Arbeidsverksted

Et arbeidsverksted er godt egna når du har behov for bred deltakelse i planarbeid eller lokalsamfunnsutvikling. Dette er en metode der alle deltakerne er aktivt med og produserer innhold.

Viser gruppearbeid

Illustrasjon fra politisk verksted i Sør-Aurdal i forbindelse med plan for sentrumsutvikling
Foto: Josef Benoni Ness Tveit

Hovedtyngden av et arbeidsverksted skal være med aktiv deltagelse og medvirkning fra alle som er med. Arbeidsverkstedet er altså en metode du kan bruke dersom hensikten er at deltakerne skal være med og produsere noe, til forskjell fra for eksempel et møte der det handler mer om å dele informasjon. Arbeid i mindre grupper er også en viktig del av verkstedet.

Et arbeidsverksted fremmer engasjement, medvirkning, eierskap og forankring til for eksempel planprosesser. Her er noen eksempel på verksted til ulike formål:

  • Et arbeidsverksted er godt egna for å håndtere ulike interesser/faglige syn og medvirkningsprosesser samtidig. Hva vil vi? Hva gjør vi?
  • Utvikling av kommunens tjenester på områder som krever deltakelse fra politikere og som involverer ulike tjenesteområder.
  • Behov for samordning og tverrfaglige løsninger. Eksempel: Hvordan kan kommunen jobbe mer tverrfaglig med folkehelse og bærekraft?
  • Kunnskapsgrunnlag i planprosesser. Arbeidsverksted kan være effektivt når dere trenger å få frem fakta, synspunkt og behov fra innbyggere, næringsliv, politikere mm.

I denne artikkelen finner du tips til hvordan du forbereder, gjennomfører og følger opp arbeidsverksteder. Innholdet baserer seg på kunnskap om medvirkning og erfaringer fra norske distriktskommuner.

Forberedelse

En prosessleder med ansvar for planlegging og gjennomføring er en viktig forutsetning for et vellykket arbeidsverksted. I tillegg til prosessleder trengs det gjerne noen ekstra medhjelpere: Personer som kan ta notater, passe på tiden og bistå prosessleder. Ut fra omtrent samme plan kan arbeidsverksted gjennomføres både fysisk og digitalt.

Ved digitale arbeidsverksted er det naturlig å bruke digitale grupperom når deltakerne skal jobbe sammen i mindre grupper.

Mer om digitale grupperom i Teams

Digitale grupperom, såkalte Breakout rooms, er en måte å dele deltakerne i et videomøte inn i to eller flere mindre grupper. Gruppene kan settes opp under selve videomøtet, eller du kan sette opp gruppene i forkant av møtet. Det er kun møtearrangør som kan sette opp slike grupperom.

Slik setter du opp digitale grupperom i Teams.

Arbeidsverkstedet må planlegges godt. En arbeidsgruppe, gjerne bestående av prosessleder og nøkkelpersoner fra politisk og administrativ ledelse, bør ha det overordnede ansvaret for planlegging, gjennomføring og oppfølging.

Et arbeidsverksted består gjerne av ulike deler som faglige innlegg, gruppearbeid, presentasjoner og oppsummering. Du bør lage en kjøreplan der du planlegger alle disse ulike delene. Til dette kan du bruke den korte malen av denne prosessplanen. Å lage en slik prosessplan er også en god måte å lage en visuell framstilling av hele verkstedet. Alternativt kan du lage en tabell i Word, der du legger inn de ulike delene av arbeidsverkstedet.

Det er viktig å balansere tiden i plenum opp mot tid til gruppearbeid. Husk at det er gruppearbeidet som er det viktigste i et arbeidsverksted.

1. Definer ønsket resultat

Forberedelsen starter gjerne med at dere blir enige om hensikten med arbeidsverkstedet. Hva skal deltagerne sitte igjen med, og hva skal de produsere? Med andre ord: Hva ønsket resultat av verkstedet? Et ønsket resultat formulerer du som noe som har skjedd når arbeidsverkstedet er ferdig. For eksempel:

  • «Alle deltagerne føler seg hørt i prosessen, og vi har fått inn konkrete og nyttige ideer til utforming av flerbrukshuset.»
  • «Vi har hatt gode diskusjoner, og er blitt enige om en retning for Myslid kommunes nye visjon og slagord.»

Når dere er blitt enige om dette, kan dere gå videre og planlegg hvilke arbeidsmetoder og verktøy dere vil bruke for oppnå ønsket resultat.

2. Sett av tid

Bestem dere for hvor mye tid dere trenger. 3 timer kan være et utgangspunkt, men dette avhenger av formålet med arbeidsverkstedet og hva dere ønsker å oppnå.

3. Hvem skal delta?

Dere må bestemme dere for hvem som skal delta i arbeidsverkstedet. Ofte er dette kommunestyret, kommuneadministrasjon eller lovpålagte råd. Men det kan også være næringsliv, frivillighet eller innbyggerne generelt. Dette kommer an på hva som er tema og hensikt med arbeidsverkstedet. Handler det om å bedre samarbeidet mellom kommune og næringsliv, er det naturlig å invitere næringsliv, politikere og representanter fra administrasjonen.

Dersom det er behov for å sikre nok bredde innenfor et tema, kan det vere nyttig å gjennomføre en enkel aktøranalyse.

Inviter i god tid og informer tydelig om hva som skal skje og hvorfor.

4. Velg arbeidsmetoder

I arbeidsverkstedet bør dere veksle mellom individ, gruppe og plenum i henhold til IGP-metoden. Det er også viktig å sørge for at verkstedet inneholder både åpne- og lukkefaser.

Velg verktøy og arbeidsmetoder som passer til det du vil oppnå med arbeidsverkstedet. Her er noen eksempler:

  • SWOT-analyse – hjelper deg å finne styrkene og svakhetene dine
  • Personas – hjelper deg å innta innbyggernes eller næringslivets perspektiv
  • Framtidsverksted – når du vil oppnå en ønsket utvikling med utgangspunkt i folks erfaringer og tanker om hva som skal til
  • Kafédialog – når du vil hente inn og sortere innspill og synspunkt

5. Hvem gjør hva?

Et arbeidsverksted inneholder gjerne flere ulike roller som må defineres og fylles. Det er viktig at de som har en rolle vet hva de skal gjøre.

  • Prosessleder – person som har ansvar for å lede arbeidsverkstedet fra start til mål. Prosessleders viktigste oppgave er å skape engasjement og aktiv deltakelse.
  • Bordvert – person som noterer det som blir sagt og diskutert i gruppa. Bordverten kan også ha ansvar for å passe tiden og lede diskusjonen, men det kan også velges en engen gruppeleder leder diskusjonen og presenterer resultatet av gruppearbeidet. Bordvert bør ha med seg PC, gjerne med notatmaler klare.
  • Teknisk ansvarlig – person som kan passe på at lyd, bilde og alt av tekniske ting fungerer som det skal. Dette er spesielt viktig dersom dere arrangerer digitalt arbeidsverksted. Test gjerne alt på forhånd.
  • Praktisk tilrettelegger – person som sørger for at alle praktiske ting er i orden: At lokalet er klart, plassering av bord og stoler, alt av tusjer og gul-lapper, kaffe/drikke og pausemat med mer.

6. Formøte og alt på plass?

Gjennomfør gjerne et formøte før arrangementet. Her kan dere gå gjennom programmet, og sikre at alle som har en rolle vet klart og tydelig hva de skal gjøre. Er ellers alt av praktisk på plass, slik som flip-over, tusjer, post-it, spørsmålsark, gruppeinndeling eller annet?

Dersom dere arrangerer verkstedet digitalt, er det lurt å sette opp digitale grupperom og nettbaserte samarbeidsverktøy på forhånd.

Mer om nettbaserte samarbeidsverktøy
Det fins flere ulike digitale samarbeidsverktøy, og de fleste kommer i både gratis- og betalingsversjon. Verktøyene er gjerne lagt opp slik at du må lage deg en brukerkonto for å kunne opprette de ulike dokumentene eller arbeidsflatene du vil bruke. Etter at du har opprettet disse, kan du som regel invitere brukere til samarbeid uten at de trenger å opprette konto.

Her er noen eksempler:

Google Docs: Verktøyet lar deg opprette og dele et tekstdokument som du kan skrive i på samme måte som f.eks MS Word. Flere personer jobbe samtidig i samme dokument – fra hver sin PC, nettbrett eller til nød mobiltelefon. Passer fint dersom for eksempel dere skal samarbeide om tekst.

Miro: Verktøyet lar deg opprette digitale tavler – såkalte boards – som du kan skrive på, henge opp digitale gul-lapper, tegne opp piler, figurer, tekstbokser og lignende. Flere personer jobbe samtidig i samme dokument – fra hver sin PC eller nettbrett. Passer fint til for eksempel idémyldringer.

Det fins flere verktøy som ligner på Miro – for eksempel Mural eller Padlet.

Mentimeter: Verktøyet lar deg sette opp små spørreundersøkelser eller meningsmålinger. Deltagerne kan svare ved hjelp av smarttelefon eller laptop, og svarene kan vises umiddelbart.

Husk at det er du selv som sluttbruker som er ansvarlig for å sette deg inn i de brukervilkårene som hører til de ulike verktøyene.

Nyttige tips til gjennomføringen

Vertskapsrollen

Som arrangør er det viktig å sette av god tid til å ta godt imot deltagerne. Stemninga settes allerede før selve verkstedet starter. Inviterer dere rett etter arbeidstid, er det lurt å starte med en matbit.

Ha kontroll på tiden

Et vellykket arbeidsverksted er avhengig av at prosessleder styrer tiden godt og presist. Bruk gjerne en dedikert person som kan passe på tiden. Dette bidrar til at både arrangører og deltakere blir både tilfredse og trygge.

Felles forståelse fra start

Informèr om det som er nødvendig før arbeidsverkstedet starter. Gå gjennom programmet slik at deltakerne blir kjent med gangen i verkstedet. Repeter hensikten med verkstedet.

Prosessledelse

Det er viktig at prosessleder er lyttende og tilstede for deltakerne. Et verksted bør være dynamisk, og dere bør ta høyde for eventuelle justeringer eller innfall som kan passe godt med tanke på å oppnå ønsket resultat.

Husk å takke

Det er viktig dere som arrangører takker deltakerne for innsatsen, og informerer om hva som kommer til å skje videre i prosessen. Dette er en muntlig kontrakt med deltakerne.

Debrief

Like etter arbeidsverkstedet er ferdig, er det lurt at arrangørene møtes til en kort debrief. Her kan dere evaluere verkstedet og diskutere videre oppfølging av av arbeidet som er blitt gjort. Enkelte ganger kan det også passe å ta noen avgjørelser på bakgrunn av det som har skjedd i verkstedet

Etterarbeid og oppfølging

Sørg for å ha en konkret plan for oppfølging av det som er produsert i verkstedet. Vis gjerne fram resultatene, og hva det skal brukes til. Det kan for eksempel publiseres på kommunens hjemmesider. Husk at arbeidet er «fellesgods». Vår erfaring er at innbyggerne gjerne vil bidra, særlig om de oppfatter at egen innsats bidrar inn i en større sammenheng.

Argumenter for å bruke verksted som arbeidsmetode

Et godt rigga arbeidsverksted sørger for at alle tar aktivt del i et arbeid, det:

  • Bidrar til at alle kan bli hørt og forebygger at enkeltstemmer får for stor eller for liten plass.
  • Er godt egnet til samarbeid på tvers i utviklingsarbeid, f. eks med kommunestyre, næringsliv, frivillighet, ulike råd, tillitsvalgte og lignede.
  • Fremmer forankring, eierskap, medvirkning og samskaping.

Verksted som metode fremmer med andre ord god medvirkning. Det er viktig at denne medvirkningen får en faktisk innvirkning på den prosessen den er en del av. Derfor må dere være bevisst på at det som blir produsert i arbeidsverkstedet faktisk brukes.

Dersom du ikke har bruk for deltakernes synspunkt og innspill, bør du velge andre arbeidsformer. Det er lett å skape misnøye gjennom å invitere til et arbeid som ikke reelt tas i bruk eller kommer til nytte. Ikke kall det «verksted» dersom det egentlig er et møte som i all hovedsak handler om å dele informasjon. I et verksted skal tiden vies til deltagernes arbeid.

Eksempel fra Grue og Fjord

Grue kommune

Rune Grenberg, ordfører i Grue kommune, forteller kort om erfaringer med arbeidsverksted. Trykk på CC for teksting.

Da Grue kommune startet arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel, valgte de å arrangere et arbeidsverksted. Her deltok politikere og administrasjon, og ønsket resultat var å få en omforent forståelse for valg av felles mål og strategier framover. Slik så planen for verkstedet ut:

Viser prosessplan for verksted

Prosessplan for politisk verksted i Grue kommune. Trykk på bildet for å gjøre det større. Last ned planen i Excel.

Grue kommune brukte Distriktssenteret sin mal for prosessplan som utgangspunkt for planen over. I planen har de plottet inn hva som skal skje når, hvem som er ansvarlige for de ulike aktivitetene, og hvor lang tid de kan bruke på de ulike fasene. I tillegg har de lagt inn oversikt over aktører, og markert hvor det er åpne-, lukke- og refleksjonsfaser.

Verkstedet førte til større justeringer av utkast til plan. Arrangørene mener dette ikke ville skjedd gjennom en vanlig vedtaksbehandling i kommunestyret. Prosessen i verkstedet fremmet kunnskap, felles forståelse og bidro til en styrket strategisk forståelse.

Spesialrådgiver i kommunen, Anita Sæthre Goplen, erfarer at organisering og fasilitering av verksted reduserer faren for å opprettholde gamle maktstrukturer og holdninger:

– Verksted gir rom for å bryte mønster og sette sammen grupper på nye måter. I felleskap finner deltagerne løsninger på aktuelle problemstillinger. Dette bidrar til god forankring av saker og temaer. Verksted bidrar til økt tillit og forståelse mellom administrasjonen og politikere i arbeidet mot felles mål.

Slik oppsummerer Goplen hvorfor de velger å bruke verkstedformen:

  • For å få flest mulige til å delta aktivt.
  • Særlig godt egnet for å få med de som ikke har de sterkeste stemmene, men som kan ha viktige bidrag.
  • For å forankre et pågående arbeid i en stor og sammensatt gruppe.
  • For å bidra til økt tillit og godt klima mellom ulike personer og grupper.
  • Fordi verksted er en effektiv metode hvor en på en demokratisk måte raskt får utkrystallisert formålstjenlige svar og løsninger.

Fjord kommune: Arbeidsverksted som metode i arbeid med kommuneplanens samfunnsdel

Fjord kommune har brukt arbeidsverksted som metode i oppstarten, underveis og før vedtak av kommuneplanens samfunnsdel.

I oppstarten av kommuneplanens samfunnsdel arrangerte Fjord kommune arbeidsverksted med lokalpolitikerne og den administrative ledelsen i kommunen. Ønsket resultat var å skape entusiasme, begeistring, opplevelse av å være med på noe som får betydning for utviklingen av den nye Fjord kommune. Ett av spørsmålene som ble stilt var: Hvordan vil vi at den nye kommunen skal utvikle seg?

I forkant av dette arbeidsverkstedet gjennomførte kommunen en enkel innbyggerundersøkelse med spørsmål om Hvordan ønsker du at Fjord kommune skal utvikle seg? Resultater av innbyggerundersøkelsen og arbeidsverkstedet la grunnlaget for arbeid med målformuleringer i kommuneplanens samfunnsdel og det videre arbeidet med samfunnsplanen.

Verkstedet ble gjennomført fysisk. Korte innlegg og prosessledelse foregikk digitalt. Her kan du arbeidsdokumenter Fjord kommune brukte i sammenheng med verkstedet:

Fjord og Grue kommuner deltar i Veiledningspiloten.

Andre eksempel

Oppgavsett fra arbeidsverksted i Hemnes kommune.

Oppgavesett fra arbeidsverksted i Sør-Fron kommune.