Sjekkliste for politiske verksteder

Her er praktisk opplegg for å gjennomføre et slikt politisk verksted med tidsramme på 3,5-4 timer. Opplegget er utprøvd i fem distriktskommuner i Møre- og Romsdal i samarbeid med Statsforvalteren og fylkeskommunen i regionen.

Et nyvalgt kommunestyre skal vedta sin planstrategi i løpet av første år i valgperioden. I tillegg bør kommuneplanens samfunnsdel tas opp til vurdering, uavhengig av når den var vedtatt og hvilket tidsrom den gjelder for. Samfunnsdelen er det viktigste styringsdokumentet for kommuneorganisasjonen og lokalsamfunnet. Det nye kommunestyret må sikre at samfunnsplanen er tuftet på et oppdatert kunnskapsgrunnlag, og at den gir nødvendig rom og prioriteringer til å gjennomføre politikken de har gått til valg på.

Felles vurderinger og diskusjoner rundt disse to overordna plan- og styringsdokumentene kan med fordel gjøres i et politisk verksted, og aller helst i samarbeid med fylkeskommunen og Statsforvalteren. Når de regionale aktørene er med bidrar det til nye relasjoner på tvers av forvaltningsnivå, og det som utarbeides blir mer forpliktende for alle parter.

Basert på vurderingene fra verkstedet kan kommunestyret vedta både hovedinnretning på arbeidet med kunnskapsgrunnlag og planstrategi, og hvorvidt samfunnsdelen skal beholdes uforandret, eller om det skal gjøres nødvendige tilpasninger, eventuelt iverksettes en fullskala revisjon.

Hvem bør delta på et politisk verksted?

Alle faste medlemmer og varamedlemmer i kommunestyret bør delta, slik at det ikke er en mindre gruppe (f.eks. utvalgslederne eller formannskapet) som har kontakter og informasjon som andre ikke har samme anledning til å opparbeide. Det bør derfor også være obligatorisk oppmøte.

Verkstedet kan gjerne kombineres med gjennomføring av et kommunestyremøte forut eller i etterkant av verkstedet. I tillegg kan varamedlemmer i kommunestyret og politisk oppnevnte råd- og utvalg inviteres, dersom det er viktig at de får sterkere eierskap til styringsdokumentene.

Deltagelse fra andre enn de som er folkevalgt i kommunestyret må rigges slik at det ikke bryter med kommuneloven. Det vil i praksis si at de fritt kan bidra med opplysninger og redegjørelser underveis, men de skal ikke ta del i kommunestyrets drøftinger.

Sjekkliste

Roller, ansvar og forarbeid: 

  • Ordfører og kommunedirektør gjør seg kjent med ønsket resultat og gjør avklaringer med fylkeskommunen og Statsforvalteren.
  • Rigg et “kjerneteam” som møtes noen ganger for å utarbeide program og materiell for verkstedet (f. eks. ordfører, direktør, planlegger og ev. politisk sekretær. Fra Statsforvalter og fylkeskommune møter plansamordnere). 
  • Deltagere er kommunestyret med varamedlemmer, ledere og fagpersoner som kommunedirektøren ønsker å involvere, og eventuelt andre inviterte (for eksempel politisk oppnevnte råd og utvalg) 
  • Ordfører tar rollen som vert for arrangementet  
  • Sett opp en detaljert kjøreplan og innta rollen som fasilitator for gruppearbeidene 
  • Kommunedirektøren involverer planlegger, ledergruppe, politisk sekretær og ev. andre nøkkelpersoner 
  • Politisk sekretær sender en innkalling, med relevante dokumenter som vedlegg og tydelig beskrivelse av forberedelser og hvor de finner dokumenter til bruk i forberedelser. Vedlegg til innkallingen kan være planstrategi fra sist periode eller utkast til ny planstrategi, planprogram for kommuneplan eller gjeldende kommuneplan, dokumenter som anses som viktig kunnskapsgrunnlag  

Tekniske forberedelser: 

  • Rommet rigges med gruppebord med 4-5 personer pr. bord, pluss bordvert. Veiledere fra fylkeskommunen og Statsforvalteren kan ta plass ved bordene og gi støtte i diskusjonene 
  • Lydanlegg/mikrofon/teleslynge er tilgjengelig. Mikrofon-mygger til de som holder innlegg og håndholdt mikrofon til å sende rundt i plenumsdiskusjoner. 
  • Bordduker plottes i full størrelse eller skrives ut i A3-format
  • Tusjer nok til alle deltagere er tilgjengelig  
  • Bordvertene har med egen pc, med arbeidsdokument med hjelpetekst og rom for notater 
  • De regionale aktørene sørger for å samordne sine faglige innlegg. Alle som deltar bør være kjent med arbeidsformen i verkstedet, og de prinsippene det bygger på (likeverdig samarbeid, at spisset fagkunnskap settes inn i en større helhet og praksisnært lokalt perspektiv). 

Gjennomføring 

  • Det pekes ut en bordvert til hvert gruppebord, gjerne fra ledergruppa eller planleggere.
  • En person har ansvar for å samle inn notater fra bordvertene og å ta notater i plenumssesjoner i gruppearbeidene (gjerne en planlegger eller politisk sekretær)
  • Alle involverte inntar en åpen og inviterende holdning, og bidrar til en hyggelig tone og at alle opplever å være viktige bidragsytere, på like fot.
  • Ordfører har rollen som vert som åpner og avrunder verkstedet, og gir ordet til de fra Statsforvalter og fylkeskommune som skal holde innlegg. 
  • Den som fasiliterer gruppearbeidene følger opp bordvertene, innleder diskusjonsøkter og plenumssesjoner, og sørger for at tidsskjema overholdes. 
  • Deltagerne fyller ut evalueringsskjema som siste post på programmet for verkstedet [lenke til skjema] 

Etterarbeid

  • Ansvarsperson i kommunen sammenstiller notater og deler med alle involverte.
  • Kjerneteamet sørger for å evaluere både forberedelser, gjennomføring og resultater av verkstedet, som grunnlag for videre samarbeid.
  • Kommunedirektøren gjennomgår resultatene og diskuterer veivalg og videre prosesser med ordføreren, ledergruppa og andre fagpersoner internt.
  • Ordfører og kommunedirektør diskuterer veivalg og videre prosesser med fylkeskommunen og Statsforvalteren.

Kommuneloven

Folkevalgte og administrasjon bør bli enige om en god praksis for samarbeid og møtevirksomhet i sin kommune. Partene bør etablere tydelige kontaktregler for samarbeidet. Alle involverte i samarbeidet må ha tilgang til informasjon som gir dem et bevisst forhold til hvordan roller, oppgaver og ansvar er fordelt mellom partene. God praksis bør styrke demokratiet. Det gjøres ved å sikre åpenhet, innsyn og kontroll, skape tillit til offentlige prosesser og vedtak, og sikre at beslutninger ikke flyttes fra lovregulerte folkevalgte organer til andre sammenkomster.

Hvilke møter er lovregulerte eller ikke?

Kommuneloven regulerer møter i folkevalgte organer, hvor saker skal behandles i formelle former, og der alle deltakerne i organet er til stede.

At saker behandles handler ikke bare at formelle vedtak fattes, men og så utredning, forhandlinger, drøftinger og diskusjoner som leder fram til at vedtak fattes.

Det må foretas en helhetsvurdering for å avgjøre om sammenkomsten er et møte etter loven. Elementer i vurderingen kan være:

  • Hvem som kaller inn og hva som er rammene for innkallingen
  • Formålet med møtet
  • Om sakser skal behandles
  • Sakens kompleksitet og om den faller innenfor myndighetsområdet til et aktuelt folkevalgt organ
  • Hvem og hvor mange som deltar, og hvordan politiske partier er representert

 

Møter og samtaler i administrasjonen er ikke offentlige og faller utenfor møtebegrepet i kommuneloven. Det samme gjelder møter i regi av de enkelte politiske partiene. Andre eksempler på møter som ikke omfattes av loven er:

  • Rene orienteringsmøter – generell karakter
  • Faglige seminarer, kurs eller lignende av generell karakter
  • Saksforberedende opplæring – generell opplæring i et tema
  • Samlinger hvor det ikke skal behandles saker
  • Møter som ikke behandler saker og/ eller ikke er en del av en beslutningsprosess

Grensetilfeller kan være:

  • Møter hvor både administrasjon og folkevalgte deltar for å høre innbyggernes meninger
  • Møter hvor det behandler saker som gjelder andre aktører enn folkevalgte organer (for eksempel når administrasjonen oppretter arbeidsgrupper eller organer, eller når eksterne utenfor kommunen oppretter et organ og inviterer med enkelte folkevalgte inn i dette organet).

Hvordan kan administrasjonen delta i folkevalgte organer og lovregulerte møter?
Kommunedirektøren tar del i politiske møter med talerett, men uten stemmerett. Assisterende administrasjonssjef og sektorledere og andre sakkyndige kan ta del i møter, når kommunedirektøren finner dette ønskelig av hensyn til sakens opplysning. Ansatte i administrasjonen kan gi opplysninger og redegjørelser, men tar ikke del i drøftinger eller forhandlinger.

Ansatte må i direkte dialog med folkevalgte tilstrebe å:

  • Ikke la seg påvirke politisk i sin faglige utredning og saksbehandling
  • Gi alle folkevalgte lik tilgang til informasjon *
  • Ikke gi opplysninger om intern saksbehandling
  • Ikke gi uttrykk for personlige synspunkter på saker som er under behandling

* Opplysninger og svar på spørsmål som er gitt bør noteres, og kommunedirektøren kan vurdere å gjøre det tilgjengelig for øvrige folkevalgte, eller åpne for allmenn offentliggjøring