SWOT-analyse

SWOT står for styrker, svakheter, muligheter og trusler. Det er et godt og allsidig strategisk planleggingsverktøy for å vise nåsituasjonen for planer eller prosjekter kommunen har.

SWOT-analyse. Basert på Store norske leksikon. Lisens: CC BY SA 3.0

SWOT-analyse er en enkel metode som har som mål å styrke kommunens innsikt i og forståelse for egen situasjon. Analysen bidrar til å avdekke sterke og svake sider, muligheter og trusler knyttet til et arbeid eller en prosess.

Dette kan du oppnå med en SWOT-analyse:

  • Kunnskapsinnhenting, medvirkning og involvering gjennom systematisk kartlegging
  • Utforskning av nye løsninger til et problem eller en situasjon.
  • Innsikt i styrker, svakheter, muligheter og trusler, av relevans i en prosess.
  • Prioriteringer og retningsvalg som styrker kvaliteten på arbeidet.

Når er det lurt å gjennomføre en SWOT-analyse

En SWOT-analyse egner seg godt i de fleste tilfeller der du trenger å skaffe deg oversikt over situasjonen du står i, gjerne i en tidlig fase. En forutsetning er at prosjektet/planen er tydelig definert.

SWOT-analysen er i tillegg anvendelig både på strategisk langsiktig nivå, for eksempel dersom du skal vurdere et prosjekt eller en prosess med overordna blikk. Men den er og anvendelig på et konkret nivå, for eksempel dersom du vil vurdere om hvordan et konkret tiltak vil slå ut på kort sikt.

Slik gjennomfører du en SWOT-analyse

En SWOT-analyse kan gjennomføres ved å samle folk fysisk eller digitalt, eller gjennom å sende ut  et spørreskjema.

Kjernen av SWOT-analysen er å stille seg selv disse spørsmålene:

  • Hva er de sterke sidene av prosjektet/planen?
  • Hva er de svake sidene av prosjektet/planen?
  • Hva er truslene/utfordringene med prosjektet/planen?
  • Hva er mulighetene for prosjektet/planen?

Svarene på alle disse spørsmålene blir innholdet i analysen. Bruk malen under til å fylle inn svarene dine.

Last ned mal du kan redigere i MS Word

Last ned mal du kan redigere i ODT

Last ned mal du kan printe ut og skrive på

Her kan du se et eksempel på en utfylt SWOT-analyse.

Eksempler på styrker, svakheter, muligheter og trusler
Det fins mange ulike tema å tenke gjennom når du skal fylle inn SWOT-analysen. Her er noen eksempler.

Styrker

  • Fordeler med plan/prosjekt
  • Fortrinn og unike egenskaper
  • Ressurser & mennesker
  • Beliggenhet og geografi
  • Kultur, holdninger, oppførsel
  • Ledelse
  • Verdier

Svakheter

  • Ulemper med plan/prosjekt
  • Manglende konkurransefordeler & evner
  • Egne kjente svakheter, omdømme og «rykter»
  • Ulemper ved beliggenhet og geografi
  • Manglende ressurser
  • Ledelse

Muligheter

  • Muligheter for plan/prosjekt
  • Trender, mottrender, teknologisk utvikling og innovasjon
  • Nye sjanser, situasjoner, kunnskap og partnerskap (frivillighet, næringsliv, innbyggere, internt i administrasjon m.fl.)
  • Geografi, naturgitte fordeler

Trusler

  • Uoverstigelige hindringer
  • Lover, regler og politiske føringer
  • Miljømessige effekter
  • Manglende kapasitet og ressurser til å gjennomføre plan/prosjekt
  • Ressurstilgang: økonomi, tid, kompetanse o.l
  • Manglende forankring og eierskap i f.eks. kommunestyret/ledelsen/innbyggere

Fysisk gjennomføring

Ved fysiske møter er tusjer, penner, gule lapper, tavle og utskrifter av SWOT-malen gode og velprøvde hjelpemidler.

Dersom dere er en litt større arbeidsgruppe (flere enn 6-8 personer), kan det være lurt å legge opp arbeidet etter individ, gruppe, plenum: IGP-metoden.

Under er et forslag til hvordan du kan legge opp en slik arbeidsøkt. I forslaget er det tenkt at arbeidsgruppen er delt i mindre grupper med for eksempel 3-4 personer i hver.

  1. Definer tydelig planen eller prosjektet som skal analyseres
  2. Møteleder leder deltakerne gjennom programmet, og forklarer SWOT og fremgangsmåte.
  3. Del ut SWOT-mal. Benytt A4 ark dersom hver enkelt deltaker skrive inn selv. Bruk store ark (A3 +) dersom flere samarbeider. Tegn eventuelt opp en matrise på store flipover-ark eller på en tavle om du har.
  4. La deltakerne først reflektere på egenhånd og fylle ut de 4 feltene i SWOT-malen.
  5. Hver gruppe ser på forslagene sine i lag, og slår sammen eventuelle like forslag.
  6. Hver gruppe prøver å bli enige om en prioritert liste over punkter i SWOT-malen, og presenterer til slutt analysen sin i plenum.

Etter gjennomføring samler prosjektleder inn alt av notater, ark og lignende. Ta eventuelt bilder av alle tavler og gule lapper.

Fysisk involvering er erfaringsmessig den beste måten å gjennomføre en SWOT på i utviklingsarbeid.

Digital gjennomføring

SWOT kan også gjennomføres via video, for eksempel på Teams eller Zoom. Om du vil gjennomføre på video kan det være lurt å være to, en møteleder og en som tar seg av alle tekniske ting. Da kan møteleder konsentrere seg om den faglige gjennomføringen.

Ved digital gjennomføring er det også en del forberedelser det er viktig at dere gjør i forkant. For eksempel kan det være lurt å legge til rette for at deltakerne på videomøtet kan bruke digitale grupperom når de skal samarbeide i mindre grupper.

Mer om digitale grupperom i Teams

Digitale grupperom, såkalte breakout rooms, er en måte å dele deltakerne i et videomøte inn i to eller flere mindre grupper. Gruppene kan settes opp under selve videomøtet, eller du kan sette opp gruppene i forkant av møtet. Det er kun møtearrangør som kan sette opp slike grupperom.

Slik setter du opp digitale grupperom i Teams.

I tillegg er det viktig å legge til rette for digitale samarbeidsverktøy, som deltakerne kan jobbe samtidig i. For eksempel kan du lage klar SWOT-malen i Office 365, Google Docs eller Miro. Lenker til disse kan deles i chat eller mail til hver enkelt deltaker.

Mer om nettbaserte samarbeidsverktøy
Det fins flere ulike digitale samarbeidsverktøy, og de fleste kommer i både gratis- og betalingsversjon. Verktøyene er gjerne lagt opp slik at du må lage deg en brukerkonto for å kunne opprette de ulike dokumentene eller arbeidsflatene du vil bruke. Etter at du har opprettet disse, kan du som regel invitere brukere til samarbeid uten at de trenger å opprette konto.

Her er noen eksempler:

Google Docs: Verktøyet lar deg opprette og dele et tekstdokument som du kan skrive i på samme måte som f.eks MS Word. Flere personer jobbe samtidig i samme dokument – fra hver sin PC, nettbrett eller til nød mobiltelefon. Passer fint dersom for eksempel dere skal samarbeide om tekst.

Miro: Verktøyet lar deg opprette digitale tavler – såkalte boards – som du kan skrive på, henge opp digitale gul-lapper, tegne opp piler, figurer, tekstbokser og lignende. Flere personer jobbe samtidig i samme dokument – fra hver sin PC eller nettbrett. Passer fint til for eksempel idémyldringer.

Det fins flere verktøy som ligner på Miro – for eksempel Mural eller Padlet.

Husk at det er du selv som sluttbruker som er ansvarlig for å sette deg inn i de brukervilkårene som hører til de ulike verktøyene.

For å spare tid og hodebry, kan det være lurt å dele inn deltakerne som skal være i de digitale arbeidsgruppene på forhånd. Det kan og være lurt å på forhånd plukke ut en gruppeleder for hver gruppe, som har ansvaret for å skrive ned tankene i samarbeidsverktøyene, og presentere forslagene i plenum. Etter møtet samler arrangøren all informasjon og lagrer dokumentene på en trygg plass.

Utover dette kan selve arbeidsøkta gjennomføres mer eller mindre på samme måte som ved et fysisk møte eller arbeidsverksted. Her er et forslag:

  1. Inviter til et videomøte med en strukturert agenda.
  2. Definer planen/prosjektet som skal analyseres tydelig.
  3. Møteleder leder deltakerne gjennom programmet, forklarer SWOT og fremgangsmåte.
  4. Teknisk ansvarlig sender deltakerne inn i breakout rooms
  5. La deltakerne først reflektere over hva de kan fylle ut i de 4 feltene i SWOT-malen på egenhånd
  6. Hver gruppe ser på forslagene sine i lag, og fyller disse inn i et felles digitalt samarbeidsverktøy. Slå eventuelt sammen like forslag.
  7. Hver gruppe prøver å bli enige om en prioritert liste over punkter i SWOT-malen, og presenterer til slutt analysen sin i plenum. Teknisk ansvarlig kaller gruppene tilbake fra sine breakout rooms for denne plenumsseansen.

Dersom du føler deg litt usikker på en slik digital gjennomføring, kan det være lurt å kjøre en generalprøve der du får testet om alt fungere som det skal.

Gjennomføring med spørreundersøkelse

Det er også mulig å gjøre en SWOT-analyse gjennom å sende ut en spørreundersøkelse. Å bruke et spørreskjema gir færre muligheter til samspill mellom deltakere og arrangørene, men det gir stor fleksibilitet. Deltakerne kan besvare undersøkelsen når det passer dem best.

Gjennomføring

  1. Opprett spørreundersøkelse på Microsoft Forms, Google Forms eller andre spørreundersøkelsesverktøy. Spørreundersøkelsene kan gjerne settes med kommunen sin logo og profilfarger.
  2. Skriv introduksjonstekst der du definer planen/prosjektet som skal analyseres tydelig.
  3. Skriv inn spørsmålene
    1. Hva er de sterke sidene av planen/prosjektet?
    2. Hva er de svake sidene av planen/prosjektet?
    3. Hva er mulighetene av planen/prosjektet?
    4. Hva er truslene/utfordringene av planen/prosjektet?
  4. Avslutt spørreundersøkelsen med å takke alle som har tatt seg tid til å svare ut spørreskjemaet.

Sett en frist på å gjennomføre spørreundersøkelsen på 2-3 uker.

Husk på at all eventuell behandling av persondata skal være i henhold til personvernregelverket.

Distribusjon av spørreundersøkelsen

Det er mange måter å spre et spørreskjema på. Rendalen kommune delte sin undersøkelse på kommunens hjemmeside, Facebook-side, gjennom andre Facebook-grupper, utskrifter, næringsforeningen, e-poster og via jungeltelegrafen. Det er naturligvis viktig å få delt lenken til målgruppen(e) det gjelder. Det kan være lurt å lage en enkel kommunikasjonsplan for å få system på arbeidet med å spre spørreundersøkelsen.

Eksempel fra Renalen kommune

I dette eksempelet har Rendalen kommune brukt Microsoft Forms til å gjøre en SWOT-analyse som en del av arbeidet med å revidere Strategisk Næringsplan. Skjemaet kan dupliseres og endres til eget bruk.

Spørreundersøkelsen inneholder noen spørsmål om involvering og medvirkning, slik at det var mulig å kartlegge hva deltakerne kan bidra med. Denne spørreundersøkelsen har flere åpne spørsmål. Lukkede spørsmål kan også brukes, men det krever generelt mer forarbeid. Fordelen med lukkede spørsmål er at det er lettere å måle og sammenstille svarene, spesielt hvis det er mange som svarer ut spørreskjemaet.

Hva gjør du med informasjonen du har fått inn

Har du gjennomført SWOT-analysen fysisk, bør du samle inn alle svar og forslag (gule lapper, flipoverark og o.l) og systematisere disse for eksempel i et Excel-ark. Dersom du har gjennomført analysen ved hjelp av et spørreskjema, kan du som regel eksportere alle svar direkte til Excel.

Du kan deretter gå gjennom svarene og slå sammen svar som er like, og skaffe deg oversikt over forslag som blir gjentatt av flere ulike deltakere. Slik kan du identifisere fellesnevnere som kan hjelpe deg til å peke ut retning for det videre arbeidet.

Om du vil visualisere hvilke innspill som går mest igjen, kan du lime alle forslagene inn i en ordsky-generator.