Slik gjennomfører du en aktøranalyse
Når du jobber med prosjekter og prosesser, er det viktig å finne ut hvem som kan, bør og må være med på laget. Da er det nyttig å gjennomføre en aktøranalyse.
Hva er en aktøranalyse?
Aktøranalyse er en metode som benyttes for å systematisk kartlegge personer og organisasjoner som vil bli berørt av, og/eller som kan ha påvirkningskraft på, utfallet av en prosess. I tillegg til å bli bevisst på mulige problemstillinger som kan oppstå og hensyn som bør tas, er aktøranalysen nyttig for å se på hvem som kan, bør og må delta i en utviklingsprosess.
Når bør du gjennomføre en aktøranalyse?
- Gjerne i startfasen i en prosess som har en tydelig definert retning.
- Når du er avhengig av å få med flere aktører for å oppnå ønsket resultat.
- Når du skal utvikle strategier og tiltak for en prosess som berører en eller flere eksterne aktører.
- Avstem gjerne analysen flere ganger underveis i prosessen og mellom fasene.
Trinn 1 Forberedelser
Deltakere og organisering
Aktøranalysen kan gjennomføres på egenhånd av en prosjektleder, men vi anbefaler at en gruppe bestående av kommunens politiske og administrative ledelse og sentrale fagpersoner samarbeider om å gjøre den.
Et arbeids- eller prosjektgruppemøte er en god anledning til å gjennomføre en aktøranalyse. I tilfeller der arbeidet handler om samarbeid mellom kommune og sivilsamfunn eller næringsliv, er det lurt å invitere sentrale samarbeidspartnere fra «utsiden av rådhuset» med på drøftingen.
Den kan gjøres ved å samle folk fysisk eller digitalt. Ved fysiske møter er tusjer, gule lapper, flipover og tavle gode og velprøvde hjelpemiddel. Ved digitale møter kan nettbaserte samarbeidsverktøy som Google Docs eller Miro være gode alternativer.
Hvor mye tid du trenger til å gjennomføre hele aktøranalysen er selvsagt avhengig av tiltakets omfang og størrelse, men vi anbefaler å sette av 2 til 2,5 timer til ei slik arbeidsøkt. Dersom det er en litt større gruppe som skal gjennomføre analysen, kan det være lurt å bruke IGP-metoden.
Nettbaserte samarbeidsverktøy
Skal du gjennomføre arbeidsmøte eller verksted digitalt? Da kan det være lurt å sjekke ut disse digitale verktøyene.
IGP-metoden
IGP-metoden legger til rette for balansert dialog der alle får delta aktivt.
Trinn 2 Gjennomføring
Spørsmålene dere skal jobbe med
Ta utgangspunkt i det dere ønsker å oppnå med prosessen. Det er viktig at alle er inneforstått med og omforent om hva som er ønsket resultat. Med utgangspunkt i dette reflekterer dere deretter over følgende spørsmål og forsøker å besvare dem i fellesskap:
- Hvem har interesse av denne satsingen?
- Hvem tjener på det?
- Hvilke makt- og motkrefter finnes, og hva gjør vi med dem?
- Hvem er viktige «bjellesauer» som kan lede?
- Hvem kan, bør og må bidra?
Å drøfte og reflektere seg frem til gode svar på alle disse spørsmålene, vil hjelpe dere å få oversikt over hvem som bør involveres og hvordan. Svarene dere gir vil bidra til å avdekke hvem som har interesse av og innvirkning på utviklingsprosessen dere er i. Her vil dere også få frem hva det er viktig å være særlig oppmerksom på når det gjelder hver enkelt aktør.
Når dere har funnet fram til disse aktørnavnene, er det viktig å gå nærmere inn på hver enkelt aktør ved å besvare følgende spørsmål:
- Hvorfor vil dere ha med aktøren?
- Hvilke interesser og behov har aktøren?
- Hvilken rolle/posisjon (formelt og uformelt) har aktøren til arbeidet? Eks. hvordan kan hen hemme eller fremme prosessarbeidets fremdrift og resultat?
- Hvordan når vi, og hvordan kommuniserer vi med aktøren?
Svarene på alle disse spørsmålene danner innholdet i aktøranalysen.
Enkel aktøranalyse
En annen og enkel måte å utføre aktøranalyse på, er lage et kryss som i illustrasjonen under. Du kan enten tegne opp et slik på en tavle, eller laste ned og skrive ut.
Da får du 4 ulike aktørgrupper som inndeles slik:
- MÅ/BØR være med
- KAN være med
- KRAFT
- MOTKRAFT
Skriv inn navn på aktører som passer i del ulike gruppene. På denne måten får du lett enn enkel oversikt over aktørbildet.
Det er også mulig å lage et kryss til på den vannrette linjen, slik at du får 6 inndelinger. Slik kan du forme og utforske ditt eget aktørkart med de grupperingene som trengs for det arbeidet som skal gjøres.
Eksempel
Se eksempel på ferdig utfylt aktøranalyse.
Eksempelet viser hvordan ei styringsgruppe har brukt aktøranalyse-skjemaet til å drøfte seg frem til hvem de kan, bør og må ha med på laget for at samarbeidet med næringslivet skal bli styrket. Eksemplet er basert på en reell aktøranalyse, men alle navn er endret til fiktive navn.
Trinn 3 Etterarbeid
Planlegg kommunikasjonen
I forlengelsen av aktøranalysen, bør du planlegge hvordan du skal kommunisere med de som på ulike måter bør og må involveres i prosessen. Både den politiske og administrative ledelsen, fagpersoner og prosjektledere må være bevisst og oppmerksom på hva vi vil si, hvordan vi sier det, når vi sier det og til hvem.
Det er for eksempel viktig å være oppmerksom på hva dere som ledende personer i utviklingsarbeidet sier og gjør, og at dette kan påvirke folks oppfatning og deres motivasjon til å engasjere seg.
Det kan også være lurt å lage en enkel kommunikasjonsplan for å få systematisert kommunikasjonsarbeidet.
Veiledning og mal til en enkel kommunikasjonsplan
Les mer om hva du må tenke på når du skal lage en kommunikasjonsplan og last ned mal for utfylling slik at du har oversikt.
Din guide til vellykket prosessarbeid
I vår digitale veileder har vi samlet nyttig informasjon som gjør det enklere å lykkes med prosessarbeidet. Her finner du også lenker til flere verktøy og metoder du kan ta i bruk.