Denne artikkelen fortel korleis kommunen kan bruke innkjøpsmakta for å få til lokal samfunnsutvikling. Målgruppa er kommunedirektør, ordførar, næringssjef, etatssjef, formannskap og lokalpolitikarar som er opptatt av nærings- og samfunnsutvikling.
Kommunen har eit stort handlingsrom til å handle lokalt. Kommunale innkjøp kan bidra til vekst og utvikling for lokalt næringsliv, gi kommunen skatteinntekter og sikre og utvikle eit godt servicetilbod for innbyggarane.
Viktig for lokalt næringsliv
Offentlege innkjøp representerer ein stor og viktig marknad for næringslivet. Kommunar, fylkeskommunar og staten kjøper inn varer, tenester og bygge- og anleggsarbeid for om lag 650 milliardar kroner årleg. 37 prosent av dei kommunale budsjetta er knytt til offentlege innkjøp.
Kommunar i Distrikts-Norge er store og viktige kundar for mange små og mellomstore bedrifter. Lokale leverandørar står for nesten 40 prosent av innkjøpa i kommunane. Men det er store variasjonar frå kommune til kommune. Store kommunar i sentrale delar av landet handlar langt meir av verksemder i eigen kommune, enn små kommunar i Distrikts-Norge. Dette er ikkje unaturleg ettersom dei store kommunane har ein større leverandørmarknad. Men det er også store skilnader mellom på kommunane. Oslo Economics har funne ut andelen lokale innkjøp varierer frå 12 til 23 prosent i ei gruppe distriktskommunar med mellom 4000 og 8000 innbyggjarar. Det tyder på at der er stort potensiale for auka kjøp frå lokale leverandørar blant kommunar som i dag handlar lite lokalt.
Næringsundersøkingar gjennomført av Distriktssenteret viser at næringslivet i liten grad er fornøgde med kommunane sine og at kommunale innkjøp kan vere ei utfordring for lokalt næringsliv.
Rettleiing og mal for næringsundersøking
Vi har utarbeidd ei rettleiing med praktiske tips til korleis du kan gjennomføre ei næringsundersøking. Her finn du også ein mal med forslag til spørsmål som du kan tilpasse og sende ut.
01 Innkjøp er politikk
Formålet med regelverket for offentlege innkjøp er å sikre effektiv ressursbruk. Stat og kommune skal få dekt behovet for varer og tenester til ein best mogleg pris.
Men både i Norge og i andre land er det tradisjon for at det offentlege også brukar innkjøpsmakta si til å nå viktige samfunnsmål. Slike samfunnsomsyn kan for eksempel vere å bekjempe arbeidslivskriminalitet, betre miljøet og redusere klimautfordringane, få fleire læreplassar, ivareta helse, miljø og tryggleik på arbeidsplassane, sikre grunnleggende menneskerettar, fremje næringslivsinteresser og innovasjon, unngå diskriminering og ivareta ulike svake grupper i samfunnet.
Innkjøpspolitikken blir på denne måten ein viktig del av den breie politikken. Innkjøp kan vere eit verkemiddel for å bevege samfunnet i riktig retning.
EU ser på offentlege innkjøp som eit verkemiddel som kan og som bør brukast meir effektivt for å nå ulike politiske mål. Innkjøpa skal bidra til økonomisk verkst, arbeidsplassar, investeringar og ein økonomi som er meir innovativ, berekraftig og sosialt inkluderande.
Nye anskaffelsesdirektiv frå EU legg vekt på at små og mellomstore bedrifter skal få lettare tilgang på offentlege kontrakter. Dette har blitt fulgt opp av norske regjeringar som uttrykkjer at små og mellomstore bedrifter må få ein reell sjanse til å konkurrere om relevante offentlege kontrakter.
Lov om offentlige anskaffelser nemner fleire viktige samfunnsomsyn som skal ivaretakast når stat og kommunar handlar inn varer og tenester. Men regelverket gir handlingsrom til å trekke inn også andre samfunnsomsyn på ulike stadium i ein innkjøpsprosess. Det er såleis langt på veg opp til stat og kommune kva for samfunnsmål dei ønskjer å realisere ved hjelp av innkjøp.
Fleire kommunar har begynt å setje samfunnsmessige mål for innkjøpa sine, ved å formulere klare målsettingar i ein strategiplan for innkjøp. Men mange kommunar har ein lang veg å gå før innkjøp blir definert som eit politikk-område. Då kan kommunen bruke innkjøpsrolla si til å ta samfunnsansvar og blant anna støtte opp om lokal samfunnsutvikling og næringsutvikling for små og mellomstore bedrifter.
Kommunen som entreprenør
Distriktsnæringsutvalet kom i 2020 med rapporten Næringslivets betydning for levende og bærekraftige lokalsamfunn (NOU 2020:12). Her blir det peika på at kommunane er ein viktig bidragsytar til næringsutvikling og verdiskaping i heile landet. Dette skjer gjennom kommunens roller som forvaltar, tenesteprodusent og entreprenør.
Entreprenørrolla handlar blant anna om å ta initiativ til å gjennomføre utviklingsprosjekt i samarbeid med næringslivet, utarbeide næringsplan og vere tett på lokalt næringsliv på ulike måtar. Entreprenørrolla er særleg viktig i distriktskommunane:
«Innkjøp av varer og tjenester [...] er et eksempel på at kommunene kan legge til rette for næringslivet. Kommunen kan legge opp en anbudskonkurranse slik at også lokale bedrifter kan delta. Dette handler [...] om å ta initiativ, utnytte det lokale handlingsrommet som kommunen har og fylle entreprenørollen med innhold som fremmer det lokale næringslivet»
Frå NOU 2020:12
Kommunens gevinst
Kommunane kan få mange gevinstar ved å legge til rette for små og mellomstore bedrifter og konkurranse frå lokalt næringsliv. Kommunen kan på denne måten sikre og utvikle lokale arbeidsplassar og lokale servicetilbod. Slik bidrar kommunen til levande lokalsamfunn. Eit attraktivt lokalt næringsliv kan i neste omgang tiltrekke seg tilflyttarar, førebygge fråflytting og gi skatteinntekter til kommunen.
Oslo Economics fortel i rapporten Kommunen som innkjøper om ein kommune som hadde rekna ut at 150 millionar kroner av årleg innkjøp gjekk til lokale leverandørar. Men ei gjennomsnittleg omsetning på 1-2 millionar kroner per arbeidsplass, vurderte kommunen at dei hadde sikra svært mange arbeidsplassar berre ved å legge til rette for små og mellomstore bedrifter i nærmiljøet.
Kommunar som handlar lokalt, kan i mange tilfelle også få betre kvalitet på varer og tenester, fordi leverandøren har betre kjennskap til lokale forhold. Raskare responstid og meir lokalt utval innanfor einskilde kategoriar, kan også vere verdifullt for kommunen.
Fleire kommunar gir uttrykk for at dei får både betre og billegare tenester frå rådgivarar og handverkarar som kjenner kommunen godt.
Sikrar servicetilbodet på nærbutikken
Kommunale innkjøp er viktig for mange små distriktsbutikkar. Faste leveransar av daglegvarer til skule, barnehage og SFO kan stå for 5-10 prosent av omsetninga og vere med på sikre drifta av små nærbutikkar.
900 norske lokalsamfunn har berre ein daglegvarebutikk. Nærbutikken er ein nøkkelinstitusjon i desse samfunna. Butikken er ikkje berre bygdas einaste formidlar av varer og tenester. Den er også ein viktig møteplass og eit nav i lokalsamfunnet.
Dei fleste distriktsbutikkane tilbyr mange tenester i tillegg til daglegvare, som post, pakkeutlevering, bank, apotek, drivstoff og tipping. Fleire kommunar samarbeider med nærbutikkar om turistinformasjon, kommunal informasjon, skuleskyss, utlån av bøker, miljøstasjon, språktrening for innvandrarar og samarbeid med heimeteneste.
Kommunen kan vere med på å sikre det servicetilbodet som nærbutikken gir innbyggarane, ved å handle daglegvarer på ein lokal butikk. Kommunen kan også bidra til god lokal samfunnsutvikling ved å etablere eit samspel mellom kommunen, butikken og lokalsamfunnet.
Når bør du legge til rette for lokale leverandørar?
Oslo Economics seier i rapporten Kommunen som innkjøper at det kan vere både fordelar og ulemper ved å legge til rette for lokale leverandørar ved utlysing av anbod.
Største ulempe er at kommunen i ein del tilfelle kan få behova sine dekt på ein betre eller billegare måte ved å ikkje gjennomføre målretta tiltak for å nå ein lokal leverandørmarknad.
Oslo Economics rår kommunane til å gjere ei konkret vurdering for kvart innkjøp, der nyttekriteriet blir sett opp mot kostnadskriteriet:
- Nyttekriteriet: Kan tilrettelegging gi fordelar i form av å sørge for at kommunane har lokalt tilbod, opprettheld arbeidsplassar, levande lokalsamfunn, betre service og raskare responstid mv.?
- Kostnadskriteriet: Kan kommunen oppnå desse fordelane utan å redusere konkurransen eller auke kostnadene så mykje at kommune tapar på det?
Når både nytte og kostnad til kommunen vil kunne bli positiv, bør kommunen legge til rette. Dersom kommunens nytte eller kostnad blir påverka negativt av tilrettelegging, bør ikkje kommunen velje å gjennomføre slike tiltak.
Varer- og tenester som typisk tilfredsstiller nyttekriteriet, kan vere kategoriar der det gir stor meirverdi for kommunen at det finst eit lokalt tilbod. Dette kan for eksempel vere:
- Matbutikk
- Sportsbutikk/klesbutikk
- Byggevareforretning/jernvare
- Bokhandel
- Apotek
Andre kategoriar som typisk gir betre behovsdekning i form av betre service eller raskare responstid, kan for eksempel vere:
- Elektrikar/røyrleggar
- Byggmeister/anleggsentreprenør
- Arkitekt/rådgivande ingeniør
- Andre tenesteytarar
- Brøyting
Varer og tenester med ein nasjonal leverandørmarknad og like produkt der det ikkje er behov for lokalt lager, er eksempel på produkt som typisk ikkje tilfredsstiller nyttekriteriet. Det kan til dømes vere datamaskiner, programvare for IT, mobilabonnement mm.
Kostnadskriteriet er særleg viktig ved store investeringar, til dømes innanfor bygg og anlegg. I slike tilfelle kan uforholdsmessig tilrettelegging for lokalt næringsliv, f.eks.. gjennom ineffektiv kontraktsoppdeling og svak konkurranse om små delkontrakter, gi betydlege meirkostnader.
Konklusjon
«Hver kommune må gjøre sine valg med tanke på tilrettelegging for små- og mellomstore bedrifter, og konkurranse fra lokale leverandører, utfra kommunens prioritering og lokale forutsetninger. På generelt grunnlag kan vi likevel si at tilrettelegging ved kjøp av varer som finnes i lokale butikker, samt vanlige tjenester som kjøpes i et begrenset omfang, normalt vil gi betydelige fordeler, samtidig som kostnadsvirkningen normalt begrenses av lokal konkurranse og sammenlignbare priser (butikkpriser).»
Kjelde: Oslo Economics: Kommunen som innkjøper (2022)
02 Innkjøpsstrategi
Kommunen som ønskjer å bruke innkjøpsmakta for å bidra til vekst og utvikling av lokalt næringsliv, kan gjere ei rekkje gode grep utan å kome i konflikt med Lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
Oslo Economics har laga ein rettleiar for kommunar som ønskjer å legge til rette for små og mellomstore bedrifter og konkurranse frå lokale leverandørar.
Dei peikar på at kommunane har stor fridom til å legge opp innkjøpsverksemda si, så lenge grunnleggande prinsipp for offentlege innkjøp blir ivaretatt.
Fire gode grep
Kva for tiltak kan du gjere for at kommunen skal få fleire lokale innkjøp? Her er fire gode grep for korleis kommunen kan bruke innkjøpsmakta for å nå viktige samfunnsmål:
1. Lag ein kommunal strategi for innkjøp, der utvikling av lokalt næringsliv blir ført opp som ei av målsettingane.
Lokal handel kjem ikkje av seg sjølv. Kommunar som handlar mykje lokalt, har som regel vedtatt ein strategi for kommunale innkjøp. Kommunar som ikkje har nokon vedtatt strategi, vil mykje lettare velje det anbodet som er billegast i kroner og ører – utan tanke på kva som effekt innkjøpet har for næringsliv og tenestetilbod i kommunen.
Ein strategi for kommunale innkjøp bør seie noko om kva som er målsettinga med innkjøpa og korleis kommunen vil jobbe for å nå desse måla. Strategien bør ha tydelege prioriteringar og klare mål. Det er heilt avgjerande at strategien blir følgt opp av dei som faktisk gjennomfører innkjøp i kommunen.
Det er også viktig at strategien er godt forankra både på politisk nivå og i administrativ leiing. Strategien synleggjer at innkjøp ikkje berre er ei operativ driftsoppgåve, men eit strategisk verkemiddel for nå politiske mål. Derfor bør strategien vedtakast av kommunestyret og følgjast opp i form av ei årleg tilbakemelding til kommunestyret.
Slik laga Oppdal kommune innkjøpsstrategi
Oppdal kommune har vedtatt ein innkjøpsstrategi der lokal verdiskaping og utvikling av ein lokal leverandørmarknad er ei av målsettingane. Kommunen ønskjer å få fleire lokale leverandørar og vil legge til rette for at også mindre leverandørar får delta i anbodskonkurransar, der det er formålstenleg.
Det var kommunedirektøren som tok initiativ til å lage ein innkjøpsstrategi. Kommunen ønskjer å bruke innkjøpa strategisk for å bidra til innovasjon og utvikling av verksemder både lokalt og regionalt. Det er også viktig for kommunen at dei får mest mogleg igjen for midlane.
Kommunedirektøren etablerte ei intern administrativ arbeidsgruppe for å utarbeide innkjøpsstrategien. Det lokale næringslivet vart kopla inn i arbeidet, ved at Oppdal næringsforening deltok aktivt i prosessen. Vidare vart det innhenta opplysningar frå andre kommunar som hadde vore gjennom den same prosessen.
Oppdal valde å bruke DFØ sin mal for innkjøpsstrategi som grunnlag for eigen strategi. DFØ har utarbeidd to slags malar for innkjøpsstrategi, både på nynorsk og bokmål.
Innkjøpsstrategien skal støtte opp under kommunens hovudstrategi i kommuneplanen. Oppdal har lagt inn kopling mellom målsettingane i kommuneplanens samfunnsdel om å legge til rette for fleire arbeidsplassar og vekst i folketalet - og målsettinga i innkjøpsstrategien om utvikling av lokalt næringsliv. Denne koplinga var viktig i arbeidet med å utvikle strategien. God samanheng mellom kommunale planar var også viktig for kommunestyret.
Oppdal kommunes innkjøpsstrategi vart lagt fram for formannskapet og kommunestyret hausten 2021 og gjeld for perioden 2021-24. Strategien vil bli revidert hausten 2024.
Kommunedirektøren legg kvart år fram ein rapport for kommunestyret, med oversikt over kor vidt kommunen har nådd dei måla som sett opp i strategien.
Oppdal kommune deltar i interkommunalt innkjøpssamarbeid der det er tenleg. Dei har eit formelt samarbeid på innkjøp av velferdsteknologi og arkiv/saksbehandlingssystem. Vidare har kommunen eit uformelt nettverk der seks kommunar deltar. Fleire innkjøp blir gjennomført i samarbeid med nettverket.
Kommunen har også eigne retningslinjer for innkjøp, som er ein meir detaljert gjennomgang av korleis kommunale einingar skal gjennomføre innkjøp på riktig måte
Kjelde: Richard Sandnes, controller økonomikontoret, Oppdal kommune
Fem eksempel på innkjøpsstrategi
2. Lag ein strategi for deltaking i innkjøpssamarbeid
Dei fleste kommunar deltar i eit eller fleire innkjøpssamarbeid. Samarbeid kan ha mange positive verknader, blant anna reduserte kostnader, meir profesjonelle innkjøp og lågare prisar. Men innkjøpssamarbeid kan også ha uønskte verknader, for eksempel ved at kontraktane blir så store at lokale leverandørar ikkje har kapasitet til å ta på seg oppdraget.
Men det treng ikkje å vere slik. Kommunar som samarbeider om innkjøp, kan bli einige om at nokre anbod kan delast opp, der det er formålstenleg. Ein kommune kan også velje å trekkje nokre innkjøp ut av samarbeidet og gjennomføre anbodsprosessen sjølv.
Fleire kommunar har ein gjennomtenkt strategi for bruk av innkjøpssamarbeid. Dei vurderer kva for rammeavtalar det er hensiktsmessig å delta i, og kva for avtalar dei ikkje ønsker å vere med på. Det kan til dømes lønne seg for kommunen å samarbeide om rammeavtalar for innkjøp av IT-utstyr og mobilabonnement. Samtidig kan det vere hensiktsmessig for kommunen å gjennomføre innkjøp på eiga hand der det finst ein lokal leverandørmarknad.
Innkjøpsavtalar som er inngått på vegne av mange kommunar, er i utgangspunktet forpliktande for alle kommunale einingar i kommunane. Men nokre avtalar opnar for fleksibilitet, ved at ein viss del av innkjøpa kan gjennomførast utanom innkjøpsavtalen:
- Offentleg fellesinnkjøp i Agder (OFA) omfattar Agder fylkeskommune og samtlege kommunar i Agder. OFA har lagt inn fleksibilitet når det gjeld avtalar om innkjøp av matvarer, slik at opptil 20 prosent av innkjøpa kan skje utanom rammeavtalen.
- Viken fylkeskommune har lagt inn fleksibilitet når det gjeld innkjøp av mat til dei vidaregåande skulane. 15-30 prosent av volumet kan kjøpast inn frå mindre leverandørar, for å oppfylle målsettingar om sunn og berekraftig mat.
- Innlandet fylkeskommune har også opna for at vidaregåande skular i visse tilfelle kan handle inn matvarer utanom rammeavtalen. Dette kan gjelde når elevar i matproduksjon eller restaurant og matfag hospiterer hos lokale produsentar av frukt og grønt eller mjølk og kjøt og skulen kjøper inn produkta deira. Unntaket gjeld også når elevar gjennomfører øving i å handle på butikk som del av undervisning.
Fleksibel rammeavtale i Telemark
Telemark innkjøpssamarbeid (TIS) organiserer sju kommunar i Midt-Telemark. Kommunane seier i sitt innkjøpsreglement at dei vil legge til rette for at lokale leverandørar kan delta i utlyste konkurransar, så langt lover og reglar gir høve til det.
Då dei skulle inngå rammeavtale for kjøp av næringsmiddel, valde dei å skilje mellom leveransar frå grossistar som har spesialisert seg på storhushaldning, og lokale daglegvarebutikkar som kan levere mindre volum til skular og barnehagar.
Både Bø kommune og Sauherad kommune har tidlegare kjørt avgrensa konkurranse om levering av matvarer til skular og andre små einingar. På denne måten kunne lokale daglegvarebutikkar få kontrakt på leveransar til kommunen.
Telemark innkjøpssamarbeid har ein rammeavtale om kjøp av næringsmiddel som gjeld for alle kommunale verksemder i dei sju kommunane. Men dei har valt å gjere unntak for mindre verksemder som får gjere innkjøp av næringsmiddel gjennom eigne avtalar, med f.eks. lokale daglegvarebutikkar. Små bygdeskular som har behov for små volum av daglegvarer, er med andre ord ikkje forplikta til å bruke rammeavtalen, men dei kan bruke den om det er formålstenleg.
I rammeavtalen er det opna for stor grad av fleksibilitet. Alle verksemder kan gjere uregelmessige innkjøp av mindre volum frå andre leverandørar, f.eks. daglegvarebutikkar. Alle verksemder kan også gjere innkjøp frå lokale leverandørar/produsentar av f.eks. sesongprodukt og nisjeprodukt som eit supplement til produkta som blir tilbydd gjennom rammeavtalen.
3. Bruk riktige krav og kriterier ved vurdering av tilbod
Val av tildelingskriterium kan ha stor betydning for kor vidt lokale leverandørar kan nå opp i ein anbodskonkurranse. Du kan ikkje velje tildelingskriterium berre for å legge til rette for lokale leverandørar. Kriteria som kommunen bruker, må vere relevante for innkjøpet.
Nokre kriterium kan vere slik at lokale leverandørar er godt posisjonert for å kunne score godt på dei. Dette kan for eksempel vere:
- Transportkostnader
- Kostnader knyttet til eksterne verknader på miljøet, inkludert utslipp av klimagassar, andre forureinande utslipp, andre klimatiltakskostnader mm
- Responstid, leveringstid og leveringsvilkår, for eksempel om det er mogleg å handle i fysisk butikk for opplæringsformål
- Kundeservice, organisering
Kommunen bør også vurdere kva for kvalifikasjonskrav og krav til dokumentasjon som det blir stilt krav om. Digitale verktøy som store leverandørar er fortrulege med, kan framstå som unødvendig kompliserte for mindre leverandørar som ikkje har erfaring med denne typen verktøy. Dersom kommunen avgrensar krava til det som er absolutt nødvendig, vil det kunne senke terskelen for leverandører som har lite erfaring med offentlege anskaffelsesprosessar, og gjere det mindre resurskrevjande å gi tilbod.
Bruk av relevante krav og kriteriar kan innebere at konkurransen blir utforma på ein måte som både gir betre pris, kvalitet og/eller service for kommunen og legg til rette for deltaking frå små og mellomstore bedrifter og lokalt næringsliv.
Suldal kommune handlar på nærbutikken
Suldal kommune i Rogaland valde å dele kommunen opp i fem konkurranse-område tilpassa skulekrinsane, då dei skulle kjøpe inn daglegvarer til skular og barnehagar. På denne måten vart oppdraga så små at nærbutikkane i krinsane fekk ein sjanse til å delta i konkurransen. Leverandørane kunne velje om dei ville kome med tilbod på leveransar i ein eller fleire skulekrinsar.
– Suldal kommune ser på nærbutikkane som svært viktige i samfunnsbygginga. Å ha tilgang til nærbutikk i akseptabel avstand betyr mykje for busetnad, rekruttering til personale innan kommunale tenester og utvikling generelt. Fleire bedrifter er opptekne av nærbutikken si betydning i rekrutteringsarbeidet, fortel Gerd Helen Bø, som var ordførar i Suldal 2015-21.
LOKALT: Kjøpmann Anbjørn Vaage ved Joker Erfjord leverer varer til barnehagen i Erfjord, etter avtale med Suldal kommune. Foto: Nora Bogetvedt Jenssen, Suldalsposten
Kommunen definerte konkurransekriterium som la stor vekt på nærheit og service, fordi det vart definert som viktig ved sporadiske og akutte behov. Pris talde 40 prosent, service og lokal tilknyting 50 prosent og miljø 10 prosent.
– Det betyr mykje for barnehagane at lokalbutikken har utkøyring av mat på morgonkvisten og at lokalbutikken kan svinge innom med ekstra varer ved behov. Ekstra service, som oppkutting av brød, tel også positivt. Lokalbutikkane har også vore positive til å ta inn varer som vi ønskjer, seier økonomirådgjevar Ronny Mehus Rugland i Suldal kommune.
Minikonkurransen førde til at fem nærbutikkar fekk avtale om levering av daglegvarer til kvar sin skulekrins. Rammeavtalane hadde ein verdi på mellom 200 000 og 400 000 kr.
Hjelmeland kommune i Rogaland har gjennomført ein anbodskonkurranse for levering av daglegvarer til skular, barnehagar og kommunehuset på liknande måte.
4. Ha god dialog med det lokale næringslivet
Kommunar som handlar mykje lokalt, har vanlegvis god kontakt med dei lokale leverandørane. Det er fullt lovleg for kommunen å snakke med lokale leverandørar før gjennomføring av konkurransar. Kommunen kan for eksempel invitere til leverandørmøte på kommunehuset og orientere om innkjøpsplanane sine, så lenge møtet er ope for alle.
- Oppdal kommune gjennomførde leverandørkonferanse i før dei lyste ut anbod på bygging av ny barnehage. Kommunen har dei siste åra også hatt god erfaring med å gjennomføre årlege innkjøpsseminar i samarbeid med næringsforeninga.
- Tysvær, Karmøy og Haugesund gjennomfører leverandørkonferanse, for å få til et godt samarbeid mellom kommune og næringsliv.
Kommunen kan spørje leverandørar om kva for erfaring dei har med kommunen som kunde og få tips om kva kommunen kan gjere for å rydde vekk eventuelle hindringar for at lokale leverandørar skal kunne delta i konkurransen. Kommunen kan også tilby opplæring i korleis lokale bedrifter skal kunne gi tilbod til det offentlege. Vidare kan kommunen annonsere i lokalavisa eller legge ut informasjon om anbod på eiga nettside eller på Facebook, i tillegg til publisering på Doffin.
Kommunen kan også ha dialog med potensielle leverandørar for utlysing av eit konkret anbod, så lenge dette ikkje gir leverandøren konkurransefordel eller fører til anna forskjellsbehandling i forhold til andre leverandørar.
Fleire kommunar har god erfaring med å gjennomføre ein-til-ein møter med leverandørar, fordi mange leverandørar kan vere tilbakehaldne med å gi innspel i møte der det også er konkurrentar til stades.
Det er med andre ord fullt muleg for ein kommune å finne ut kva som skal til for at lokale leverandørar skal kunne vere konkurransedyktige og ta omsyn til dette når innkjøpet blir planlagt.
Vefsn kommune informerer og inviterer
Vefsn kommune i Nordland jobbar bevisst mot den lokale marknaden for å legge til rette for at lokale bedrifter kan delta i anbodskonkurransar.
– Kommunen kan ikkje favorisere lokale bedrifter då det vil vere i strid med regelverket. Men vi ønskjer å motivere lokale bedrifter til å delta aktivt i anbodskonkurransar ved å informere dei, seier tidlegare innkjøpsleiar Ewa Rusting Enge i Vefsn kommune.
Vefsn annonserer lokalt og legg utlysningstekstar ut på kommunens heimeside, i tillegg til å kunngjere anbodskonkurransar på Marcel og Doffin. Kommunen brukar også Facebook for å informere. Så langt som muleg blir utlysningstekstar også sendt på e-post til lokale bedrifter.
Kommunen arrangerer kurs for aktuelle leverandørar i elektronisk tilbodslevering. I forkant av større utlysingar, arrangerer kommunen dialogmøte med bransjen eller leverandørar. Her informerer kommunen om sine behov, og får nyttige innspel frå marknaden.
Det handlingsrommet som er tillate ved bruk av dialogmøter, er gull verdt for både kommunen som oppdragsgivar og leverandørmarknaden.
Fire råd fra Vefsn kommune
- Kunngjør både små og store anbud fordi det er sunt med konkurranse. Slik kan flere i næringslivet få delta og kommunen kan få den beste prisen og beste løsningen i forhold til beskrevet krav om leveringstid og kvalitet, som ofte er de vanligste tildelingskriteriene for en avtale/kontrakt.
- Det kan være fornuftig å dele opp store anbud i delkontrakter (spesielt bygg- og anleggskontrakter), slik at mindre og lokale bedrifter får mulighet til å delta.
- Velg ikke nødvendigvis løsningen med totalentreprise eller generalentreprise slik at hovedleverandør bestemmer hvem som skal være underleverandører. Det kan gi høyere pris og færre oppdrag til lokale bedrifter.
- Generelt bør man i planleggingsfasen av en konkurranse gjøre seg kjent med det lokale/regionale markedet og i god tid informere om kommende muligheter. En lokal forhandler er ofte tilknyttet en kjede eller en større ekstern leverandør og det er derfor viktig at man minner om muligheten for et samarbeid mellom kjede og forhandler. I tillegg oppfordrer vi leverandører til å samarbeide – om så med sin argeste konkurrent – som en mulighet for å kunne bli leverandør.
Veileder om kommunale innkjøp
Oslo Economics har på oppdrag fra Distriktssenteret laget en veileder på 10 punkt for hvordan kommunene kan legge til rette for små og mellomstore bedrifter og konkurranse fra lokale leverandører:
Anskaffelsesregelverket regulerer i hovedsak gjennomføringen av konkrete anskaffelsesprosesser, og regulerer i liten grad hvordan kommunene skal innrette anskaffelsesvirksomheten sin på et overordnet plan. Dette innebærer at kommunene har stor frihet til å benytte seg av tiltak som generelt bedrer små og mellomstore bedrifter og lokale leverandørers konkurransedyktighet når det gjelder kommunale kontrakter. Samtidig er det viktig å ivareta:
- Grunnleggende prinsipper for offentlige anskaffelser, herunder forbud mot omgåelse av regelverket
- Hensyn til kommunens økonomi, det vil si ikke å tilrettelegge på en måte som gir uforholdsmessig dårligere vilkår
- Prioritere områder der tilrettelegging kan gi gevinster (for eksempel der opprettholdelse av lokalt tilbud er av stor verdi)
Når det overnevnte er ivaretatt, kan kommunen bruke en rekke grep for å legge til rette for små og mellomstore bedrifter og konkurranse fra lokale leverandører. Tiltakene listet opp nedenfor leses som en meny der ulike tiltak kan kombineres.
- Vedta anskaffelsesstrategi der utvikling av lokalt næringsliv settes som mål.
- Generell dialog rettet mot det lokale leverandørmarkedet (fysiske konferanser, leverandørdialog) – for eksempel informere om fremtidige anskaffelser, holde kurs i å levere tilbud til kommunen og offentlige virksomheter generelt og innhente erfaringer fra leverandørmarked om barrierer for å levere tilbud.
- Ha en gjennomtenkt strategi for innkjøpssamarbeid – kreve geografisk kontraktsoppdeling og/eller trekke kontrakter ut av samarbeidet for varer og tjenester der lokalt tilbud er viktig.
- Vurdere desentraliserte innkjøp – fordele innkjøpsansvar til selvstendige enheter i kommunen som i større grad kan gjøre kjøp under terskelverdier for ulike deler av anskaffelsesregelverket.
- Ha dialog med leverandørmarkedet i forbindelse med den enkelte anskaffelse (behovskartlegging, markedsdialog med et utvalg tilbydere). – for eksempel be om innspill til utforming av konkret anskaffelse, hente tilbakemelding på konkurransegrunnlag, forslag til hensiktsmessig oppdeling og krav og kriterier.
- Vurdere oppdeling av kontrakter – tilrettelegge for små bedrifter og enkeltpersoner sin mulighet til å levere tilbud.
- Være bevisst på bruk av frivillige kunngjøringer – bruke mulighetsrommet til å etterspørre tilbud fra utvalgte tilbydere.
- Forenkle anskaffelsesprosessene – for eksempel muliggjøre tilbudslevering på e-post i mindre anskaffelser.
- Bruke relevante krav og kriterier – for eksempel vektlegge responstid, service, og ikke betale reisetid.
- Gjennomføre direktekjøp i butikk når det er tillatt – for eksempel vurdere direktekjøp av jernvareartikler og matvarer.
Kilde: Oslo Economics: Kommunen som innkjøper (2022)
Sjå opptak av webinar om kommunen som innkjøpar
03 Juridisk handlingsrom
Mange lokalpolitikarar vil gjerne at kommunen handlar lokalt, fordi dei ser at lokal handel held oppe og utviklar lokalt næringsliv. Men dei er usikre på om lokale tiltak kan kome i konflikt med regelverket for offentlege innkjøp.
Lov om offentlige anskaffelser med tilhøyrande forskrift forbyr alle former for diskriminering. Kommunen kan ikkje favorisere lokale bedrifter i ein anbodskonkurranse. Det viktigaste i lova er krav om konkurranse, likebehandling, objektive kriterium for val av leverandør og eit gjennomskinleg anbodssystem.
Det er ulike innkjøpsreglar avhengig av kor stor innkjøp kommunen skal gjennomføre:
- Under 100 000 kr
Unntatt frå lova. Kommunen har lov til å inngå kontrakt direkte med ein lokal leverandør når kjøpet har ein total verdi på under 100 000 kroner eks. mva. - 100 000 – 1,3 mill. kr
Forenkla praktisering av lova. Kommunen kan velje anten open eller avgrensa anbodskonkurranse. I ein avgrensa konkurranse kan kommunen hente inn pris frå minst tre leverandørar som dei sjølv peikar ut utan offentleg utlysing. Kommunen bestemmer kriterium for val av leverandør og følgjer elles vanlege anbodsprosedyrar. Leveransen blir tildelt til den leverandøren som best tilfredsstiller tildelingskriteria. - Over 1,3 mill. kr
Omfattande krav til anbodsprosess. Innkjøp på kunngjerast på innkjøpsportalen Doffin.
Dette betyr blant anna at ein kommunal innkjøper i utgangspunktet kan gjere kjøp under 100 000 kr eks. mva. direkte, utan konkurranse.
Når det blir gjort regelmessige kjøp av varer eller tenester, må kommunen leggje saman verdien av desse innkjøpa. Innkjøpa vil då kunne kome over terskelverdien på 100.000 kr eller 1,3 mill. kr og bli omfatta av dei krava som gjeld for slike innkjøp.
Grunnleggande krav
Oslo Economics i samarbeid med Inventura har laget en juridisk utredning om kommunene sitt handlingsom, med gjennomgang av de grunnleggende prinsippene i regelverket om offentlige innkjøp.
Kommuner må følge regelverket for offentlige anskaffelser når de gjør innkjøp. Reglene følger av anskaffelsesloven (2016) med tilhørende forskrifter, særlig anskaffelsesforskriften (2016).
Når offentlige oppdragsgivere gjør innkjøp som er omfattet av anskaffelsesregelverket, skal de overholde grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
Konkurranse
Konkurranseprinsippet innebærer som hovedregel at det skal være konkurranse om alle innkjøp som omfattes av anskaffelsesregelverket.
Likebehandling
Likebehandlingsprinsippet skal sikre at alle potensielle leverandører gis like muligheter i konkurransen om offentlige kontrakter.
Forutberegnelighet og etterprøvbarhet
Prinsippet om forutberegnelighet innebærer at anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene og skal sikre åpenhet om alle stadier i prosessen.
Prinsippet om etterprøvbarhet skal ivareta leverandørenes rettsikkerhet og gjøre det mulig, både for leverandører og eventuelle tredjeparter, å sjekke om oppdragsgiveren har fulgt reglene som gjelder for konkurransen
Forholdsmessighet
Forholdsmessighetsprinsippet innebærer at offentlige oppdragsgivere skal gjennomføre anskaffelser som er underlagt regelverket på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet.
Da det ble vedtatt nye anskaffelsesdirektiver i EU, var det et sentralt formål å gi lettere tilgang til offentlige kontrakter for små og mellomstore bedrifter (SMB).
For offentlige oppdragsgivere som ønsker tilbud fra lokale bedrifter, vil det normalt vil være fordelaktig å legge til rette for at SMB kan være konkurransedyktige i den enkelte anskaffelses-prosessen. Dette vil også være legitimt etter anskaffelsesretten.
I anskaffelsesretten gjelder et forbud mot omgåelse av regelverket. Det avgjørende for om en handling rammes av forbudet mot omgåelse, er i utgangspunktet om formålet med handlingen var å omgå regelverket. Handlinger som har et legitimt formål, for eksempel oppdeling av kontrakter for å legge til rette for små og mellomstore bedrifter, rammes i utgangspunktet ikke av forbudet mot omgåelse.
Juridisk utgreiing
Du kan laste ned ein PDF av kapittel 3 i rapporten frå Oslo Economics. Der finn du heile den juridiske utgreiinga om kommunanane sitt handlingsrom.
Tar du utfordringa?
Oslo Economics utfordrar kommunane til å sjå etter korleis dei kan legge til rette for små og mellomstore bedrifter og konkurranse fra lokale leverandørar sjølv om dette kan utfordre tradisjonelt «trygge» valg:
«Handlingsrommet når det gjelder kommunale innkjøp, er større enn mange tror. Kommunene har stor frihet til å gjøre tiltak som generelt bedrer små og mellomstore og lokale leverandørers konkurransedyktighet når det gjelder kommunale kontrakter.
Tiltakene i "Veileder om kommunale innkjøp"(ovenfor) kan vurderes av den enkelte kommunen og i den enkelte anskaffelsesprosess. Selv om de overnevnte tiltakene ofte vil kunne la seg gjennomføre innenfor rammene av anskaffelsesregelverket, må det gjøres en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle.
Tiltakene kan innebære risiko. For at innkjøpere, prosjektledere og enhetsledere skal være motivert til å finne gode løsninger for å legge til rette for små og mellomstore bedrifter og konkurranse fra lokale leverandører, er det derfor ikke bare behov for et godt kunnskapsgrunnlag, men også politisk og administrativ forankring av idéen om at kommunen skal se etter muligheter til å legge til rette for små og mellomstore bedrifter og konkurranse fra lokale leverandører selv om dette kan utfordre tradisjonelt «trygge» anskaffelsesfaglige valg.»
Kilde: Oslo Economics: Kommunen som innkjøper (2022)
Spørsmål til artikkelen?
Ta gjerne kontakt med Per Kjetil Jørgensen !