Verktøykasse for innbyggarinvolvering

Det kjem svært mykje godt ut av at innbyggjarane i ein kommune er med på å planlegge framtida. I denne teksten finn du verktøy og dømer på korleis dette kan bli gjort.

Å innvolvere innbyggarane i kva kommunen driv med har mange positive effektar:

  1. Du får meir kunnskap og kan ta meir treffsikre avgjerder.
  2. Det vert lettare å iverksette politiske vedtak.
  3. Det bidreg til medansvar, mobilisering og frivilligheit.
  4. Det skapar tilhøyrsle, identitet og fellesskap.
  5. Du kan rekruttere til politikken.

Her er det samla nokre verktøy som kan vere til hjelp for å sikre at innbyggarane får medvirke i det kommunen driv med.

Verktøya er henta frå Steinkjer og Sogndal kommune sine prosjekt då dei dreiv innbyggarmedverknad for å forme ny samfunnsdel. Her kan du lese om Steinkjer sitt Bolystteam og Sogndal sin medverknadsprosess.

IGP-metoden

Ein metode mange kjenner er IGP. IGP står for Individ Gruppe Plenum, og er ein måte å strukturere gruppearbeid på.

Gjennom å «tvinge» deltakarar til å tenke gjennom og skrive ned eigne innspel før noko vert sagt høgt, unngår ein at nokon tek styringa eller at bordet fangar ordet. Alle som deltek må bidra med eigne meiningar og syn på saka.

I – individuell refleksjon

Alle deltakarane skal i ein periode (t.d. 2 minutt) notere sine eigne meiningar og refleksjonar om saka som ligg på bordet.

G – gruppeframlegg

Ordstyrar ber deltakarane kring bordet komme med eitt og eitt forslag dei har notert seg. Ordstyraren noterer dette ned, og sørgar for at ein ikkje bruker for mykje tid før ein går vidare. Etter forslaga er lagt fram, kan gruppa drøfte sentrale synspunkt eller finne ei prioritert rekkefølgje av framlegg.

P – plenumsframlegg

Etter tida er omme, reiser kvar av ordstyrarane seg etter tur og legg fram gruppa sine synspunkt. Dette vert samla av møteleiar og teken med vidare.

Ei gruppe i Sør-Aurdal kommunestyre jobbar med oppgåver med IGP-metoden. Her er ein ordstyrar og skriv ned det gruppa diskuterer for å ta det opp i plenumsrunden.
Foto: Josef Benoni Ness Tveit

Gruppearbeid til lokale folkemøter

Last ned mal for oppgåveark i PDF. Last ned mal oppgåveark oppgåveark i MS Word.docx.

Desse oppgåvearka er utvikla for å bruke i møter arrangert som gruppearbeid. Denne metoden er meir ressurskrevjande enn t.d. eit vanleg folkemøte eller idemyldring. Likevel opnar den for meir grundige og gjennomarbeidde innspel, samt at ein i større grad slepp til alle stemmer i rommet.

Oppgåvearka er delt i to slik at deltakarane kan foreslå både langsiktige investeringstunge forslag, og tiltak som kan gjerast med det same gjennom redirigering av ressursar eller ein annan måte å gjere ting på.

IGP-metoden kan gjerne nyttast her for å vere endå meir sikker på at alle stemmer slepp til.

  • Gruppene bør ikkje vere større enn 6 personar, for å sikre at alle får nok taletid.
  • Du kan ha ein ordstyrar i kvar gruppe, dette bør i so fall vere ein nøytral person.
  • Møteleiar eller andre opnar med å leggje grunnlaget for diskusjonen.
    • Møtedeltakarane bør vere på same side om kva ein vil oppnå med møtet. Det kan du gjere gjennom at alle kjenner utviklingstrekk, premiss og utfordringar ein står overfor.
  • Gruppene bør få ei oppvarmingsrunde med ei enkel oppgåve som opnar for å bruke fantasien.
    • Eit døme for utvikling av samfunnsplan er «Skriv ei medieoverskrift om kommunen som står på trykk om 10 år».
  • Om du nyttar IGP, jobbar deltakarane både individuelt og gruppevis med oppgåvearka.
  • Mellom kvar oppgåve kan møteleiar be ein frå kvar gruppe, eventuelt ordstyrar, kort samanfatte gruppa sine innspel. Dette kan sløyfast om du må spare tid.
    • Møteleiar eller sekretær noterer kva gruppene legg vekt på som det viktigaste
  • Du bør avslutte med ein plenumsrunde og oppsummere nokre av punkta som er komne fram, samt opne for evaluering av arbeidet.

Etter eit slikt møte vil du sitje att med mykje papir og lappar som treng reinskriving. Dette kan vere ressurskrevjande, men gjev gode resultat.

Last ned døme på oppgåver til lokalt innspelmøte frå Sogndal – powerpoint presentasjon

Last ned døme på oppgåver til lokalt innspelsmåte frå Sogndal – PDF

Lokalt innspelmøte på Kaupanger i Sogndal kommune hausten 2020.
Foto: Josef Benoni Ness Tveit

Heildigital intern medverknad

Steinkjer kommune nyttar spørreskjema i Microsoft Teams for å hente inn meiningar frå kommunalt tilsette. Oppgåvene og arbeidsstrukturen er bygd opp på same måte som gruppearbeida for lokale folkemøter skildra over.

Oppgåvene i Steinkjer kommune sitt skjema er forklarte slik at einheitsleiarar skal kunne halde møter og samle innspel utan at nokon frå planavdelinga treng vere til stades.

Kommunen gjorde oppgåver digitalt tilgjengeleg med forklarande tekst og gav leiarane for tenesteeiningane saman med tillitsvalde og verneombod ansvar for å gjennomføre arbeidet.

Slik sparar du ressursar og opnar for at einingar kan ha møter når det passar dei, og dermed få so mange innspel som mogleg.

Stenkjer kommune brukar eit Microsoft Forms skjema, som er greit å jobbe med om du er vand med Microsoft Teams. Skjemaet kan dupliserast slik at du kan gjere eigne endringar i det.

Medverknad i skulen

Litt på samme måte som for tilsette i kommunen, kan spørreskjema nyttast for å få innspel frå skuleelevar. Steinkjer sendte ut eit skjema til alle klassar frå og med fjerde klasse til og med vidaregåande. Skjemaet kan dupliserast med tanke på å gjere endringar.

Tidsplan for innovasjonsarbeidet til elevråda i Steinkjer. Her inn du grafikken og forklaringar.

Også her var det behov for nokon som leia møtene, og det vart elevrådsrepresentantar og kontaktlærarar for elevråda som fekk ansvar for å legge til rette.

Elevane fekk jobbe ekstra med dei globale berekraftsmåla, og Steinkjer opplevde å få over hundre svar og sa seg veldig nøgd med det.

I tillegg til å samle inn infoen frå desse møta kringom på skulane, fekk elevråda arbeide vidare med prosjektet. Dei tok med seg innspela frå skulane til ein innovasjonscamp på rådhuset. Campen er basert på eit program frå Ungt Entreprenørskap der ungdom skal jobbe målretta med ei problemstilling og skal leggje fram konkrete forslag til løysingar.

Her arbeidde dei med oppgåver liknande slik som er skildra i dei to førre verktøya. Dei arbeidde etter IGP, og kom fram til konkrete løysingar for framtida.

Ungdomane vart spesielt utfordra på berekraftsmåla og nytta dei i refleksjon kring kommunen si framtid og den idéen/løysinga dei har vald seg ut.

Etter å ha vald ut ein idé og arbeidd vidare med korleis den kan bli realisert, delte alle gruppene sin eigen idé i pleunum. Desse idéane vart skrive inn i eit Microsoft Forms-skjema, som også kan kopierast.

Her finn du ei nærare skildring av arbeidsprosessen

I Sør-Aurdal kommune vart ungdommar samla i eit ope møte med gruppearbeid i samband med utviklinga av ny samfunnsdel.
Foto: Roar Werner Vangsnes

Framtidsverkstad for 5.-klassingar

5.-klassingane hadde kreative og praktiske øvingar mellom arbeidsoppgåvene, som det å byggje eit tårn av papir.

Ungt Entreprenørskap har laga programmet SMART for å stimulere elevar i barneskulen til å jobbe kreativt med problemløysing. Då Namsos, Namdalseid og Fosnes skulle bli éin kommune i 2020, skulle dei også utvikle ein ny samfunnsdel. Dei fekk då hjelp av Ungt Entreprenørskap Trøndelag til å tilpasse SMART til å gje innspel til samfunnsplanlegginga.

  • På byrjinga av økta var den politiske leiinga innom. At ordførar eller varaordførar poengterte for elevane at dei skulle til med eit viktig arbeid hadde veldig god effekt.
  • Ungt Entreprenørskap innleia med opplegget for dagen.
  • Kreativ øving der elevane samarbeidde og tenkte kreativt for å bygge papirtårn.
  • Arbeidsøkt i grupper med eit ope spørsmål, denne gong Trur du mykje vert annleis enn i dag då kommunane vert éin?
  • Gjennomgang av nokre av svara i plenum
  • Pause
  • Ny arbeidsøkt følgd av ei kreativ øving, og tredje og siste arbeidsøkt.
  • Elevane fekk etter dagen var over høve til å evaluere verkstaden

Alle innspel som kom fram i verkstadane på dei ulike skulane vart samla uvekta i eit dokument og levert til kommunen for reinskriving og bruk i kommuneplanen.

Last ned rapporten frå prosjektet i Namsos.

Å få med dei minste

Til og med dei som ikkje er byrja på skulen kan vere med på å forme framtida i sitt eige lokalsamfunn.

Steinkjer kommune har laga eit skreddersydd opplegg til 5- og 6-åringar for å få innspel til samfunnsplanen.

Opplegget er kort og kan gjennomførast på tjue minutt. Det kan sendast til barnehagar og late dei tilsette gjennomføre det då det høver dei.

Skjermdump av ein reportasje Steinkjer-Avisa skreiv om medverknaden i barnehagen.

Dei tilsette i barnehagen skriv ned det ungane pratar om og sender dette attende til kommunen for reinskriving slik at det kan nyttast vidare.

Innbyggarundersøking

Innbyggarundersøkingar er eit verktøy som kan gje meir informasjon enn om du kun har statistikk som ligg ope tilgjengeleg. Ei undersøking kan gje innblikk i innbyggarane si oppfatning av nærmiljøet, kommunale tenester og kva som engasjerer dei.

Steinkjer kommune har ved fleire høve køyrd prosjektet Folkestemmen. Orkland, Verdal og Ålesund har også gjennomført undersøkinga. Det er ei stor spørjeundersøking med tyngd på å engasjere innbyggarane i kommunen til å delta.

– Vi aktiviserar også tenesteapparatet, som motiverar personar som normalt ikkje svarar på slike undersøkingar til å delta. Det er slike mobiliseringsaktivitetar som gjer Folkestemmen til noko meir enn ei ordinær spørreundersøking. Det bør difor setjast av ressursar til koordinering og strategisk kommunikasjon, seier Grete Waaseth, samfunnsplanleggar i Steinkjer kommune.

Kontaktinformasjon

Grete Waaseth
Samfunnsplanleggar, Steinkjer kommune
[email protected]
+47 950 70 221

Lærarar, aktivitørar på institusjonar, tilsette ved vaksenopplæring og andre knutepunkt i samfunnet bidrog til at underøkinga fekk eit godt utval respondentar og mange svar kommunane kunne nytte i sitt planarbeid. Slik jobbar kommunen målretta for å hente inn svar frå grupper med faktorar som elles er eit hinder for å engasjere seg i slike undersøkingar: språkkunnskapar, funksjonsevne, alder o.l.

Det det vert spurt etter i Folkestemmen er omfattande og kan vere tidkrevjande å svare på. Anstrengelse og tidsbruk er store hinder for undersøkingar, og difor er mange spørsmål i Folkestemmen skrive som påstandar respondenten responderar positivt, negativt eller nøytralt til, eller fleirvalsspørsmål. I tillegg har nokre spørsmål opne tekstfelt.

– Dette er eit viktig metodisk grep som kommunar som vil nytte Folkestemmen må vere tru mot. Andre design vil truleg redusere responsen, seier Waaseth.

Orkland kommune, som gjennomførte Folkestemmen på eit par månadar, greidde få inn over 5.000 responsar, av 18.000 innbyggarar i kommunen. 30 prosent av innbyggarane svarte altso på undersøkinga.

Likeeins fekk Verdal respons frå 30 prosent av sine innbyggarar og Steinkjer 23 prosent. Eit slik målretta arbeid med engasjering er altso effektivt, men også ressurskrevjande.

Last ned spørsmåla i Folkestemmen nytta av Steinkjer og Verdal.

Her ser ein alderskurva på befolkinga i Steinkjer og alderen på dei som svarte på undersøkinga. Det er synleg at dei unge er underrepresentert. Etter denne grafen vart laga, kom det inn om lag 180 respondentar under 21 år frå kampanjar på Snapchat og Instagram.