Kommunene skal tenke helhetlig i sin planlegging, men møter ofte sektorinteressene separat. For å finne handlingsrommet er det til god hjelp at de ulike sektorinteressene sitter rundt samme bord og får en felles forståelse for kommunens utfordringer og muligheter.

Gjennom mulighetsdialogen har jeg forstått hvor viktig det er for en liten distriktskommune å få rekruttert den ene familien. Vi i klima- og miljø er med og ser på mulighetene innenfor de rammene vi har.

Anne Sundet Tangen, underdirektør plan- og inngrepsforvaltning, Klima- og miljøavdelingen Statsforvalteren i Trøndelag

De mest sentrale aktørene i en mulighetsdialog er kommunen, fylkeskommunen og statsforvalteren. Noen ganger bør også andre aktører inviteres inn. Hvilke avdelinger fra de ulike instansene som bør være med, kommer an på tema for dialogen.

I Holtålen og Rindal var landbruk, miljøvern og kommunal/plansamordner fra statsforvalteren med i hver dialog. Fra fylkeskommunen var kommunekontakt plan med i hver dialog, og veg og kulturminner med i noen. NVE og Statens vegvesen har også deltatt i mulighetsdialog. Fra kommunen har både administrasjon og politikk deltatt.

Det kan ofte være en forståelse av maktubalanse mellom kommunen på den ene siden og statsforvalter og fylkeskommune på den andre siden, der sistnevnte parter anses som «sterkere» både faglig og juridisk. Dette kan utfordre tillitten mellom aktørene.

Statsforvalter og fylkeskommune jobber til daglig med areal- og planspørsmål og har en ekspertrolle, samt kan gi innsigelser.

Samtidig er det viktig å være bevisst kommunenes kunnskapsmessige overtak som ekspert på egen kommune. Kommunen har helhetsblikket på stedet og historien.

I små kommuner har administrativt ansatte ofte mange hatter og fagområder, og en sterk generalistkompetanse.

Møtet mellom statsforvalters og fylkeskommunen ekspertkompetanse og kommunens generalistkompetanse er et godt utgangspunkt for å sammen skape ny innsikt og gode løsninger.

Statsforvalter og fylkeskommune ønsker seg gode kunnskapsgrunnlag, tydelig argumentasjon og begrunnelser fra kommunene. Besøkene gjennom mulighetsdialog bidrar til økt kunnskap og forståelse  til hjelp for senere saksbehandling. Dette erstatter imidlertid ikke gode skriftlige framlegg fra kommunen.

Samtidig kan besøkene fra statsforvalter og fylkeskommune være til hjelp for kommunen med å lage gode saksframlegg.

Det overordnede temaet i Holtålen og Rindal var å utvikle attraktive boområder for å møte  demografiske endringer og framtidig behov for arbeidskraft. I målet om å tilby attraktive bostedskvaliteter for å beholde og tiltrekke arbeidskraft, er det flere hensyn som skal ivaretas: natur, miljø, økonomi, landbruk, samferdsel mv.

Begge kommunene arbeider med revidering av kommuneplanens arealdel og brukte mulighetsdialog før regionalt planforum. Ikke om konkrete saker, men overordnet med oppmerksomhet på helheten.

Det er sentralt at dialogen brukes tidlig før sektorlovene slår inn.

I Holtålen var det viktig å etablere mer tilpasset forståelse av begrepet fortetting.

Hva er en realistisk måte å drive fortetting på i Holtålen, tatt i betraktning begrensende faktorer (eks. dyrkajord) som både ligger i de områdene der det ellers hadde vært naturlig å se for seg ordinær fortetting, og i de områdene etablerere i Holtålen ser ut til å ha som preferanse? Kartleggingene viser at de som etablerer seg i Holtålen ønsker spredtbebygde boliger og større tomter, gjerne i eksisterende grende- og bomiljø.

I Holtålen er det spredt bebyggelse, mange småbruk og etablert grendestruktur. Hele 32 % av landbrukseiendommene som har bolighus er ikke bosatt.

Kommunen ønsker å finne løsninger for å bruke boligreservene som småbruk og større eiendommer utgjør. I tillegg leter de etter løsninger for spredt boligbygging ved hjelp av lokale bestemmelser, og utforske mulighetene som ligger i begrepet fortetting med utgangspunkt i ønsket bosettingsstruktur.

Rindal kommune ønsker å bruke mulighetsdialog til å definere handlingsrom og få innspill til strategier og tiltak som både omhandler sentrumsnær bygging av boliger, muligheter for spredt utbygging og etablering av småbruk.

Rindal er på leting etter muligheter for «utradisjonell eiendomsutvikling på bygda» og balansert og tilpasset fritidsboligutvikling.

Videre utfordrer Rindal kommune de andre aktørene på hvordan de kan gjennomføre planvask på en overkommelig måte.

Når en kommune sier «’sjakk matt’, å kjøre en arealplanprosess er for omfattende for oss», jobber vi da riktig? Det handler ofte om summen av alle sektorinteresser. Prosess og innhold i planleggingen må passe til kommunen. Jakken må passe.

Anne Berit Lein, underdirektør skogbruk og arealforvaltning, Landbruksavdelingen Statsforvalteren i Trøndelag

Befaring i kommunen er en del av mulighetsdialogen. Det er grunnleggende for dialogen at aktørene får en god og felles forståelse for hvordan de stedlige realitetene er – hvordan landskap og bebyggelse faktisk ser ut i dag.

Befaringen må inneholde god informasjon fra kommunen underveis. Informasjon om landskap og bebyggelse kan man få fra forberedt kartmateriale.

At kommunen supplerer med kunnskap om utviklingen, historikk, hvordan ulike grep fungerer, hva som er attraktivt hos innbyggerne mv. gir en mye bedre forståelse av utfordringer og muligheter lokalt.

Befaring er allerede en del av fylkeskommunens og statsforvalterens arbeid, men ofte skjer det mye lenger ut i planprosessene.

Et suksesskriterium er at alle er innforstått med at de er i en dialogfase, ikke i en saksbehandlings-eller forhandlingsfase. Deltagerne i mulighetsdialog omtaler dette som å «ta av seg hatten». Det innebærer at alle står litt friere til å bruke sin fagkunnskap og tenke høyt sammen, uten av bordet fanger til senere saksbehandlingsfase.

Et viktig prinsipp i dialogen er at partene må akseptere usikkerhet. Dialogen må være preget av å bli kjent og forstå hverandres perspektiv.

Hva er egentlig de riktige løsningene? Finnes det åpenbart riktige løsninger? Egen overbevisning må betraktes som foreløpig, slik at de kan gis slipp på når gode grunner taler for det.

Kommunene må sette seg i førersetet for dialogen. Kommunene har regien og dermed ansvaret for at dialogen blir generell og prinsipiell.

Dialogen er ikke anledning for å ta fram hele listen med konkrete saker som kommunen kunne tenkt seg å ta opp med sektormyndighetene. Dette er en forutsetning for tillit og at hattene er lagt til side.

Holtålen og Rindal gjorde en meget god jobb med å forberede besøkene og ta ansvar for gjennomføringen.

Godt grunnlag for mulighetsdialog innebærer:

• Å skrive et underlagsnotat i god tid i forkant som definerer hvilke(t) tema de er spesielt opptatte av og hva de ønsker å bruke dialogen til. Dette bidrar til forventningsavklaring.
  • Her er underlagsnotatene fra første mulighetsdialog i Holtålen og Rindal
    • Notat fra Holtålen kommune
    • Notat fra Rindal kommune
• Gjennomtenkt regi på besøkene. Besøk bør inneholde en kombinasjon av befaring og gruppe- og plenumsdrøftinger. Befaringene vil være ulike caser som i sum belyser og synliggjør de temaene som er viktig for kommunen.
• Gode spørsmålene i påfølgende gruppearbeid. Gruppeinndeling der fag og forvaltningsnivå er blandet bidrar til at tema blir godt belyst og diskutert fra ulike sider, og økt felles forståelse. I tillegg har det vært nyttig at avdelingene/aktørene har sittet sammen på slutten av dialogen for å drøfte hva det de har hørt og lært betyr for sin egen organisasjon/det interne arbeidet. Det må være en person på hver gruppe som dokumenterer hva som kommer fram i gruppa, i form av hva som kan være viktige momenter aktørene kan ta med seg videre (uten at det låser noen av dem til senere saksbehandling).

 

Et åpenbart krav til fylkeskommunen og statsforvalteren er vilje til å delta og prioritering av tid og ressurser til arbeidet. I tillegg til suksessfaktorene under.

Godt grunnlag for mulighetsdialog innebærer:

• Still med ulike relevante fagmiljøer. Dette gir bred kunnskap inn i prosessen, og felles forståelse internt i organisasjonene. Balansen mellom antall involverte og formålseffektivitet må vurderes. Spesielt ved uttesting av metoden kan det være nyttig å våge å prioritere personressurser på dette området.
• Klargjør forventninger. På samme måte som kommunene skriver et underlagsnotat om sine forventninger til og ønsker for prosessen i forkant av besøket, er det nyttig at statsforvalter og fylkeskommune gjør det samme. Her er underlagsnotatene fra første runde med mulighetsdialog i Holtålen og Rindal:
  • Notat fra Statsforvalteren i Trøndelag
  • Notat fra Trøndelag Fylkeskommune
• Bygg kunnskap og forståelse om distriktskontekstene. Det handler om å se sammenhengene mellom befolknings- og demografiutvikling – lokale tilbud og tjenester – og arealbruk. Deltagelse fra ulike fagavdelinger vil bidra til dette. Gode løsninger vil variere mellom distriktskommuner.
• Drøft hva differensiering innebærer. I de nasjonale retningslinjene for kommunal og regional planlegging (2023-2027) understrekes viktigheten av en politikk som er tilpasset regionale og lokale forhold, slik at områder med lav eller negativ befolkningsvekst får mulighet til vekst og utvikling. Det påpekes spesielt at der folketallet synker eller står stille, må lokale vurderinger og prioriteringer tillegges større vekt. Statlige planretningslinjer for arealbruk og mobilitet (2025) vektlegger at i distriktsområder med lite utbyggingspress og fallende folketall skal planleggingen bidra til styrking av levedyktige lokalsamfunn. Statsforvalteren og fylkeskommunen bør, sammen med andre relevante statlige regionale aktører, diskutere hvordan de håndterer dette temaet. Hva innebærer differensiering –deler vi forståelsen av utfordringer og muligheter i distriktene, og hvordan gjør vi det i praksis?
• Drøft egen veiledningspraksis. Å invitere kommunene til møter i regionalt planforum tidlig i planprosessene er ofte ikke tilstrekkelig for planleggerne i distriktskommunene. De er opptatt av å forstå tilbakemeldingene fra fagpersonene gjennom veiledning, og sammen se hvilke muligheter som finnes.
• Kartlegg om og hvordan tidlig dialog foregår i ditt fylke, og identifiser faktorer som hemmer eller fremmer den. Selv om de fleste ser fordelen med tidlig muntlig sparring om plansaker, benyttes muligheten varierende. Diskuter hvordan «tidlig sparringsrate» kan økes, og hvilke tiltak som kan fremme tidlig kontakt mellom kommuner i plansaker.

Viktigste lærdom for oss er at det er lurt å dra ut. Vi vet det fra før, men vi må å ta oss tid til det. Vi bygger tillit når vi treffer kommunene på deres hjemmebane. Vi skjønner bedre hvordan situasjonen deres er. Vi har ulike perspektiv. Vi lærer av dem, og de lærer om oss og hvilken rolle vi har.

Anne Caroline Haugan, leder for kommunalseksjonen Trøndelag fylkeskommune

 

Mulighetsdialog bidrar til bedre planløsninger for distriktskommuner ved å åpne for tidlig og bred involvering av lokale aktører, regionale myndigheter og relevante fagmiljøer.

Gjennom dialogen får man anledning til å diskutere lokale utfordringer og muligheter før formelle prosesser settes i gang.  Dette gir rom for tilpasninger og skreddersydde løsninger.

Dialogen styrker forståelsen av den lokale konteksten – fra demografi og tjenestetilbud til arealbruk og naturverdier – og gir et godt grunnlag for å utforme planer som faktisk er tilpasset stedets unike behov.

Når aktørene møtes ansikt til ansikt, blir det lettere å identifisere og løse motsetninger, og man får frem både små detaljer og større strategiske grep som kan styrke levedyktigheten i lokalsamfunnet.

Slik bidrar mulighetsdialogen til mer gjennomtenkte, effektive og bærekraftige planer som både ivaretar lokale interesser og oppfyller regionale og nasjonale målsettinger.

Holtålen forteller at revideringen av kommuneplanens arealdel vil vise hva som i praksis er oppnådd. Men når de nå er i gang med planprosessen, ser de at de har et annet utgangspunkt enn de ville hatt uten mulighetsdialogen.

De forteller om større selvtillit til planarbeidet, fordi de har en økt felles forståelse med bl.a. statsforvalteren og fylkeskommunen om de store problemstillingene og utfordringsbildet. Holtålen og Rindal forteller at mulighetsdialogen ikke er løsningen i seg selv.

Det er en god start på en prosess, og så er det opp til kommunen hva de velger å gjøre videre ut av det.

Begge kommunene vil fortsette å ha en dialog med statsforvalteren og fylkeskommunen om ulike løsninger rundt spredt bosetting, og gjennom dette til slutt få på plass gode løsninger i kommuneplanen.

Saksbehandling i plansaker blir enklere for saksbehandlere med god kjennskap til stedet det gjelder.

Ofte kan det være utfordrende å beskrive alle lokale forhold og nyanser i et saksframlegg eller planforslag, særlig når unike kvaliteter eller praktiske utfordringer ikke fullt ut lar seg formidle gjennom dokumenter og kart.

Etter besøk i området, øker forståelsen for både muligheter og begrensninger. Dette gir et bedre grunnlag for å vurdere tiltak og tilpasninger.

Når partene får anledning til å diskutere lokale utfordringer og vurdere tilpasninger før formelle planprosesser er satt i gang, kan potensielle innsigelser ofte avklares eller unngås.

Mulighetsdialog gjør det lettere å identifisere og løse motsetninger tidlig. Slik kan mulighetsdialog bidra til mer effektive planprosesser og bedre planløsninger som er forankret i både lokale og regionale interesser.

Samtidig er ikke målet å unngå innsigelser helt. For det første er det urealistisk; det kan være svært vanskelig å avdekke alle konfliktpunkter i planen.

For det andre kan det være nyttig å avklare en plansak gjennom innsigelse.

Når aktørene møtes i en tidlig og åpen dialog, skapes rom for å utveksle erfaringer og bygge gjensidig tillitt og forståelse. Fylkeskommune og statsforvalter får anledning til å lære kommunen å kjenne – ikke bare gjennom formelle dokumenter, men gjennom konkrete diskusjoner om lokale behov, prioriteringer og muligheter.

Kommunen får styrket kunnskap om hvilke roller og ansvar fylkeskommune og statsforvalter har i planprosessen. Da blir det lettere å navigere i samspillet med regionale myndigheter, og å forstå bakgrunnen for råd og eventuelle innsigelser.

Det blir lettere for kommunen å ta kontakt med statsforvalter og fylkeskommune– og det blir lettere saksbehandlerne hos statsforvalter og fylkeskommune å ta kontakt med kommunen.

Vi har fått relasjoner det er gang i. Mulighetsdialogen har gitt stor effekt på relasjonen vår til Statsforvalter og fylkeskommune. Vi ser det også på enkeltsaker. Vi vet hvem vi kan ha uformell sparring med, og det hjelper oss.

Sivert Dombu, plan- og utviklingssjef Rindal kommune

Holtålen kommune er initiativtaker, designer av og pådriver for mulighetsdialogen. Bakgrunnen er deltagelse i prosjektet Distriktskommune 3.0.

Prosjektet handlet om å identifisere måter for å forenkle og forbedre kommunens planlegging. Målet var å få en tettere kobling mellom utviklingsarbeid og planarbeid i kommunene.

Holtålen utviklet flere tiltak for å styrke planleggingen som politisk verktøy og forbedre plankulturen. Blant annet etablerte de et internt planforum, og gav kommunestyret mer myndighet og kompetanse ved å gjøre kommunestyret til planutvalg.

Samtidig satt de igjen med mange spørsmål om hvilket handlingsrom som finnes i planverket for å tilrettelegge for den utviklingen de ønsker. De hadde et ønske om bedre dialog med regionale og statlige myndigheter om dette.

Da Holtålen og Rindal ble bygdevekstpiloter, så de at dette var et felles behov. Kommunene grep muligheten til å ta spørsmålet videre, og nedfelte det som et delmål i sin bygdevekstavtale.

Målet er å utvikle et verktøy/metodikk som kommer flere distriktskommuner til gode. Se beskrivelse av delmålet i bygdevekstavtalen her.

Når 51 av 56 eneboliger er bygd utenfor regulert område så må vi tørre å diskutere om vi bør planlegge på en anna måte! Utgangspunktet og realitetene må bli en større del av arealplanlegginga. Hvis vi skal lykkes med å gjøre det her til noe anna enn en krig om tett og spredt, så må vi prøve å ha en dialog for å se på mulighetene. En mulighetsdialog!

Arve Hitterdal, Holtålen kommune

I nasjonale retningslinjer for kommunal og regional planlegging (2023-2027) understrekes viktigheten av en politikk som er tilpasset regionale og lokale forhold, slik at områder med lav eller negativ befolkningsvekst får mulighet til vekst og utvikling.

Det påpekes spesielt at der folketallet synker eller står stille, må lokale vurderinger og prioriteringer tillegges større vekt.

Statlige planretningslinjer for arealbruk og mobilitet (2025) vektlegger at distriktsområder med lite utbyggingspress og fallende folketall særlig skal bidra til styrking av levedyktige lokalsamfunn.

I tillegg er distriktskommuner ulike, selv med samme kjennetegn som sentralitet og geografi (som eks. landbrukskommune, kystkommune, o.l.). «Riktige» planløsninger vil variere mellom kommuner. Hvordan skal differensieringen nedfelt i nasjonale retningslinjer for planlegging praktiseres?

Det stiller krav til at ulike forvaltningsnivå kjenner kommunene godt, og er beredt på å finne gode tilpassede løsninger sammen med kommunene. Mulighetsdialog er et verktøy for å oppnå dette.