Hopp over meny
Hopp over innhold

Kommunikasjon i sammenslåingsprosessen

Kommuner som skal slå seg sammen og planlegge en ny kommune, bør ha en strategi for hvordan de skal kommunisere med både innbyggere og ansatte. Vi har samlet inn eksempler på hvordan ulike kommuner jobber med kommunikasjonsplaner og konkrete tiltak for kommunikasjon.

Utarbeid en kommunikasjonsstrategi

God og tydelig kommunikasjon om sammenslåingen skaper trygghet både for innbyggerne og kommunens ansatte. Det er viktig å sikre at kommunikasjonen flyter godt mellom innbyggerne og kommunen. Erfaringer fra den danske kommunereformen sier at «God informasjon til de ansatte reduserte bekymringer og skapte entusiasme». Ved å definere en kommunikasjonsstrategi, definerer du også rammene for de tiltakene du mener vil lede mot målet. Nyttige spørsmål å stille seg når du skal lage en kommunikasjonsstrategi er:

  • hva er målet for kommunikasjonen vår?
  • hvordan må kommunikasjonen vår være for at vi skal nå målet vårt?
  • hvordan ønsker vi å bli oppfattet?

Kommunikasjonsstrategi - eksempel

Målgrupper

Når du lager en kommunikasjonsstrategi, bør du tenke gjennom hvem som er målgruppen for kommunikasjonen. Når du vet hvem målgruppen din er, er det enklere å spisse tiltakene inn mot denne. Eksempler på målgrupper det er naturlig å dele inni er ungdom, eldre, ansatte i kommunen, interesseorganisasjoner og næringsliv.

Det er viktig å være bevisst på at ulike målgrupper har ulike behov for informasjon. Innbyggerne i kommunen er gjerne interesserte i å få vite hva som skjer med tjenestene i kommunen, som for eksempel skole, barnehage eldreomsorg. Kommunalt ansatte, på sin side, er gjerne opptatt av hva som skjer med arbeidsplassene i kommunen. Da Ølen og Vindafjord kommune slo seg sammen i 2006, ga de ansatte tilbakemelding om at de gjerne ville ha fortløpende informasjon om prosessen, for å unngå spekulasjoner. Gjerne også informasjon om at ”det ikke er noe å informere om”.

Sett ned en kommunikasjonsgruppe

Det er nyttig å sette ned en egen gruppe som jobber med kommunikasjon om sammenslåingen. Kommunikasjonsgruppa jobber med å lage strategi, legger planer for arbeidet og passer på at tiltak blir satt i verk. Kommunikasjonsgruppa er også operativ og løser kommunikasjonsopgaver fortløpende når behovet oppstår. Fylkesmannen i Møre og Romsdal anbefaler å opprette en slik gruppe.

Eksempel kommunikasjonsgruppe – Sandefjord

Sandefjord kommune har etablert en kommunikasjonsgruppe for sammenslåingen. Gruppa består av fem personer. Disse har blant annet ansvaret for innholdet på den nye nettsiden til kommunen, og de gir ut  månedlige nyhetsbrev.

Kommunikasjonsplan

Kommunikasjonplan - eksempel

Indre Fosen

Øygarden, Sund og Fjell kommuner

Kommunikasjonsplan 6k (Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker og Spydeberg)

Godt kommunikasjonsarbeid krever mye tid, planlegging og oppfølging. Likevel viser erfaringer fra tidligere sammenslåinger at god kommunikasjon er helt avgjørende for en god prosess. Derfor er det lurt å utarbeide en kommunikasjonsplan allerede i starten av sammenslåingen. Det finnes flere eksempler på hvordan en kommunikasjonsplan kan se ut, men den bør i alle fall inneholde:

  • målgruppe for kommunikasjonen – hvem snakker vi til?
  • budskap – hva snakker vi om?
  • tiltak og virkemiddel – hvor og hvordan skal vi kommunisere?
  • mål for kommunikasjonen – hva ønsker vi å oppnå med kommunikasjonen?
  • tidspunkt for gjennomføring – når skal vi kommunisere?
  • ansvarlige for gjennomføringen – hvem skal gjennomføre kommunikasjonen?

Kommunikasjonstiltak

Å gjennomføre kommunikasjonstiltak kan være både tid- og ressurskrevende. Derfor er det viktig å planlegge så godt som mulig, spesielt dersom det er knapt med tid, ressurser eller begge deler. Ulike kommunikasjonstiltak løser ulike utfordringer for ulike målgrupper. Derfor viktig å tenke gjennom hva du vil oppnå med tiltakene, og hvem målgruppen er. For å sikre god gjennomføring bør de ulike tiltakene få tildelt tidspunkt for når de skal gjennomføres, og hvem som er ansvarlig.

Alle disse punktene: tiltak, målgruppe, hva du vil informere om, tidspunkt og ansvarlige for gjennomføringen bør inn i en plan for kommunikasjonstiltak.

Eksempler på tiltaksplaner

Et godt eksempel på hvordan du kan sette opp en slik plan finner du i Sandefjord kommune sin tiltaksplan. I den samme planen finner du også mange gode eksempler på kommunikasjonstiltak.

Et annet godt eksempel på hvordan du kan sette opp en slik plan finner du i tiltaksplanen til Fjell/Øygarden/Sund kommune. Fjell/Øygarden/Sund har i tillegg laget en egen framdriftsplan for kommunikasjonstiltak.

Kommunikasjon med innbyggerne

I sammenslåingen er det viktig å informere innbyggerne i kommunen forløpende om prosessen. Det finnes flere måter å kommunisere med innbyggerne. Mange unge vil kanskje lete på internett og sosiale medier etter informasjon, mens eldre gjerne søker mot trykt informasjon. Derfor er det avgjørende å benytte flere ulike kommunikasjonskanaler dersom du vil nå alle innbyggerne i kommunen.

Husk på at kommunikasjonen skal være universellt utformet og tilgjengelig for alle innbyggere.

Lag et nettsted for den nye kommunen

Det kan være nyttig å lage et eget nettsted for den nye kommunen. Mange kommuner oppretter en slikt nettsted allerede før vedtak om sammenslåing er fattet. Fordelen med å opprette et eget nettsted, er at du hele tiden kan legge ut nyheter, statusmeldinger og annen informasjon som innbyggerne eller ansatte har interesse av. Å drifte et nettsted krever mye ressurser, men det er en utbredt oppfatning at det er verdt det.

Eksmepler på gode nettsteder

Informasjonsfilmen Ka skjer med Indre Fosen, publisert på indrefosenkommune.no

Lokalavisen

Ikke glem lokalavisene! Lokalavisene er en god måte å nå ut til mange på. Invitér journalister med i prosessen, og ha løpende kontakt med lokal media. Slik kan du få redaksjonell omtale av sammenslåingen.

Lokalavisa kan brukes på ulike måter. I Andebu og Sandefjord stilte ordførerne opp til nettmøte om kommunesammenslåing, og svarte på spørsmål fra leserne.

Sosiale medier

Sosiale medier innebefatter mange kommunikasjonskanaler og når mange ulike deler av befolkningen i en kommune. Ulike sosiale medium kan benyttes for å kommunisere med innbyggerne i en sammenslåingsprosess. Ved bruk av sosiale medier, kan det også være lettere å få innbyggerne involvert i prosessen, og dersom man ønsker kan man få direkte feedback omkring ulike tema. Dersom kommunen vil bruke sosiale media som kanal, er det viktig å sette av nok personalressurser slik at spørsmål og kommentarer som kommer inn alltid blir besvart.

Identitetsbygging via Instagram på Indre Fosen

Rissa kommune har siden april 2015 hatt en konto på bildedelginstjenesten Instagram. I forbindelse med sammenslåing av Rissa og Leksvik til Indre Fosen kommune, har Leksvik kommune koblet seg til samme brukerkonto. De vil i løpet av høsten 2016 bruke Instagram til å dele bilder fra alle bygdene i den nye kommunen, hver bygd får en uke hver til å poste bilder på brukerkontoen. Se hvordan Indre Fosen planlegger denne bildestafetten i kommunikasjonsplanen for Indre Fosen.

Bli kjent med nye Sandefjord via Facebook

I forbindelse med etableringen av nye Sandefjord kommune, er det opprettet en Facebook-gruppe som alle som vil kan delta i. Gruppen har over 4000 medlemmer. I gruppen kan medlemmene dele bilder, lenker til kultur- og idrettsarrangement og generelt dele informasjon som kan være interessant for innbyggerne i den nye kommunen.

Folkemøter

Folkemøter er en kommunikasjonsform som er mye brukt for å informere innbyggerne i en sammenslåingsprosess. Holbæk kommune i Danmark gjennomførte innbyggermøter to ganger i løpet av fusjonsperioden. Dette ga politikerne og administrasjonen gode innspill til den nye kommuneplanen.

Inderøy og Mosvik arrangerte flere folkemøter i forkant av sammenslåingen. Her ble innbyggerne i kommunene informert om fremdriften i prosessen, videre strategi for arbeidet. Det ble også arrangert paneldebatt og servert småmat.

Folkemøter er en gylden mulighet til å involvere befolkningen. Benytt derfor folkemøtene til å stille innbyggerne spørsmål som kan være sentrale i utformingen av den nye kommunen

Kommunikasjon med ansatte

Et av rådene som blir gitt etter sammenslåingsprosessene i Danmark, er at kommunal ledelse må erkjenne at det kan være mye følelser knyttet til en sammenslåing. Kommunalt ansatte kan spesielt ha mye følelser, da sammenslåingen også er en sammenslåing av arbeidsgivere. Det ikke bare er endringenes innhold som har betydning for de ansatte, men også hvordan endringene gjennomføres. Informasjon om endringer og muligheter for å påvirke endringsprosessen var svært viktig for de ansatte i de nye danske kommunene. Dersom beslutninger har betydning for mange medarbeidere, bør disse beskjedene gis samtidig.

Eksempler på kommunikasjon med ansatte

Det er flere måter å informere ansatte på: informasjonsmøter, nyhetsbrev og informasjon på nett blant annet. Sandefjord kommune gir ut måndlige nyhetsbrev, og har en side på sine nettsider der du kan møte ansatte . De har i tillegg opprettet en egen Facebookgruppe for ansatte i kommunen.

Da Inderøy og Mosvik kommune slo seg sammen til Inderøy kommune i 2012, opprettet de nettstedet nyeinderoy.no. Her kunne ansatte finne informasjon om overføringen til ny kommune – og dermed ny arbeidsgiver – og hva det betydde for ansettelsesforholdet. De holdt i tillegg en egen HMS-dag for alle de 370 ansatte i den nye kommunen, der de ansatte fikk møte nye kolleger og starte kulturbygging.

Mange kommuner har også et eget intranett de kan bruke til å holde de ansatte orienterte om prosessen.

Kommunikasjon med politikerne

De er også viktig å tenke på at kommunestyremedlemmene som ikke sitter i fellesnemda trenger å få informasjon og bli involvert i prosessen. Det er et selvsagt ansvar for de som sitter i fellesnemda å inkludere de øvrige kommunestyrerepresentantene på en god måte. Erfaringer fra Danmark viser likevel at det er viktig at administrasjonen legger til rette for god kommunikasjon og informasjonsflyt mellom fellesnemd og de øvrige politikerne i kommunestyret.

Tilbake til sidetopp
Hold Ctrl-tasten nede (Cmd for Mac). Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.