Kommuner som handler mye lokalt, har ofte vedtatt en strategi for offentlige innkjøp, der utvikling av lokalt næringsliv er en av flere målsettinger.

Lokale anskaffelser kan gi flere gevinster for kommunen. Det er viktig at det finnes lokale butikker, håndverkere og andre tjenesteytere slik at både innbyggere og næringsliv har et tilfredsstillende servicetilbud. Det kan også være en motivasjon for kommunen at lokale innkjøp kan sikre lokale arbeidsplasser, skatteinntekter, kortere responstid, lokal beredskap mm.

Oppdal er eksempel på en kommune som en strategi for kommunale innkjøp. Her står følgende:

Oppdal skal arbeide aktivt for å få et godt tilpasset og utviklet lokalt og regionalt leverandørmarked slik at våre behov for anskaffelser blir dekket.

Det er tillatt for kommunen å ha dialog med leverandørmarkedet før gjennomføringen av anbudskonkurranser. Kommunene kan for eksempel trygt innhente informasjon fra lokale leverandører om deres erfaringer med kommunen som innkjøper, for på den måten å få en bedre forståelse av hvilke hindringer lokale leverandører opplever.

Kommunene kan også trygt gjennomføre leverandørmøter lokalt, med fysisk oppmøte, for å orientere om innkjøpsplanene sine, så lenge slike møter er åpne for alle. Kommunen kan også tilby opplæring i hvordan bedriftene skal gi tilbud det offentlige. Kommunene står fritt til å annonsere konkurranser i lokalavisa eller på kommunens Facebook-side i tillegg til offisiell kunngjøring i portalene Doffin og TED. Kommunen kan også oppfordre konkrete lokale virksomheter til å gi tilbud.

Tysvær, Karmøy og Haugesund er eksempel på kommuner som har gjennomført leverandørkonferanse, for å få til et godt samarbeid mellom kommune og næringsliv.

Oppdal kommune har de siste fire årene hatt god erfaring med å gjennomføre årlige innkjøpsseminar i samarbeid med næringsforeningen.

Samarbeid om innkjøp kan ha mange positive virkninger, blant annet reduserte kostnader, mer profesjonelle innkjøp og bedre kommersielle betingelser. Innkjøpssamarbeid kan imidlertid også ha uønskede virkninger, for eksempel ved at kontraktene blir for store til at lokale leverandører har mulighet til å påta seg oppdraget.

Et tiltak kan derfor være at kommunen påvirker kontraktstrategien til samarbeidet i retning av oppdeling av kontrakter. En annen mulighet er å trekke prioriterte kategorier ut av samarbeidet og gjøre anskaffelser av disse selv.

Flere kommuner har en gjennomtenkt strategi for bruk av innkjøpssamarbeid. De vurderer hvilke rammeavtaler det er hensiktsmessig å delta i og hvilke avtaler de ikke ønsker å være med på. Det kan lønne seg for kommunen å samarbeide om rammeavtaler for innkjøp av IT-utstyr og mobilabonnement. Samtidig kan det være hensiktsmessig for kommunen å gjennomføre innkjøp på egen hånd der det finnes et lokalt leverandørmarked.

Viken Vest innkjøpssamarbeid er eksempel på en innkjøper som har åpnet for at kommunene kan kjøpe inn lokalproduserte varer utenom felles rammeavtale:

Kunden forbeholder seg retten til å ikke benytte rammeavtalen ved spesielt fordelaktige tilbud, dersom leverandøren ikke kan tilby produktet eller ved kjøp av lokale produkter hos lokale leverandører/produsenter.

Flere kommuner har benyttet seg av muligheten for delegert innkjøpsansvar ved å se på barnehager som selvstendige enheter når det gjelder kjøp av matvarer. Dermed har disse barnehagene fått mulighet for å handle på lokal butikk, så lenge samlet årskostnad ligger under 100.000 kr.

Kommunen kan i noen tilfeller gjennomføre desentraliserte innkjøp på en slik måte at for eksempel en barnehage eller en skole kan gjennomføre egne innkjøp, uten å være en del av et felles kommunalt innkjøp. En slik ordning kan gjøre det lettere å få til lokale innkjøp.

Forutsetningen for at slike desentralisere innkjøp kan gjennomføres, er at barnehagen eller skolen blir definert som en driftsenhet som selv er ansvarlig for sine innkjøp og har et selvstendig budsjett.

Kommunen kan ha dialog med leverandørmarkedet, så lenge dette ikke gir bestemte leverandører en konkurransefordel eller fører til annen forskjellsbehandling av leverandører. Kommunen kan for eksempel gjennomføre markedsundersøkelser for å forberede anskaffelsen og gi informasjon til leverandørene om sine planer og behov, og få råd fra leverandører eller andre markedsaktører.

Det er med andre ord fullt mulig for en kommune å finne ut hva som skal til for at lokale leverandører skal kunne være konkurransedyktige og ta hensyn til dette når anskaffelsen planlegges. Kommunen kan også, gjennom dialog med markedet, sørge for at lokale leverandører er informert om og forberedt på kommunens innkjøpsplaner. Kommunen må bare passe på at dette ikke skjer på en måte som har konkurransevridende effekt eller er i strid med prinsippet om likebehandling.

Oppdal er eksempel på en kommune som gjennomførte en leverandørkonferanse i forkant av anskaffelse av ny barnehage.

Flere kommuner har god erfaring med å gjennomføre en-til-en møter med leverandører, da de opplever at leverandørene kan være noe tilbakeholdne med å gi innspill foran andre leverandører.

EU-direktivet for offentlige anskaffelser fra 2014 inneholder en bestemmelse om at offentlige oppdragsgivere skal oppfordres til å dele store kontrakter inn i mindre delkontrakter.

I mindre kommuner vil dette ofte ha den virkning at det blir lettere for lokale bedrifter å delta i konkurransen. Oppdeling av anskaffelser kan gi økt konkurranse om oppdraget ved at delkontraktene for eksempel er bedre tilpasset små og mellomstore bedrifters kapasitet, fagområde eller geografiske plassering.

Oppdeling kan gjøres ved å redusere størrelsen på kontraktene slik at leverandører med mindre kapasitet kan delta, ved å dele inn i geografiske områder eller ved å dele opp kontraktene etter ulike spesialiseringer. Det er viktig å være oppmerksom på at oppdragsgiveren ikke kan dele opp en kontrakt med det formål å unnta kontrakten fra forskriftene.

Mange kommuner deler opp store kontrakter. Suldal er eksempel på en kommune som har gjennomført innkjøp av matvarer for oppvekstsektoren, slik at det ble åpnet for at leverandørene kunne levere tilbud på ulike geografiske områder. De geografiske områdene var basert på skolekretser, og var hensiktsmessige med tanke på plassering av lokale matbutikker.

Kommunen har ikke lovkrav om offentlig utlysning av innkjøp som ligger under den nasjonale terskelverdien på 1,3 mill. kr. Mange kommuner velger derfor å gjennomføre en lukket konkurranse mellom for eksempel tre utvalgte leverandører.

Det kan likevel være fordeler med en offentlig utlysing. Blant annet kan en slik praksis gi nye og små og mellomstore virksomheter muligheter til å delta i konkurranser de ellers ikke ville blitt invitert til.

Mange små bedrifter opplever det som svært krevende å levere tilbud til kommunen, på grunn av omfattende krav til dokumentasjon og krav til hvordan tilbudet skal leveres.

Elektroniske verktøy for gjennomføring av konkurranser(KGV) er ikke noe krav for innkjøp under terskelverdien på 1,3 mill. kr. Mange kommuner velger likevel å bruke elektroniske verktøy på alle typer anbudskonkurranser. Det kan framstå som unødvendig komplisert for leverandører som har liten erfaring med denne typen verktøy.

Kommunen kan heller sørge for konkurranse på andre måter. Ved mindre varekjøp kan det være mulig å sikre konkurranse gjennom å undersøke priser i flere butikker og sikre etterprøvbarhet gjennom å dokumentere de undersøkelsene som er gjort.

Vefsn er eksempel på en kommune som jobber med å forenkle anskaffelsesprosessene og tilrettelegge for at lokale bedrifter kan delta i sine anbudskonkurranser gjennom informasjonstiltak. Kommunen annonserer for sine innkjøp i lokalavisen og publiserer utlysningstekster på sine hjemmesider og Facebook, i tillegg til portaler som Doffin og Mercell.

 

Suldal kommune har en bevisst strategi om ikke å stille krav til bruk av digitale konkurranseverktøy i anskaffelser under nasjonal terskelverdi. Kommunen begrunner dette med at det ville være et hinder for flere små leverandører, for eksempel gårdbrukere som leverer tilbud på snømåking.

 

Oppdal kommune har en annen tilnærming. De bruker digitale konkurransegjennomføringsverktøy i alle anskaffelser, men arrangerer til gjengjeld kurs for lokale leverandører i hvordan slike verktøy kan brukes. Begrunnelsen til kommunen er at de dermed gir lokale leverandører relevant erfaring og kompetanse til andre offentlige oppdrag.

Kommunen står ganske fritt til å velge hvor omfattende kvalifikasjonskrav, og dermed også dokumentasjonskrav, de ønsker å stille til leverandører i den enkelte konkurransen. Kommunen kan derfor vurdere å begrense omfanget av kvalifikasjonskrav og tilhørende dokumentasjon til det som er absolutt nødvendig. Dette vil kunne senke terskelen for leverandører som har lite erfaring med offentlige anskaffelsesprosesser, og gjøre det mindre ressurskrevende å gi tilbud.

Valget av tildelingskriterier kan ha stor betydning for lokale leverandørers konkurransedyktighet. Det vil ikke være lovlig å velge tildelingskriterier kun i den hensikt å legge til rette for lokale leverandører. Det er likevel en del forhold som reelt sett vil kunne ha betydning for leveransen i den enkelte anskaffelse, og som samtidig lokale leverandører vil være godt posisjonert for å kunne score godt på. Dette kan for eksempel være:

• Transportkostnader
• Kostnader knyttet til eksterne virkninger på miljøet, inkludert utslipp av klimagasser, andre forurensende utslipp, andre klimatiltakskostnader – både oppdragsgiverens egne kostnader og eksterne kostnader
• Responstid, leveringstid og leveringsbetingelser, for eksempel mulighet til å handle i fysisk butikk for opplæringsformål
• Kundeservice, organisering
• Bruk av relevante krav og kriterier kan innebære at konkurransen utformes på en måte som både gir bedre pris, kvalitet og/eller service for kommunen og legger til rette for deltakelse fra små og mellomstore bedrifter og lokalt næringsliv.

Innkjøp med verdi under 100 000 kr ekskl. mva. kan gjøres direkte fra en leverandør uten konkurranse, uten å komme i konflikt med lovverket. For slike kjøp står man altså helt fritt i valget av leverandør.

Samtlige kommuner som Oslo Economics har vært i kontakt med i forbindelse med utredningen, praktiserer direktekjøp i lokale butikker. Rent praktisk gjøres direktekjøp ved at kommunen har en konto i aktuelle butikker og får en månedlig regning. Direkte kjøp blir eksempelvis brukt til kjøp av matvarer, jernvare, sportsutstyr og byggevare der det vurderes som hensiktsmessig og lovlig.

Flere kommuner opplever at det er økonomisk å bruke den lokale jernvarebutikken, matbutikken, sportsbutikken eller byggevarebutikken som et «lager», fremfor å etablere en e-handelsløsning for varer som sjelden blir kjøpt inn. Ytterligere argumenter er at direktekjøp i en lokal butikk gir ingen/kort leveringstid, mulighet for service, samt en viss kostnadskontroll gjennom bruk av listepriser og eventuelle storkunderabatter (kommunen betaler det samme som private kunder av tilsvarende størrelse).