Gjestebud

Gjestebud er en enkel metode for medvirkning. Innbyggerne kan i stor grad styre den selv, og den er godt egnet til å få inn innspill og synspunkter.

Gjestebud-metoden går i korte trekk ut på at det ikke er kommunen, men såkalte gjestebud-verter som inviterer innbyggere til å diskutere et tema eller en problemstilling. En vert kan være hvem som helst av innbyggerne som selv ønsker å være det. Verten kan selv bestemme om hen vil invitere hjem til seg selv, til en kafé, en spasertur eller over lunsjbordet.

Under gjestebudet kan deltakerne dele et enkelt og hyggelig måltid sammen, og snakke om et tema i uformelle og kjente omgivelser. Gjestebud-metoden brukes til å skape en trygg møteplass som får folk i tale. Siden gjestebudet finner sted i en uformell atmosfære, er det gode muligheter for at deltakerne slapper av og deltar aktivt i dialogen. Slik kan du få mobilisert enda flere av kommunens innbyggere, og du får gjerne flere og bedre innspill og synspunkter.

Gjestebud-metoden er spesielt nyttig dersom du ønsker å jobbe målrettet med svært spesifikke grupper. Dersom du vil høre fra for eksempel familier med barn i skolealder eller personer med innvandrerbakgrunn, så kan du målrettet rekruttere verter som er i denne gruppen.

Slik bruker du Gjestebud-metoden

Gjestebud krever litt forberedelse fra kommunen. Du må blant annet:

  • Velge tema og lage spørsmål.
  • Lage instruksjoner til vertene og opplegg for dokumentering og innsending av innspill.
  • Rekruttere verter – en vert per gjestebud.

Velg tema, lag spørsmål

Det er viktig å tenke gjennom hvilke tema du vil skal tas opp på gjestebudene, og hva dere vil få innspill på fra deltakerne. I lys av hva kommunen vil finne ut mer om, utformes spørsmål som gjestebudvertene drøfter med deltakerne. I tillegg til spørsmålene, er det lurt å utforme en liten instruks til hvordan verten skal samle inn og notere innspillene.

Eksempel på spørsmål og innsending av svar og innspill

Høsten 2021 brukte Fjord kommune Gjestebud-metoden da de hadde kommuneplanens nye samfunnsdel ute på høring. Kommunen ville gjerne at gjestebudvertene skulle samle inn generelle tilbakemeldinger og innspill til planutkastet. I tillegg ønsket de at deltakerne diskutere følgende spørsmål:

  • Kva er det beste med å bo i Fjord kommune?
  • Kva skal til for at det blir endå bedre å bo her for di aldersgruppe?
  • Kva er dei tre viktigaste tiltaka å prioritere i åra framover?
  • Korleis skaper vi dei gode møteplassane?
  • Samfunnet har store klima og miljøutfordringar, korleis kan vi i Fjord møte denne utfordringa?

Etter at gjestebudet var ferdig, kunne verten sende innspill og svar enten via et dedikert skjema på kommunen sine nettsider, eller på e-post til kommunen.

I 2019 ønsket Arendal kommune i forbindelse med en planprosess svar på blant annet følgende spørsmål:

  • Hva liker du best med Arendal?
  • Hva kan kommunen gjøre for at Arendal skal utvikle seg i den
    retningen du ønsker?
  • Hvem tror du må være med for å realisere mål og drømmer du har
    for Arendal?

I tillegg til spørsmålene, sendte Arendal kommune med en instruks til vertene om å diskutere ett og ett spørsmål om gangen og notere ned svar fortløpende. Svarene kunne vertene sende inn på e-post til kommunen med «Ny kommuneplan-gjestebud» i emnefeltet.

Rekruttere verter

Når du har forberedt gjestebud med spørsmål og instruksjoner, kan du gå i gang med å rekruttere verter. For å finne ut hvem som bør være verter, kan du for eksempel gjennomføre en aktøranalyse.

Du kan gå ut bredt og rekruttere verter, for eksempel på kommunens hjemmeside eller Facebook-side. Andre mer direkte metoder kan være å henvende seg til lag eller foreninger, eller rett og slett ta direkte kontakt med potensielle verter og spørre om de kan tenke seg å være med.

Fjord kommune og Arendal kommune laget begge enkle informasjonsskriv som inneholdt alt gjestebudvertene trengte å vite for å gjennomføre. Slike enkle informasjonsskriv er nyttige, spesielt i arbeidet med å rekruttere verter.

Se informasjonsskriv Fjord kommune

Se informasjonsskriv Arendal kommune

Verten inviterer og gjennomfører

Når du har rekruttert gjestebudverter, bør du gi dem noen enkle tips på hvordan de kan invitere deltakere til gjestebud. Dette kan du gjøre for eksempel ved å skrive forslag til invitasjonstekst som vertene kan sende til potensielle deltakere. Da blir det enkelt for vertene å invitere f.eks. via e-post til venner og kjente. Gjestebudvertene kan selv bestemme hvem de vil invitere.

Eksempel på invitasjonstekst hentet fra Fjord kommune:

«Hei, [navn]. Eg vil invitere til gjestebod. Fjord kommune har laga utkast til ny samfunnsdel, og ønsker innspel frå deg og meg. Vi er oppfordra til å kome med tilbakemeldingar. Håper du vil kome (stad, dato, klokkeslett)».

Gjestebudverten står fritt til å bestemme hvor gjestebudet skal finne sted. Det kan skje hjemme hos verten, på en kafé, over lunsjbordet eller mens de går en tur.

Du kan også la det være opp til gjestebudverten å bestemme hvordan hen vil gjennomføre gjestebudet. Likevel kan det være lurt å legge ved noen forslag til de vertene som ønsker råd til hvordan de skal gå fram. Et godt råd er å la deltakerne først tenke gjennom spørsmålene noen minutter på egenhånd, før diskusjonen starter. Du kan også bruke IGP-metoden.

Husk å informere om veien videre etter Gjestebud

Når innbyggere deltar på Gjestebud, oppstår det gjerne en forventning om hva som kommer til å skje videre med innspillene de har kommet med. Denne forvetningen hos innbyggerne er det viktig å følge opp, og derfor lurt å lage et opplegg informasjon om hvordan innspillene vil bli brukt.

Du kan for eksempel lage klart et kort infoskriv om hvordan innspillene vil bli brukt videre, som gjestebudverten kan sende med deltakerne etter at de er ferdige. Eventuelt kan du publisere informasjon om veien videre på kommunens nettsider, som for eksempel Salangen kommune har gjort.

Kontaktinformasjon

Ingrid Helene Frantzen
Kommune- og samfunnsplanlegger, Salangen kommune
[email protected]
+47 979 69 043

Instruksjoner og innspill i samme skjema – eksempel fra Salangen kommune

Da Salangen kommune i Troms og Finnmark skulle involvere innbyggerne i et stedsutvklingsarbeid i Sjøvegan sentrum, valgte de Gjestebud som innspillsmetode.

Kommunen la både instruksjoner til hvordan Gjestebud kan gjennomføres, og opplegg for innsending av innspill i ett og samme skjema i Microsoft Forms. Dermed ble både instrukser og innsamling av innspill samlet på en og samme lenke, som for eksempel kan sendes ut på e-post, sms, via kommunens hjemmeside eller andre kanaler på sosiale medier.

Dette bidro til å gjøre arbeidet med både rekruttering av verter, og innsamling av innspill enklere.

Her kan du se og kopiere skjemaet som ble brukt i Salangen.

Etter at innspillene var samlet inn, ble disse delt i form av ordskyer på kommunens stedsutviklingsside. I tillegg lå hele undersøkelsen tilgjengelig i eget dokument.

Digital gjennomføring

Det er naturligvis også mulig å invitere til en digital utgave av gjestebud – for eksempel på Teams, Zoom, Google Meet eller andre videomøteplattformer. Dersom en gjennomfører digitalt, kan verten notere og dokumentere i et delt dokument – for eksempel på Google Docs, slik at alle som deltar på møtet også kan se notatene og bidra til dokumentasjonen.

Mer om nettbaserte samarbeidsverktøy
Det finst flere ulike digitale samarbeidsverktøy, og de fleste kommer i både gratis- og betalingsversjon. Verktøyene er gjerne lagt opp slik at du må lage deg en brukerkonto for å kunne opprette de ulike dokumentene eller arbeidsflatene du vil bruke. Etter at du har opprettet disse, kan du som regel invitere brukere til samarbeid uten at de trenger å opprette konto.

Her er noen eksempler:

Google Docs. Verktøyet lar deg opprette og dele et tekstdokument som du kan skrive i på samme måte som f.eks MS Word. Flere personer jobbe i samtidig i samme dokument – fra hver sin PC, nettbrett eller til nød mobiltelefon. Passer fint for eksempel dersom dere skal samarbeide om tekst.

Miro. Verktøyet lar deg opprette digitale tavler – såkalte boards – som du kan skrive på, henge opp digitale gul-lapper, tegne opp piler, figurer, tekstbokser og lignende. Flere personer jobbe i samtidig i samme dokument – fra hver sin PC eller nettbrett. Passer fint til for eksempel idémyldringer.

Det finst flere verktøy som ligner på Miro – for eksempel Mural eller Padlet.

Husk at det er du selv som sluttbruker som er ansvarlig for å sette deg inn i de brukervilkårene som hører til de ulike verktøyene.

Når passer det å bruke Gjestebud?

Gjestebud er en metode som fungerer godt til de fleste situasjoner der du skal hente innspill og synspunkter fra innbyggerne. I situasjoner der dialog og samtale er viktig for å få  gode innspill er gjestebud ekstra godt egnet. Spesielt som et alternativ til tradisjonelle folkemøter – som kanskje ikke alle innbyggere er komfortable med å oppsøke og delta aktivt på – kan gjestebud passe fint.