Prosessledelse og prosessplanlegging

En god prosess handler om god ledelse og planlegging. Det kan virke tidkrevende, men det er vel verdt investeringen: Gjennomføringen blir trygg og stødig, og det er større sjangse for at dere oppnår det dere ønsker med prosessen.

En prosess er i sin enkleste forstand en bevegelse fra én tilstand til en annen: En systematisk rekke av aktiviteter som tar dere fra der dere er til der dere ønsker å være. Med prosess mener vi her prosesser som er en del av arbeidet kommunen gjør for å utvikle lokalsamfunn som er attraktive å bo i eller å besøke. Vi kaller det gjerne også utviklingsprosess.

Videre er en prosess gjerne delt inn i 3 faser. Først en innsiktsfase der vi skal finne ut hvor vi er. Så en konkretiseringsfase der vi prøver å finne ut hvor vi vil. Til slutt en gjennomføringsfase der vi prøver å komme oss dit. Disse fasene kan oppsummeres med spørsmålene:

  • Hvor er vi?
  • Hva vil vi?
  • Hva gjør vi?

En prosess kan gå over lang tid, for eksempel når en kommune skal lage en ny samfunnsdel til kommuneplanen, eller utvikle et større geografisk område med både boligbygging og næringsaktivitet. En prosess kan også vare i kort tid – for eksempel i form av et møte, et arrangement eller et arbeidsverksted. Prinsippet er likevel det samme: En prosess er en systematisk rekke aktiviteter og tiltak på veien fra der dere er til der dere ønsker å være.

Det følgende innholdet bygger på erfaringer fra en rekke utviklingsprosesser i distriktskommuner, og tar utgangspunkt i plan- og utviklingsemner fra NMBU ved Susan Brockett.

Prosesser trenger kontinuerlig ledelse og oversikt

En prosess består ofte av mange deler, aktiviteter og aktører. Alt dette kan det noen ganger være lett å miste oversikten over. Uoversiktlige prosesser kan være vanskelige å jobbe med, og det kan bidra til at de som jobber med prosessen kan føle seg usikre når de skal prioritere hvordan de skal gå fram for å nå målene sine. For å unngå dette, er det svært viktig å bruke god tid på å planlegge prosessen godt – både i starten av prosessen og underveis.

Husk at planegging er noe som skjer gjennom hele prosessen, ikke bare i starten.

Gode prosesser kjennetegnes gjerne av at de som jobber med den greier å trekke i samme retning. Derfor er det viktig med god prosessledelse. Å lede en prosess er noe som krever litt trening. Å være trygg i rollen som prosessleder, handler gjerne om å ha oversikt over hva som skal gjøres når, og med hvem. Til mer tid en bruker på å planlegge prosesser godt, jo tryggere blir de involverte i rollen.

Kom dere dit dere vil med god planlegging

Vi setter sjelden i gang med å bygge et hus uten å ha hustegninger og en god forståelse for hvordan vi ønsker at huset skal bli! Det er også sjelden at du bygger et hus helt på egenhånd

Litt på samme måte kan du tenke om utviklingsprosesser i en kommune: Du må gjennomføre mange ulike aktiviteter, og du må involvere mange ulike aktører. Det kan være fristende å bare peise på og komme i gang med byggingen, men det absolutt klokeste er å legge tid og krefter ned i god planlegging. Heldigvis har folk bygd hus før, og det finnes arbeidsmetoder og verktøy som er velprøvde og effektive.

En god plan gir en god prosess

En prosessplan er et veikart som viser bevegelsen fra der dere er til dit kommunen ønsker å være. Prosessplanen hjelper deg å få oversikt over prosessen, de aktivitetene den skal inneholde og hvilken rekkefølge de kommer i. I tillegg gir prosessplanen oversikt over hvor mye tid du har til rådighet, og hvilke aktører du må involvere.

Bruk god tid på å planlegge prosessen. Da er det langt større sjanse for at dere kommer fram til resultatet dere ønsker. Planleggingen av prosessen er også en gylden mulighet til å samle alle som skal jobbe med prosessen rundt samme mål. Derfor er det viktig å være flere i lag om planleggingen, da dette i seg selv bidrar til å kvalitetssikre prosessen og til at alle drar i same retning.

Prosessplanen er også et verktøy du må ha med deg i det daglige prosessarbeidet. Ta den gjerne fram og del den, eller gå gjennom den med alle som er involverte i prosessen der det passer seg.

God prosessplanlegging handler om å fylle ut prosessplanen med alt som trengs for å få oversikt. En god prosessplan gir den tryggheten som trengs for å gjennomføre de ulike aktivitetene i prosessen på en god måte. En god plan gir en god prosess – og en god prosess gir et godt resultat! Slik sett er prosessplanlegging og prosessledelse to sider av samme sak.

Vi har laget en mal for prosessplan – her finner du den.