Ordfører Arve Hitterdal leder det interne planforumet i Holtålen kommune.
Foto: Børge Solbakk / Distriktssenteret
Kommuneledelsen i Holtålen mener kommunestyret mangler både kunnskap og eierskap for å fylle rollen som planfaglig myndighet. De peker på dette som en utfordring for den kommunale planleggingen.
I 2022 etablerte Holtålen et internt planforum i formannskapet. Ordføreren sier at de folkevalgte har fått økt kunnskap om kommunens planoppgaver. Dette har bidratt til at det er mer interessant å være folkevalgt i kommunen.
Det folkevalgte systemet i Norge består av folk. Det kan bestå av naboen din eller folk som jobber med hva som helst i kommunen. Når de skal inn og styre planprosessene på vegne av folket, så er det viktig at de får mulighet til å lære absolutt alt.
– Arve Hitterdal, ordfører
Hva er planforum?
Begrepet planforum er lånt fra plan og bygningsloven §5-3, som gir fylkeskommunen ansvar for et regionalt planforum. I regionalt planforum blir statlige, regionale og kommunale interesser kartlagt og søkt samordnet i forbindelse med arbeidet med regionale og kommunale planer.
Holtålen kommune har opprettet et kommunalt (internt) planforum, der formannskapet og administrasjonen deltar. Internt planforum er ikke underlagt plan- og bygningsloven.
Selv om kommunalt planforum er saksforberedende, og ikke fatter vedtak, bør det likevel regnes som et møte etter kommuneloven kapittel 11, og følge de reglene som loven setter for politiske møter i en kommune. Dette innebærer blant annet at møtet bør være åpent, ha innkalling med saksliste og det bør skrives møtebok.
Prosjektleder for bygdevekstprosjektet, Siri Hegseth, orienterte om status for bygdevekstavtalen som Holtålen har sammen med Rindal kommune.
Foto: Børge Solbakk / Distriktssenteret
Politikerne trenger mer kunnskap og eierskap til planleggingen
En intensjon med plan- og bygningsloven er at kommunens planer skal være styringsverktøy for de folkevalgte. Målet er at de folkevalgte tar eierskap og legger planene til grunn for vedtak. følge kommuneledelsen i Holtålen har mange planer tidligere blitt liggende ubrukte, og ikke vært reelle styringsverktøy for kommunestyret. Formannskapsmedlem Liv Rønning mener flere av planene har vært omfattende, lite konkrete og vanskelig å forstå for de folkevalgte.
I en nasjonal spørreundersøkelse blant kommuner med færre enn 2500 innbyggere i 2020, svarer 70 prosent av kommunene at krav og forventninger fra statlige eller regionale myndigheter tar fokus eller tidsressurser bort fra arbeidet med å tilrettelegge for god samfunnsutvikling i egen kommune. Kommunedirektør Marius Jermstad mener det er lite motiverende for lokalpolitikerne når planarbeidet settes i gang som følge av krav fra myndighetene. Når lokalpolitikernes selv tar grep om samfunnsutviklinga, resulterer det i styrket motivasjon og eierskap til planarbeidet.
I Holtålen ønsket kommuneledelsen å styrke planleggingen som politisk styringsverktøy. For å lykkes med dette ville de konsentrere seg om de planene som kommunen selv mener er viktige. Videre ville de bygge kunnskap i det politiske miljøet, både om planleggingsoppgavene og om kommunesamfunnet. Derfor oppretta Holtålen internt planforum i 2022.
Distriktskommune 3.0
Etablering av planforumet er et konkret resultat av prosjektet Distriktskommune 3.0. Holtålen er en av seks distriktskommuner som deltar i prosjektet. Distriktskommune 3.0 er et samarbeid mellom tre kommuner i Nordland, tre kommuner i Trøndelag og Distriktssenteret, fylkeskommune og Statsforvalter. Målsetning for prosjektet er å identifisere måter å forenkle og forbedre kommunens planlegging for å få en tettere kobling mellom utviklingsarbeid og planarbeid i kommunene.
Plan- og miljøsjef Steinar Elven orienterer om status for planlegging av ny Heksem bru. Diskusjonen i planforum handlet om alternative tekniske løsninger og kostnader.
Foto: Børge Solbakk / Distriktssenteret
Hvordan gjennomføres planforum i Holtålen?
I Holtålen har formannskapet status som planutvalg, og planforum gjennomføres i forkant av det ordinære formannskapsmøtet. Planforum står på sakslista, og er åpent for offentligheten og presse. Ordfører leder møtet og har ansvar for agenda. Til forskjell fra det ordinære formannskapsmøtet blir planforum ikke videooverført, og det blir vanligvis ikke skrevet saksforberedende papir eller referat. Det fattes ingen vedtak i planforum.
Innholdet og lengden på planforum varierer, men som regel har møtet to saker. Første time er satt av til informasjon fra kommunens enheter. Målet er at alle enhetene skal besøke planforum en gang i året for å gi informasjon om status og utfordringer fra sitt tjenesteområde.
Den andre saken handler mer direkte om planoppgavene. Ofte diskuterer planforum status, fremdrift og problemstillinger i aktuelle eller pågående planarbeid. Samme plansak kan gjerne være på agendaen flere ganger, slik at formannskapet følger saken over tid. Andre ganger er tematikken mer generell, for eksempel planfaglig skolering om kommuneplanen eller reguleringsplanlegging. Etter innledningen er det alltid god tid til spørsmål og samtale. Som regel er det plansjefen i kommunen som foreslår tema og holder den faglige innledningen i denne delen av møtet. Temaet er avklart med ordfører og kommunedirektør, i tillegg til at medlemmene i formannskapet kan spille inn tema.
Enhetsleder for barnehage, Randi Aasen, orienterer om situasjonen i barnehagene der det har vært gjort grep for å få flere barnehageplasser for å få full dekning til årets barnehagestartere. Bemanningssituasjonen ble også belyst, og enhetslederen fikk signaler om å lyse ut ei ny fast stilling istedenfor å ha stadige vikariater.
Foto: Børge Solbakk / Distriktssenteret
Planforum gir folkevalgte kunnskapen de trenger
Plan- og miljøsjef Steinar Elven beskriver planforum som en kunnskapsbase for det politiske miljøet. Elven mener kunnskapsgrunnlaget som skapes gjennom planforum gir en ny virkelighetsforståelse blant politikerne, og at dette bidrar til en mer realistisk samfunnsplanlegging.
Om vi har gode fakta kan vi også gjøre gode vedtak. Kunnskapsgrunnlag er alfa og omega i all planlegging.
– Steinar Elven, plan- og miljøsjef
Gjennom at enhetslederne jevnlig bidrar inn i planforum får politikerne bedre kunnskap om kommunen som organisasjon og økt forståelse for hvilke utfordringer og behov enhetene har. Politikerne kommer også med spørsmål og innspill som administrasjonen tar med seg i sitt arbeid. Denne dialogen mellom de folkevalgte og administrasjonen bidrar til økt forståelse og tillit, og styrker politikernes evne til å ta gode beslutninger på vegne av kommunen som organisasjon.
Gjennom planforum får politikerne følge plansaker tatt fra før formell planoppstart til endelig vedtak fattes. Administrasjonen tar opp vurderinger og status underveis, og informerer om innholdet i de ulike planfasene og om faglige vurderinger. Både plansjef og kommunedirektør mener dette gir politikerne god innsikt og forståelse for planleggingen. De mener også at denne saksgangen fører til mindre mindre politisk debatt og uenighet rundt den endelige planen. Både fordi diskusjoner er tatt underveis og fordi politikerne har mer kunnskap om de vurderingene som er gjort.
Planforum i Holtålen, 28. mars 2023
Foto: Børge Solbakk / Distriktssenteret
Planforum styrker plankulturen i Holtålen
Mer overordna er målet at planforum skal bidra til bedre planpolitikere, slik at politikerne i større grad bruker overordnede strategiske planer som styringsverktøy.
Å finne tilbake til det som egentlig er det politiske verktøyet, det er det som har vært ambisjonen med planforum for vår del.
– Arve Hitterdal, ordfører
Hvordan kommunen jobber med planer og planprosesser har sammenheng med om kommunen har en god kultur for planlegging. Å styrke plankulturen i en kommune innebærer å bygge bevissthet om at planprosesser og planarbeid er viktige grunnlag for god styring.
Ordfører Arve Hitterdal mener plankultur handler om at både administrasjonen og politikere har felles forståelse for hvorfor de jobber med planer. En god plankultur innebærer å styre etter planen, slik at politiske vedtak henger sammen med planene. For å lykkes med dette mener Hitterdal at det er viktig å snakke om plan på en forståelig måte for de som faktisk har det som verktøy.
Formannskapsmedlem Liv Rønning mener planforum har gitt politikerne økt kunnskap som gjør at de i større grad evner å se helheten i planarbeidet. Hun mener politikerne i større grad enn før ser planene som et verktøy for å gi innbyggerne best mulige vilkår. Denne økte innsikten gjør at det også er blitt mer engasjerende og interessant å jobbe med kommuneplanlegging som politiker.
Når jeg opplever at kommunepolitikerne begynner å etterspørre fremdriften i arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel da tenker jeg at vi har lykkes med å få politikerne til å skjønne at det er gjennom planlegging de styrer kommunen.
– Marius Jermstad, kommunedirektør
Positive effekter av internt planforum i Holtålen:
Etter et år med planforum opplever Holtålen flere positive effekter. Her summerer vi opp erfaringene som kommuneledelsen trekker frem:
- Politikerne har fått økt kunnskap om samfunnsutviklingen, kommunen som organisasjon og planlegging.
- Politikerne har fått økt forståelse for plan som styringsverktøy, og ser tydeligere sammenhengen mellom samfunnsplan, økonomiplan og budsjett.
- Økt engasjement blant politikere for kommuneplanlegging
- Politikerne er tettere påkoblet kommunens planprosesser.
- Planforum har fremmet dialog, samarbeid og tillit mellom politisk og administrativt nivå i kommunen.
- Det blir mer interessant å være lokalpolitiker
Hvorfor har planforum god effekt?
Etter omtrent et års erfaring med internt planforum erfarer kommuneledelsen at grepet styrker plankulturen i Holtålen kommune. De trekker frem flere faktorer som har vært viktige for å skape god effekt.
Det kan i et slikt planforum komme frem tanker og ideer som de kanskje ikke hadde turt komme fram med i en mer formell setting.
– Steinar Elven, plan- og miljøsjef
Planforum er også i liten grad preget av partipolitiske skillelinjer. Planforum er lagt før det formelle formannskapet, slik at eventuelle partipolitiske uenigheter i formannskapsmøtet ikke skal påvirke dialogen i planforum. Av samme årsak er det heller ikke direkteoverføring på nett, til forskjell fra det ordinære møtet. Ordfører Arve Hitterdal peker på at ulike møteformer kan fungere ulikt i ulike kommuner. Det viktige er at planforum skal være en arena for dialog, og hver enkelt kommune må finne den formen som passer kommunen best.
Mangel på kapasitet til å utføre oppgavene knyttet til samfunnsplanlegging er en utfordring for mange kommuner. Sett i lys av dette mener Distriktssenteret det er spesielt interessant at Holtålen har funnet en metode som både politisk og administrativ ledelse er enige om at styrker plankulturen i kommunen, samtidig som metoden er lite ressurskrevende.
Når du skal revidere arealplanen kommer innspill om nye fritidsområder og boligområder og alt mulig. Om du har et enkelt og greit arealregneskap og forklarer politikerne at vi har så og så mange ledige tomter her, og så store areal som er ledige. Hva er nødvendigheten av å få inn nye områder da? Da får du en helt ny virkelighetsforståelse for arealbruken i kommunen.
– Steinar Elven, plan- og miljøsjef
Kommuneledelsen er tydelige på at kommunestyret i utgangspunktet mangler kompetanse til å fylle rollen som planmyndighet. De mener også at folkevalgtopplæringen, som mange kommuner gjennomfører i samarbeid med KS i begynnelsen av valgperioden, ikke er tilstrekkelig for å gi de folkevalgte nødvendig kunnskap. Holtålen mener de får bedre effekt ved å jobbe kontinuerlig med å styrke kunnskapen og relatere opplæringa til aktuelle planprosesser i kommunen.
Ordfører Arve Hitterdal følger med på praten under et planforum.
Foto: Børge Solbakk / Distriktssenteret
Hvorfor lykkes Holtålen?
I Holtålen har det på kort tid skjedd store endringer i måten kommunen jobber med planlegging. Flere egenskaper ved kommunen, og personene som jobber der, bidrar til at Holtålen lykkes. Her følger flere moment som kommuneledelsen og representanter i formannskapet har fremhevet som viktige for at Holtålen kommune har lyktes med disse endringsprosessene.
Distriktssenteret har mye erfaring fra prosessarbeid i distriktskommuner, blant annet gjennom veiledningspiloten. Erfaringen bekrefter at det er mye enklere å lykkes med utviklingsprosesser når de er godt forankret i kommuneledelsen, og når lederne bidrar aktivt for framdrift. Ordføreren har ofte en spesielt viktig rolle som ildsjel og samfunnsentreprenør.
Man kan ikke forlange tillit, det er noe man får. Kanskje over tid. Men tillit mellom administrasjon og politikk tror jeg er viktig for å utvikle en god plankultur.
– Marius Jermstad, kommunedirektør
Undersøkelsen som Distriktssenteret har gjennomført i kommunestyret i Holtålen viser at kommunestyrerepresentantene i stor grad opplever samarbeidet mellom administrasjon og politikere som preget av tillit, åpenhet og god kommunikasjon. 78 % av kommunestyret mener samarbeidet mellom administrasjon og politikk er preget av felles forståelse, og 64 % mener det er avklarte roller. 78 % er litt eller helt enige i at samarbeidet er preget av god dialog og kommunikasjon. Tillit er grunnleggende for å få til et godt samarbeid om utviklingsprosesser, og er en viktig suksessfaktor i lokalt utviklingsarbeid.
Distriktssenteret har dokumentert gode grep som kan styrke tillit i regionalt utviklingsarbeid.
Spørreundersøkelsen Distriktssenteret gjennomførte viser at kommunestyret i stor grad er enige om at kommunen har god samarbeidskultur. Representantene i formannskapet og de som har mer enn en valgperiode i kommunestyret vurderer samarbeidet jevnt over litt mer positivt enn de øvrige.
Et godt samspill mellom ordfører, rådmann, planleggere og andre sentrale «samfunnsentreprenører” er fordelaktig for gjennomføringskraft i en kommune. I tillegg er samarbeidet i det politiske miljøet viktig. Særlig viktig er det at kommunen over tid kan holde fast på de langsiktige målene for samfunnsutviklinga. God politisk diskusjon er viktig før og når målene for samfunnsutviklinga skal vedtas. Men stadige politiske omkamper etter at planene er vedtatt vil svekke kommunens evne til å gjennomføre målene som er satt.
– Det er vel en kombinasjon av ung og urutinert ordfører og, jeg skulle til å si, gammel rådmannen som er litt åpen for impulser.
– Arve Hitterdal, ordfører
Både kommunedirektøren og plansjefen i Holtålen har lang erfaring innen kommunal drift og planlegging og er opptatte av å gi et best mulig kunnskapsgrunnlag for politikerne. Samtidig har de en uformell, åpen og direkte kommunikasjon som virker tillitsbyggende i samarbeidet med politikerne.
Da Arve Hitterdal ble ordfører i 2019 var han ny i kommunepolitikken. Han blir beskrevet som en dyktig ordfører med god innsikt og nye ideer om det å lede kommunen. Han blir også beskrevet som en god pedagog som evner å formidle budskap på en god måte.
Vi er ikke redd for å prøve ut ting. Men igjen, dette handler om at man må ha mot og tørre og prøve. Men det er enklere å prøve om man har et grunnleggende godt forhold. For om det ikke er der så vil mistenkeliggjøring komme med en gang og revisorene vil komme raskt etter dersom det ikke gikk helt greit.
– Marius Jermstad. kommunedirektør
Veien videre for Holtålen kommune
Det første året etter innføringen i 2022 har internt planforum vært gjennomført i formannskapet. Det er brei enighet i kommunen om at effekten har vært positiv og at plankulturen er styrket. Kommunestyret i Holtålen har derfor vedtatt at planforum skal etableres i kommunestyret etter valget i 2023. Målet er at hele det politiske miljøet skal ta del av de positive effektene ved planforum. Sammen med flere andre politiske endringer i kommunen er målet å styrke plankulturen i kommunestyret, bygge et mer aktivt kommunestyre og gjøre det mer interessant å være lokalpolitiker.
Referanser:
Fra kommunal plan til gjennomføring
Tid, team og tillit – viktig for utviklingskapasiteten