Tester ut nye samarbeidsmåter
Statsforvalteren og fylkeskommunen i Møre og Romsdal er i samarbeid med Distriktssenteret i gang med å teste ut nye samarbeidsmåter med distriktskommuner i fylket. Målet er at kommunene skal bli bedre i stand til å utøve rollen som samfunnsutvikler i henhold til plan og bygningsloven. Partene tilbyr en samordnet og mer målrettet og tilpasset oppfølging til kommunene. Tidsramme for samarbeidet tilsvarer inneværende kommunestyreperioden 2023-2027.
Gjennom satsinga «Opplæring i plan for politikere» får distriktskommuner i Møre og Romsdal to tilbud. En serie fagmoduler med korte filmer som er åpent tilgjengelig for alle. Og opplegget «Tett på» som består av et tverrfaglig kompetanseteam som følger utvalgte og motiverte kommuner gjennom hele kommunestyreperioden.
Digitalt
Det er laga ei heil rekke korte filmer som gir grunnleggende kunnskap om viktige tema i kommunene sitt planleggingsarbeid. Selv om filmene er utvikla for kommuner i Møre og Romsdal, er innholdet like relevant for distriktskommuner i hele landet.
De planfaglige hyllevarene består av fagmoduler, med korte filmer og innspilte innlegg kombinert med refleksjonsspørsmål og gruppeoppgaver. Innholdet er under utvikling og blir gjort tilgjengelig fortløpende. Kommunene kan selv plukke og bruke det materiellet som passer dem, der de er i sin planprosess. Filmene er allerede tilgjengelig på Statsforvalteren sine nettsider.
Det digitale innlegget om realistisk planlegging blir vist i Gjemnes.
Tett på
I Tett på-sporet er det satt sammen tverrfaglige kompetanseteam og opplegget blir tilpassa og planlagt sammen med kommunen. Oppfølginga tar utgangspunkt i kommunens behov, basert på dialog med politisk og administrativ ledelse. Det skal være minst ett årlig fysisk arbeidsverksted i kommunestyret. Det digitale innholdet blir også brukt i Tett På-tilbudet.
Statsforvalteren og fylkeskommunen er i førersetet for utvikling av innholdet, og har dialogen med kommunene. Distriktssenteret inngår som en del av laget, særlig som støttespiller for de regionale aktørene. Distriktssenteret bidrar også med leveranser til kommunene.
Kommunene som deltar er Fjord kommune, Gjemnes kommune, Vanylven kommune, Stranda kommune og Sande kommune.
Kommunenes utfordringer handler om flere ting:
- Få ansatte, utskifting i nøkkelstillinger og rekrutteringsutfordringer
- Manglende kompetanse på samfunnsplanlegging hos folkevalgte, og prioritering av plansaker
- Realitetsforståelse
- Mange folkevalgte er opptatt av å få gjennom kampsaker, på tross av planvedtak
- Planarbeid blir mer prosjektbasert og avhengig av enkeltpersoner enn som kontinuerlig styring- og utviklingsverktøy som innbefatter hele organisasjonen
- Varierende tillit mellom politikk og administrasjon lokalt, og overfor stat og fylkeskommune
Politisk verksted
Som en del av «tett på-sporet» har vi gjennomført politisk verksted om kommunens kunnskapsgrunnlag, planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel. Tematikken er spesielt viktig det første året etter et kommunevalg.
Kunnskapspåfyll om planlegging og felles vurderinger og diskusjoner rundt de overordna plan- og styringsdokumentene kan med fordel gjøres i et politisk verksted. Erfaring fra Møre og Romsdal viser at kommunestyret fikk:
- bedre forståelse for rammer og handlingsrom for lokalpolitikerne
- avklart om kunnskapsgrunnlaget er tilstrekkelig
- drøftet prioriteringer og grunnlag for videre arbeid med planstrategi
- grunnlag for å vurdere hva som skal skje med gjeldende samfunnsdel i kommuneplanen. Skal samfunnsdelen beholdes uforandret? Skal det gjøres enkle tilpasninger/endringer? Skal det iverksettes en fullskala revisjon?
Fylkeskommunen og Statsforvalteren har bidratt i planlegging og gjennomføring av de politiske verkstedene. Når de regionale aktørene er med bidrar det til bedre kunnskap om plan som overordnet styringsverktøy, bedre kjennskap og tillit til aktørene.
Det ble gode diskusjoner i gruppearbeidet i Gjemnes kommune.
Sjekkliste
Politisk verksted er en god arbeidsmetode i forbindelse med planarbeid og når politikere har behov for en kombinasjon av kunnskapspåfyll og å drøfte spørsmål som har betydning for prioriteringer og hvordan kommunen skal styres.
Vi har sammen med Statsforvalteren og fylkeskommunen i Møre- og Romsdal gjennomført politisk verksted i alle fem kommunene som er med i «Tett på». Nedenfor ser du en sjekkliste som kan brukes dersom du skal gjennomføre et lignende politisk verksted.
Tidsrammen på verkstedet var 3,5-4 timer.
Roller, ansvar og forarbeid:
- Regionale myndigheter og Distriktssenteret tilbyr praktisk bistand til å gjennomføre politisk verksted.
- Politisk og administrativ ledelse i kommunen og samarbeidspartnere er enig om ønsket resultat.
- En arbeidsgruppe har ansvar for å utarbeide program og materiell for verkstedet (f. eks. ordfører, kommunedirektør, planlegger og ev. politisk sekretær). Fra Statsforvalter og fylkeskommune møter plansamordnere eller annen relevant fagperson.
- Kommunedirektøren involverer planlegger, ledergruppe, politisk sekretær og ev. andre nøkkelpersoner i kommunen.
- Detaljert kjøreplan settes opp i samarbeid med regionale myndigheter.
- Send innkalling til kommunestyret og evt. varamedlemmer. I noen tilfeller kan det være aktuelt å ha med lovpålagte råd. De bør jobbe i egne grupper og ikke sitte sammen med polikerne.
- Vedlegg til innkallingen bør inneholde relevante dokumenter som sikrer at alle kan møte godt forberedt. Det kan være kunnskapsgrunnlag, planstrategi fra sist periode/utkast til ny planstrategi, planprogram for kommuneplan og gjeldende kommuneplan. Kommunestyret kan oppfordres til å se en eller flere av filmene som er tilgjengelig i det digitale sporet.
- Innkallingen kan inneholde oppgaver/spørsmål som politikerne kan drøfte i gruppemøter i forkant.
- De regionale aktørene sørger for å samordne sine faglige innlegg. Alle som deltar bør være kjent med arbeidsformen i verkstedet, og de prinsippene det bygger på. Stikkord er likeverdig samarbeid, og at fagkunnskapen skal formidles kortfattet, spisset og praksisnær.
Tekniske forberedelser:
- Rommet rigges med gruppebord med 4-5 politikkere pr. bord. Politikerne bør være fordelt på ulike partier, geografi, kjønn etc. En bordvert fra administrasjonen. Veiledere fra fylkeskommunen og Statsforvalteren kan ta plass ved bordene og gi støtte i diskusjonene.
- Lydanlegg/mikrofon/teleslynge er tilgjengelig. Mikrofon-mygger til de som holder innlegg og håndholdt mikrofon til å sende rundt i plenumsdiskusjoner.
- Bordduker plottes i full størrelse eller skrives ut i A3-format. Alternativ er gule lapper og ark til å notere på.
- Tusjer nok til alle deltagere er tilgjengelig på bordene.
- Bordvertene har med egen pc. De har tilgjengelig et dokument som notatene skal skrives i (lenke til et eksempeldokument). Dette dokumentet inneholder spørsmålene til gruppearbeidet og en hjelpetekst.
Gjennomføring:
- Ordfører har rollen som vert som åpner og avrunder verkstedet, og gir ordet til de som skal holde innlegg.
- Det er på forhånd pekt ut en bordvert til hvert gruppebord, gjerne fra kommedirektørens ledergruppe.
- En person har ansvar for å samle inn notater fra bordvertene og å ta notater fra det som blir sagt i plenum fra gruppearbeidet. Det kan f.eks. være planlegger eller politisk sekretær.
- Alle involverte inntar en åpen og inviterende holdning, og bidrar til en hyggelig tone og at alle opplever å være viktige bidragsytere, på like fot.
- Den som fasiliterer gruppearbeidene følger opp bordvertene, innleder diskusjonsøkter og plenumssesjoner, og sørger for at tidsskjema overholdes.
- Deltagerne fyller ut evalueringsskjema som siste post på programmet for verkstedet [lenke til skjema]
Etterarbeid:
- Ansvarsperson i kommunen sammenstiller notater og deler med alle involverte.
- Arbeidsgruppen sørger for å evaluere både forberedelser, gjennomføring og resultater av verkstedet, som grunnlag for videre arbeid og samarbeid.
- Kommunedirektøren gjennomgår resultatene og diskuterer veivalg og videre prosesser med ordføreren, ledergruppa og andre fagpersoner internt.
- Ordfører og kommunedirektør diskuterer veivalg og videre prosesser med fylkeskommunen og Statsforvalteren.
Bakgrunn for satsingen Opplæring i plan for politikere
Tanken om opplæringsprogrammet oppstod i kjølvannet av en skreddersydd fagdag om strategisk samfunnsplanlegging og bærekraftig arealforvaltning i Vanylven våren 2023.
Generalistkommuneutvalget og Klimautvalget 2050 peker på at både staten og fylkeskommunen må ta en tydeligere rolle overfor kommuner, slik at de skal kunne ivareta sine oppgaver. Utvalgene mener blant annet at veiledningsrollen til fylkeskommunen bør tydeliggjøres, og det bør gis mer praktisk bistand til kommunene i deres planlegging, der kommunene mangler kapasitet og kompetanse. Generalistkommuneutvalget anbefaler også at staten bør ta en mer aktiv rolle som tilrettelegger for at alle kommuner skal kunne ivareta sine oppgaver, inkludert fornying og innovasjon.
Enkelplanlegging.no
Her kan du finne gode tips og råd om hvordan dere kan planlegge ut fra egen kommune sine forutsetninger og behov. Nettsida er skreddersydd for små kommuner men kan også være nyttig for dere som er større.
Enkelplanlegging.no gir kommunen veiledning i minimumskrava til kommunalt planarbeid, innspill til gode arbeidsmåter, kunnskapskilder og hvem som kan være støttespillere. Målet er at den skal bidra til at små kommuner med få ressurser klarer å gjennomføre planarbeid etter kravene, samtidig som kommunen bruker handlingsrommet til å ikke gjøre arbeidet for omfattende.
Besøk enkelplanlegging.no
Vi søker følgeforskning for å kunne trekke lærdom underveis og i etterkant.
I samarbeid med Statsforvalteren og fylkeskommunen i Møre og Romsdal lyser Distriktssenteret ut etter miljø som kan følgeforske satsingen «Opplæring i plan for politikere». Resultatet skal brukes til å dele erfaring med andre regioner og nasjonale myndigheter.
Les mer om utlysningen på Doffin