fortrinn, og hvilke svakheter og trusler som kan være til hinder for å oppnå ønsket resultat. Da er det nyttig å gjennomføre en SWOT-analyse.
Hva er en SWOT-analyse?
SWOT-analyse er å stille seg selv, øvrige prosessdeltakere og eventuelle andre relevante aktører følgende spørsmål:
- Hva er de sterke sidene av prosjektet/planen?
- Hva er de svake sidene av prosjektet/planen?
- Hva er truslene/utfordringene med prosjektet/planen?
- Hva er mulighetene for prosjektet/planen?
Svarene på alle disse spørsmålene utgjør innholdet i analysen.
SWOT-analyse: Styrker og svakheter er interne dimensjoner, mens muligheter og trusler er eksterne. Basert på Store norske leksikon. Lisens: CC BY SA 3.0
Når er det lurt å gjennomføre en SWOT-analyse?
- En SWOT-analyse egner seg godt i de fleste tilfeller der du trenger å skaffe deg oversikt over situasjonen du står i, gjerne i en tidlig fase. En forutsetning er at prosjektet/planen er tydelig definert.
- SWOT-analysen er i tillegg anvendelig både på strategisk langsiktig nivå, for eksempel dersom du skal vurdere et prosjekt eller en prosess med overordna blikk.
- Den er og anvendelig på et kortsiktig nivå, for eksempel dersom du vil vurdere om hvordan et konkret tiltak vil slå ut på kort sikt.
Eksempel på utfyllt SWOT-analyse
En SWOT-analyse kan gjennomføres ved å samle folk fysisk eller digitalt, eller gjennom å sende ut et spørreskjema.
Alternativ 1 Fysisk gjennomføring
Forberedelser
Definer formålet med analysen, og sørg for at du inviterer de riktige deltakere. Er du usikker på hvem som bør være med kan du gjennomføre en aktøranalyse i forkant.
Dersom dere er en litt større arbeidsgruppe (flere enn 6-8 personer), kan det være lurt å legge opp arbeidet etter IGP-metoden og planlegge for dette gjennom å dele inn i grupper (3-4 personer) på forhånd.
Nyttige hjelpemidler er tusjer, penner, gule lapper, tavle og utskrifter av SWOT-malen som gjerne kan legges ut på bordene før dere starter.
Gjennomføring
- Start med å presentere formålet med analysen og hva en SWOT-analyse er, slik at det blir tydelig for deltakerne hva de skal jobbe med.
- Del ut og/eller tegn opp en SWOT-mal:
- Benytt A4 ark dersom hver enkelt deltaker skrive inn selv.
- Bruk store ark (A3 +) dersom flere samarbeider på gruppe.
- Tegn eventuelt også opp en SWOT-mal på store flipover-ark eller på en tavle for en felles gjennomgang. - La deltakerne først reflektere på egenhånd og fylle ut de 4 feltene i SWOT-malen individuelt.
- Hvis deltakerne er delt inn i grupper, kan de deretter se på forslagene sine i lag, og slå sammen eventuelle like forslag. Hver gruppe prøver deretter å bli enige om en prioritert liste over punkter i SWOT-malen, og presenterer til slutt analysen sin i plenum. Om dere bare er en gruppe går dere rett fra individuelt arbeid til å presentere tanker i plenum og bli enige om en prioritert liste i fellesskap på tavla eller flipoveren.
Etterarbeid
Etter gjennomføring samler du inn alt av notater, ark og lignende. Ta eventuelt også bilder av alle tavler og gule lapper. Jobb videre med analysen til gruppene ved å systematisere innsamlet data i for eksempel et Excel-ark.
Her kan du gå gjennom svarene og slå sammen svar som er like, og skaffe deg oversikt over forslag som blir gjentatt av flere ulike deltakere. Slik kan du identifisere fellesnevnere som kan hjelpe deg med å prioritere og peke ut retning for det videre arbeidet.
Om du vil visualisere hvilke innspill som går mest igjen, kan du lime alle forslagene inn i en ordsky-generator.
Alternativ 2 Digital gjennomføring
SWOT kan også gjennomføres via video, for eksempel på Teams eller Zoom. Om du vil gjennomføre på video kan det være lurt å være to, en møteleder og en som tar seg av alle tekniske ting, som for eksempel å ta deltakerne inn og ut av digitale grupperom. Da kan møteleder konsentrere seg om den faglige gjennomføringen.
Dersom du føler deg litt usikker på en slik digital gjennomføring, kan det være lurt å kjøre en generalprøve der du får testet om alt fungere som det skal.
Forberedelse
Ved digital gjennomføring er det også en del forberedelser det er viktig at dere gjør i forkant. For eksempel kan dere legge til rette for at deltakerne på videomøtet kan bruke digitale grupperom når de skal samarbeide i mindre grupper.
I tillegg er det viktig å legge til rette for digitale samarbeidsverktøy, som deltakerne kan jobbe samtidig i. For eksempel kan du lage klar SWOT-malen i Office 365, Google Docs eller Miro. Lenker til disse kan deles i chat eller e-post til hver enkelt deltaker.
For å spare tid og hodebry, kan dere dele inn deltakerne som skal være i de digitale arbeidsgruppene på forhånd. Det kan være lurt å plukke ut en gruppeleder som har ansvaret for å skrive ned tankene i samarbeidsverktøyene, og presentere forslagene i plenum. Etter møtet samler arrangøren all informasjon og lagrer dokumentene på en trygg plass.
Nettbaserte samarbeidsverktøy
Skal du gjennomføre arbeidsmøte eller verksted digitalt? Da kan det være lurt å sjekke ut disse digitale verktøyene.
Gjennomføring
Utover forberedelsene kan selve arbeidsøkta gjennomføres mer eller mindre på samme måte som ved et fysisk møte eller arbeidsverksted. Her er et forslag:
- Inviter til et videomøte med en strukturert agenda.
- Presenter formålet med analysen.
- Møteleder tar deltakerne gjennom programmet, forklarer SWOT og fremgangsmåte.
- Teknisk ansvarlig sender deltakerne inn i digitale grupperom.
- La deltakerne først reflektere over hva de kan fylle ut i de 4 feltene i SWOT-malen på egenhånd.
- Hver gruppe ser på forslagene sine i lag, og fyller disse inn i et felles digitalt samarbeidsverktøy. Slå eventuelt sammen like forslag.
- Hver gruppe prøver å bli enige om en prioritert liste over punkter i SWOT-malen, og presenterer til slutt analysen sin i plenum.
Etterarbeid
Etter den digitale gjennomføringen kan du jobbe videre med analysen til gruppene ved å systematisere innsamlet data i for eksempel et Excel-ark.
Her kan du gå gjennom svarene og slå sammen svar som er like, og skaffe deg oversikt over forslag som blir gjentatt av flere ulike deltakere. Slik kan du identifisere fellesnevnere som kan hjelpe deg med å prioritere og peke ut retning for det videre arbeidet.
Om du vil visualisere hvilke innspill som går mest igjen, kan du lime alle forslagene inn i en ordsky-generator.
Alternativ 3 Gjennomføring med spørreundersøkelse
Det er også mulig å gjøre en SWOT-analyse gjennom å sende ut en spørreundersøkelse. Å bruke et spørreskjema gir færre muligheter til samspill mellom deltakere og arrangørene, men det gir stor fleksibilitet. Deltakerne kan besvare undersøkelsen når det passer dem best.
Forberedelser: Slik gjør du
- Opprett spørreundersøkelse på Microsoft Forms, Google Forms eller andre spørreundersøkelsesverktøy. Spørreundersøkelsene kan gjerne settes med kommunen sin logo og profilfarger.
- Skriv introduksjonstekst der du presentere formålet med analysen.
- Skriv inn spørsmålene - med henblikk på situasjonen du vil analysere:
- Hva er de sterke sidene?
- Hva er de svake sidene?
- Hva er mulighetene?
- Hva er truslene?
- Avslutt spørreundersøkelsen med å takke alle som har tatt seg tid til å svare ut spørreskjemaet.
La undersøkelsen være open for svar i 2 - 3 uker.
Husk på at all eventuell behandling av persondata skal være i henhold til personvernregelverket.
Gjennomføring og distribusjon
Det er mange måter å spre et spørreskjema på. Eksempelvis kan man dele en slik undersøkelse på kommunens hjemmeside, Facebook-side, gjennom andre Facebook-grupper, utskrifter, næringsforeningen, e-poster og via jungeltelegrafen. Det er naturligvis viktig å få delt lenken til målgruppen(e) det gjelder. Det kan også være lurt å lage en enkel kommunikasjonsplan for å få system på arbeidet med å spre spørreundersøkelsen.
Se også artikkel om innbyggerundersøkelse for flere tips til hvordan du kan spre undersøkelsen.
Etterarbeid
Systematiser innsamlet data i for eksempel et Excel-ark. Når du har gjennomført analysen ved hjelp av et spørreskjema, kan du som regel eksportere alle svar direkte til Excel.
Du kan deretter gå gjennom svarene og slå sammen svar som er like, og skaffe deg oversikt over forslag som blir gjentatt av flere ulike deltakere. Slik kan du identifisere fellesnevnere som kan hjelpe deg til å peke ut retning for det videre arbeidet.
Om du vil visualisere hvilke innspill som går mest igjen, kan du lime alle forslagene inn i en ordsky-generator.
Eksempel
Se spørreskjemaet Rendalen kommune brukte da de gjorde en SWOT-analyse som en del av arbeidet med å revidere strategisk næringsplan.
Din guide til vellykket prosessarbeid
I vår digitale veileder har vi samlet nyttig informasjon som gjør det enklere å lykkes med prosessarbeidet. Her finner du også lenker til flere verktøy og metoder du kan ta i bruk.