Spørsmål og svar om fase 2 av Byregionprogrammet

Her finner du spørsmål og svar om bruk av tilskuddsmidler i fase 2 av Utviklingsprogrammet for byregioner – Byregionprogrammet. Spørsmålene er oppdatert mai 2016.

Spørsmål 1: Hva er målet for fase 2?

Svar: Målet for fase 2 i utviklingsprogrammet er at byregionene skal utvikle strategier og iverksette tiltak innenfor det samfunnsområde/tema som de har valgt på grunnlag av samfunnsanalysen i fase 1. Dersom den enkelte byregion vedtar at fysiske investeringer, drift eller direkte støtte til næringsvirksomhet skal gjennomføres som en del av utviklingsprogrammet, må egne eller andres ressurser brukes til dette.

I fase 2 bør det være aktuelt å trekke andre samarbeidsparter mer forpliktende inn, det være seg fylkeskommunen, næringslivet, Innovasjon Norge, SIVA, Forskningsrådet eller andre aktører, avhengig av hvilket samfunnsområde byregionen ønsker å konkretisere strategier og tiltak innenfor.

Spørsmål 2: Hva er en helhetlig samfunnsanalyse, slik den skal legges til grunn for valg av samfunnsområde/tema byregionen vil jobbe med i fase 2?

Svar: Formålet med samfunnsanalysen er å belyse den økonomiske samhandlingen mellom kommunene i byregionen og de unike forhold som kan beskrive og forklare muligheter og utfordringer for økt økonomisk vekst i hele regionen. Det vil si at en kartlegging av politisk og/eller administrativt samarbeid over kommunegrensene ikke kan sidestilles med en samfunnsanalyse i denne sammenhengen. Med helhetlig samfunnsanalyse menes en bred analyse om samspillet mellom kommunene i regionen knyttet til viktige spørsmål for økonomiske vekst.

Spørsmål 3: Skal byregionene søke om tilskudd hvert år?

Svar: Nei, byregionene skal ikke søke hvert år. Utlysningen i februar 2015 var den eneste gangen midler lyses ut for fase 2 av utviklingsprogrammet for byregioner. Det vil si at det bare er en utlysingsrunde og dermed også bare én runde for å søke om deltakelse i fase 2. Søknaden gjelder for alle tre år. Før tildelingen for 2. og 3. år blir gitt, må kommunen imidlertid ha sendt inn en kort rapportering om bl.a. framdrift. Nærmere redegjørelse om dette gis i tilskuddsbrevene.

Tilskuddsbrevet for 2015 inneholdt tilsagn for det første året, samt oversikt over de to påfølgende år. Siden Stortinget vedtar budsjett for ett år av gangen, må departementet ta forbehold om Stortingets årlige budsjettvedtak for tilskuddsbeløpet i år 2 og 3. Endelig tilsagnsbeløp gis i egne tilsagnsbrev det aktuelle år når rapportering er mottatt, jf. avsnittet foran.

Spørsmål 4: Må prosjektleder være ansatt i søkerkommunen?

Svar: Nei. Det er opp til byregionene hvordan prosjektledelse organiseres. Det kan for eksempel også engasjeres ekstern prosjektleder dersom dette er hensiktsmessig.

Spørsmål 5: Hva er tilskuddsberettigede kostnader?

Svar:

  • Det er kostnader i forbindelse med gjennomføring av prosesser i byregionen som skal lede til utarbeidelse av strategier og tiltak innenfor det tema/samfunnsområde regionen ønsker å prioritere i programmet. Dette kan være dokumenterte kostnader i forbindelse med:
    – Prosjektledelse, inkl. ekstern prosjektleder
    – Utredningsarbeid i kommunene, arrangering av møter, reise-/oppholdskostnader, tapt arbeidsfortjeneste for private deltagere
  • Dokumenterte kostnader i forbindelse med deltagelse i nettverk drevet av Kompetansesenter for distriktsutvikling som reise-/oppholdskostnader og tapt arbeidsfortjeneste for private.
  • Kunnskapsinnhenting med utgangspunkt i tema byregionen ønsker å utvikle strategier og tiltak innenfor i programperioden.

Spørsmål 6: Hva kan regnes som egeninnsats?

Svar: I henhold til utlysningsteksten om tilskuddsberettigede kostnader, kan prosjektledelse og utredningsarbeid i kommunene regnes som egeninnsats.

Spørsmål 7: Hvilken timepris skal benyttes ved beregning av egeninnsats?

Svar: Beløpet vil etter departementets syn variere avhengig av hva slags type egeninnsats det er snakk om. Men det bør tilstrebes mest mulig realistisk budsjettering ut fra anslått verdi av arbeidet eller de faktiske utgifter som søker har i forbindelse med denne egeninnsatsen. Det naturlige vil være å benytte ca. den timepris som vedkommende har i ordinær stilling.

Spørsmål 8: Hvor stort vil tilskuddet fra KMD være i forhold til tilskuddsberettigede kostnader?

Svar: Tilskuddet fra KMD kan utgjøre maks 50 prosent av støtteberettigede kostnader. Det betyr at byregionens andel må utgjøre minimum 50 prosent av støtteberettigede kostnader (tilsagnsgrunnlaget).

Spørsmål 9: Når kan tilskuddet utbetales? Hva må vedlegges for å få tilskuddet utbetalt?

Svar: Statlige tilskudd utbetales alltid etterskuddsvis. Byregionen kan be om delutbetaling av tilskuddet for eksempel 2 ganger årlig,  eller når prosjektets gjennomføringskostnad tilsvarer 50 % av tilskuddsgrunnlaget de ulike tilsagnsårene. Sluttutbetaling vil først bli foretatt når  prosjektet er avsluttet og sluttrapport og revidert regnskap foreligger, dvs. senest september 2018. Tilsagn for siste tilsagnsår 2017 gis først når rapport er sendt inn i februar 2017.

Når det gjelder departementets krav til utbetalingsanmodning og vedlegg, viser vi til departementets gjennomgang på prosjektledersamlingene i februar 2016.

Spørsmål 10: Når og hvordan skal det rapporteres underveis i Byregionprogrammet? (Februar 2016)

Svar: Den siste underveis-rapporteringen skal sendes departementet innen  15.februar.2017.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet ber om en kortfattet beskrivelse av følgende punkter, jf. vårt tilsagnsbrev sendt ut i februar 2016:

  1. Oversikt over aktivitetene fram til denne dato
  2. Vurdering av framdriften i forhold til prosjektplan, og av om det det vil være nødvendig å foreta endringer i planlagte aktiviteter for at prosjektet skal kunne avsluttes med sluttrapport og revidert regnskap innen 30. september 2018.
  3. Endringer i kostnadsoversikten som følge av evt. reduksjon/endringer i aktivitetene, jf. punktet over.

I tillegg vil vi be om informasjon om resultater som er oppnådd så langt underveis i programmet, knytta til samarbeidsprosessene i programmet.

Den årlige rapporten sendes inn via www.regionalforvaltning.no. Det er ikke egen side/vindu for kun rapportering, bare statusrapportering i forbindelse med anmodning om utbetaling/delutbetaling. Det er derfor denne dere må bruke. For å få sendt inn årlig rapport pr. 15.2 har Spine AS gjort et grep slik at det likevel kan rapporteres uten å anmode om utbetaling. Se beskrivelse av framgangsmåten.

Når tilfredsstillende rapportering foreligger, vil det bli gitt tilsagn for 3. år i prosjektperioden ut i fra det kostnadsoverslaget som er nedfelt i tilsagnsbrevet, evt nytt budsjett som er sendt departementet. De regionene som har fått tilsagn for de to driftsårene, vil få klarsignal til å arbeide videre. Det er viktig at fristen overholdes.

Spørsmål 11: Hva skal være innholdet i sluttrapporteringen, og hva er fristen for den?

Kravet til sluttrapportering går fram av det første tilsagnsbrevet i fase to, av juli 2015.

Der skriver KMD at mottaker skal utarbeide en sluttrapport for hele fase 2, som skal oversendes innen departementet innen 30. september 2018. Denne skal inneholde følgende punkter:

  1. Hva som er gjennomført av større arbeid i prosjektperioden
  2. Resultater av arbeidet samt en vurdering om målet som er satt i søknaden for prosjektet er nådd. Det må vedlegges dokumentasjon av dette
  3. En vurdering av nytten av å delta i Byregionprogrammet.
  4. Revidert regnskap for prosjektperioden.

Departementet kan også komme tilbake i tilskuddsbrevet for 2017 med suppleringer til hva som skal kreves av sluttrapportering.

I tillegg ber vi byregionene svare på eventuelle evalueringsspørsmål fra departementet eller FoU-miljø underveis i programperioden. Departementet har satt ut et oppdrag til IRIS og NIBR for evaluering av programmet.

Øvrige spørsmål

Eventuelle spørsmål kan rettes til:

Eli Nygaard – seniorrådgiver regionalpolitisk avdeling KMD
+47 920 81 445,
[email protected]

Se tidligere stilte sprøsmål

Spørsmål 1: Må byregionen ha deltatt i fase 1 for å kunne søke på fase 2? (januar 2015) 

Svar: Byregionen må ikke ha deltatt i fase 1. Det er imidlertid en forutsetning at det er gjennomført samfunnsanalyse og for øvrig oppfylle alle kravene i utlysningen, for å kunne søke på fase 2.

Spørsmål 2: Hva er tilskuddsberettigede kostnader? (januar 2015) 

Svar:

  • Det er kostnader i forbindelse med gjennomføring av prosesser i byregionen som skal lede til utarbeidelse av strategier og tiltak innenfor det tema/samfunnsområde regionen ønsker å prioritere i programmet. Dette kan være dokumenterte kostnader i forbindelse med:
    – Prosjektledelse, inkl. ekstern prosjektleder
    – Utredningsarbeid i kommunene, arrangering av møter, reise-/oppholdskostnader, tapt                          arbeidsfortjeneste for private deltagere
  • Dokumenterte kostnader i forbindelse med deltagelse i nettverk drevet av Kompetansesenter for distriktsutvikling som reise-/oppholdskostnader og tapt arbeidsfortjeneste for private.
  • Kunnskapsinnhenting med utgangspunkt i tema byregionen ønsker å utvikle strategier og tiltak innenfor i programperioden. 

Spørsmål 3: Betyr begrensingene for de statlige midlene at byregionene bare skal drive med prosess i tre år? (januar 2015)

Svar: Nei, men kostnader til andre aktiviteter må komme i tillegg til det tilskuddsberettigede budsjettet.

Som en del av deltakelsen i utviklingsprogrammet for byregioner tildeles statlige tilskuddsmidler fra KMD. Disse midlene er ment å være et tilskudd til å drive de nødvendige prosessene i den enkelte byregion i forbindelse med deltakelse i programmet.

Spørsmål 4: Hvor stort vil tilskuddet fra KMD være i forhold til tilskuddsberettigede kostnader? (januar 2015)

Svar: Tilskuddet fra KMD kan utgjøre maks 50 prosent av støtteberettigede kostnader. Det betyr at byregionens andel må utgjøre minimum 50 prosent av støtteberettigede kostnader (tilsagnsgrunnlaget).

Spørsmål 5: Hva er målet for fase 2? (januar 2015)

Svar: Målet for fase 2 i utviklingsprogrammet er at byregionene skal utvikle strategier og iverksette tiltak innenfor det samfunnsområde/tema som de har valgt på grunnlag av samfunnsanalysen i fase 1. Dersom den enkelte byregion vedtar at fysiske investeringer, drift eller direkte støtte til næringsvirksomhet skal gjennomføres som en del av utviklingsprogrammet må egne eller andres ressurser brukes til dette.

I fase 2 bør det være aktuelt å trekke andre samarbeidsparter mer forpliktende inn, det være seg fylkeskommunen, næringslivet, Innovasjon Norge, SIVA, Forskningsrådet eller andre aktører, avhengig av hvilket samfunnsområde byregionen ønsker å konkretisere strategier og tiltak innenfor.

Spørsmål 6: Skal byregionene søke hvert år? Hvor lang er saksbehandlingstiden og når kommer pengene? (januar 2015)

Svar: Nei, byregionene skal ikke søke hvert år. Utlysningen i februar 2015 er den eneste gangen midler lyses ut for fase 2 av utviklingsprogrammet for byregioner. Det vil si at det bare blir en utlysningsrunde og dermed også bare én runde for å søke om deltakelse i fase 2. Søknaden gjelder for alle tre år. Før tildelingen for 2. og 3. år blir gitt, må kommunen imidlertid ha sendt inn en kort rapportering om bl.a. framdrift. Nærmere redegjørelse om dette gis i tilskuddsbrevene.

KMD legger opp til å ha behandlet søknadene innen sommerferien 2015. Dersom søknaden om deltakelse blir innvilget, får byregionen tilsendt et brev med oversikt over tildelt beløp for hele treårsperioden. Det tildelte beløpet vil bli fordelt på årlige tilsagnsbrev. Det omtalte brevet for 2015 vil inneholde tilsagn for det første året. Siden Stortinget vedtar budsjett for ett år av gangen, må det for tilskuddsbeløpet i år 2 og 3 tas forbehold om Stortingets årlige budsjettvedtak. Endelig tilsagnsbeløp gis i egne tilsagnsbrev det aktuelle år når rapportering er mottatt, jf. avsnittet foran.

Statlige tilskudd utbetales etterskuddsvis. Byregionen kan be om delutbetaling av tilskuddet når for eksempel prosjektets gjennomføringskostnad tilsvarer 50 % av tilskuddsgrunnlaget. Anmodning om sluttutbetaling skal først sendes inn når prosjektet er avsluttet og sluttrapport foreligger.

Spørsmål 7: Hva kan regnes som egeninnsats og kan arbeid i forbindelse med søknaden inngå som timer i egeninnsats? (januar 2015)

Svar: I henhold til utlysingsteksten om tilskuddsberettigete kostnader, kan prosjektledelse og utredningsarbeid i kommunene regnes som egeninnsats. Arbeid i forbindelse med utarbeiding av søknad er ikke støtteberettiget og kan derfor ikke tas inn i tilskuddsgrunnlaget for prosjektet. Det er egeninnsats i forbindelse med selve prosjektet (etter at departementet har behandlet søknaden), men ikke forberedelsene, som kan inngå som kommunenes egenandel i finansieringsplanen.

Spørsmål 8: Hvilken timepris skal benyttes ved beregning av egeninnsats? (januar 2015)

Svar: Beløpet vil etter departementets syn variere avhengig av hva slags type egeninnsats det er snakk om. Men det bør tilstrebes mest mulig realistisk budsjettering ut fra anslått verdi av arbeidet eller de faktiske utgifter som søker har i forbindelse med denne egeninnsatsen. Naturlig vil være å benytte ca. den timepris som vedkommende har i ordinær stilling.

Spørsmål 9: Er det krav om kommunestyrevedtak/bystyrevedtak for søkerkommunen, eller holder det med formannskapsvedtak? (januar 2015)

Svar: Departementet forutsetter politisk forankring i de deltakende kommunene, altså gjennom politiske vedtak. Det betyr vedtak i kommunestyre eller formannskap. Departementet har åpnet for at dokumentasjonen av politisk forankring kan ettersendes dersom det ikke er praktisk mulig med politisk behandling i kommunen før søknadsfristen 1. mai. I så fall må det skisseres når og hvordan politisk forankring skal sikres, og dokumentasjon ettersendes.Tilsagn gis først når all dokumentasjon er sendt til departementet. Fristen for ettersendt dokumentasjon er forlenget til 18. juni. Årsaken er at vi har fått signaler om at flere regioner har behov noe lenger frist for ettersendelse enn først satt. Fristen for søknader er fortsatt 1. mai!

Spørsmål 10: Alle kommunene i regionen har sluttet seg til et regionalt strategidokument gjennom vedtak i egne kommunestyrer. Vi ønsker å forankre søknaden i denne strategien. Er dette tilstrekkelig politisk forankring? (januar 2015)

Svar: Nei, alle deltagende kommuner må fatte egne vedtak. 

Spørsmål 11: Hvor stor må en by eller et regionsenter være for å kunne søke om deltakelse i programmet? (Januar 2015)

Svar: Det er fra departementets side ikke lagt noen begrensninger på størrelse eller bystatus for å kunne søke om deltakelse. Derimot bør ett eller flere regionsenter ha bymessige roller for omlandet, for eksempel knyttet til handel eller offentlige tjenester. Det viktigste er imidlertid at det er minimum to kommuner som kan søke sammen, og at den ene som et minimum kan sies å utgjører et regionsenter.

Spørsmål 12: Kan et kommunesamarbeid søke, eller er det by-/regionsenterkommunen som må være avsender av søknad? (januar 2015)

Svar: Det er én kommune som formelt skal stå som avsender, på vegne av søkerregionen. Det vil ikke bety noe om det er en bykommune eller omlandskommune som sender søknaden, men jf. utlysningen er det en forutsetning at det er i samarbeid mellom en by (kommune) og én eller flere omlandskommuner. Det er imidlertid viktig at alle kommunene som deltar må fatte politiske vedtak om deltagelsen.

Spørsmål 13: Kan vår region søke gjennom regionrådet eller regionrådskontaktene, med forankring i alle kommunene? (januar 2015)

Svar: Nei. Det er én kommune som formelt skal stå som avsender, på vegne av søkerregionen.

Spørsmål 14: Vår region har to senter. Kan vi søke med basis i en flerkjernestruktur? (januar 2015)

Svar: Ja. Departementet har ingen innvendinger mot dette.

Spørsmål 15: Må prosjektleder være ansatt i søkerkommunen? (januar 2015)

Svar: Nei. Det er opp til søkeren hvordan prosjektledelse organiseres. Det kan for eksempel også engasjeres ekstern prosjektleder dersom dette er hensiktsmessig.

Spørsmål 16: Hva er en helhetlig samfunnsanalyse, slik den skal legges til grunn for valg av samfunnsområde/tema byregionen vil jobbe med i fase 2? (januar 2015)

Svar: Formålet med samfunnsanalysen er å belyse den økonomiske samhandlingen mellom kommunene i byregionen og de unike forhold som kan beskrive og forklare muligheter og utfordringer for økt økonomisk vekst i hele regionen. Det vil si at en kartlegging av politisk og/eller administrativt samarbeid over kommunegrensene ikke kan sidestilles med en samfunnsanalyse i denne sammenhengen. Med helhetlig samfunnsanalyse menes en bred analyse om samspillet mellom kommunene i regionen knyttet til viktige spørsmål for økonomiske vekst.

Spørsmål 17: Skal byregionen søke om deltakelse på grunnlag av ett eller flere tema? (januar 2015)

Svar: Valget av samfunnsområde/tema for fase 2 skal gjøres på grunnlag av funn i samfunnsanalysen og begrunnes i denne. Tema i denne sammenhengen er et samfunnsområde som byregionen ønsker å jobbe videre med for å utvikle strategier og tiltak. Et samfunnsområde kan være arealbruk, næringsutvikling, kompetanseutvikling og lignende. Byregionen må selv prioritere tema og hvor mange, men bør ha med seg at målet for prosjektet bør være oppnåelig og gjennomførbart innenfor rammen av programmet. Det kan derfor være hensiktsmessig å ikke spre oppmerksomheten på for mange tema. Ikke alt som er relevant for regionen vil kunne løses som en del av programmet.

Spørsmål 18: Vi ønsker å invitere departementet til et møte for å informere om regionen vår og om hvordan vi ønsker å jobbe med programmet dersom vi får midler. Kan dere tenke dere å stille på et slik møte? (januar 2015)

Svar: På grunn av likebehandling vil vi ikke delta på møter med potensielle søkerregioner. Vurdering av søknadene vil i sin helhet basere seg på innsendt informasjon gjennom søkermodulen på www.regionalforvaltning.no

Spørsmål 19: Kommunene er med som samarbeidspartnere. I tillegg er det med en rekke eksterne parnere med slik som høgskole, maritimt forum, næringsforening, destinasjonsselskap osv. Må vi ha skriftlig samtykke fra de som vi ønsker som samarbeidspartnere? (april 2015)

Svar: Vi trenger ikke skriftlig samtykke fra eksterne partnere. Kravet fra departementet er vedtak og saksutredning i kommunestyre/bystyre eller formannskap/byråd fra samtlige kommuner i søkerregionen som viser at søknaden er forankret politisk i alle kommuner. Det forutsettes av kommunene har tilstrekkelig involvering og deltagelse fra samarbeidspartnere.

Spørsmål 20: Skal det lages et spesifisert budsjett for aktivitetene for alle tre årene nå, eller kan vi lage spesifisert for ett år om gangen? (spril 2015)

Svar: Søknaden behandles bare en gang og omfatter hele tre-årsperioden. Det er derfor viktig med mest mulig realistisk og spesifisert budsjett for hele tre – årsprioden. Det kan være naturlig å ha best oversikt over aktivitetene første år, men hva som ligger inne for år 2 og 3 må også fremgå.

Spørsmål 21: Når og hvordan skal det rapporteres underveis i Byregionprogrammet? (februar 2016)

Svar: Om rapportering pr. 15.2.2016 står følgende i tildelingsbrevet: «Den årlige framdriftsrapporten skal beskrive på overordnet nivå de aktivitetene som er i gangsatt eller gjennomført, ev. milepæler/delmål som er nådd. Den årlige rapporten sendes inn via www.regionalforvaltning.no

Det foreligger ikke noe ferdiglaget skjema for den årlige rapporteringen. Kommunal- og moderniseringsdepartementet ber dere imidlertid gi en kortfattet beskrivelse av følgende punkter:

  1. Beskrive eventuelle organisatoriske endringer i forhold til prosjektplanen
  2. Evt. presisering av mål for prosjektet
  3. Beskrivelse av aktivitetene fram til nå
  4. Vurdering av framdriften i arbeidet i forhold til prosjektplanen

Det er ikke egen side/vindu for kun rapportering, bare statusrapportering i forbindelse med anmodning om utbetaling/delutbetaling. Det er derfor denne dere må bruke.

For å få sendt inn rapport pr. 15.2.2016, har Spine AS gjort et grep slik at det likevel kan rapporteres uten å anmode om utbetaling. Dette finner du under Brukerstøtte på denne lenken.

Når tilfredsstillende rapportering foreligger, vil det bli gitt tilsagn for 2. år i prosjektperioden ut i fra det kostnadsoverslaget som er nedfelt i tilsagnsbrevet, evt nytt budsjett som er sendt departementet. De regionene som har fått til tilsagn for de to første driftsårene, vil få klarsignal til å arbeide videre. Det er viktig at fristen overholdes.