Alle forbedringsprosesser bør ta utgangspunkt i hva de du prøver å forbedre noe for mener om saken. Derfor er det lurt å starte med å spørre næringslivet hva de mener om hvor attraktiv kommunen din er å drive næring i.
Når svarene fra spørreundersøkelsen er klare, bør kommunen drøfte svarene internt. Her bør ordfører, varaordfører, rådmann være obligatoriske deltakere, i tillegg til etatsledere og næringssjefer og næringsmedarbeidere. Sett av god tid, minimum 3 timer.
Bruk litt tid på å avstemme egne oppfatninger av kommunens rolle og tjenester mot det som kommer frem i undersøkelsen. Dere vil kanskje oppleve at det dere tror er godt nok, ikke nødvendigvis oppfattes som godt nok av næringslivsledere.
Bruk svarene i spørreundersøkelsen og den interne drøftingen som et utgangspunkt for å sette i gang en forbedringsprosess med mål om å gjøre kommunen mer attraktiv for næringslivet.
Bruk næringsforum og -foreninger aktivt
I de fleste kommuner finnes lokale næringsforeninger eller -forum hvor næringslivet møtes. Invitér kommunen til et møte i et slikt forum – gjerne utenfor rådhuset – og presentér resultatene av spørreundersøkelsen og kommunens initiativ til forbedringsprosess. Det er viktig at næringslivet oppfatter at kommunen mener alvor med sitt initiativ overfor næringslivet. Kommunen bør derfor være representert med både ordfører og rådmann. Sørg for at lokal presse, gjerne lokalavisa inviteres til møtet. Det er viktig å vise åpenhet.
Bruk anledningen til å få mest mulig konkrete innspill fra næringslivet på hvordan kommunen kan bli bedre å drive næring i. Dette kan du gjøre gjennom et gruppearbeid der gruppene presenterer konkrete innspill til aktuelle tiltak. Skap aksept og interesse for å starte opp forbedringsprosessen sammen med næringslivet.
Etabler en «forbedringsgruppe» sammen med næringslivet
Bli enige om å etablere en forbedringsgruppe bestående av kommunale ledere/-næringsutviklere og representanter for lokalt næringsliv. Det er viktig at de som oppnevnes fra næringslivet ivaretar interessene både til store og små bedrifter og gründere. Gruppen bør ikke bestå for mange personer, ikke flere enn 8 – 10, gjerne halvparten fra næringslivet og halvparten fra kommuneorganisasjonen. Rådmann eller kommunalsjef bør være prosess- eller prosjektleder. Kommunens administrasjon er sekretariat. Formannskapet bør være prosess-/prosjekteier. Dette sikrer nødvendig politisk forankring og legitimitet.
Lag en forbedringsplan
Gruppen bør arbeide innenfor en tidsperiode på 2-3 måneder. Sett gjerne opp arbeidsmøter hvor deltakerne drøfter bestemte tema fra gang til gang. Ett møte kan for eksempel handle om kommunale tjenester, ett om samarbeidsformer mellom kommunen og næringslivet, osv. Inviter gjerne også noen eksterne til å belyse aktuelle tema. Vær åpen og ærlige med hverandre, og forsøk å være konkrete i forslag til forbedringspunkter.
Lag en plan som beskriver mål og tiltak som skal gjennomføres, og hvem som har ansvar for gjennomføring. Det er viktig at målene er målbare, og det bør gå frem hvordan de skal måles. Dette kan gjøres ved at det gjennomføres en ny spørreundersøkelse. Handlingsplanen bør ha en tidshorisont på 1 til 2 år.
Sørg for god forankring
Når gruppen har laget et utkast til plan, bør denne presenteres på et nytt møte med næringslivet. Bruk denne anledningen til å høre næringslivet. Her er det viktig at næringslivet opplever at tiltakene er treffer målet om å bli en mer attraktiv kommune å drive næring i.
Planen bør i siste instans legges fram for formannskapet til endelig behandling. Sørg for at alle kommunalt ansatte som er arbeider med næringsliv får eierskap til planen, og blir motiverte til å være med på å gjennomføre forbedringstiltakene.
Foreta måling og rullering
Gjør forbedring av kommunens tjenester og oppfølging av næringslivet til en kontinuerlig prosess. Gjennomfør en evaluering av forbedringsprosessen etter ett eller to år (avhengig av handlingsplanens tidshorisont). Sjekk ut graden av måloppnåelse, og om næringslivet oppfatter at kommunen har blitt mer attraktiv. Bruk denne evalueringen og nye innspill fra næringslivet og ansatte i kommunen til å lage nye mål og tiltak for neste periode.