Fra 1. januar 2020 har Senja etablert 8 lokalutvalg. Her forteller vi litt om hvordan lokalutvalgene er organiserte og hvilke oppgaver de har, samt litt om hvordan den nye kommunen har jobbet med å forberede de nærdemokratiske ordningene.

Lokalutvalgenes oppgaver og organisering

Rammevedtektene for lokalutvalgene lister opp arbeidsoppgavene:

• Være høringsinstans i plansaker og andre saker som gjelder utvalgets geografiske område eller arbeidsfelt
• Ivareta og fremme lokalområdets interesser overfor kommunens politiske organer
• Være kontaktledd mellom den kommunale forvaltning og lokalmiljøet
• Utarbeide strategier og fremme forslag til utvikling av lokalmiljøet på områder som bosetting, oppvekstmiljø, helse, omsorg, arealdisponering, kommunikasjon, service, sysselsetting, næringsutvikling, stedsutvikling, omdømmebygging, og på andre områder av interesse for lokalbefolkningen.

Hvert lokalutvalg skal ha 5-7 styremedlemmer og minst 3 varamedlemmer. Alle stemmeberettigede personer med bostedsadresse innenfor gjeldende kommunedel og som har bekreftet at de stiller til valg er valgbare. Det skal være en bredt sammensatt representasjon, god aldersmessig spredning og god kjønnsbalanse. Ett styremedlem skal være ungdomsrepresentant, med nedre aldersgrense 14 år.

Senja organiserer lokalutvalgene etter kommunelovens § 5 – 7 om utvalg. Kommunestyret velger medlemmer og varamedlemmer, og blant disse leder og nestleder. Dette etter forslag fra hvert lokalutvalg som har foreslått styrets medlemmer på et åpent møte.

Møtene i lokalutvalget vil inngå i kommunens møteoversikt på internett, slik at sakspapirer og referater er lett tilgjengelig for innbyggerne.

Pr. august 2019 er det ikke avklart hvordan ungdomsrepresentantene i lokalutvalgene skal samhandle med Senja barne- og ungdomsråd og ungdommens kommunestyre. Kommunen skal ha koordinator for barne- og ungdomsrådet og ungdommens kommunestyre.

Grendeutvalgene som Lenvik kommune har hatt i flere år, skal fortsette. Det blir opp til de nye lokalutvalgene å avklare arbeidsdelingen mellom dem og grendeutvalgene.

Ressurser

Kommunen setter av mellom 150 000 og 200 000 årlig i tilskudd til hvert lokalutvalg. Dette skal gå til prosjekter og aktiviteter i regi av lokalutvalget. Møtegodtgjørelse til styret kommer utenom.

2 hele stillinger i Senja kommune skal være kontaktpersoner for utvalgene, utføre sekretariatsoppgave, videreformidle informasjon og være bindeleddet til politisk og administrativ ledelse. Både de kommunale kontaktpersonene og andre ansatte er forberedt på å endre arbeidsform. Møtene vil bli på ettermiddag- og kveldstid, og målet er å få til god dialog mellom innbyggerne og kommunen.

Faggruppe og grundige forberedelser

Til å arbeide med og gjøre det nødvendige forberedelsene for de nye nærdemokratiske ordningene, satte fellesnemnda ned en fagruppe. Faggruppen har bestått av åtte personer er både ansatte i de fire kommunene, politikere og representant fra et grendeutvalg.

Medlemmer fra faggruppa for nærdemokrati har deltatt på 11 folkemøter, hvor innbyggerne kom med innspill til nærdemokratiske ordninger i Senja kommune og koblinger til kommuneplanens samfunnsdel. På alle møtene ble forslaget om nærdemokrati møtt positivt, og møtedeltakerne var enige om at kommunen må tørre å prøve ut nye modeller. Møtedeltakerne så også behovet for å løfte blikket for å få et sterkere samarbeid på tvers av tidligere kommunegrenser og administrativ organisering.

Rundt 600 innbyggere deltok på folkemøtene, men få av disse var ungdommer. Faggruppa har derfor møtt elevene på 10. trinn og vært på besøk på de videregående skolene. Nærmere 500 ungdommer har fortalt at de ønsker å kommunisere med kommunen digitalt, men også fysisk. Ungdommene vil møte folkevalgte og kommuneansatte på ungdommens egne arenaer. Ungdommene mener også at kommunene snakker et språk de ikke forstår.

Erfaringer fra andre kommuner

Faggruppa har innhentet erfaringer fra nærdemokratiske ordninger i kommuner både i Norge og andre nordiske land. Spesielt kommunedelsmodellen fra Bodø gav faggruppa mye inspirasjon.

I tillegg har faggruppa lagt vekt på tidligere erfaringer andre kommuner har hatt med nærdemokratiske ordninger:

• Forankring i og kobling til det representative demokratiet.
• Prosedyrer som avklarer forventninger og roller i ulike prosesser.
• Ressurser – det er viktig å ha en fasilitator med rett kompetanse.
• Deltakelse må ha en effekt og synliggjøres.
• Saker som skal behandles må vurderes nøye for at de skal være relevante for innbyggerne, og at ikke utvalgene skal risikere trøtthet og avskrekking.
• Mange og åpne kanaler for kommunikasjon og medvirkning.
• Identitet – viktig med lokal stedsidentitet, men den må ikke bidra til sementering av gamle mønstre.

Høringer

Etter at faggruppa hadde tilegnet seg kunnskap, sendte de forslag til organisering og innhold i lokalutvalgene på en 2 måneders høringsrunde. Engasjementet var så stort at fristen måtte utsettes. En viktig tilbakemelding var at det var ønsket 8 lokalutvalg og ikke 12 som først foreslått.

Nærdemokrati i praksis

Intensjonsavtalen mellom de fire kommunene la til grunn at grendeutvalgsmodellen som er etablert i Lenvik, videreføres og videreutvikles i den nye kommunen. Faggruppa for nærdemokratiske ordninger har siden januar 2018 hatt ansvar for en omfattende prosess for å få råd og innspill fra innbyggerne om hvordan nærdemokratiet i Senja kommune bør være. Senja kommune har rundt 15.000 innbyggere, arealet på land er 1.862 km, og det tar ca 2 timer å kjøre bil mellom ytterkanten i kommunen. Nærdemokratiet skal ta hensyn til de lokale forholdene og bidra til å samle innbyggerne om å utvikle hele den nye kommunen.

Evaluering

Fagruppa som har hatt ansvar for å forberede det nye nærdemokratiet, mener at styremedlemmene i lokalutvalgene bør delta på folkevalgtopplæringen sammen med de folkevalgte. Kommunestyret delegerer ikke oppgaver og myndighet til lokalutvalgene, og derfor er felles møteplasser viktig for å diskutere alle muligheter og utfordringer som ligger i lokalutvalgsmodellen.

Nærdemokratiordningen i Senja kommune skal evalueres våren 2022 slik at eventuelle endringer kan avklares før ny kommunestyreperiode høsten 2023.