Spørreundersøkelse om plankultur
Hvis kommunen ønsker å samarbeide bedre om å nå felles strategiske mål, kan en digital spørreundersøkelse om plankultur gi nyttig informasjon.
Hva preger kulturen for å arbeide med planer i din kommune? Hersker det mistillit eller uklare skillelinjer mellom politikerne og administrasjonen? En undersøkelse om kommunens plankultur kan bidra til å styrke plankulturen i kommunen. En god plankultur øker mulighetene for å nå kommunens felles strategiske mål.
01 Forberedelse
Formål og forankring
I denne fasen handler det om at kommunens administrative og politisk ledelse er enige om hvorfor de ønsker å gjennomføre undersøkelsen, hvem som skal ha ansvaret og hvordan den skal følges opp. Hva er det ønskede resultatet av en slik prosess?
Det er viktig å skape en felles forståelse hos administrasjonen og politikerne for hva hensikten med undersøkelsen er. Dette bereder grunnen for å jobbe med funnene fra undersøkelsen og å sette inn tiltak.
Lag en plan for gjennomføring
Det er viktig å lage en plan og sette av nok ressurser til å planlegge, gjennomføre og bearbeide av undersøkelsen. Trenger dere en arbeidsgruppe som får ansvaret for undersøkelsen? Følgende punkt bør avklares:
- Hvem skal svare på undersøkelsen?
- Hvilke spørsmål skal dere ta med?
- Hvordan ivareta anonymitet
- Test spørreskjemaet
- Avklar tidspunkt for innhenting av svar
- Distribuer undersøkelsen
- Bearbeid og presenter svarene
- Følg opp med tiltak
02 Gjennomføring
Undersøkelsen bør være varslet og den bør være åpen for svar i en gitt periode, for eksempel en uke. Planlegg hvordan dere skal få inn svar fra politikere og eventuelt også fra administrasjonen. Undersøkelsen kan for eksempel legges inn som en del av et kommunestyremøte eller sendes ut i forkant av et møte. Dersom undersøkelsen sendes ut på e-post, kan ordfører kan gjerne være avsender. Send ut påminnelser hvis det er mange som ikke har svart.
03 Oppsummering av funn
Lag en samlerapport som sammenfatter svarene. Sett av nødvendig tid til å analysere de åpne svarene. Rapporten dere lager til slutt kan være i form av en powerpoint med grafisk fremstilling av svarene (diagram) og oppsummering av de åpne svarene.
04 Oppfølging og etterarbeid
Det aller viktigste med å gjennomføre undersøkelse av en kommunes plankultur, er at svarene bearbeides og diskuteres i kommunestyret, og at de innarbeides i kommunestyrets og administrasjonens utviklingsarbeid.
Velg gjerne ut noen punkt som utmerker seg som positive forsterkere av plankulturen i kommunen. Hva er vi gode på i planarbeidet? Diskuter og velg deretter ut hvilket område kommunen bør bli bedre på. Trengs det mer kunnskap og/eller deling av informasjon? Trengs det bedre strukturer? Bør man endre på møtene?
Velg gjerne ut konkrete tiltak som dere tar opp til diskusjon eller kartlegger på nytt etter en tid. For å måle effekt av tiltak, kan dere også gjennomføre hele undersøkelsen, for eksempel i slutten av kommunestyreperioden.
Trenger du råd eller veiledning?
Trenger du råd eller hjelp til å ta i bruk den digitale undersøkelsen om plankultur? Ta kontakt med en av våre rådgivere.
Hildegunn Nordtug
