Slik lager du en enkel kommunikasjonsplan
En viktig del av arbeidet i utviklingsprosesser er å sørge for en god og tydelig kommunikasjon underveis. Med en kommunikasjonsplan er det enklere å lykkes når du skal holde omverdenen oppdatert på hva dere jobber med og hvorfor, hvordan dere jobber og hva som til slutt blir resultatene av arbeidet.
Trinn 1 Lag kommunikasjonsmål
Hva skal målet med kommunikasjonen din være? Jobber du med en utviklingsprosess kan du ta utgangspunkt i målene for prosessarbeidet, og utvikle kommunikasjonsmål basert på disse.
Målet for kommunikasjonen bør altså samsvare med ønska resultat for prosessarbeidet. Har du delmål underveis i prosessarbeidet, bør du også ha del-kommunikasjonsmål i kommunikasjonsplanen din.
Dersom du har en prosessplan, kan det vere hensiktsmessig å legge kommunikasjonsplanen inn i denne.
Trinn 2 Definer målgruppe
Prøv gjerne å definere målgruppa for kommunikasjonen din så konkret som mulig. Da er det enklere å spisse kommunikasjonen din mot denne målgruppa.
Eksempelvis vil «alle innbyggere i kommunen» være en lite konkret definisjon, mens «alle som eier hytte innenfor kommunegrensene» kan være konkret nok i mange sammenhenger.
En konkret definisjon av målgruppen vil også gi deg en pekepinn på hvilke kanaler du bør velge for kommunikasjonen din.
For å gå enda mer i dybden på målgruppene, kan du også lage personas som gjør det enklere å se ting fra innbyggernes perspektiv.
Trinn 3 Utvikle kjernebudskap
Hva må du fortelle for å nå målene du har satt deg? Prøv å formulere et kjernebudskap som blir gjenkjenbart og som går som en rød tråd i alle kommunikasjonstiltakene dine.
Fokuser gjerne på hva dere skal oppnå med prosessarbeidet og hvorfor, slik at det oppleves betydningsfullt nok til å skape engasjement og begeistring.
Vær etterrettelig på hvordan dere jobber med dette, og hvilke grep dere har gjort for å skape medvirkning og involvering. Husk at budskapet skal hjelpe deg å oppnå kommunikasjonsmålet ditt, som igjen skal bidra til at du oppnår ønska resultat for prosessarbeidet.
Trinn 4 Avklar kanalvalg
Gjør en vurdering av hvilke kanaler du vil kommunisere budskapet ditt i. Noen målgrupper treffer du best på sosiale medier som Facebook, Instagram, Snapchat eller TikTok. Men ikke glem mer tradisjonelle kanaler som redaksjonell omtale og annonsering i lokalavisen eller i lokalradio. Andre aktuelle kanaler er kommunen sine nettsider, plakater og infoskjermer eller kanskje samarbeid med skoler eller andre institusjoner.
Trinn 5 Lag tiltaksplan
Kommunikasjonstiltakene er det du gjør av kommunikasjon i praksis. Det kan være å poste noe på sosiale medier, publisere en artikkel på kommunen sin nettside eller sende inn en pressemelding til lokalavisa.
Tenk gjerne kreativt rundt hvilke tiltak og aktiviteter du vil gjennomføre, og husk å planlegge hvem som har ansvar for at hvert enkelt tiltak utføres, og i hvilket tidsrom det skal skje.
Ansvaret for kommunikasjonen bør ligge hos den som er ansvarlig for prosjektet, for eksempel en prosjektleder eller ordfører/rådmann. Ansvaret for selve gjennomføringen kan delegeres til andre.
Trinn 6 Evaluer planen underveis
Husk å ta fram kommunikasjonsplanen din med jevne mellomrom. Det er ikke alltid at ting går som man hadde tenkt, og det kan derfor være lurt å evaluere planen din underveis og gjøre eventuelle justeringer ved behov.
Tydeligere målgrupper med personas
Når du jobber med kommunikasjon, kan det være nyttig å se ting fra innbyggernes perspektiv. For å få bedre innsikt i dine målgrupper kan du lage personas. Les mer om hva dette er og last ned mal som gjør det enkelt å komme i gang.
Din guide til vellykket prosessarbeid
I vår digitale veileder har vi samlet nyttig informasjon som gjør det enklere å lykkes med prosessarbeidet. Her finner du også lenker til flere verktøy og metoder du kan ta i bruk.